办公软件培训教材(一)ppt课件.ppt

Excel培训 1 开头语 Excel是微软公司出品的表格处理软件 Excel有以下几个方面的应用 数值计算 创建 分析 实施你能想到的任意类型的数据分析 创建图表 创建多种图表 组织列表 使用行 列的形式高效的存储列表 访问其他数据 从多种数据源导入数据自动化复杂的任务 通过使用Excel的宏功能只需单击鼠标一次就可以执行一个非常复杂的任务 2 目的 Excel的初学者 通过本次培训可以 了解Excel的各组成部分学会输入和编辑数据对数据进行简单的处理标准化 格式化 美化你的Excel文件学会打印文件长期使用Excel的 通过本次培训可以 巩固Excel的基础操作美化文件和表格简化操作步骤 3 内容 认识Excel定制个性化Excel编辑和美化工作表对工作簿和工作表的操作简单数据处理公式与函数图表打印 4 Excel简介 认识Excel 5 窗口组成 认识Excel窗口 6 Excel文件的基本组成元素 工作簿和工作表在Excel中每一个文件叫做一个工作簿 每个文件里面可以包含多个工作表 一个工作表是一张256 65536的大表格 可以对工作表进行加页 减页以及复制 移动等操作 单元格单元格是Excel的最基础元素 一个单元格由其地址来识别 例如 单元格D12就是地址为第4列和第12行的单元格 我们只能对活动的单元格进行操作 7 外观与功能的调整 制定你的个性化Excel 8 工具栏的设定和移动 改变工具栏的设置改变工具栏内按钮的设置浮动菜单与固定菜单的转化 9 编辑和美化工作表 10 输入 删除和替换单元格内容 输入单元格内容激活单元格后直接输入在编辑栏里直接输入编辑单元格内容双击单元格激活单元格然后单击编辑栏内部 在编辑栏内进行修改删除单元格内容替换单元格内容激活单元格后直接输入新的内容 原有内容即被替换掉每个单元格都可附一个批注 批注可以选择隐藏或显示两种状态插入批注编辑批注删除批注隐藏或显示批注通过使用菜单栏中的 审阅 命令可以对所有批注同时操作 11 选择区域 选择完整的列和行 单击行或列的标题栏 选择区域 按住Ctrl键 由鼠标选择各不连续区域 Shift 目标单元格位置选定区域到目标单元格 12 移动区域 复制和粘贴选定需要移动的区域复制 Ctrl C 或剪切 Ctrl X 粘贴 Ctrl V 使用拖放的方式进行移动选择需要移动的区域将鼠标移动到区域的任意边界 当鼠标指针变为四向箭头时 按住左键拖到合适位置 改变列宽和列高隐藏删除行列 13 一次键入 自动填充 将鼠标指针放在单元格的右下角 直至出现黑色十字形 在填充范围内拖住填充柄 拖至目标位置 技巧可以上下左右拖 可以等差序列和等比数列拖 如3 6 9 除了数字形式 可以填写各种类型的Excel列表 星期一 星期二 9 00 10 00 第1季度 第2季度或者1月15日 2月15日 自定义序列 14 查找与替换 1 查找 编辑 查找 或者Ctrl F2 替换 编辑 替换 或者Ctrl H可选参数 区分大小写单元格匹配区分全 半角范围搜索查找范围 15 单元格格式 格式就像包装纸 它可能不是完全必须的 但是它会使最终产品更具有吸引力 使他人能够更方便的了解工作表 格式化工具 格式 单元格 单元格格式主要包括 数字对齐字体边框图案 16 数字 数字数值货币日期时间百分比文本自定义 17 单元格数据格式 一个单元格可以保存三种类型的数据 数值 数字 货币 时间 日期等文本 任意含有文字的内容公式练习 请输入001请输入12 01 18 选择对齐方式 水平对齐垂直对齐文本控制自动换行缩小字体文本方向 19 字体 推荐字体中文使用宋体英文使用Arial字形字号颜色特殊效果 20 边框 选择显示的边框边框样式边框颜色 21 图案 颜色图案 22 操作行和列 插入插入单元格插入单行或单列插入多行或多列隐藏行和列改变列宽和列高 23 美化工作表 工作表标签着色在工作表标签上单击右键 从快捷菜单中选择 工作表标签颜色 命令 工作表背景 格式 工作表 背景 自动套用格式 格式 自动套用格式 24 对工作簿和工作表的操作 25 窗口的转换 在工作簿之间转换 在任务栏中选择目标工作簿 点击激活 单击 窗口 菜单 目前所有打开的Excel工作簿的名称都会出现在下拉菜单中 选择目标工作簿并激活 在工作表之间转换单击目标工作表的标签 26 插入和删除工作表 Excel在新工作簿中自动建立3个工作表 根据设定有所不同 插入工作表的方法 插入 工作表 命令 删除工作表的方法 编辑 删除 在工作表的标签上单击右键 从快捷菜单中选择 删除 命令 27 移动或复制工作表 根据需要工作表的顺序是可以随时进行改变的 左键点住工作表标签拖到合适的标签位置 点击想要移动的工作表标签 点击右键 从快捷菜单中选择 移动或复制工作表 弹出下面的对话框 在第一个框内选择要复制到的工作簿 第二框内选择要移动到哪个工作表之前 选择 建立副本 则移动后仍然保留一份在原位置 28 工作表的命名 方法1 格式 工作表 重命名 命令 方法2 双击工作表标签 方法3 在工作表标签上单击右键 从快捷菜单中选择 重命名 命令 29 重排窗口 窗口 重排窗口 当需要频繁的在两个窗口之间转换或者需要将两个窗口进行对比时 我们会选择并排的方式水平并排 将目前所有打开的工作簿水平排列 垂直并排 将目前所有打开的工作簿垂直排列 层叠 将目前所有打开的工作簿垂直排列 平铺 当前活动工作簿的窗口 最大化当前窗口 30 窗口的拆分 当表格比较大时 我们往往要同时对比很多不能在同一页面显示的内容 这就要用到窗口的拆分 窗口 拆分 拆分将窗口分成独立的四部分 每个部分都是独立的一个工作表 可以通过移动拆分线改变拆分的窗口个数和大小 撤销拆分窗口可以点击 取消拆分 也可以用鼠标将拆分线移到两断 窗口的冻结 当表格比较大时 为了浏览方便我们往往要固定某些标题行或列 这就要用到窗口的冻结 窗口 冻结窗口 选定单元格的左面的列和上面的行被冻结 撤销冻结窗口可以点击 取消冻结 31 保护和隐藏工作表 当工作表过多或有些工作表不希望被浏览到时我们可以将这些工作表进行隐藏 格式 工作表 隐藏 格式 工作表 取消隐藏 保护工作表往往是很重要的 我们可以将Excel工作表设定为保护模式 工具 保护 保护工作表 32 简单数据处理 33 排序 排序工具 数据 排序 步骤 选择需要排序的区域 选择的数据区域包含标题则选择 有标题列 并在第一列选择排序的关键标题 选择的数据区域不包含标题则选择 无标题列 并在第一列选择排序的关键列 选择升序还是降序 最多可以选择三个排序的关键字 34 筛选 数据 筛选 自动筛选 如何取消筛选要取消对某列的筛选 请单击该列旁边的自动筛选箭头 然后单击 全部 要一次取消全部筛选 请在 数据 菜单上 指向 筛选 然后单击 全部显示 要从列中删除自动筛选箭头 请在 数据 菜单上 指向 筛选 然后单击 自动筛选 35 筛选 查看数据是否被筛选状态栏对数据进行筛选后 您将在左下角的状态栏中立即看到筛选结果 记录 126 共有记录数 2155 或者类似的说明 稍后 这些数字会消失 状态栏上改为显示 筛选 模式 行号您可以通过不连续的行号判断出有些行被隐藏 并且 可见行号会改变颜色来指示这些行被筛选 箭头颜色每个被筛选列中的自动筛选箭头的颜色将改变 以显示该列被筛选 36 6 公式与函数 37 公式 单击要输入数据的单元格以 开头 输入公式回车 ok 算术运算符把一些数据连接起来的算式在Excel里就叫公式 例如 3 5 7 8 2 在Excel里 通常用该单元格的地址来表示该单元格的内容 例如 A5 B9 C10 算术运算符 加 减 乘 除 乘方 38 函数 函数 函数是预先定义好的内置公式 插入 函数 单击要输入数据的单元格以 开头 输入函数 输入相应参数 回车 ok 1 求和sum如 sum c4 e4 2 求平均数average 如 average c4 e4 39 7 图表 40 图表 选择用于绘制图表的数据区域插入 图表选择图表类型确认 数据区域 框中数据范围是否正确在 图表选项 对话框中可以为图表增加标题 增加轴标签在 图表位置 对话框中确定是建立图表工作表还是嵌入图表 确定后 单击完成按钮 41 8 打印 42 页面设置 文件 页面设置 页面设置是针对打印的文件进行格式上的调整页面设置包括 页面页边距页眉 页脚工作表 43 页面 方向调整比例纸张大小起始页码 44 页边距 页边距调整居中方式 45 页眉 页脚 页眉和页脚的设置 页眉预览框 页眉内容选择页脚内容选择 页脚预览框 46 自定义页眉 页脚 除了下面提供的快捷方式 任何字母符号都可以直接写在上面 47 工作表 选择打印区域打印标题行打印标题列网格线先行后列 先列后行 48 打印预览 打印之前可以