金蝶KIS迷你版V11.0使用说明书.docx

金蝶KIS迷你版V11.0使用说明书系统特点一、简单易用财会人员只要输入原始业务资料，期末调汇、结转汇兑损益等都可由系统自动完成。系统提供了完整的账证表一体化查询功能，您可以根据总账直接查到它所辖的明细分类账，再从明细分类账一直查到记账凭证二、操作方便本软件是在Microsoft Windows操作环境下开发的，采用了图形界面显示和鼠标的操作方式，非常直观方便，并保留了键盘操作快捷的特点。三、安全可靠具备强大的权限控制机制，可实现操作权限的集中化管理，强化了系统管理员对软件各模块操作的统一授权，严密的密码设定机制确保数据更具安全可靠。四、多账套管理系统提供的多账套管理功能，使您能建立和管理多个账套及时了解各子公司或独立核算部门的财务状况。五、数据实时云备份结合金蝶云账号体系，系统提供自动备份及同步云盘备份功能。一个金蝶云账号最多可以云盘存储备份账套文件300个。让数据实时备份，安全更有保障。功能模块一、账务处理账务处理包括三大块：凭证的处理、账簿报表的查询以及期末处理。凭证处理中可直接处理外币业务、数量金额核算业务；凭证处理中会计科目可直接从科目表中获取，引出标准格式凭证具有多核算项目信息，凭证处理中自动校验各种平衡关系，保证录入数据的正确性；可录入并产生表外科目凭证，表外科目凭证不校验各种平衡关系。账簿报表的查询中快而准的提供了多种账务处理查询筛选功能，总账可按科目级别、币别、科目范围等查询；明细账可按期间范围、币别、科目范围查询；还提供了多栏式明细账、数量金额明细账、核算项目总账、试算平衡表、科目余额表、核算项目明细表等，账簿输出格式优化美观。期末处理是系统总结了某一会计期间的经营活动情况后，转至下一期的必做事项。同时该模块在结账前，按企业财务管理和成本计算的要求，必须进行制造费用、产成品成本的结转、期末调汇及损益结转等工作。二、发票管理发票管理需要与税控系统和开票软件结合使用。软件提供单独的发票管理系统参数设置，能够对接开票系统，开具和接收发票。并根据开具和接收的发票明细，生成凭证传递到账务处理中。提供发票明细表查询。发票管理模块需要单独购买，同时必须在产品有效服务期内方可使用。三、往来处理金蝶KIS迷你版提供的往来处理功能可以进行核销往来业务；按照自定义条件查阅、浏览往来对账单；利用账龄分析表对设置为往来核算科目的往来款项余额的账龄结构进行分析等。四、报表系统提供了资产负债表和利润表两张固定格式分析报表以及自定义报表。其中自定义报表中提供了报表转化功能和数十种取数公式，可以自行编制出满足各种需求的会计及管理报表。五、出纳管理系统还提供了企业出纳人员所需要的现金和银行日记账、银行对账、资金日报表，账务系统银行日记账与银行对账及支票管理等实用功能。规范的引入和导出接口，自动对账、一次性可选取消所有已勾对的标志及借助排序器实现一对多功能等可充分提高出纳人员的工作效率。出纳系统与账务系统功能分离但数据却可紧密连结共享，合理的数据共享模式可使得会计与出纳人员更能高效的独立工作。六、系统维护在账套选项中将重要的核算及账表输出规则选项进行单独设置，简化操作程序。使用户可以方便地对会计科目、核算项目以及凭证、账簿等项目进行相关的编辑。操作界面一、用户登录双击桌面的“金蝶KIS迷你版”图标进入用户登录界面：1、【账套名称】框会自动显示用户最近一次登陆的账套路径及账套名；【用户名称】框可以手工录入或下拉选择，Manager为预设管理员账号，密码为空。2、Sample.ais是系统预置的演示账套，主要是方便客户熟悉软件或进行练习。二、菜单条菜单条是在窗口中显示的最上一条的内容，用于放置系统所需的功能菜单。菜单条中的内容随处理窗口的不同而改变，三、工具条工具条紧接菜单条的下方，工具条中主要放置一些常用功能按钮，以简化操作过程，提高操作速度。这些按钮的功能和操作与菜单中提供的功能和操作是一致的。四、状态条窗口下方为状态条，用于显示当前账套的会计期间、当前操作员姓名等信息。菜单在金蝶KIS迷你版中，大部分功能操作是依靠调用菜单功能来实现的。在这里先对系统的主菜单的操作进行详细的说明。其它将在相应的功能介绍中予以说明。金蝶KIS迷你版的主菜单依据状态的不同分为三种：进入金蝶KIS迷你版之后，打开账套文件之前或者关闭账套时的起始菜单；新建账套后的初始化菜单及启用账套后的常用菜单。一、起始菜单起始菜单功能分为“文件”和“帮助”两项。（一）文件菜单点击“文件”，出现一下拉菜单框，主要功能操作都集中在该下拉菜单框中，如下图所示：“文件”中提供了“新建账套”、“打开账套”、“打开年结账套”、“账套维护”、“打印设置”、“系统设置”、“登录云账号”、“退出系统”等项操作功能。现将各功能分述如下：1、新建账套用户可以在登录界面利用“新建账套”按钮来建新的账套，也可以在此文件菜单中点击“新建账套”，出现建账向导窗口，然后按照建账向导提示即可建立一个新的账套。2、打开账套您的计算机硬盘中可以保存多个账套，但金蝶KIS迷你版在使用中每次只能打开一个账套，您必须打开一个账套才能处理会计业务。3、打开年结账套年度终了，KIS迷你版在期末结账时会自动生成以“_*年结.AIY”为后缀的年结账套（如Sample_2016年结.AIY），通过打开年结账套可以快速查询以前年度账套数据。4、账套维护账套维护包括账套恢复、账套压缩与修复、定位账套管理数据库、账套数据维护等功能。5、打印设置此功能用于对已安装的打印机进行设置，如打印纸张的选择、打印方式的选择、打印端口的设定等有关打印机参数的设定。6、系统设置单击文件菜单中的“系统设置”选项，可看到以下三个选项：1）在打开账套时强行升级账套：金蝶软件在不断发展，当以高的小版本号软件替换低的小版本号软件后，仍要沿用低版本号软件所用的账套，这时需要进行账套升级。一般系统会在打开账套时进行判断是否应该升级，如是，则系统进行自动升级，反之，就不会自动升级。但如选择此选项，则不管该与不该升级，一律在打开账套时，强制进行账套升级。2）在系统发生错误时显示详细信息：选取此项，在系统产生错误时，就会显示详细的错误信息。3）显示公司名称：在软件右上角显示注册的企业名称7、登录云账号点击调出金蝶云账号登录界面。8、退出系统如果要结束金蝶KIS迷你版操作可选择该功能，执行后系统提示：是否确认退出KIS，点击“是”，就可退回到Windows操作界面。（二）帮助菜单当软件处于不同状态（演示版、试用版、正式版）时，帮助菜单下的功能选项会有所不同。演示版时该菜单提供了如下图所示选项。“帮助”中提供有关使用的帮助信息：1、帮助手册：以实现即时帮助。2、日积月累：中可以找到运用本系统的小窍门。3、公司主页：可以直接连到金蝶网站。4、联系我们：可以发E_Mail到金蝶技术支持部。5、注册使用：用于演示版时注册金蝶云账号。7、绑定安全锁：正式版用户，未绑定金蝶KIS安全锁保护使用时才会有此选项，用于绑定金蝶KIS安全锁。8、引入许可：正式版且使用金蝶KIS安全锁保护使用软件时才会有此选项，用于安装软件电脑不连接互联网时，引入软件加密更新许可文件。9、许可协议、关于选项则可显示当前金蝶KIS迷你版的版本号以及版权等信息。10、产品更新：用于连网下载本版本最新更新补丁包，更新产品。二、初始化菜单初始设置结构功能中都提供了“文件”、“基础资料”、“工具”、“窗口”、“服务”和“帮助”六项功能菜单。现就这六项功能菜单的使用说明如下：（一）文件菜单具体可参见上“起始菜单”相关内容。（二）基础资料初始化菜单与常用菜单中的基础资料内容完全一致，都是对币别、凭证字等的新增、修改、删除操作。如下图所示：其中的各个具体操作，将在有关章节中详细阐述。（三）工具菜单工具菜单中提供了“用户管理”、“修改密码”、“上机日志”、“计算器”、“套打设置”、“上报数据”和“账套数据检查工具”等功能选项。如下图所示。现将有关处理功能详述如下：1、用户管理请参见系统维护中的相关章节。2、修改密码请参见系统维护中的相关章节。3、上机日志请参见系统维护中的相关章节。4、计算器在财务处理过程中，经常需要进行一些数据计算工作。为了方便用户进行计算，系统提供了计算器功能。在“窗口”中选择“计算器”，系统即会调出计算器，供您计算使用。用F11键也可以随时调出计算器使用。计算器回填功能说明功能键：F11启动计算器功能，F12或空格键填入计算器计算结果。回填范围：将光标定位于要填入计算结果的单元内，按F12键，系统即将计算器计算的结果直接填入。a.凭证录入：在凭证录入窗口，有关金额及数量、单价的地方均能回填计算器的结果。b.初始数据录入：在初始数据录入窗口，凡是能填入金额的单元均用此方法回填计算结果。注意事项：（1）当系统找不到金蝶计算器时，按下F11键调入的是Windows系统自带的计算器，此时无法执行回填功能。（2）需输入金额处，回填的数据如有小数，则四舍五入后取两位小数。（3）需输入数量处，回填的数据保留四舍五入后四位小数。5、套打设置请参见系统维护中的相关章节。6、上报数据请参见报表中的相关章节。7、账套数据检查工具为了方便用户和技术支持人员能够定期检查账套数据的正确性，以及在与业务版联用时，检查总账与业务单据数据的一致性，系统提供了账套数据检查工具。单击“工具”菜单中的“账套数据检查工具”，系统弹出如下图所示的处理窗口：在此窗口中，用户可以选择需要检测数据所在的期间和需要检查的项目，下面具体说明一下各个项目的检查内容：1、 账套表的索引：检查数据库中所有的表是否能够正常打开，检查所有的表的索引是否正确。2、 账套表非法记录：检查数据库中所有的表是否存在非法记录。3、 会计科目表的数据：检查会计科目表的数据是否正常，包含科目编码是否有正确的位数，是否有非法的字符，上下级的数据是否跟参数表中定义的级次是否一致。4、 核算项目表数据：检查核算项目表数据是否正确，包括：级次关系，是否有非法记录，明细和非明细判断是否正确。5、 科目余额表数据：检查科目余额表中上下级科目的数据是否一致。6、 数量金额表数据：检查数量金额表数据是否正确，包括：上下级科目（带核算项目）数据是否一致。7、 凭证数据表数据：检查凭证数据表数据是否正确，包括：会计科目是否正确，分录号是否正确，凭证数据是否平衡，核算项目数据是否正确，机制凭证是否正确。（四）窗口菜单窗口菜单主要用于调整窗口在屏幕中的排列方式、工具条等信息。如下图所示。1、层叠用于将全部打开的窗口在屏幕上用层叠的方式显示出来，以便于您跨窗口操作或查看各窗口的内容。2、水平平铺用于将全部已打开的工作窗口在屏幕上以水平平铺的方式显示出来，以便于您跨窗口操作或查看各窗口的内容。3、垂直平铺用于将全部已打开的工作窗口在屏幕上以垂直平铺的方式显示出来，以便于您跨窗口操作或查看各窗口的内容。4、工具条工具条选项用于选择在进行各项功能处理时，要不要显示工具条。如工具条前有表示要显示工具条，否则不显示。显示常用工具条会帮助您提高工作效率。5、按钮文字按钮文字用于显示工具条的信息，如不需要可关闭。（五）服务菜单服务菜单主要用于连接金蝶KIS官网的服务支持频道，如帮助中心、视频培训、产品论坛及服务电话，在线提问可提交问题至产品论坛，服务名片可方便客户记录金蝶代理商服务人员的联系方式。（六）帮助菜单帮助菜单同起始菜单中的相关内容，请参见前有关内容。三、常用菜单常用菜单是在启用账套之后的系统主菜单。它提供了系统常用功能以外的辅助功能。其功能项目主要包括：文件、功能、基础资料、工具、窗口、服务和帮助等七项内容。（一）文件菜单“文件”菜单中提供了“新建账套”、“打开账套”、“打开年结账套”、“关闭账套”、“账套维护”、“引入”、“引出”、“数据交换向导”、“皮肤”、“打印设置”、“系统设置”、“我的企业云盘”、“登录云账号”、“更换操作员”、“退出系统”等功能，如下图所示。除了“引入”、“引出”、“数据交换向导”、“更换操作员”外，其余均与起始账套中一致。在这里只具体介绍这四项功能：1、引入功能引入：就是从金蝶KIS迷你版其它账套或其他数据文件中引入有关账务或业务数据，在初始化处理窗口，系统只提供了“初始数据”引入功能，如下图所示。引入初始数据引入初始数据是指从金蝶KIS迷你版的其它账套中引入初始数据。将其他账套的“初始化数据”引入到本账套中，作为本账套的初始数据。但只有操作员为系统管理员的情况下才可引入初始数据，具体操作如下：点击菜单中的“引入” 中的“初始数据”项，系统就会弹出一个文件处理窗口，选择要引入的账套文件名称后，单击“打开”按钮，系统自动判断当前账套的启用期间与被引入源账套的当前期间是否一致。如不一致，系统则发出警告信息：如单击“是(Y)”，则继续引入初始数据，反之，系统退出引入初始数据的功能。单击“是(Y)”后，系统再提示您：“如果从外部账套引入初始数据，则当前所做的初始化工作将全部放弃。是否继续？”，选择“是(Y)”，系统将会用源账套的数据全部覆盖代替当前账套的初始化数据。引入凭证启用账套后，从文件菜单中选择“引入”，再选择“凭证”，系统会弹出一个文件处理窗口，要求选择要引入的账套文件名称。但源账套必须是相同版本的金蝶KIS迷你版所建立的账套，而且必须已经关闭初始化。选择完源账套后单击“确定”按钮。系统进入选择“引入凭证”窗口。选择要引入的凭证范围。选择凭证日期范围：输入引入凭证的起止日期。选择凭证类别：输入引入凭证的类别(某一种凭证字或全部)。选择凭证编号范围：若选择了某一种凭证类别后，系统要求输入该凭证字的起止编号。选择引入“已过账凭证、未过账凭证、所有凭证”三者中之一。选择是否“引入包括由系统自动产生的凭证”：若选择，则能够引入包括系统自动产生的所有凭证，否则只能引入用户手工录入的凭证。选择是否“重排凭证号”：若选择，引入的凭证将从当前账套的最大凭证号码开始重新编排；若不选择，则引入凭证时，按原凭证号引入。若出现与当前账套中的凭证字号相同的凭证字号，则系统会出现如下图所示窗口提示选择。选择“引入”，系统则引入该凭证，并且在当前账套中重新排凭证号，新凭证号为原凭证同一期间同一凭证字在当前账套中的最大号加1。选择“不引入”，系统不引入该凭证。选择“全部引入”，系统把以后所有的重号凭证引入到当前账套，并且对这些凭证重新编号(编号方法类似于选择“引入”)；选择“全部不引入”，则不引入该凭证以后的所有重号凭证。选择“退出”，系统则退出凭证引入，本次引入凭证操作全部取消。选择完毕后，单击确定按钮，系统提示从源账套引入凭证至当前账套。另外，还可引入、引出无凭证字的记账凭证。引入完毕后，系统显示引入的结果信息。单击确定按钮后，系统提示您需调整有关期末调汇、结转损益的凭证，如果刚才引入的凭证对损益构成影响，则需要先删除结转损益和期末调汇的凭证，然后重新结转损益和期末调汇；如果不构成影响，则不必调整有关凭证。确认上述情况无误后，单击确定按钮，结束引入凭证操作。引入报表每新建一个账套，都需要在账套中设置会计报表，而各账套间的报表格式基本上是相同的，因此先可以在一个账套中设置好各报表的格式，然后引入到其他账套，减少重复工作，提高工作效率。启用账套后，从“文件”菜单中选择“引入”，再选择“报表”。确定后，系统进入“引入报表的源账套”窗口，提示选择源账套和文件名（注意：源账套必须是同版本的金蝶KIS迷你版的账套，且必须已关闭初始化）。选择完毕后，单击确定按钮。系统即把源账套中的所有报表引入到当前账套来。并显示引入报表成功。如有与当前账套中名称相同的报表，则引入时自动在报表名后加“_XXX”后缀，XXX为三位数字。如当前账套已存在“损益表”，则引入的源账套中的“损益表”被重命名为“损益表_001”。引入摘要从“文件”菜单中选择“引入”，再选择“摘要”后，系统进入选择“引入摘要的源账套”窗口。选择完毕后，单击“确定”按钮便开始从源账套引入摘要。若源账套中无摘要，系统提示摘要库为空；若有，则在引入完毕后，系统提示引入摘要成功。单击“确定”按钮，即可在当前账套中使用引入的摘要。引入标准格式凭证标准格式凭证文件是金蝶KIS迷你版系统之外的一个数据文件，它可以由其他软件系统生成，作为金蝶财务系统与其他系统传递数据的接口。标准格式凭证结构的详细说明，可以在金蝶KIS迷你版运行目录（如C：KDWIN）下的文件expvch.txt中得到。标准格式凭证是一个dbf格式文件，dBase，Foxbase，Foxpro，Excel等系统可以直接读取。具体操作请参见引入凭证。2、引出金蝶KIS迷你版除提供引入“标准格式凭证”外，还具有引出“标准格式凭证”功能。此功能中引出的文件类型为dbf格式。从“文件”菜单中选择“引出”，选择“标准格式凭证”。系统即弹出文件处理窗口。在此窗口中输入“引出凭证”的文件名，完毕后，单击确定按钮，进入如下图所示选择引出凭证范围窗口。在此窗口中选择引出凭证的条件及范围，选择“凭证范围”类似于引入“标准格式凭证”。具体操作请参阅“引入标准格式凭证”一节中的说明。选择完毕，单击确定按钮，系统将所选定的凭证引出至指定的标准格式凭证文件中，同时提示：引出操作已正常结束。其它文件菜单引出功能：金蝶KIS迷你版系统为方便您的需要在凭证序时簿、明细账、自定义报表等文件菜单中皆提供数据引出功能，引出的数据可作二次开发或作其他数据加工处理，其数据类型有Access MDB、DbaseIII、Foxpro2.6、Paradox 4.X、Excel等14种，您可选择其中任一种，然后输入相应的文件名及路径，按确定后系统将提示“成功引出.”。具体参见会计分录序时簿引出一节。3、数据交换向导用于按数据接口标准进行账套间数据交换的导入导出，按界面提示进行操作即可。4、我的企业云盘登录了金蝶云账号以后，点击可以进入企业云盘管理界面5、更换操作员点击后，调出软件登录界面类似的操作界面，可以进行操作员切换。不能选择账套文件。（二）功能菜单功能菜单中包括了会计之家的所有处理功能，在这里选择相应功能与会计之家按相应按钮的操作是一致的。（三）基础资料基础资料所包括的功能处理与初始化菜单中基本一致，有关说明请参阅初始化菜单一节。（四）工具菜单工具菜单所包括的功能处理与初始化菜单中基本一致，有关说明请参阅初始化菜单一节。（五）窗口菜单窗口菜单所包括的功能处理与初始化菜单中基本一致，有关说明请参阅初始化菜单一节。（六）服务菜单服务菜单提供帮助中心、视频培训、产品论坛、在线提问、服务电话等功能。（七）帮助菜单帮助菜单所包括的功能处理与初始化菜单中基本一致，有关说明请参阅初始化菜单一节。系统初始化本章内容提要： 准备初始化数据资料 设定新建账套参数 录入初始数据资料 完成初始建账系统初始化是会计电算化中一项十分重要的工作，它是整个会计电算化工作的基础。这个基础的好坏，将直接影响到会计电算化这座大厦的质量和运作。清晰的科目结构、明了准确的的数据关系，会使您在账套启用后的日常处理和财务核算工作中思路畅顺、处理简捷。准备工作为了确保您日常会计工作在金蝶KIS迷你版中快速、准确、高效地进行，首先您要对我们软件系统的功能及工作流程有一个全面的了解。在对系统能做什么和怎样做有了一个初步认识之后，您就可以开始着手建造符合您自己需要的会计电算化系统了。金蝶KIS迷你版能够帮助您摆脱手工账的琐碎繁杂，极大地提高工作效率和工作质量。但在开始使用之前，您还必须对当前的会计数据进行整理和规划，针对金蝶KIS迷你版的优点和企业本身的业务特点进行必要的前期准备。前期的准备工作是建立一套高效、实用的会计电算化系统的基础。在本章中我们将协助您建立系统所必需的会计数据、业务资料以及合理的会计科目结构体系。一、账套“账套”是金蝶KIS迷你版存放会计业务数据资料文件的总称，账套中包括会计科目、记账凭证、账簿、会计报表以及相关业务资料等内容。一个账套只能保存一个会计主体的业务资料，即所谓的一套账务数据的资料。二、账套名称账套名称一般为使用该账套的企业或单位名称，也可根据自己的需要命名，该名称将会在报表、账簿和其他有关资料打印输出时使用，所以必须选择清楚、便于识别的名称，以方便资料的查阅。三、会计期间按照会计准则的要求，会计核算必须分会计期间进行。金蝶KIS迷你版能满足您任何会计分期的需求，您可以按照自然年度的自然月份划分会计期间，也可以将自然年度划分为12个以上或以下的会计期间，还可以根据您的需要自定义任意的会计期间等。因此在建账前，您需要了解您企业的财务核算采用的是哪一种会计分期，以及您准备从哪一个会计期间开始启用金蝶KIS迷你版来处理账务数据。四、记账本位币金蝶KIS迷你版提供了强大的多种外币核算功能，根据财务核算的要求，所有的外币都应全部折算为记账本位币进行核算。因此在账套中必须指定一种货币作为记账本位币，其他币别都必须以此本位币为基础进行折算。金蝶KIS迷你版中对外币折算提供了直接汇率和间接汇率两种汇率折算方法，并且记账汇率可与凭证期间保持一致，能满足您对于外币核算的不同要求。五、会计科目结构设计（一）会计科目体系结构设计规则金蝶KIS迷你版中会计科目由科目编码和科目名称两部分构成。其中，科目编码的最大级别数为10级，最大位数为15位。科目名称可以由汉字或字符构成，最大40个字符或20个汉字。金蝶KIS迷你版的会计科目体系结构采取的是树形分支结构，分级进行管理。从一级科目开始逐级增加，某级科目如无下级科目，则该级科目为最明细级科目。例如：“1002银行存款”为一级科目，“100201工行”等为二级科目，“10020101人民币”等则是最明细级科目，以此类推。金蝶KIS迷你版的科目结构中不仅包含了编码、名称和分支结构，同时还包含了科目的性质等项内容，用来确定科目的类别、余额方向、外币核算等项内容，其中详细内容请参见系统初始化一章。（二）核算项目核算项目类似于明细科目但又不同于明细科目。它的主要优势体现在以下几个方面：a) 核算项目避免了相同项目的重复录入。例如：有许多科目可能都要用到车间或部门名称，如果作为明细科目输入则可能重复输入多次。但如果将这些车间或部门放在“部门”这个核算项目中，则科目中需要这些内容时，只需在修改科目窗口选择“部门”这个核算项目即可。b) 核算项目的编码灵活方便，不受科目编码结构的束缚，可输入便于记忆和使用方便的字符，但最大长度不超过20位。c) 核算项目内容一般都归类放置，一目了然，便于进行管理和控制。为加强财务核算提供了有效的工具。d) 核算项目内容还提供了过滤及查找功能，使得您需要定位至某核算项目记录相当容易方便。（三）改变科目结构体系随着用户业务数据的增长或所在行业会计制度的变化，有可能确实需要对原有的科目编码结构进行调整。在金蝶KIS迷你版的安装目录下，有一个专门用于对账套科目结构升级的工具软件包，可用来改变金蝶KIS迷你版所产生账套的科目结构。该软件包的可执行文件名称为：ACSTRUM.EXE，用户可在资源管理器中单独运行。关于该软件包的详细使用，请参阅该软件包的联机帮助。（四）特别科目的使用在进行科目设置时，对于每一个科目的类别、余额方向、外币核算等项内容，也要进行正确设置，否则，将会影响到某类会计业务的核算。另外需要注意的是金蝶KIS迷你版为了方便记账凭证的自动生成，系统设定了某些特殊科目。这些特殊科目的用法与一般科目的用法基本一致，但不可进行修改和删除。如果用户确有实际需要，可对本年利润等特别科目下设明细科目。六、科目余额资料准备好会计科目表之后，就可以着手准备会计科目的初始余额了。期初科目余额数据包括：各明细科目及核算外币科目各个币种的期初余额、期初累计借方发生额、期初累计贷方发生额数据；进行数量金额核算科目的初始数量数值；设置为往来业务核算科目的初始往来业务资料；表外科目的初始数值；金蝶KIS迷你版中录入的会计科目初始余额，是您启用金蝶KIS迷你版开始处理您的会计业务的那一期的期初余额。建立新账套会计电算化就是用计算机代替人工进行账务及其他有关业务处理工作。因此您必须至少要建立一个账套文件，用以存放有关财务及业务资料，以便于计算机进行处理。一个账套就是一个单独的计算机文件。为了保证您账套数据的安全完整，防止发生意外情况导致数据丢失，您应当定期对账套进行备份，并妥善保存备份资料。启动金蝶KIS迷你版后可以有两种方式建立新账套。一种是进入系统后，从“文件”下拉菜单中执行“新建账套”功能；另一种是直接在系统登录窗口，单击“新建”按钮，系统自动提示新建账套的步骤。一、输入账套文件名执行新建账套功能后，系统会弹出新建账套对话框，如下图所示。用户可以按照便于识别和记忆的原则输入账套文件名，金蝶KIS迷你版中默认账套文件的扩展名为“AIS”。请记住此文件名称，以便日后打开以此文件命名的账套。系统在打开账套时是按默认扩展名列表的，如果在打开账套操作时找不到所建立的账套，在文件路径无误后，可将“文件类型”改变为“所有文件*.*”类型，查看是否输入了非“AIS”的扩展名。在输入完账套文件名之后，就进入了金蝶KIS迷你版建账向导。二、账套名称在建账向导的带领下，第一步就是输入账套名称。这里需要提醒用户注意的是：账套名称与账套文件名是两个截然不同的概念。账套名称一般是使用该账套的公司名称，用于标识该账套所属的会计主体。账套名称将在输出凭证、账簿、报表等资料时使用，所以在此处请输入单位全称，以防混淆不清。完成账套名称输入之后，点“下一步”，就进入所属行业选择画面。三、所属行业系统内预设了十八个行业的会计科目表及报表，如下图所示。本功能的作用是为企业提供预设标准资料，以减轻用户在会计科目和报表设定中的工作量。若已经选择了所属行业，系统将自动为你建立相应行业的会计科目及报表设置。“详细资料”按钮可以让您查看所选行业的预设会计科目代码及名称列表，如下图所示。若您的企业所需的会计科目与预设资料有差异，您可在建账完成后，在“会计科目”中进行修改。如果您不想采用系统预设的会计科目及报表资料，您只需选择“不建立预设科目表”选项即可，系统会为您提供一个空白的会计科目表，由您根据自己的需要去建立。四、确定记账本位币跟着建账向导，单击“下一步”，进入“记账本位币”录入窗口，如下图所示。记账本位币是指一个企业在进行会计核算时统一使用的记账货币。企业在进行经济业务核算时，应确定一种记账本位币，以便于对有关外币业务进行处理。在这个窗口中，您可以输入记账本位币代码及名称。记账本位币代码长度为3个字符，一般为3个英文字符。本位币名称长度为10个字符，一般为汉字货币名称。这里需要提请用户注意的是：在输入记账本位币代码时尽量不要使用“$”等货币符号。五、确定科目代码级数及长度确定本位币后，建账向导把我们带进了会计科目结构设计中。金蝶KIS迷你版中会计科目结构是树形分支结构，按照分支所处的位置分级管理。最上面的是一级科目，最底下则为明细科目。会计科目由科目编码和科目名称两部分组成。其中，科目编码的最大级别数为10级，每级编码最大位数为15位，所有级次编码累计最大位数为30位。科目名称可以由汉字或字符构成，最大40个字符或20个汉字。您可以根据实际业务需要来设置科目代码级数和各级代码的长度。但若您在前面选择了某个行业的预设会计科目，则一级科目代码长度由系统给出，用户无法修改。会计科目的级别以及各级长度的确定，应综合考虑各方面的因素，既要便于操作又要为今后的发展留有余地。因为一旦新建账套完成，所设定项目均无法再做任何修改，在此需要提请您特别注意。六、设定账套期间建账向导的第一个步骤的最后一项处理是：设定账套会计期间。不同的会计主体可能有不同的会计期间划分。金蝶KIS迷你版提供了十分方便、灵活的账套期间设定功能，可根据企业会计核算管理的不同要求，不同情况人为的划定会计期间。会计期间的设定操作如下图所示，共有会计期间界定方式、会计年度开始日期以及账套启用会计期间三项内容。（一）会计期间界定方式系统中提供了三种会计期间的界定方式：A.自然月份方式。B.自定义每个会计期间的天数，再选择每个会计年度分为多少个会计期间的方式来界定。C.任意期间数。先确定任意的会计期间数，再单击按钮，系统弹出如下图所示的窗口，修改您需要的开始日期和结束日期。需要特别说明的是一旦定义好会计期间界定方式后，账套建立以后您对该账套再无法改变会计期间界定方式。我国会计制度规定是以公历年度作为企业的会计年度，自然月份作为会计分期的。但有些国家则不同，他们的起止时间可能是议会开会的时间或宗教节日等。（二）会计年度开始日期会计年度开始日期是与会计期间紧密相联的一个重要概念，它用以确定您的账套会计年度的起始日期，此日期将是您的一个会计年度开始和结束的标志。例如，如果选择会计年度开始日期为4月1日，则在每年3月底结账时，系统就会作年结处理。我国制度一般规定会计年度开始日期为1月1日。（三）账套启用期间账套启用期间是指用户开始使用金蝶KIS迷你版处理账务数据的那一个期间，通俗地讲，就是用户开始输入数据的那一个年月时间。例如您想用金蝶KIS迷你版处理从2011年3月份开始的账务资料，账套启用期间就应该是2011年3期。账套启用期间应注意与会计年度开始日期区别开，这两个概念一个是标明账务数据由软件开始处理的期间，而另一个则是账务处理进行年结的标志；另外还要注意将账套启用期间和当前系统日期区别开，系统在输入账套启用期间时一般是默认当前系统日期的，多数情况下这两者是不同的。提醒您在进行此项输入时应加以留意。七、完成建账设置完科目结构、本位币以及账套期间等各项参数后，建账向导就即将完成它的使命了，下来的最后一项工作就是按“完成”按钮，结束建账工作。接下来系统就按照您设定的参数新建了一个账套，您就可以对这个账套进行初始设置工作了。在您按下“完成”按钮之后，我们的建账向导也就不再出现了。下面就进入初始处理功能中了，您就可以对您所建的账套做初始数据录入工作了。初始资料录入您在建账向导的带领下完成建立新账套之后，就进入了会计之家初始化设置窗口，如下图所示。在这里需要进行初始化设置的项目包括会计科目、币别、核算类别以及核算项目等。这些资料在关闭初始化设置之后，可在会计之家中进行维护。系统在会计之家初始设置窗口还可进行初始数据录入以及启用账套。初始数据一经关闭，即不可再修改。在进行初始设置时请仔细，只有当您的初始数据全部正确，且账务试算平衡之后才能启用账套。根据各项目设置之间的关系，进行初始设置如下：一、账套选项设置参见系统维护一章。二、币别设置参见系统维护一章。三、核算项目设置参见系统维护一章。四、会计科目设置参见系统维护一章五、初始数据录入在初始数据录入中要输入全部本位币、外币、数量金额账及辅助账的本年累计发生额及期初余额。在会计之家初始设置窗口单击初始数据按钮，即可进入初始余额设置窗口，如上图所示。在此窗口中可以进行初始账务数据的录入工作。每次在进入初始数据录入窗口时，系统要检查科目、核算项目以及货币等项目是否发生变动，如果有变动系统要对初始数据重新进行处理。因此，建议您应将所有的基础资料，如会计科目、核算项目等内容全部输入或修改完毕之后再进行初始数据的录入。（一）账务初始数据录入在初始数据输入窗口中您可以进行各种有关账套初始化数据的录入处理工作。在此窗口左上角有一个小窗口，单击此窗口会弹出一个下拉列表框，在这里您可以选择要录入的数据。其中预设了不同的货币、综合本位币、数量、试算平衡等选项。您可以在这里选择不同的数据进行录入。在进入初始数据录入时，系统默认本位币录入窗口。在这里本位币不同于综合本位币，本位币中的数据只是设定为记账本位币的那种货币的原币发生额。在初始数据输入窗口中系统以不同的颜色来标识不同的数据：白色区域：表示可以直接录入的账务数据资料，它们是最明细级普通科目的账务数据；黄色区域：表示为非最明细科目的账务数据或者表示挂了核算项目的会计科目，这里的数据是系统根据最明细级科目的账务数据自动汇总计算出来的或根据核算项目的数据自动计算出来的；灰色区域：表示所对应的科目不能使用该项数据，数据无法录入。“核算项目”列：如果该列打上“”则表示该会计科目下挂了核算项目，您只需双击该列的任何位置，即可进行核算项目的初始化工作。在初始数据输入窗口中，所能录入的内容主要包括：期初余额、累计借方、累计贷方以及本年累计损益实际发生额四项。 期初余额是指在进行初始化当期的期初科目余额。 累计借方指某一科目自年初至初始设置时止借方累计发生额。 累计贷方指某一科目自年初至初始设置时止贷方累计发生额。 本年累计损益实际发生额在会计科目初始化一节中我们已经说明了有关损益类科目处理的一些特点。但是对于在账套启用之前所发生的损益类科目的实际发生额，系统就无法取到。因此这里就需要用户将损益类科目的本年累计实际发生额在初始化时录入系统，这样系统才能对损益类科目的实际发生额进行处理，才能保证有关业务资料数据的准确。损益类科目的本年累计实际发生额与损益类科目的借方累计或贷方累计数是不同的，他们之间往往会不一致。例如：某年的营业收入为200万，后来又发生退货5万，那么营业收入的实际发生额为195万。但在实际进行账务处理时，退货的5万就有可能会借记销售收入，这样销售收入的累计贷方就是200万，这显然与销售收入的实际发生是不一致的。因此，在输入本年累计损益实际发生额项目时一定要输入它的实际发生额数据，否则将来在输出损益表及其他有关损益类科目的报表时，所取数据可能会不正确。系统中账套数据的年初余额将根据以下的公式自动计算得出。借方年初余额期初余额+本年累计贷方发生额本年累计借方发生额贷方年初余额期初余额+本年累计借方发生额本年累计贷方发生额您只能输入最明细级科目的有关期初余额、累计借方、累计贷方数据。对于上级科目数据，系统会自动进行汇总计算。1、分币种数据的录入在初始数据输入窗口中左上角的下拉列表框中选择不同的货币币种进行录入。在进入初始数据输入窗口时，系统默认本位币数据输入。这里窗口中所列示的都是在“会计科目”功能中定义为“不核算外币”和“核算所有外币”的科目，核算单一外币的科目在这里不出现。这里只输入其原币的发生数额，不包括其他外币的折合本位币数额。选择其他币种时，所有的数据项目都会分为原币和折合本位币两项，在输入完原币数额后，系统会根据预设的汇率自动将原币折算为本位币。您也可以修改折算后的本位币数值。系统会将输入的各个币种的折合本位币汇总为综合本位币进行试算平衡。2、初始往来业务资料录入光标进入设有往来核算的会计科目余额输入框时，双击核算项目栏的“”，进入初始往来业务资料输入窗口，如下图所示。在此窗口进行往来业务资料初始设置。单击增加按钮，进入增加状态，如下图初始往来业务资料窗口所示。在此窗口输入有关初始往来业务资料。 业务编号业务编号是与往来单位发生业务时的登记号，系统在处理有关往来业务时会根据业务编号来进行，将来在进行往来业务核销时，系统会根据业务编号来处理。编号最大长度为10位字符。 发生日期指往来业务发生的日期。在进行初始化时应该将往来业务发生的原始记录查出，在此处填上准确的日期，以便在将来输出往来业务对账单、账龄分析表时能够提供准确的数据。 摘要关于该项往来业务的经济业务的说明。 币别该项往来业务资料所涉及的货币名称。 借方、贷方该笔往来业务资料发生时的原币金额及方向。 余额当前往来业务中的往来业务余额，只按当前的发生额计算余额。 数量对于设置了数量金额辅助核算和往来业务核算的科目，在此处进行数量的录入。增加完毕后按关闭按钮返回。3、下挂核算项目的会计科目数据的录入：光标定位于设有核算项目的会计科目行时，双击鼠标左键进入核算项目初始数据输入窗口，如下图所示：在此窗口输入有关初始核算项目的资料。 插入行可以任意插入一行，选择相应的核算项目类别和核算项目代码，进行初始数据的输入 删除行可以把不需要的行或没有初始数据的行删除。 检测平衡只有一个会计科目下挂了1个以上的核算项目，该按钮才可用，用于检测各核算项目的初始数据是否平衡，如果不平衡，则不能启用账套。 不显示余额为零的核算项目将余额为零的核算项目不显示。系统默认将所有核算项目都列示出来，方便用户输入。输入完毕后，点击“保存”按钮，并刷新，点击“关闭”返回到会计科目初始化界面。（二）试算平衡上述数据输入无误后，选择“-试算平衡表-”项目，系统会弹出试算平衡表窗口对数据进行试算平衡。在此处应特别注意：如果该账套选择了表外科目的核算功能，则在初始数据录入中同时提供了表外科目的初始数值录入窗口，但表外科目的初始数值并不参与表内科目数额的试算平衡。系统在进行试算平衡时，只将所有表内科目账务数据全部合计在一起，因此只有将所有的本位币、外币、辅助账、数量金额账等全部数据录入完毕之后才能够进行总账数据的试算平衡。试算平衡表中会显示出所有一级科目的年初借方、年初货方、累计借方、累计贷方、期初借方、期初货方各项数值。如果账套数据是平衡的，系统在窗口的上方会显示“试算平衡表已平衡！”的字样。如果账套数据不平衡，系统会在窗口的上方会显示“试算平衡表不平衡！”的字样，提示您账务数据不正确，需要检查修改。试算不平衡是不能启用账套的，您可以在试算平衡表中仔细核对您的账务数据，以确保账套初始数据准确无误，否则，如果存在错误在启用账套之后是无法再修改的。打印在试算平衡表窗口中，单击工具条中的“打印”按钮或从文件菜单中选择“打印”选项，即可打印试算平衡表。打印预览在试算平衡表窗口，单击工具条中的“打印预览”按钮或从文件菜单中选择“打印预览”选项，即可进行试算平衡表打印样式的预览。退出从文件菜单中选择“关闭”选项，或从工具条中选择“关闭”按钮，即可返回到初始化会计之家窗口。（三）初始化数据菜单内容1、初始化数据打印在经过部分或全部初始数据录入数据后，您可以根据不同的条件选择打印出符合您实际情况的初始化数据，打印过滤条件如下图所示。过滤选择：选择“所有科目”、“选择科目级别”和“只打印最明细科目记录”三者中之一，系统默认“所有科目”。滤除发生额和余额都为零的科目记录：如果选择该项，系统只对发生额和余额不同时为零的科目记录进行打印。2、初始化数据编辑选择“手工输入初始往来业务本位币余额”，系统允许您手工输入初始往来业务本位币余额，否则不能。有关初始往来业务的输入可参见本章相应内容。3、查看查看菜单包括科目查找、过滤；自动刷新；刷新并汇总等功能：科目查找在实际业务操作中，一般初始数据量比较大，科目查找功能是为了您能方便查看某一特定科目资料。您可点击初始化界面查看菜单中的查找选项或直接使用快捷键Ctrl+F，系统出现如下图所示：您只要输入所需科目代码，并按“确定”按钮即可。在系统查找完毕后，会将光标定位在指定的科目上。过滤过滤与科目查找功能较接近，都是为了更方便用户操作而设立的，这从另一方面也可以看出金蝶公司产品是本着人性化设计为目的。点击初始化界面查看菜单中的过滤选项，系统出现如下图所示：过滤的基本操作如上查找功能。两者的不同点在于查找功能只能查找某一个科目，而过滤功能却能查找某一段科目。自动刷新若您所在公司的初始化数据量比较小时，您就可以选择自动刷新功能，那您在输入每一笔初始化数据后，系统自动将数据进行刷新操作。刷新并汇总点击该项，系统对所有数据进行刷新汇总操作。建议您在完成初始化数据录入后，一定要记得刷新汇总数据，特别是下设多核算科目时。启用账套至此，一个新账套的账务数据初始化工作已基本完成，经过了账务数据、往来业务数据以及会计科目、核算项目的输入，您就可以开始进行日常工作处理了。初始化处理中的最后一项工作就是启用账套，启用账套就是将初始化工作中所输入的数据进行处理和转化，将其转变为账务日常处理所需的格式，为日常处理提供初始数据来源。这里必须注意的是：一旦启用账套，就意味着关闭初始化界面，这一过程是不可逆的。启用账套之后任何初始化资料都不能修改，因此在您完成初始化工作之后，应该再仔细检查一下初始化数据，确保无误后再启用账套。在会计之家初始设置窗口中，单击启用账套按钮，系统就会进入启用账套处理，如下图所示。单击继续按钮进行关闭初始化和启用新账套工作。在这里系统会提示您做好初始账套的数据备份工作。如下图所示。单击备份按钮，您根据系统的提示完成初始数据的备份工作。接着系统就会开始执行启用账套，并在窗口中显示完成启用账套工作的百分比。如下图所示。启用账套时，系统会自动进行总账数据的平衡校验。只有在各种平衡关系全部校验完毕之后，系统才能完成启用账套工作。如果在启用账套过程中发现校验关系不平衡，系统会出现提示信息，提示您修改有关错误，您在修改完成之后再重新执行“启用账套”功能。启用账套全部工作完成后，系统会给出如下提示，表示启用账套工作已顺利完成，单击完成按钮就可以进行日常账务处理工作了。至此，我们已经全部完成了账套数据的初始化工作，最艰难的一步已经完成。接下来我们就可以乘上金蝶KIS迷你版这趟快车，轻松高效地处理您的财务业务了账务处理账务处理是以证账表为核心的有关企业财务信息加工系统。账务处理模块共分3大块：凭证处理、期末处理和账簿报表查询。一、凭证处理：会计凭证是整个会计核算系统的主要数据来源，是整个核算系统的基础，会计凭证的正确性直接影响到整个会计信息系统的真实性、可靠性，因此系统必须保证会计凭证录