从业人员档案管理制度

从业人员档案管理制度为进一步规范我矿从业人员档案管理工作，提高从业人员档案管理水平，有效地保护和利用档案，根据长治市煤矿企业劳动用工管理办法相关规定，特制定本管理制度。一、从业人员档案管理工作归属矿办公室人事管理员具体负责，实行一人一档，专人专柜专管，并使用山西省煤矿用工管理系统进行管理。二、从业人员档案实行编号管理，且编号必须与从业人员合同编号、合格证编号为同一号码，便于现场检查、调档查阅和网上检查。三、从业人员档案包括：1、从业人员劳动合同书。签订的劳动合同书必须为2011年3月1日正式启用的山西省煤矿企业劳动合同书新合同文本。2、上岗合格证。由市煤炭行业管理部门煤矿用工管理机构统一编号发放。3、用人单位录用人员备案表。4、煤矿企业从业人员劳动手册。每年必须按照要求进行劳动用工年检。5、从业人员职业健康检查表。6、从业人员身份证复印件。7、劳动合同签订申请书。8、从业人员基本情况登记表。9、其他考察、政审材料；加入党团材料；处分、任免，调动；工资、待遇考核等供参考材料。四、从业人员档案材料必须真实、齐全、完整，文字清楚，对象明确，手续完备。凡规定由有关部门审查盖章的，需有组织盖章；需经本人见面签字的，包括组织鉴定，审查结论，处分决定，评议考核等材料，一般应由本人签字，本人见面后未签字的由人事管理员注明。盖章或签字后方能归档。五、不属于规定归档范围的材料不得擅自归档，但可分情况予以处理。凡销毁材料，必须详细登记，并报请其主管负责人审查批准。六、凡属于归入干部档案的材料，应按照中组部，省组部干部档案整理工作细则进行整理立卷。干部档案材料需统一使用规定的办公用纸，不得使用圆珠笔、铅笔或红色及纯蓝色墨水笔书写。七、从业人员的档案应根据安全保密，便于查找的原则进行严密、科学、规范的保管，要有专门的从业人员档案室，配置铁质的档案柜，灭火器等相关设备。非内部工作人员不得随便进入，人事管理员要做到入室开锁，离室上锁，室内要做到防水、防潮、防蛀，防盗、防晒、防高温，保持室内清洁卫生和适宜的温度、湿度。八、严禁任何个人私自保存他人档案，对利用档案材料营私舞弊的，视情节轻重予以严肃处理，对违反中华人民共和国档案法、中华人民共和国保守秘密法等相关法律法规的，要依法处理。九、因考察、任免、调动、政审、确定参工时间、入党、工伤、职称待遇、退休等事宜需查阅人事档案时，需经相关领导审批后方能查阅，并且只能在档案室内阅看，外单位查阅需凭介绍信并经矿领导批准后方能查阅。查阅档案时，查阅者应对档案的保密、安全和完整负责。必须严格遵守保密制度和查阅规定，只能查阅需要的内容，严禁篡改，圈划，抽取，撤换，污损档案材料，查阅者不得向无关人员泄露或擅自向外公布档案内容，违反者应视情节轻重予以批评教育直至纪律处分。属假公济私者，按违反中华人民共和国档案法进行处理。十、未经批准不得复制档案材料，确因工作需要需摘抄、复制档案内容的，必须经矿劳动用工管理部门负责人审批。摘抄、复制的材料由劳动用工管理部门认同盖章，使用人员要保管好，不得传给无关人员，用毕要立即销毁。十一、从业人员档案不得外借，如确实需要借出使用时，要说明理由，经劳动用工管理部门负责人批准，严格履行登记手续并限期归还。借用的档案必须保证绝对安全，要严格保密，妥善保存，不得擅自转借他人，不得交无关人员翻阅，用毕及时归还。十二、任何个人不得查阅或借用本人及其直系亲属的档案，一般情况下，下级不得查阅上级领导的档案。十三、因工作调动或辞职时，劳动用工管理部门应及时将档案转出，人事管理员要严格按照规定将转出的档案整理装订成卷并存入档案袋中，不得扣留材料或分批转出，必须保证档案材料的完整齐全。十四、因人事调动调入的员工，劳动用工管理部门要按照档案