XX公司合同管理办法【精】.doc

XX公司合同管理办法【精】 XX公司合同管理办法为规范公司合同行为，加强合同管理，防范与控制合同法律风险,保护公司合法权益不受侵害，根据国家有关法律、法规和公司有关制度，结合公司实际情况，特制定本办法。 11范围1.1本办法规定了合同文本谈判、内容评审、授权签署、执行、变更、中止、解除、纠纷处理、档案管理、标准文本、评价考核等方面的管理要求和流程。 1.2本办法适用于公司各类合同的管理，不适用于公司劳动合同的管理。 公司所属企业的合同管理应根据国家有关法律、法规和公司有关制度，结合自身实际情况，参照本办法另行制定并报XX公司备案。 22规范性引用文件2.1中华人民共和国合同法。 33定义3.1合同本办法所称合同，是指除劳动合同外，以公司名义与平等主体的自然人、法人和其他组织之间设立、变更、终止民事权利义务关系的协议，包括各种具有履约性质的法律文件，合同、协议、纪要、承诺等。 3.2书面形式书面形式是指合同书、信件和数据电文（包括电报、传真、电子数据交换和电子邮件）等可以有形地表现所载内容的形式。 公司订立合同一律采用书面合同的形式。 3.3合同管理是指对合同文本谈判、内容评审、授权签署、执行、变更、中止、解除、纠纷处理、档案管理、标准文本、评价考核等全过程的管理。 3.4合同主办部门简称主办部门，指根据部门职责承办合同事务的部门。 3.5合同协办部门简称协办部门，指为合同主办部门承办合同事务提供业务支持的相关部门，在合同管理过程中按照部门职责担负不同的责任。 44管理原则4.1依法合规原则。 4.2实施合同签订前、中、履约及履约后的全过程管理，突出事前防范、事中控制、事后补救原则。 55管理机构及职责5.1合同主办部门主要履行下列职责5.1.1负责起草合同文本；5.1.2负责核实合同对方当事人的资信状况；5.1.3负责组织合同的谈判，根据授权代表公司与交易对方签署合同；5.1.4负责发起和组织合同评审及根据评审意见修改合同文本；5.1.5负责按照合同约定全面、及时、适当履行或组织履行合同所列全部义务；5.1.6合同纠纷出现后，负责协商处理，并制作纠纷处理备忘录，经协商不能解决的、有可能引发诉讼的，负责向法务部、财务部提交预警报告并提供纠纷处理备忘录等资料。 5.1.7负责协调处理合同纠纷；5.1.8负责登记保管本部门主办的合同文档并建立合同台账，按照公司档案管理办法定期向档案归口管理部门移交合同档案。 5.2法务部主要履行下列职责5.2.1负责合同管理制度的建设，监督检查合同管理制度的执行情况，负责对合同执行全过程进行不定期的检查、评价、指导和监督；5.2.2负责对合同文本进行形式审查，负责组织合同标准文本的编制和更新，并指导业务部门使用；5.2.3负责合同的法律审查，揭示合同法律风险并提出对策，为主办部门订立和履行合同提供法律咨询；5.2.4参与合同谈判、协助主办部门处理合同纠纷；5.2.5负责合同履行的后评估和专项审计工作；5.2.6负责合同授权管理、合同文本管理等基础工作；5.2.7负责对公司相关人员进行合同法及有关法规的培训。 5.3合同协办部门主要履行下列职责5.3.1财务部主要履行以下职责1）参与招投标价格测算和价格预审工作，负责合同收入、成本核算工作；2）负责就合同中的财务条款进行评审；3）负责就合同中的税务条款进行评审；4）负责合同单证、票据的审查；5）负责合同资金收付的管理；6）配合主办部门参加合同谈判；5.3.2综合管理部主要履行以下职责1）负责对合同交易对方进行质量保证体系考察、考核，配合主办部门对合同交易对方的资质、资信进行审查，建立合格供方名册；2）负责推进合同管理信息化建设；3）负责按照公司档案管理办法规定程序，按年度接收合同档案并进行归档管理。 5.3.3办公室主要履行以下职责负责合同编号管理。 66管理程序6.1合同谈判6.1.1主办部门根据公司授权，组成专门谈判组代表公司与合同交易对方进行谈判。 6.1.2合同谈判过程前，主办部门应组织相关部门就合同的主要条款（包括价格及其支付方式；技术标准或技术方案；标的质量条件；标的数量；履行期限、地点和方式；违约责任；争议解决方式；知识产权归属等）进行讨论并报公司领导同意后形成初步谈判文本；6.1.3合同谈判过程中，合同主要条款与交易对方发生重大分歧时，主办部门应向相关部门咨询意见后再进行与交易对方协商变更；超出主办部门的授权权限范围的，主办部门应报公司领导审批。 6.1.4谈判过程中的重要事项和参与谈判人员的主要意见，应当予以记录并妥善保存。 6.1.5合同双方对主要条款达成一致后，谈判组应按照谈判结果修订完成合同文本报审稿。 6.2合同编号6.2.1公司的合同文本按年进行统一编号管理。 6.2.2编号规则CT.HT YYYY-NNN XX有限公司合同合同签订年份年度流水号示例CT.HTxx-001表示XX公司xx年度第001份合同。 6.3合同评审6.3.1合同评审可以采取书面评审和会议评审两种组织形式。 书面评审是指参与评审部门根据主办部门送交的书面材料，直接出具书面评审意见的评审方式。 会议评审是指主办部门组织相关部门召开评审会，在评审会议上就评审材料进行说明、讨论和评价，并以会议纪要等形式作为评审记录的方式。 合同评审的发起和组织工作由主办部门负责。 6.3.2主办部门发起书面评审时，应当填写合同评审表并向参与评审部门提供合同文本报审稿和相关材料，包括标的情况、交易对方的主体资格、资信及资质状况等。 参与评审部门接到主办部门发起评审的要求后，应当在2个工作日内出具评审意见。 6.3.3财务部主要负责合同项下资金结算方式、税收方式、保函条款、保险及理赔条款的评审工作，配合主办部门开展客户资信管理工作。 6.3.4综合管理部主要负责对合同交易方的资质、能力及合同质量条款的合理性进行审查；6.3.5律师主要负责合同合法合规性、重大交易缺陷、履约和诉讼等内容评审。 6.3.6法务部主要负责对合同进行风险提示并提出相应对策建议。 6.3.7使用合同标准文本对外签订合同时，若不进行条款修改，则不需进行合同文本评审；若需进行条款修改，则应由主办部门对修改条款予以说明并提交相关部门进行评审。 6.4合同签订6.4.1除法定代表人外的其他人员代表公司签署合同的，签约人应按照公司法人授权委托书管理办法的规定办理签署合同的授权委托书后，方可以代表公司签署合同。 6.4.2合同文本经审查后，主办部门应向办公室提交相关资料并申请合同编号，最终加盖合同专用章。 6.4.3合同文本超过一页的，应当对整份合同加盖骑缝章或者进行页签。 6.4.4合同盖章后，发现合同文本中有个别字词需要修改、删除的，经主办部门确定后，须由合同双方在修改、删除处盖章确认或者由双方另行签订补正协议。 6.4.5主办部门对交易对方合同签署合规性应提出要求，包括但不限于1）交易对方的合同签署人应具有签署合同的合法权利或者有效授权；2）交易对方合同签署人的签名应真实清晰；3）交易对方必须在合同文本上加盖合同章或公章；4）合同文本中的修改、删除处，必须由交易对方合同签署人签名并盖章确认。 6.4.6需要按国家相关法律、法规或规章的规定向有关政府部门备案或审批的合同，主办部门应当按相关规定及时履行相关手续。 6.5合同执行6.5.1合同生效后，除依法行使不安抗辩权和同时履行抗辩权之外，主办部门或执行部门必须全面、及时、适当履行合同。 6.5.2合同签订后，非主办部门执行的合同，主办部门应在10个工作日内将合同相关材料移交至执行部门并将合同正本提交财务部门备案，由执行部门负责合同执行。 6.5.3合同执行过程中，交易对方不按照合同约定履行时，主办部门或执行部门应当在法定或者合同约定期限内以法定或者合同约定方式向对方书面催促履行、提出索赔。 若对方在15日内不回复，或者回复表示拒绝和异议，主办部门或执行部门应及时书面通知法务部，由法律顾问出面交涉。 上述所称不按照合同约定履行，包括不能履行，不全面、不适当履行以及不履行合同。 6.5.4催促履行合同和索赔函件直接送达交易对方的，应当由交易对方当事人签收并注明签收时间；交易对方为单位的，尽可能要求交易对方加盖其单位印章或者接收部门印章。 交易对方拒绝签收直接送达的前款函件的，应当立即使用特快专递形式邮寄送达，并应当在特快专递详情单上注明函件内容。 邮寄送达后，应当及时查询交易对方当事人的签收情况，并应当收存由邮递部门盖章确认的查询回单（计算时效）。 催促履行合同和索赔函件备份、交易对方当事人的签收单、特快专递详情单和查询回单应当作为合同档案资料予以保存。 公司任何人员发现合同对方不按照合同约定履行的，应当立即通报主办部门。 公司任何部门或者人员收到交易对方当事人提出的催促履行合同和索赔函件的，应当立即送交主办部门，由法务部法律顾问处理。 6.5.5若出现合同中止、合同解除和合同重大变更等情形时，主办部门应按照本办法规定组织评审。 6.5.6合同因解除或履行完毕而终止的，主办部门应当处理完合同结算等事项后，将全部合同材料归档，合同全部工作方为结束。 6.5.7合同出现纠纷时，主办部门应当按照合同授权审批权限的规定进行处理，对超出权限授权范围的事项，应当将处理预案报公司领导审批。 1）合同发生争议时，主办部门应当首先采用与交易对方协商的方式解决。 协商不成的，主办部门应当及时书面报告公司分管领导。 经公司分管领导批准后，移交法务部和法律顾问处理。 2）采用仲裁或者诉讼方式解决争议的，由主办部门或法务部书面报公司分管领导和总经理审批决定。 3）仲裁或者诉讼事务，由法务部和法律顾问负责，主办部门配合并向法律顾问移交全部合同资料。 6.5.8合同纠纷出现后，经协商不能解决的、有可能引发诉讼的，主办部门应向法务部、财务部提交预警报告。 6.5.9对于较大的纠纷，主办部门应当及时制作纠纷处理备忘录，报相关部门及合同管理归口部门留存。 6.6合同专用章管理6.6.1合同专用章由办公室负责管理。 6.6.2合同专用章的盖章管理人员与合同资料的形式审查岗位应相互分离，不得由同一个人担任。 合同专用章管理人员只有在接到本部门负责人签署的同意盖章意见后才可加盖合同专用章。 6.7合同文档管理6.7.1合同文档是指合同管理过程中涉及的各种评审、会签、合同文本资料等，由主办部门归档管理并负责合同台账管理，法务部对主办部门的文档管理工作予以监督和评价。 公司对外签订的合同履行完毕，主办部门应合同档案，确保合同档案资料齐全，并按照公司档案管理办法的要求，定期向综合管理部移交，由综合管理部装订立卷并予以保管。 6.7.2主办部门管理的文档材料包括1）合同评审材料（包括营业执照、授权委托书、资质证书等）；2）合同谈判过程材料（往来函件，包括信函、电报、传真、电子邮件等）、相关会议纪要及备忘录等；3）合同文本、合同附件和补充协议；4）往来传真、复印件等。 5）合同审核和审批材料；6）合同变更和合同履行过程中的各种协议、会议纪要、备忘录；7）各种送货凭证、提货凭证、收货凭证、验收凭证、运输凭证等；8）各种质量和技术标准说明、样品说明等；9）合同履行阶段性验收汇报相关材料等；10）合同纠纷处理相关材料（和解协议书、法律文书等）。 11）合同台账。 6.7.3财务部门管理的文档材料包括1）合同文本、合同附件和补充协议；2）各种收支、承付、催款凭证。 6.7.4办公室管理的文档资料包括合同专用章使用（借用）登记及年检记录。 6.8合同标准文本管理6.8.1主办部门认为有必要就某一类合同制定合同标准文本的，可以先拟定合同标准文本的草本，由法务部组织相关部门进行审查。 6.8.2合同文本经各相关部门审查后，由法务部审查意见，最终确定合同标准文本并予以公布。 6.8.3各部门发现合同标准文本不适应现时情况而应予更新时，应向法务部提出更新的申请，说明理由和依据并提出更新方案。 6.9合同信息安全保密合同实行分级保密制度，任何接触合同信息的单位和个人必须遵守公司保密管理制度，不得透露给任何不属于本职工作需要范围内的第三人。 6.10合同管理考核本办法所称合同管理考核是对合同管理过程中，合同管理相关部门的履职情况进行考核，具体考核办法由法务部会同人力资源部另行制定。 77检查与处罚7.1法务部对各部门的合同管理工作实施监督、指导及考评。 各部门应自觉检查合同的订立、履行、管理工作，发现问题及时纠正。 7.2有下列情形之一，情节严重或者造成重大经济损失的，除按公司有关规定部分或者全部赔偿公司因此所遭受的经济损失，对责任人给予通报批评或者行政处分，构成犯罪的，依法移送司法机关依法追究刑事责任7.2.1未经公司授权、超越授权或者滥用授权签署合同的；7.2.2签订有重大缺陷或者无效合同的；7.2.3擅自以公司业务部门名义签署合同的；7.2.4提供虚假资信资料及其他相关资料的；7.2.5未经合同文本审核签署合同的；7.2.6不按公司规定使用合同专用章的；7.2.7未经公司授权、超越授权或者滥用授权变更或者解除合同的；7.2.8发生合同争议后，隐瞒或者不及时报告或者不及时采取有关措施的；7.2.9未经公司同意，