金蝶软件说明书.doc

财务软件说明书第一部分、金蝶KIS标准版V9.1系统构成系统对运行环境的要求：金蝶KIS产品充分为用户着想，是采用最成熟的技术，本着“Keep It Simple”的原则开发的新产品，对运行环境要求不高，对用户硬件配置要求低。用户无须额外升级现有的电脑软硬件，也无须再多花钱购买配套的数据库软件等，即可快速投入使用，极大节省用户投资。系统运行的硬件环境： 硬件建议配置 CPU 1GHz Pentium 4及以上 内存 512M或以上 硬盘 1G以上自由空间系统运行的环境：操作系统 Win2000中文版、Win2000 Server中文版、Win2000 Advanced Server中文版、Win Server 2003中文版、WinXP中文版、VISTA中文版、WIN7中文版。第二部分、系统特点1、性能优化软件性能高度优化，在运行速度、网络化操作、功能的灵活和全面、使用效率等方面均有了大幅提高和改进。在网络多用户操作方面的锁定机制，确保了网络操作的数据安全。2、简单易用软件的模块化程度高，在一个模块中聚合了多种功能，你只需记忆少量功能模块的使用方法就能完成全部工作，而且每个功能模块的操作方法基本相同， 只要学会了一个功能，其他的功能就可以融会贯通。3、操作方便本软件是在Microsoft Windows操作环境下开发的，采用了图形界面显示和鼠标的操作方式，非常直观方便，并保留了键盘操作快捷的特点。4、系统安全可靠具备强大的权限控制机制，可实现操作权限的集中化管理，强化了系统管理员对软件各模块操作的统一授权，严密的密码设定机制确保数据更具安全可靠。 5、多账套管理系统提供的多账套管理功能，使您能建立和管理多个账套及时了解各子公司或独立核算部门的财务状况。第三部分、功能模块1、账务处理账务处理包括三大块：凭证的处理、账簿报表的查询以及期末处理。凭证处理中可直接处理外币业务、数量金额核算业务，记账凭证处理中会计科目可直接从科目表中获取，引出标准格式凭证具有多核算项目信息，记账凭证处理中自动校验各种平衡关系，保证录入数据的正确性；可录入并产生表外科目凭证，表外科目凭证不校验各种平衡关系。账簿报表的查询快而准的提供了多种账务处理查询筛选功能，总账可按科目级别、币别、科目范围等查询；明细账可按期间范围、币别、科目范围查询；还提供了多栏式明细账、数量金额明细账、核算项目总账、日报表、试算平衡表、科目余额表、核算项目明细表，账簿输出格式优化美观。期末处理是系统总结某一会计期间的经营活动情况后，转至下一期的必做事项。同时该模块在结账前，按企业财务管理和成本计算的要求，必须进行制造费用、产成品成本的结转、期末调汇及损益结转等工作。2、固定资产系统能够提供固定资产管理中所需的编码、类别、折旧方法等各种信息；能够自动处理有关固定资产的购入、报废、要素变动业务对应的账务处理；能够自动按照固定资产的使用情况计提折旧；能够提供各种固定资产报表，提供固定资产卡片复制的功能。3、工资管理工资管理中提供简便易行的计算公式、灵活多变的项目设置、高速快捷的数据录入、各式各样的工资报表、准确及时的费用分配、性能稳定、数据安全。4、往来处理金蝶KIS标准版提供的往来处理功能可以进行核销往来业务；按照自定义条件查阅、浏览往来对账单；利用账龄分析表对设置为往来核算科目的往来款项余额的账龄结构进行分析等。5、报表与分析系统提供资产负债表和利润表两张固定格式分析报表以及自定义报表。其中自定义报表中提供了报表转化功能和数十种取数公式，可以从工资，固定资产等账务系统取数，可以自行编制出满足各种需求的会计及管理报表。还提供了报表汇总功能，通过报表汇总设置、上报报表数据、接收报表数据和报表汇总等操作可以实现企业报表汇总的业务需求。报表分析提供资产负债分析、利润分析、财务指标分析表三张固定格式分析报表以及自定义报表分析，各分析报表均可采用结构分析、比较分析、趋势分析三种分析方法进行分析，分析结果既可以用表格方式输出，也可以图形的方式输出。6、出纳系统系统还提供企业出纳人员所需要的现金和银行日记账、银行对账、资金日报表，账务系统银行日记账与银行对账及支票管理等实用功能。规范的引入和导出接口，自动对账、一次性可选取消所有已勾对的标志及借助排序器实现一对多功能等可充分提高出纳人员的工作效率。出纳系统与账务系统功能分离但数据却可紧密连结共享，合理的数据共享模式可使得会计与出纳人员更能高效的独立工作。7、系统维护在账套选项中将重要的核算及账表输出规则选项进行单独设置，简化操作程序。使用户可以方便地对会计科目、核算项目以及凭证、账簿、固定资产等项目进行相关的编辑。第四部分、操作界面1、用户登录【账套名称】框会自动显示用户最近一次登陆的账套路径及账套名；【用户名称】框可以手工录入或下拉选择，Manager为预设管理员账号，密码为空。Sample.ais是系统预置的演示账套，主要是方便客户熟悉软件或进行练习。2、菜单条菜单条是在窗口中显示的最上一条的内容，用于放置系统所需的功能菜单。菜单条中的内容随处理窗口的不同而改变。3、工具条工具条紧接菜单条的下方，工具条中主要放置一些常用功能按钮，以简化操作过程，提高操作速度。这些按钮的功能和操作与菜单中提供的功能和操作是一致的。4、状态条窗口下方为状态条，用于显示当前账套的会计期间、当前操作员姓名等信息。第五部分、菜单在金蝶KIS标准版中，大部分功能操作是依靠调用菜单功能来实现的。在这里先对系统的主菜单的操作进行详细的说明。其它将在相应的功能介绍中予以说明。金蝶KIS标准版的主菜单依据状态的不同分为三种：进入金蝶KIS标准版之后，打开账套文件之前或者关闭账套时的起始菜单；新建账套后的初始化菜单；启用账套后的常用菜单。一、起始菜单起始菜单功能分为“文件”和“帮助”两项。（一）文件菜单点击“文件”，出现一下拉菜单框，主要功能操作都集中在该下拉菜单框中，如下图所示：“文件”中提供了“新建账套”、“打开账套”、“打开年结账套”、“账套维护”、“打印设置”、“系统设置”、“网络服务器设置”“退出系统”等项操作功能。现将各功能分述如下：图2-11、新建账套用户可以在登录界面利用“新建账套”按钮来建新的账套，也可以在此文件菜单中点击“新建账套”，出现建账向导窗口，然后按照建账向导提示即可建立一个新的账套。2、打开账套您的计算机硬盘中可以保存多个账套，但金蝶KIS标准版在使用中每次只能打开一个账套，您必须打开一个账套才能处理会计业务。3、打开年结账套年度终了，KIS标准版在期末结账时会自动生成以“A+年份”为后缀的年结账套（如Sample.a12），通过打开年结账套可以快速查询以前年度账套数据。4、账套维护账套维护包括账套恢复、账套压缩与修复、定位账套管理数据库、账套数据维护等功能。5、打印设置此功能用于对已安装的打印机进行设置，如打印纸张的选择、打印方式的选择、打印端口的设定等有关打印机参数的设定。6、系统设置单击文件菜单中的“系统设置”选项，可看到以下两个选项，如下图所示：图2-21）在打开账套时强行升级账套：金蝶软件在不断发展，当以高的小版本号软件替换低的小版本号软件后，仍要沿用低版本号软件所用的账套，这时需要进行账套升级。一般系统会在打开账套时进行判断是否应该升级，如是，则系统进行自动升级，反之，就不会自动升级。但如选择此选项，则不管该与不该升级，一律在打开账套时，强制进行账套升级。2）在系统发生错误时显示详细信息：选取此项，在系统产生错误时，就会显示详细的错误信息。3）在升级账套时对离职或禁用员工的工资数据采用全保留方式。7、网络服务器设置此功能用于重新调出连接网络加密服务器界面来更改设置。8、退出系统如果要结束金蝶KIS标准版操作可选择该功能，执行后系统提示：是否确认退出KIS，点击“是”，就可退回到Windows操作界面。（二）帮助菜单该菜单提供了如下图所示选项。“帮助”中提供有关使用的帮助信息；“帮助手册”可以实现即时帮助；“日积月累”中可以找到运用本系统的小窍门；“公司主页”可以直接连到金蝶网站；“联系我们”可以发E_Mail到金蝶技术支持部； “许可协议”、“关于”选项则可显示当前金蝶KIS标准版的版本号以及版权等信息。二、初始化菜单初始设置结构功能中都提供了“文件”、 “基础资料”、“工具”、“窗口”、“服务”和“帮助”六项功能菜单。现就这六项功能菜单的使用说明如下： （一）文件菜单具体可参见上“起始菜单”相关内容。（二）基础资料初始化菜单与常用菜单中的基础资料内容完全一致，都是对币别、凭证字等的新增、修改、删除操作。如下图所示：其中的各个具体操作，将在有关章节中详细阐述。图2-4（三）工具菜单工具菜单中提供了“用户管理”、“修改密码”、“上机日志”、“计算器”、“套打设置”、“上报数据”和“账套数据检查工具”等功能选项。如下图所示。现将有关处理功能详述如下：1、用户管理请参见系统维护中的相关章节。2、修改密码请参见系统维护中的相关章节。3、上机日志请参见系统维护中的相关章节。4、计算器在财务处理过程中，经常需要进行一些数据计算工作。为了方便用户进行计算，系统提供了计算器功能，如下图所示。在“窗口”中选择“计算器”，系统即会调出计算器，供您计算使用。用F11键也可以随时调出计算器使用。计算器回填功能说明功能键：F11启动计算器功能，F12或空格键填入计算器计算结果。回填范围：将光标定位于要填入计算结果的单元内，按F12键，系统即将计算器计算的结果直接填入。a.凭证录入：在凭证录入窗口，有关金额及数量、单价的地方均能回填计算器的结果。b.初始数据录入：在初始数据录入窗口，凡是能填入金额的单元均用此方法回填计算结果。注意事项：（1）当系统找不到金蝶计算器时，按下F11键调入的是Windows系统自带的计算器，此时无法执行回填功能。（2）需输入金额处，回填的数据如有小数，则四舍五入后取两位小数。（3）需输入数量处，回填的数据保留四舍五入后四位小数。5、套打设置请参见系统维护中的相关章节。6、上报数据请参见报表中的相关章节7、账套数据检查工具为了方便用户和技术支持人员能够定期检查账套数据的正确性，以及在与业务版联用时，检查总账与业务单据数据的一致性，系统提供了账套数据检查工具。单击“工具”菜单中的“账套数据检查工具”，系统弹出如下图的处理窗口：在此窗口中，用户可以选择需要检测数据所在的期间和需要检查的项目，下面具体说明一下各个项目的检查内容：1、 账套表的索引：检查数据库中所有的表是否能够正常打开，检查所有的表的索引是否正确。2 账套表非法记录：检查数据库中所有的表是否存在非法记录。3、会计科目表的数据：检查会计科目表的数据是否正常，包含科目编码是否有正确的位数，是否有非法的字符，上下级的数据是否跟参数表中定义的级次是否一致。4、核算项目表数据：检查核算项目表数据是否正确，包括：级次关系，是否有非法记录，明细和非明细判断是否正确。5、科目余额表数据：检查科目余额表中上下级科目的数据是否一致。6、数量金额表数据：检查数量金额表数据是否正确，包括：上下级科目（带核算项目）数据是否一致。7、凭证数据表数据：检查凭证数据表数据是否正确，包括：会计科目是否正确，分录号是否正确，凭证数据是否平衡，核算项目数据是否正确，机制凭证是否正确。（四）窗口菜单窗口菜单主要用于调整窗口在屏幕中的排列方式、工具条等信息。1、层叠用于将全部打开的窗口在屏幕上用层叠的方式显示出来，以便于您跨窗口操作或查看各窗口的内容。2、水平平铺用于将全部已打开的工作窗口在屏幕上以水平平铺的方式显示出来，以便于您跨窗口操作或查看各窗口的内容。3、垂直平铺用于将全部已打开的工作窗口在屏幕上以垂直平铺的方式显示出来，以便于您跨窗口操作或查看各窗口的内容。4、工具条工具条选项用于选择在进行各项功能处理时，要不要显示工具条。如工具条前有表示要显示工具条，否则不显示。显示常用工具条会帮助您提高工作效率。 5、按钮文字按钮文字用于显示工具条的信息，如不需要可关闭。（五）服务菜单服务菜单主要用于连接金蝶KIS官网的服务支持频道，如帮助中心、视频培训、产品论坛及服务电话，在线提问可提交问题至产品论坛，服务名片可方便客户记录金蝶代理商服务人员的联系方式。（六）帮助菜单帮助菜单同起始菜单中的相关内容，请参见前有关内容。三、常用菜单常用菜单是在启用账套之后的系统主菜单。它提供了系统常用功能以外的辅助功能。其功能项目主要包括：文件、功能、基础资料、工具、窗口、服务和帮助等七项内容。（一）文件菜单“文件”菜单中提供了“新建账套”、“打开账套”、“打开年结账套”、“关闭账套”、“账套维护”、“引入”、“引出”、“数据交换向导”、“皮肤”、“打印设置”、“系统设置”、“更换操作员”、“退出系统”等功能，除了“引入”、“引出”、“数据交换向导”、“更换操作员”外，其余均与起始账套中一致。在这里只具体介绍这四项功能：1、引入功能引入：就是从金蝶KIS标准版其它账套或其他数据文件中引入有关账务或业务数据，在初始化处理窗口，系统只提供了“初始数据”引入功能。引入初始数据引入初始数据是指从金蝶KIS标准版的其它账套中引入初始数据。将其他账套的“初始化数据”引入到本账套中，作为本账套的初始数据。但只有操作员为系统管理员的情况下才可引入初始数据，具体操作如下：点击菜单中的“引入” 中的“初始数据”项，系统就会弹出一个文件处理窗口，选择要引入的账套文件名称后，单击“打开”按钮，系统自动判断当前账套的启用期间与被引入源账套的当前期间是否一致。如不一致，系统则发出警告信息：如单击“是(Y)”，则继续引入初始数据，反之，系统退出引入初始数据的功能。单击“是(Y)”后，系统再提示您：“如果从外部账套引入初始数据，则当前所做的初始化工作将全部放弃。是否继续？”，选择“是(Y)”，系统将会用源账套的数据全部覆盖代替当前账套的初始化数据。引入凭证启用账套后，从文件菜单中选择“引入”，再选择“凭证”，系统会弹出一个所示的文件处理窗口，要求选择要引入的账套文件名称。但源账套必须是相同版本的金蝶KIS标准版所建立的账套，而且必须已经关闭初始化。选择完源账套后单击“确定”按钮。系统进入选择“引入凭证”窗口。选择要引入的凭证范围。选择凭证日期范围：输入引入凭证的起止日期。选择凭证类别：输入引入凭证的类别(某一种凭证字或全部)。 选择凭证编号范围：若选择了某一种凭证类别后，系统要求输入该凭证字的起止编号。选择引入“已过账凭证、未过账凭证、所有凭证”三者中之一。选择是否“引入包括由系统自动产生的凭证”：若选择，则能够引入包括系统自动产生的所有凭证，否则只能引入用户手工录入的凭证。选择是否“重排凭证号”：若选择，引入的凭证将从当前账套的最大凭证号码开始重新编排；若不选择，则引入凭证时，按原凭证号引入。若出现与当前账套中的凭证字号相同的凭证字号，则系统会出现窗口提示选择。选择“引入”，系统则引入该凭证，并且在当前账套中重新排凭证号，新凭证号为原凭证同一期间同一凭证字在当前账套中的最大号加1。选择“不引入”，系统不引入该凭证。选择“全部引入”，系统把以后所有的重号凭证引入到当前账套，并且对这些凭证重新编号(编号方法类似于选择“引入”)；选择“全部不引入”，则不引入该凭证以后的所有重号凭证。选择“退出”，系统则退出凭证引入，本次引入凭证操作全部取消。选择完毕后，单击确定按钮，系统提示从源账套引入凭证至当前账套。另外，还可引入、引出无凭证字的记账凭证。引入完毕后，系统显示引入的结果信息。单击确定按钮后，系统提示您需调整有关期末调汇、结转损益的凭证，如果刚才引入的凭证对损益构成影响，则需要先删除结转损益和期末调汇的凭证，然后重新结转损益和期末调汇；如果不构成影响，则不必调整有关凭证。确认上述情况无误后，单击确定按钮，结束引入凭证操作。引入固定资产卡片启用账套后，从文件菜单中选择【引入】，再选择【固定资产卡片】，要求选择要引入的账套文件名称。但源账套必须是相同版本的金蝶KIS标准版所建立的账套，选择完源账套后单击【确定】按钮。系统进入选择【引入固定资产卡片】窗口。选择要引入的卡片范围。引入卡片入账日期：引入卡片的入账日期卡片凭证的对方科目：引入卡片对应凭证的固定资产对方科目，系统会默认先取“增加方式”中设置的对方科目，如果没有设置，则取这里的科目。卡片编码重复时增加尾数填补：默认为_kis，用户可以修改。点击【确定】，出具引入报告和固定资产变动资料表，用户可以了解引入的情况，并可以在固定资产变动资料表中对卡片内容和凭证进行编辑。注意：已经退役、清理和提完折旧的固定资产不能被引入。引入报表每新建一个账套，都需要在账套中设置会计报表，而各账套间的报表格式基本上是相同的，因此先可以在一个账套中设置好各报表的格式，然后引入到其他账套，减少重复工作，提高工作效率。启用账套后，从“文件”菜单中选择“引入”，再选择“报表”。确定后，系统进入“引入报表的源账套”窗口，提示选择源账套和文件名（注意：源账套必须是同版本的金蝶KIS标准版的账套，且必须已关闭初始化）。选择完毕后，单击确定按钮。系统即把源账套中的所有报表引入到当前账套来。并显示引入报表成功。如有与当前账套中名称相同的报表，则引入时自动在报表名后加“_XXX”后缀，XXX为三位数字。如当前账套已存在“损益表”，则引入的源账套中的“损益表”被重命名为“损益表_001”。引入摘要从“文件”菜单中选择“引入”，再选择“摘要”后，系统进入选择“引入摘要的源账套”窗口。选择完毕后，单击“确定”按钮便开始从源账套引入摘要。若源账套中无摘要，系统提示摘要库为空；若有，则在引入完毕后，系统提示引入摘要成功。单击“确定”按钮，即可在当前账套中使用引入的摘要。引入工资计算办法从【文件】菜单中选择【引入】，再选择【工资计算办法】，系统即进入【引入工资核算办法源账套】窗口，其源账套必须是同版本金蝶KIS标准版所建账套，且必须已关闭了初始化。选择完毕后，单击【确定】按钮，系统弹出如下提示信息，单击【是】，则引入工资计算方法。引入标准格式凭证标准格式凭证文件是金蝶KIS标准版系统之外的一个数据文件，它可以由其他软件系统生成，作为金蝶财务系统与其他系统传递数据的接口。标准格式凭证结构的详细说明，可以在金蝶KIS标准版运行目录（如C：KDWIN）下的文件expvch.txt中得到。标准格式凭证是一个dbf格式文