最新用户操作手册(BS版)0326

飞狐灵通软件飞狐灵通软件 综合档案管理系统中国铁建版综合档案管理系统中国铁建版 用户手册用户手册 中铁十六局集团档案管理系统 操作手册 操作手册 BS 中铁十六集团有限公司 北京市飞狐灵通软件技术有限公司 二零一一年三月二零一一年三月 目 录 前前 言言 1 科技档案管理科技档案管理 1 科技档案分类方案 1 1 1 数据整理 1 1 1 1 文件录入 1 1 1 1 1 输入记录与电子原文 1 1 1 1 2 修改记录 4 1 1 1 3 删除记录 5 1 2 案卷著录 5 1 3 文件归档 7 1 4 直接录入卷内文件 8 1 5 卷内排序与拆卷 9 1 6 案卷排序 11 1 7 档案查询 12 1 7 1 单字段查询 12 1 7 2 屏幕取词查询 13 1 7 3 多字段关键字查询 13 1 8 报表打印 13 1 9 案卷转存 合并暨档案导出备份 档案复制 14 1 9 1 案卷转存 14 1 9 2 案卷合并 15 1 10 批量编辑 15 1 11 移交统计 15 1 12 档案借阅利用 16 1 12 邮件 19 1 13 在线统计 20 1 14 系统特色功能 20 文书档案管理文书档案管理 22 机关档案分类方案 22 临时机构档案分类方案 22 2 1 管理方式一 23 2 1 1 收文或发文登记 23 2 1 2 文书档案盒目录录入 24 2 1 3 文件归档 25 2 1 4 打印相报表 25 2 2 管理方式二 26 2 2 1 盒目录录入 26 2 2 2 归档文件录入 26 2 2 3 打印相关报表 26 飞狐灵通软件系列 综合档案管理系统中国铁建版 用户操作手册 BS 1 1 前前 言言 随着计算机技术的迅速发展和广泛应用 电子文件和电子档案在国内已经普遍存在 原有纸质档案 资料的数字化 电子档案的网上查询利用 利用效果统计等已经是档案现代化管理模式的必然发展趋势 飞狐灵通综合档案管理系统 浏览器版本 是客户端只须安装浏览器的工作方式 大大降低了系统 的维护和开发成本 也让用户能非常简单的使用功能强大的软件 降低了培训时间及费用 它使您象浏 览网页一样轻松的查询内部共享档案资源 整个开发过程中 我们充分考虑到了与 Windows 2003 Server 系统平台的整合 尽量利用稳定的各种 内置能力 保证了系统的稳定性 基于 NET Framework 和 IIS 进行开发 运用最新的 NET 技术使整个系 统具有较高的先进性和可扩展性 完全整合后台数据库系统 依靠浏览器的访问机制 HTTP 使我们可 以获得最快的数据访问速度 以飞狐档案管理系统的 C S 版本为基础 B S 版本主要提供与之配套的 WEB 部分功能 我们将提供 专门的档案信息利用界面 全面实现案卷与文件的查询 文件与案卷目录登记 预约借阅 检索等功能 在这些档案专业功能基础上 我们还提供 E MAIL 等附加功能 一 登录系统一 登录系统 1 登录综合档案管理系统主界面网址 就会弹出如下窗口 在用户名处输入 本人姓名 在密码处输入密码 再 点击 登录 按钮 未注册人员 需要先进行 注册 飞狐灵通软件系列 综合档案管理系统中国铁建版 用户操作手册 BS 2 2 注册登录账户 注册登录账户 点 注册 按钮 填写相关内容 待系统管理员通知可以登录时 即可登录系统 打开浏览器 输入系统地址 回车 注册界面 注册界面 1 1 注册登录账户 注册登录账户 点按钮 按提示注册账户 用户是各公司 分支机构机关的人员 项目 和 施工单位 一栏不填写 如下图例 飞狐灵通软件系列 综合档案管理系统中国铁建版 用户操作手册 BS 3 3 用户是用户是 工程项目部工程项目部 人员 注册时人员 注册时 单位 一栏不填写 如下图例 如下图例 飞狐灵通软件系列 综合档案管理系统中国铁建版 用户操作手册 BS 4 4 如果是 项目经理部 的人员 施工单位 将为空 飞狐灵通软件系列 综合档案管理系统中国铁建版 用户操作手册 BS 5 5 2 登录系统 输入被授权的用户名 密码 点登录 即可 系统主界面系统主界面 飞狐灵通软件系列 综合档案管理系统中国铁建版 用户操作手册 BS 6 6 注意注意 在 在系统状态栏中有系统状态栏中有 回收站回收站 点击 点击 回收站回收站 会出现被删出的文件目会出现被删出的文件目 录 误删的文件可以恢复 但是回收站中的文件彻底删除之后 无法恢复 当录 误删的文件可以恢复 但是回收站中的文件彻底删除之后 无法恢复 当 进入回收站之后 系统状态栏中会出现进入回收站之后 系统状态栏中会出现 普通普通 点击 点击 普通普通 回到主页面 回到主页面 密码修改密码修改 在系统主界面 点按钮 在弹出的窗口中 修改密码 确定即可 如下图 飞狐灵通软件系列 综合档案管理系统中国铁建版 用户操作手册 BS 1 1 六分部 二公司 五分部 四公司 宜宜 万万 项项 目目 部部 四分部 一公司 集团直管项目子公司 一一 公公 司司 京京 沪沪 项项 目目 部部 石石 太太 项项 目目 部部 胶胶 州州 湾湾 隧隧 道道 指指 首首 都都 机机 场场 大大 通通 关关 集集团团公公司司总总工工 集集团团项项目目部部总总工工 集集团团公公司司各各相相关关职职能能部部门门 集团公司档案馆 二二 公公 司司 三三 公公 司司 四四 公公 司司 五五 公公 司司 广广 州州 指指 挥挥 部部 福福 州州 指指 挥挥 部部 厦厦 门门 指指 挥挥 部部 南南 京京 指指 挥挥 部部 集集团团公公司司档档案案馆馆 集集团团项项目目各各相相关关职职能能部部门门 文 书 现 行 文 件 科 技 档 案 声 像 档 案 实 物 档 案 科 技 文 件 材 料 文 书 档 案 会 计 档 案 自自揽揽项项目目托管项目 京津城际 项目部 重庆沿江 高速公路 南南昌昌BT 市市政政路路网网 北北京京地地铁铁 8 8号号线线8 8标标 中铁十六局集团档案资源管理系统 中铁十六局集团档案资源管理系统 分支机构 基 建 档 案 科 研 档 案 设 备 档 案 照 片 档 案 录 音 档 案 录 像 档 案 光 盘 档 案 收 文 发 文 四四公公司司总总工工 四四公公司司各各相相关关职职能能部部门门 四四公公司司档档案案部部门门 四四公公司司项项目目总总工工 四四公公司司项项目目各各相相关关职职能能部部门门 基基建建档档案案 资 料 员 工 区 技 术 主 管 工 区 负 责 人 层层层层监监控控 逐逐级级把把关关 印章实物档案 党委 行政 荣誉实物档案 奖状 证书 飞狐灵通软件系列 综合档案管理系统中国铁建版 用户操作手册 BS 2 2 科技档案管理科技档案管理 科技档案分类方案科技档案分类方案 分类标准 分类标准 在一个全宗内 一个种类下 按项目 专业分类 档号构成 档号构成 档号 目录号 案卷号 目录号构成 目录号构成 种类代号 分类代号 属类代号 图示 图示 SLJT J JH 4ZH 1 施工设计综合 SLJT J JH 5ZH 1 施工竣工综合 SLJT J JH 5LJ 3 路基 SLJT J JH 5 Z332 56 4 站场 SLJT J JH 5 Q 345 66 5 桥 SLJT J JH 5 S 316 99 6 隧道 SLJT J JH 5 HQ316 36 7 涵 案卷号 属类属类 表述 阶段 5 专业 HQ 里程 316 36 专业代号 综合 ZH 路基 LJ 桥梁 Q 隧道 S 涵渠 HQ 分类分类 项目名称代号 即线别 项目名称每个汉字的第一个字母大写 种类种类代号 基建 J 科研 K 产品 C 设备 S 房产 F 铁路保障 BZ 单位代号 在系统中 该项不显示在 档号 内 上例为京沪客专项目 案卷排序方式 案卷排序方式 按属类的单位工程进行案卷流水号排序 如某某大桥就从 1 2 58 文件排序方式 文件排序方式 以卷为单位编流水号 1 1 数据整理数据整理 1 1 1 在建工程项目录入在建工程项目录入 1 1 1 1 输入记录输入记录与电子原文与电子原文 系统的数据著录界面分三部分区域管理 如下图所示 飞狐灵通软件系列 综合档案管理系统中国铁建版 用户操作手册 BS 3 3 录入 录入 是用户进入操作界面 著录各种数据的唯一窗口 原文原文 默认为 Word 电子文本 最终随数据一起上传到服务器数据库 以供查询利用 一般情况 下只将重要的原文上传 附件 附件 用于上传扫描 视频 图片 照片 录音 像 等任意格式的文件到服务器硬盘上 以供 查询利用 虽然我们目前用的服务器硬盘是 1 个 T 可供保存 40 万张图片 但上传过大文件影响网络 建议一般不采取此操作 软件具体操作方法如下 软件具体操作方法如下 1 新增记录新增记录 进入系统后选择 科技文件材料 如下图所示 飞狐灵通软件系列 综合档案管理系统中国铁建版 用户操作手册 BS 4 4 2 选中 中的录入按钮 系统弹出如下图所示的著录界面 输入文件的相关信息 3 保存记录 保存记录 将著录信息输入完毕后 点击录入区域下方的新增记录按钮 系统自动保 存当前记录 同时 录入区域左下角会有新增成功的红色红色提示信息 新增记录成功后 录入区域新增记录按钮后面会增加一个更新记录按钮 点 新增记录 系统会增加一条新的记录 点 更新记录 按钮 系统 会自动保存当前记录的修改结果 著录项说明 不需要填写的字段 不需要填写的字段 1 形成单位 2 施工单位 3 项目名称 4 工程行业分类 4 添加原文 添加原文 再点击如上图所示的录入字样后面的向上箭头的按钮 将录入区域收回 系统显示 录入界面如下图所示 飞狐灵通软件系列 综合档案管理系统中国铁建版 用户操作手册 BS 5 5 若需添加 WORD 正文 点击原文下面的 浏览 按钮 在弹出的窗口中找到正确的 Word 电子原文 最后点击即可将原文添加到系统中 5 添加附件 添加附件 点击附件下面的按钮 在弹出的窗口中找到正确的扫描件文件或其它格式 文件如 文本文件 图片文件 声音文件等 点击按钮可将所选文件直接加到系统中 如果想在将文件保存前修改名称 则在后面的方框中后面的方框中直接修改所浏览到文件名称 修 改完毕后 再点击按钮即可将文件直接加到系统中 修改附件的文件名称修改附件的文件名称 选择已加入系统中的任意一个附件文件 则此文件名会出现在按钮 前的方框中 在此框中修改名称后 直接点击按钮 即可将此文件名称修改成功 删除附件删除附件 选中加入库中的附件名称 点击按钮 即可将系统中的附件文件删除成功 添加图片后的记录著录界面如下图所示 飞狐灵通软件系列 综合档案管理系统中国铁建版 用户操作手册 BS 6 6 最后添加完毕后 再点击录入界面右上角的关闭按钮 退出著录窗口 如所录文件没有附件或原文 则直接录入完文件信息后击点保存记录按钮即可 说明 选中著录窗口上部的录入条后可随意拖动其位置 说明 选中著录窗口上部的录入条后可随意拖动其位置 附件添加后 在记录前面会出现黄色的图标附件添加后 在记录前面会出现黄色的图标表明记录有附件 表明记录有附件 点击著录界面右上角关闭前的按钮点击著录界面右上角关闭前的按钮整理著录界面即可缩小 如整理著录界面即可缩小 如 1 1 1 2 修改记录修改记录 方法一 在系统界面中快速双击要修改的记录 系统即可弹出如上所述的记录著录界面 修改完毕 后点击按钮即可 连续修改记录时 修改完成后单击在不退出页面的情况 下 单击 继续修改 方法二 点击记录最前面的复选框 系统显示如下图所示 将鼠标光标放在要修改的字段内容中 修改完毕后点击按钮即可 飞狐灵通软件系列 综合档案管理系统中国铁建版 用户操作手册 BS 7 7 1 1 1 3 删除记录删除记录 如上图所示选择记录最前面的复选框后 再点击按钮即可 如需一次删除多条记 录 同一次选中多条记录后点击删除记录按钮后即可 数据删除后 暂时存在回收站中 需要 还原时 打开回收站还原即可 回收站界面如下图 飞狐灵通软件系列 综合档案管理系统中国铁建版 用户操作手册 BS 8 8 1 2 案卷案卷著录著录 与文件著录界面不同的是 案卷著录界面包括两部分区域 具体操作方法 1 选定目录并点录入按钮选定目录并点录入按钮 选中要著录的库名 如 基本建设档案 库 再单击 中的录入按钮 系统弹出如下图所示的著录界面中输入案卷的相关信息 飞狐灵通软件系列 综合档案管理系统中国铁建版 用户操作手册 BS 9 9 2 保存记录 保存记录 将著录信息输入完毕后 点击下面的新增记录按钮 将录入信息保存 3 著录说明 著录说明 一 一 系统自动生成的著录项系统自动生成的著录项 是由于系统管理员在项目基本信息建设 人员注册 权限设置等 诸多环节中 已将数据著入完成 故无需人工再录入 1 1 单位代号 单位代号 2 2 全宗名称 全宗名称 3 3 种类 种类 4 4 案卷目录号 案卷目录号 5 5 档案号 档案号 6 6 工程行业分类 工程行业分类 7 7 项目名称 项目名称 8 8 形成单位 形成单位 9 9 组卷单位 组卷单位 二 需要填写的字段项目 二 需要填写的字段项目 1 1 科技档案分类 科技档案分类 是本单位依据本行业的标准 制定的分类代码 如 铁路 公路行业的分 类 也就是取其线路线路名称简称 取线路名称汉语拼音的第一个字母 当线名代码中有两个汉语拼音字 母完全重复时 应取第一个汉字汉语拼音的最后一个字母小写在右下角加以区别 如果小字母再有重复 时 可取第二个汉字拼音字母中的一个与其不相重复的字母 写在右下角加以区别如 武广客运专用线 也 就是取 WGu两个字母即可 与皖赣线重名 如J H 京沪 Z X 郑西 其它如机场 市政 房建等工程项目 用地域名加机场 市政 房建的汉语拼音的第一个字母组 合为分类代码 如 SHJC 上海机场 NJSZ 南京市政 JBFJ 北京房建 2 2 属类 属类 是阶段 专业 里程 5 Q 1677 飞狐灵通软件系列 综合档案管理系统中国铁建版 用户操作手册 BS 1010 基本建设阶段代号表 基本建设阶段代号表 阶阶 段段代码代码备备 注注 预可行性研究阶段 1 可行性研究阶段 2 初步设计阶段 3 勘 测 设 计 施工设计阶段 4 施工竣工 养护维修 阶段 施工竣工养护维修 阶段 5 包括 工程日志 各种试验记录 检查证 建交表 竣工图 交接验收报告 工程技术总 结 养护维修等 基本建设档案各主要专业代号表 铁路 公路 基本建设档案各主要专业代号表 铁路 公路 顺顺序序号号专业名称专业名称取字取字代号代号顺序号顺序号专业名称专业名称取字取字代号代号 1综合综合ZH13供电供电GD 2线路线路XL14给水 排 水SH 3路基路基LJ15房屋房F 4站场站Z16电化电化DH 5专用线 专用ZY17接触网接网JW 6桥梁 桥Q18变配电所变电BD 7涵渠涵渠HQ19地亩地亩DM 8隧道隧道S20履历薄履薄LB 9通信通信TX21机务机J 飞狐灵通软件系列 综合档案管理系统中国铁建版 用户操作手册 BS 1111 10信号信号XH22车辆辆L 12照明照明ZM24路面路面LM 11电力电D23环保 环保HB 3 3 案卷号 案卷号 即案卷流水号 4 4 工程名称 工程名称 泛指各专业单位工程 如铁路工程的某某桥 5 5 案卷起止日期 案卷起止日期 指卷里最早和最晚一份文件最早的日期 如 2004 03 2007 10 6 6 软封面标题 软封面标题 用于揭示本案卷的主要内容和成份 标题结构一般由项目名称 如基建档案反 映工程项目名称或所在线别名称 内容内容 是指某个专业 工序 单项工程 站名 桥名 等 文件名称文件名称 是指竣工文件或竣工图 三部分组成 例 福厦线 隧道工程 综合竣工文件图 7 7 案卷标题 案卷标题 内容同上 8 8 归档年度 归档年度 一般指案卷移交档案部门年度 9 9 施工里程 施工里程 为施工设计时采用的里程 铁路工程项目中一般用 DK 表示 1010 竣工里程竣工里程 为建设项目竣工后统一丈量的里程 也叫统一里程 一般用 K 表示 1111 总张数 总张数 等于文字材料 蓝图 照片 其它 4 项之总和 1212 文字材料张数 文字材料张数 如实填写 档案统计用 1313 蓝图张数 蓝图张数 如实填写 档案统计用 1414 照片张数 照片张数 如实填写 档案统计用 1515 其它张数 其它张数 如实填写 档案统计用 1616 保管期限 保管期限 科技档案的保管期限分别为永久 长期 短期 一般情况下由档案部门填 1717 组卷单位负责人 组卷单位负责人 项目经理或总工 1818 组卷人 职务 组卷日期 组卷人 职务 组卷日期 如实填写 1919 密级 密级 根据国家有关规定填写 一般不填 2020 说明 备注项 都泛指对卷内文件的注解 说明 备注项 都泛指对卷内文件的注解 如实填写 2121 交接期日 接收人 移交编号 存放地点项 交接期日 接收人 移交编号 存放地点项 不著录 一般由档案接收部门填写 注 著录界面字段间光标的移动 可以通过注 著录界面字段间光标的移动 可以通过 Tab Tab 键快速移动 键快速移动 4 里程数 上 下标 输入说明 里程数 上 下标 输入说明 特殊表达式如基建档案基建档案 里程数里程数 即上下标 一般是用来表达区间的 如路基工程 其输入方 式为 1 在西文输入方式下 输入开始符 飞狐灵通软件系列 综合档案管理系统中国铁建版 用户操作手册 BS 1212 按以上步骤输入后 在著录界面及列表区中的显示为 J AX 5XL 3 打印输出 科技档案案卷目录的显示为 J AX 5XL 3 如下图所示 提示提示 如果只需要输入上标 输入字符应表示为 3 即 如果只需要输入下标 输入字符应表示为 3 即 1 3 文件归档文件归档 1 3 11 3 1 科技文件材料归档内容科技文件材料归档内容 1 1 3 1 13 1 1 综合类文件的归档综合类文件的归档 是今后用的最多的内容 也是影响档案 完整率 瓶颈 凡各专业不能包括进去的 均收集纳入综合部分内 主要有 1 该项目申请报告 批复及来往文函 经营部门 2 招标书 招标修改文件 招标补遗及答疑文件 经营部门 3 投标书 资质材料 委托授权书和投标澄清文件 修正文件 经营部门 4 中标通知书 项目施技或计财部门 5 合同谈判纪要 合同审批文件 合同书 合同变更文件 经营部门 项目部 6 项目部机构 人员组成文件 含各级对下的分割文件 项目部 7 设计方案及总说明书 项目技术部门 8 开工报告 项目技术部门 9 实施性施工组织设计 质量计划 施工方案 项目技术部门 10 重大工程技术 质量 安全事故报告 补救措施及处理记录 项目技术部门 11 党和国家以及省部级 股份公司等领导人视察时的讲话 指示 批示 题词等重要政务活动 资料 项目综合办公室 12 施工管区 段 竣工验收报告 工程结构安全鉴定或工程质量核定证书 工程质量鉴定书 工程质量证明书等 项目技术部门 13 获省 部级以上优质工程上报 审批材料及证书 项目技术部门 14 施工技术总结和专题总结 项目技术部门 15 单项 专业 阶段工程竣工验收报告 竣工报告 竣工验收证明书 项目技术部门 著录界面输入格式著录界面输入格式打印输出效果打印输出效果 飞狐灵通软件系列 综合档案管理系统中国铁建版 用户操作手册 BS 1313 16 整个工程的竣工验收证书 项目部 17 消防 环保 安全 空调机等设备表 项目技术部门 18 主要工程材料及人工消耗统计表 项目技术或计财部门 19 工程设计与竣工主要数量及投资对照表 项目技术或计财部门 20 工程技术条件表等各类综合性表 如铁验表 建交表 21 工程质量检验报告或专项信誉评价 项目技术部门 22 国家 地方政府 建设单位 设计单位 监理单位及本单位关于工程建设的重要来往文件 函电 协议 合同 会议 洽商 记录 CAD 电子文档等 23 竣工决算文件 项目计财部门 24 竣工文件清册 项目技术部门 25 固定资产移交表 计财部 1 3 1 21 3 1 2 各专业类归档各专业类归档 这个只是广义上的提法 对于不同行业而言归档范围的终极目录不同 即便是同一行业 如公路 工程 也会因地区的差异对归档范围及整理标准都会有区别 所以在这里我们只能按业务的要求进行 归档 无法给个准确的录入内容 只能是随着工程实体的进展而发生的与之相关的文本内容都录入进 系统 待竣工档案归档时进行相应的选择 专业类 北京城铁工程 例2 车站工程 卷内文件的排序 1 建设工程规划许可证及附件 2 市政工程建设开工证 3 竣工验收鉴定书 4 监理通知及回执单 5 工程动工报审表 6 施工计划表 7 竣工总结 8 变更设计通知单 9 车站表 10 施工组织设计报审及审批表 11 技术交底记录 12 实施性施工组织设计及测量等各专业施 工方案 13 图纸会审记录 14 设计变更 洽商记录 飞狐灵通软件系列 综合档案管理系统中国铁建版 用户操作手册 BS 1414 15 变更设计通知单 16 工程量现场确任单 17 不合格原因调查分析记录 纠正和预防措施验证记录 18 工程质量问题整改通知单 工程质量监督核查记录表 19 单位工程验收记录 20 工程竣工报告 21 竣工图 1 3 21 3 2档案系统中的操作方法档案系统中的操作方法 1 选中 科技文件材料 库 2 点击系统界面中的 整理 按钮系统弹出如右图所示 的菜 单 3 点击 选择待归档文件 系统弹出如下图所示的图口 4 如上图所示 在列表区 勾选需要归档的文件记录 则系统归档窗口变为如下图所示 飞狐灵通软件系列 综合档案管理系统中国铁建版 用户操作手册 BS 1515 若选错文件 可将文件 移除 勾选点错的文件记录 点 移除 按钮即可 5 将需归档文件选择完后 如上图所示 再点击窗口中的 下一步 按钮 如下图所示 飞狐灵通软件系列 综合档案管理系统中国铁建版 用户操作手册 BS 1616 在如上图所示的窗口中选中要归入的案卷 然后再点击按钮即可 上面介绍的是将若干个未归档文件归入到著录完成的案卷中 系统还提供了将已整理好的文件材 料直接录入到现有案卷的功能 即直接录入卷内文件 1 4 直接录入卷内文件直接录入卷内文件 下面我们以输入 基建档案 的卷内文件为例进行说明 总体步骤为 找到案卷并打勾 点 号 点圆圈 点操作 点录入 详细步骤如下 1 在目录树 选择 基建档案 基本建设档案 2 在列表区 选择中所要输入卷内目录的案卷 即在此案卷前面的复选框中加勾 再单击复选框前面 的加号 我们则会在此案卷的下面看到一个 基建卷内文件目录 等标签 如下图所示 用鼠标左键单击标签前的圆圈 系统会弹出卷内文件数据维护的相关界面 如下图 再点其右边的菜单 操作 录入 按钮 系统弹出 卷 盒 内文件录入 的对话框 即可 进行录入 具体方法同前文所介绍的 科技文件材料 录入方法 飞狐灵通软件系列 综合档案管理系统中国铁建版 用户操作手册 BS 1717 1 5 卷内排序卷内排序与拆与拆卷卷 卷内排序及自动统计卷内排序及自动统计 选中需要进行卷内排序的所在案卷 再点击系统界面中的 整理 按钮 在系统弹出的菜 单中选择 卷内文件整理 按钮 系统弹出 卷 盒 内文件整理 窗口 如下图所示 飞狐灵通软件系列 综合档案管理系统中国铁建版 用户操作手册 BS 1818 例如 将第一条卷内文件调整成第三条卷内文件 方法一 鼠标选中第一条卷内文件不松手一直拖动蓝色阴影定位到第三记录时 鼠标松手 第一条文 件自动定位到第三条文件后面 点击 保存排列顺序 按钮 卷内顺序号自动更正 方法二 在需要挪动位置的文件前打 后 在 移动到 框中填写该文件的正确序号 点击 保存排 列顺序 按钮 即可 系统默认按照张数自动生成张次 重要提示 重要提示 填写填写 张次张次 自动生成 自动生成 张数张数 输入卷内文件时填写 张数 后 张次 会在进行卷内排序后自动生成 因此不用填写 同时 如发现卷内顺序号有错误需要重新排列时 可使用卷内排序功能并自动生成新的 张次 填写填写 张次张次 自动生成 自动生成 张数张数 系统提供了在卷内级输入 张次 也能够自动统计的功能 使用该功能时 需要注意 A 卷内文件著录时 最末一份文件的张次 起止符号必须输入 例如 20 至 30 必须 输入为 20 30 B 使用 卷内排序 功能前 必须将 张数 字段中的内容清空 可逐条记录清空 也可使用 批量编辑 功能同时将该卷内所有记录的 张数 内容一次性清空 顺序号顺序号 即卷内顺序号 已设置了 自动增量 属性 即当在著录界面单击 新增记录 按钮 直接著录下一份文件时 顺序号顺序号会自动加 1 如果卷内顺序号输入时有错误 可通过 卷内排 序 功能重新排列 卷内拆卷卷内拆卷 选中需要进行卷内排序的案卷 再点击系统界面中的 整理 按钮 在系统弹出的菜单中 选择 卷内文件整理 按钮 系统弹出 卷内文件整理 窗口 如上图所示 例如 将第四条卷内文件进行拆卷 方法 用鼠标选中要拆卷的第四条卷内文件 再点击对对话框中的 拆档 按钮 1 6 案卷排序案卷排序 案卷排序 是对某个项目 或某个单位工程 统一编制案卷顺序号的功能 1 选案卷 选中需要进行案卷排序的案卷中的某一卷 再点击系统界面中的 整理 按钮 在系统弹出的菜单中选择 案卷排序 按钮 系统弹出案卷排序窗口 飞狐灵通软件系列 综合档案管理系统中国铁建版 用户操作手册 BS 1919 选择适合的排序方式后 点 下一步 系统进入 案卷排序 窗口 如下图所示 2 排列新的顺序 例如 将第一条案卷调整成第三条案卷 方法 方法 鼠标选中要调整顺序的案卷不松手一直拖动 如下图所示移动的蓝色阴影定位到第三记录 时 鼠标松手 第一条案卷自动定位到第三条案卷后面 点击 保存排列顺序 按钮 案卷顺序号自 动更正 飞狐灵通软件系列 综合档案管理系统中国铁建版 用户操作手册 BS 2020 注意 1 只须选一条案卷记录 2 选中的案卷不能是 目录号 为空的记录 1 7 档案查询档案查询 1 7 1 单字段查询单字段查询 在列表区中点击字段标题右边的 查询 按钮 界面显示为一放大镜图标 系统弹出查询内容的 对话框 如下图所示 在图中的 包含 框内选择进行的操作符如 包含 不包含 等于 不等于等 在其后面的方框中输入需要查询的内容 再点击 确定 按钮即可 1 7 2 屏幕取词查询屏幕取词查询 飞狐灵通软件系列 综合档案管理系统中国铁建版 用户操作手册 BS 2121 在列表区中点击字段标题右边的 查询 按钮 界面显示为一放大镜图标 系统弹出查询内容的 对话框 将所看到的字段中的内容 关键字 选定 拖动到被查询的关键字框中 确定 即可 1 7 3 多字段关键字查询多字段关键字查询 可选择任意字段进行关键字模糊查询 点 简单查询 按钮 系统弹出如下查询界面 输入查询条件 点 开始查询 按钮后 系统即自动关闭此窗口同时将符合条件的记录显示在列 表区 1 8 报表打印报表打印 1 打印前设置 打开 IE 菜单 文件 页面设置 清空页眉 页脚 2 选中需要打印的目录 再点击列表区中的要打印的数据后再点击 打印 按钮 系统弹出选 择报表文件的菜单 如下图示 最后再选择所需的报表进行打印即可 飞狐灵通软件系列 综合档案管理系统中国铁建版 用户操作手册 BS 2222 提示 1 打印案卷目录 备考表 若未勾选记录即执行打印 则系统会默认打印全部 2 打印卷内目录 需要点 号展开卷内文件目录界面 3 打印软封面 每次打印时 应只勾选一条记录后再打印 1 9 案卷转存案卷转存 合并暨档案导出备份合并暨档案导出备份 档案复制档案复制 案卷转存 案卷转存 专用于将选定案卷及其卷内文件同时另存到目标存储载体 并形成一个数据文件包 便于在本系统内进行数据交换 案卷合并 案卷合并 专用于将目标载体中的案卷及其卷内文件数据合并到当前数据库中 前提 目标载体 中的数据必须是通过本系统中的 档案转存 命令形成的文件包 1 9 1 案卷转存案卷转存 系统提供的 案卷转存 功能 能够将选定案卷及其卷内文件同时生成一个文件 1 勾选需要进行转存的案卷 点按钮 选择 案卷转存 2 确认需要转存的数据 3 点按钮 确认 打包成功 后 点 再点 保存 按钮 系统自动将数据保存到桌面 并自动产生一个以当天日期命名的压缩文件 1 9 2 案卷合并案卷合并 1 在目录树 选中需要合并的目录 例如 基本建设档案 点 数据交换 案卷合并 飞狐灵通软件系列 综合档案管理系统中国铁建版 用户操作手册 BS 2323 2 选择被合并数据源 点 浏览 找到欲合并入库文件 点 上传 确认 3 点按钮 系统开始合并档案数据 并自动比较源数据与目标数据 如果被合并数据与系统中数据的档 号没有重复 系统会提示合并成功 否则 系统会提示数据重复 要求用户选择操作 取消取消 不再执行合并功能 确定确定 继续合并数据 在下列提示界面中 按需要选择即可 1 10 批量编辑批量编辑 系统提供了一次性修改指定字段值的功能即 批量编辑 功能 使用时一定要慎重 务必按如下 步骤执行操作 1 在目录树 选中选中需要批量修改字段值的记录 如下图 2 点批量编辑功能按钮 在弹出的窗口中 勾选需编辑的字段 并在此字段中输入 新的内容 点更新按钮即可 如下图 飞狐灵通软件系列 综合档案管理系统中国铁建版 用户操作手册 BS 2424 1 11 移交统计移交统计 系统提供了自动生成移交清册统计表的功能 步骤如下 1 在目录树 选中符合移交要求的案卷所属文件夹 点按钮 选 移交统计 2 统计校验与执行 若有不符合统计要求的数据 系统会自动筛选出这些数据并显示在列表区中 若被统计数据均符合统计要求 系统会将统计结果自动保存到 科技档案移交清册 库中 3 打印科技档案移交清册 在目录树 选中科技档案移交清册 点 打印 科技档案移交清册 即可打印输出 1 12 档案借阅利用档案借阅利用 本系统的 借阅利用 功能 为用户提供了两种状态的档案利用 一种是对电子原文的网上查阅 审批功能 一种是对实体档案的预约借阅功能 1 1 网上查阅 浏览 申请 网上查阅 浏览 申请 首先 在档案查询目录下 通过查询功能找到要进行借阅的卷或文件 并将其选中 再点击工具 菜单中的按钮 选 电子借阅 按钮 系统弹出如下图所示的 借阅 对话框 在此对话 框中我们对要借阅档案检查无误后再点击 提交借阅申请 的按钮 飞狐灵通软件系列 综合档案管理系统中国铁建版 用户操作手册 BS 2525 注意 注意 提交申请后 需留意自动提醒信息 档案查 借阅 经办人会通过 电子邮件 形式反馈 您是否同意此份档案的电子原文的借阅 当借阅申请被批准 档案查 借 阅经办人办理电子借阅手续后 我们会自动收到来自经办人的 邮件通知提醒 点击此提醒 系统弹出如下图所示的审批邮件 注意邮件中的 重要提示 内容 点击上图中的 查阅我的文件 一项 系统则弹出如下图所示的窗口 选中借阅文件记录后 再 占击中间栏中的 查看内容 按钮 系统自动弹出原文的显示区域 飞狐灵通软件系列 综合档案管理系统中国铁建版 用户操作手册 BS 2626 双击原文部分 系统则会弹出详细的原文内容框口 如下图所示 2 实体借阅申请 实体借阅申请 首先 在档案查询目录下 通过查询功能找到要进行借阅的卷或文件 并将其选中 再点击工具 飞狐灵通软件系列 综合档案管理系统中国铁建版 用户操作手册 BS 2727 菜单中的按钮 选 实体借阅 按钮 系统弹出如下图所示的档案借阅审批表 借阅人填写好相关内容后 点 提交 按钮 系统自动将借阅申请发送到档案借阅经办人 同时 借阅人可以直接打印出此审批表 送有关领导审批签字 3 档案查 借 阅办理 档案查 借 阅办理 经办人进入系统后 直接点击 借阅 按钮 系统弹出 借阅 对话框 如下图所示 选中待审批的记录 再点击 查看申请内容 按钮 系统则会自动显示要借阅档案的详细内容 飞狐灵通软件系列 综合档案管理系统中国铁建版 用户操作手册 BS 2828 批准申请批准申请 首先 对要借阅内容审查后 再选中其可以进行借阅的文件 此处可以随意选择 再 在下图对话框中的 选择借阅期限 处输入其借阅文件的时间限制范围 其时间单位可以是分钟 小 时 天 周 月 年等 最后再点击 批准申请 按钮 即可审批完成 同时申请借阅档案的用户会 在邮件中收到一封申请批准的邮件 且此用户可在允许的时间范围内对此档案的原文进行查阅 拒绝申请拒绝申请 如果此申请档案不允许进行查询 例如 此档案为涉密档案 则可选中申请后点击 拒绝申请 按钮 即可审批完成 同时申请借阅档案的用户会在邮件中收到一封拒绝申请的邮件 1 12 邮件邮件 点击菜单栏上的 邮件 按钮 系统弹出 发送电子邮件 的窗口 如下图所示 点击 收件箱 旁边的小三角 系统弹出下图所示的菜单 在此菜单中我们可自由选择 收件箱 发件箱 草稿箱 废件箱 在上图所示的窗口中点击 撰写 按钮 系统弹出以下撰写电子邮件的窗口 在 收件人 处直 接输入收件人的地址 再输入相应的 主题 及邮件内容 最后再点击 发送 按钮 飞狐灵通软件系列 综合档案管理系统中国铁建版 用户操作手册 BS 2929 1 13 在线统计在线统计 此功能可将用户的登录信息 如 IP 时间 登录人数等信息 存储到数据库中 便于数据统计和利 用 点击工具菜单上的 访问统计 按钮 系统弹出 访问统计 的对话框 在对话框的上部分系统 显示的是当天的在线人数及在线人员的用户名 登录时间 在线时间的详细信息 下部分是显示的是 统计结果 其统计单位可在天 月 年三个统计单位中任意选择 1 14 系统特色功能系统特色功能 新建工作窗口新建工作窗口 在系统下面的状态栏中点击 新建窗口 按钮 系统即可增加一个新工作窗口 各窗口之间可切 换浏览 整理不同库中的数据 此功能非常类似于 Excel 中的多工作表 如下图所示 锁屏功能锁屏功能 不退出系统 只需点系统右下角的锁屏按钮 将当前工作界面锁定 继续使用时将密码输 入 点击 解除锁定 按钮即可 如下图所示 飞狐灵通软件系列 综合档案管理系统中国铁建版 用户操作手册 BS 3030 多窗口显示多窗口显示 多工作窗口工作时 窗口之间可同时横排或竖排显示 此功能非常类似于多个 Excel 同时显示功能 如下图所示 飞狐灵通软件系列 综合档案管理系统中国铁建版 用户操作手册 BS 3131 文书档案管理文书档案管理 机关档案分类方案机关档案分类方案 分类标准 分类标准 在一个全宗下 按所属年度 保管期限 机构 问题分类 档号构成 档号构成 档号 目录号 案卷号 目录号构成 目录号构成 保管期限代号 年度代号 即保管期限代号 立档单位成立的第 n 年 示例 示例 2 6 1 18 1 2 6 1 18 2 2 6 2 18 1 案卷号 按内部组织机构 党 政 工 团 顺序 年度 立档单位成立第 N 年的代号 保管期限代号 永久永久采用 1 标识 长期长期采用 2 标识 短期短期采用 3 标识 全宗号 在系统中 该项不显示在 档号 内 案卷排序方式 案卷排序方式 在一个全宗下 一个所属年度内 按保管期限保管期限 机构机构编制案卷顺序号 文件排序方式 文件排序方式 在一个全宗下 一个所属年度内 按保管期限保管期限 机构机构编制件号 临时机构档案分类方案临时机构档案分类方案 分类标准 分类标准 在一个全宗下 以机构机构 保管期限保管期限分类 档号构成 档号构成 档号 目录号 案卷号 目录号构成 目录号构成 临时机构规范性简称 保管期限代号 示例 示例 2 6 郑西指 1 1 2 6 郑西指 2 2 2 6 郑西指 3 3 案卷号 一个机构内 按保管期限保管期限 所属年度所属年度编制案卷顺序号 保管期限代号 永久永久采用 1 标识 长期长期采用 2 标识 短期短期采用 3 标 识 机构简称 临时机构名称的规范性简称 用汉字标识 如 赣指 全宗号 在系统中 该项不显示在 档号 内 案卷排序方式 案卷排序方式 在一个全宗下 一个机构内 按保管期限保管期限 所属年度所属年度编制案卷顺序号 文件排序方式 文件排序方式 以卷为单位排序 飞狐灵通软件系列 综合档案管理系统中国铁建版 用户操作手册 BS 3232 飞狐灵通软件系列 综合档案管理系统中国铁建版 用户操作手册 BS 3434 整整理理 装装订订 编编号号 序序号号 张张次次 4 4 卷卷内内排排序序 编编制制件件号号 卷卷内内文文件件著著录录 盒盒内内文文件件著著录录 装装盒盒 是否符合 归档要求 5 5 初初步步鉴鉴定定 盖盖档档号号章章 重重新新整整理理 填填写写盒盒脊脊 6 6 打打印印 卷卷内内目目录录 备备考考 表表 软软封封面面 案案卷卷 目目录录 归归档档文文件件目目录录 是 否否 8 8 实实体体归归档档 办办理理移移交交手手续续 档档案案入入库库 1 文文件件登登记记 2 2 案案卷卷著著录录 盒盒著著录录 3 3 文文件件归归档档 排排列列 案案卷卷著著录录 盒盒著著录录 7 7 移移交交统统计计 飞狐灵通软件系列 综合档案管理系统中国铁建版 用户操作手册 BS 3535 本系统对文书档案提供了两种不同的管理方式 第一种方式为平时产生文件即登记到档案系统中 一件事办理完毕后即可整理归档 第二种方式为平时只对实体文件做简单归类整理 归档时先将实体 按档案管理的规范化要求整理 实体整理完毕后 才在档案系统中按照实体整理的结果录入盒目录以 及盒内文件目录 并打印相关的报表 2 1 管理方式一管理方式一 适用于随时归档 即平时只要产生文件即登记到档案系统中 一件事办理完毕后即可整理归档 2 1 1 收文或发文登记收文或发文登记 以发文为例 介绍详细的操作方法 第一步 录入录入 单击目录区的 文书 现行 文件 发文 单击 系统弹出发文著录窗口 如下图 著录要求说明 文件字号 文件字号 由发文机关代字 发文年度 本年度发文顺序号发文机关代字 发文年度 本年度发文顺序号三部分组成 缺一不可 文件字 号中间的括弧必须使用六角符号 例如 中发 2001 23 号 应录入为 中发中发 2001 23 号号 国办发 2001 45 号 应录入为 国办发国办发 2001 45 号号 文件字