商务英语电子邮件

商务英语电子邮件 Contents 1商务英语电子邮件的格式2商务英语电子邮件的写作要求3商务英语电子邮件写作注意事项4商务英语电子邮件常用句式 1格式商务英语电子邮件由5部分组成 Address 收信人Email地址 抄送收信人Email地址 密送收信人Email地址 Subject 主题 Salutation 称呼 Opening 开头 Body 正文 Ending 结尾句 ComplimentaryClose 礼貌结束语 Writer sFullName 写信人全名 WriterTitleandDepartment 写信人的职务及所属部门 Address 地址 Tel 电话号码 Fax传真 Address 地址 收信人Email地址To 抄送收信人Email地址Cc 密送收信人Email地址Bcc ToCc CarbonCopyBcc BlindCarbonCopyTo 12 qq comCc 456 qq comBcc 789 qq com 多个收信人地址用半角的逗号或者分号隔开 Subject 主题 1 主题框的内容应简明地概括信的内容 短的可以是一个单词 如greeting 长的可以是一个名词性短语 也可以是完整的句子 但一般不超过35个字母 如Suppliertraining2 主题框内的内容切忌含糊不清 YES Tomorrow smeetingcanceledNO Newsaboutmeeting3 视信的内容是否重要 还可以开头加上URGENT或者FYI ForYourInformation 4 一般来说 只要将位于句首的单词和专有名词的首字母大写即可 另外一种较为正规的格式可将除了少于5个字母的大写的介词 连接词或冠词之外的每一个单词的首字母大写 YES NewE mailAddressNotificationDetailedcalculationNO detailedcalculation Salutation 称呼 根据发言人的具体情况以及发言人与收件人之间的关系而定 1 在同辈的亲朋好友或同事之间可以直呼其名 但对长辈或上级最好使用头衔加上姓 TomHanksDear HiTom DearMrHanksJenniferAnistonMiss Mrs MsAniston2 收件人的名字千万不要写错 3 收件人是多个男性用Messrs 多个女性用Medames Mmes 或Mses 有男有女 弄清楚每个人的称呼 Messrs Smith Wyatt andFuryMses Dicaprio Lionel andGreenMr HaroldWrightandMissMargaretWright4 有荣誉学位多不喜欢用一般的头衔 Dr Prof General SenatorWright 5 老外的名字有时有Jr或Sr l罗马数字 等MartinLutherKing JrGeorgeBushSrGeorgeV Elizabeth 6 如果没有名字 或者是很正规的邮件 则可用 DearCommitteeMember DearColleage DearMeetingPlanner DearMadamorsir DearPurchasingAgent DearCustomers ToWhomItMayConcern ToAllSalesReps LadiesorGentlemen Opening 开头 澄清你的意图在电子邮件开头澄清你的来意非常重要 这样才能更好的引出邮件的主要内容 感谢读者是邮件开场白的好办法 特别是对你有事相求的情况下会很有帮助 记得要注意语法 拼写和标点符号 保持句子简短明了且句意前后一致 1 如果你主动给别人写邮件 表明意图 Iamwritingto 2如果回复客服的咨询 向他们对公司的兴趣表示感谢 Thankyouforyourpromptreply Thankyouforcontactingus 3 如果对方已经回复过你的一封邮件了 感谢回复 Thankyouforpromptreply Thanksforgettingbacktome 4 如果你咨询一些信息 对方花了点时间才发信息 Thankyouforprovdingtherequestedinfomation 5 如果有人给了你特别的帮助 Thankyouforallyourassistance Itrulyappreciate 6 某个客户或经理写对你的工作提出了一定质疑 Thankyouforyourfeedback Body 正文 正文是电子邮件的主要部分 大多把话题分成几个小主题 每个主题一小段 每段一般只有一两句话 正文有两三个或三四个简短的段落构成 正文书写格式一般采用齐头式 齐头式是指正文中各部分都从每行左边开始 称呼和开头之间 段落之间 正文和信尾客套话之间一般空一行 Ending 结尾 在邮件结束之前 应再次感谢收信人 Thankyouforyourpatienceandcooperation Thankyouforyourconsideration Ifyouhaveanyquestionorconcers don thesitatetoletmeknow Ilookforwardtohearingfromyou ComplimentaryClose 礼貌结束语结尾致意要留意 弄清大家的关系才能选择用词 1 VeryFormal非常正规的 如给政府Respectfullyyours yoursrespectfully 2 Formal正规的 如给客户之间公司Verytrullyyours yoursverytrully yourstrully 3 Lessformal如给客户 Sincerelyyours yourssincerely Sincerely Cordiallyyours Yourscordially Cordially 4 Informal如给朋友 同事之间 Regards Warmregard Withkindestregards Mybest等Signature 签名邮件的末尾加上签名档 附加必要的个人信息 如姓名 职务 公司 电话 传真 地址等信息 但一般不超过4行 LocalOrganizingCommittePhone 7 3822 491 776Fax 7 3822 492 410E mail 2写作要求商务英语电子邮件写作应遵循的五C原则 商务英语电子邮件的正文写作应该遵循五C原则 即Correctness Conciseness Complete Clarity和Courtesy原则 准确原则由于商务英语电子邮件涉及的是商务活动双方的权利 义务关系 其准确性对商务治理与沟通至关重要 具体而言 不仅电子邮件的英语语法 标点符号和拼写要做到准确无误 电子邮件内容还要叙述准确 以免引起误会纠纷 简洁原则简洁原则是商务英语写作最重要的原则 指在不影响完整性和礼貌性的前提下 尽量使用简单句子和简短词语 一封拖沓冗长 措词复杂的电子邮件既浪费写的时间 也会给阅读者带来不必要的麻烦 故商务英语电子邮件应以简明扼要为第一要务 在具体写作中 商务英语电子邮件呈现出的句法特征是句子结构简单明了 有大量省略句和不完整句 其词汇特征是用语简洁 语言简明扼要 例1ItisverydifficulttosellmanholecoversinFrance ThisproductmusthavethequalitycertificateissuedinFrance 例2Price FOBShanghaiUSD96 PC 例3Hopeyoucanacceptit 例1中的两个单句具有明显的因果关系 但写并不使用表达因果关系的连接词如since because 这种舍长句 复合句 选短句 简单句 喜并列 弃从属的句法特征在商务英语电子邮件写作中十分常见 例2中缩略语的使用 例3中不完整句的选择 反映了与普通商务信函相比 商务电子邮件更倾向于非正式文体 更为口语化 完整原则商务电子邮件内容应力求具体 明确 完整 提供读者所需要的信息 尤其像盘 询问贸易条件等需要回函的电子邮件 更需要清楚完整 因为只有包含具体信息的邮件 才能达到良好的沟通效果 邮件是否完整 可以用5W1H来检验 即who when where what why和how 清楚原则商务英语电子邮件的写作要做到层次清楚 用词准确 具体表现在 例1Wewilldeliveryourgoodssoon 例2中significant一词意为明显的 不小的 语义模糊 故可以用具体数字替换 例2中soon表示不久 很快 语义不明确 没有指出具体的供货时间 可改为具体的年月日 礼貌原则商务英语电子邮件应遵循措词婉转 礼貌的原则 鉴于电子邮件直接影响到整个交易的成败 买卖双方应十分注重措辞方式 要婉转 礼貌 使对方轻易接受 在写作电子邮件时 可以通过使用虚拟语气 委婉语气等方法迂回地表达观点 提出要求 例1Ifitisnotforthelargerorderswereceivefromanumberofourregularcustomers wecouldnothavequotedforsuppliesevenatthatprice 例2Iwouldappreciateitifyoucouldgivemeyourbestquotationsfor65 000pieces 例1中虚拟语气和例2中委婉语气的使用 缓和了商务谈判的语气 既明确了自己的立场 又使对方的面子免于受损 语气自然诚恳 礼貌得体 很轻易为对方接受 3Sometips 注意事项 文法 1 切忌主客不分或模糊 2 句子不要零碎 3 结构对称 4 单复数前后一致 5 动词和主语要呼应 6 时态和语态不要转变太多 7 选词要正确 8 标点要正确 9 拼写要正确 10 大小写要注意 11 地址上的数字直接用阿拉伯数字 除了One Sometips 注意事项 文体 1 可读性 多用短句 2 注意段落的开头 一般来说 重要或强调的事情都放在信件或段落的开头 3 轻重有分 4 转接词要留神 5 修饰词的位置要留心 6 句子开头不要含糊不清的代词 7 用语要肯定准确 切忌含糊不清 8 立场观点一致 少用被动句 Sometips 注意事项 格调 1 式样和句子长度不要太单调 2 弱软的词可以加强一些 3 口语化比较受欢迎 4 英语电子邮件常用句式 Greetingmessage1 Hopeyouhaveagoodtripback 2 Howareyou 3 Howisyouprojectgoingon Initiateameeting1 IWanttotalktoyouoverthephoneregardingissuesaboutreportdeveopmentandthexxxproject 2 IwouldliketoholdameetingintheafternoonaboutourdevelopmentplanningfortheprojectA 3 we dliketohavethemeetingonOct30 sametime 4 Let smakeameetingnextMondayat5 30PM Sekeingformoreinformation1 Shallwehaveanyproblemaccessingthefolders pleaseletmeknow 2 Lookforwardtoyourfeedbacksandsuggestionssoon 3 Thankyouandlookforwardtohavingyouropinionontheestimationandschedule 4 Whatisyouropiniononthescheduleandnextstepsweproposed 5 Whatdoyouthinkaboutthis 6 Anyquestion pleasedon thesitatetoletmeknow 7 Anyquestion pleaseletmeknow 8 Plesecontactmeifyouhaveanyquestions 9 Pleaseletmeknow ifyouhaveanyquestiononthis 10 Pleaseletmeknowwhatyouthink 11 Yourcommentsandsuggestionsarewelcome 12 Feelfreetogiveyourcomments 13 Doyouhaveanyideaaboutthis 14 Ifwouldbeniceifyoucouldprovideabitmoreinformationontheuser sbehavior Givefeedback1 pleaseseecommentsbelow 2 Myanswersareinbluebelow 3 Iaddsomecommentstothedocumentforyourreference Attachment1 Ienclosetheevaluationreportforyourreference 2 Plesefindenclosedacopyforourpricelist 3 Plesefindtheattachedreportyouwillneedfortomorrow smeeting 4 Attachedisthedesigndocument pleasereviewit 5 Attachedpleasefindtoday smeetingnotes 6 Forotherknownissuesrelatedtoindividualfeatures pleaseseeattachedreleasenotes Pointlisting1 Todaywewouldliketofinishfollowingtasksbytheendoftoday 1 2 2 Someknownissuesinthisrelease 1 2 3 OurteamherereviewedthenewestSCMpolicyandhasfollowingconcerns 1 2 4 Herearesomemorequestions issuesforyou