电算化期末复习重点.pdf

电算化重点 1 名词解释 1 会计信息 按照一定的要求经过加工处理后的会计数据 按用途可 分为财务信息 管理信息和决策信息 2 会计信息系统 利用会计信息技术 对会计信息进行收集 存储 处理及传送 完成会计核算及监督 管理和辅助决策任务的信息系统 3 账套 在计算机会计信息系统中 每个企业的数据都存放在数据库 中 账套即为一组相互关联的数据库体系 4 自动对账 计算机根据对账依据自动进行核对和勾销 对账依据由 用户根据需要选择 方向和金额是必选条件 其他条件为票号相同 结 算方式相同 日期在多少天内之内 5 手工对账 对自动对账的补充 当使用完自动对账后 可能还有一 些特殊的已达账项没有对出来 而被视为未达账项 为保证对账更彻底 准确 可以用手工对账进行调整 6 关键字 游离于单元之外的特殊数据单元 可以用来唯一地标识一 个表页 用于大量表页中快速选择表页 7 组合单元 由相邻的同种单元类型的两个或更多的单元组成的单元 格 8 三维表 是一个文件 有多个相同的二维表堆叠在一起 确定某一 数据的位置 表页 行 列 9 舍位平衡公式 是将以元为单位的报表转换为以千元或万元为单位 的报表时 为保持数据的平衡而使用的公式 10 屏幕静态审核法 指计算机自动依次将审核的凭证显示在屏幕上 审核人员通过目测的方式对已输入的凭证进行检查 11 二次输入校验法 是将同一凭证输入两次 通过计算机比较两次输 入的凭证是否相同 从而检查输入错误的一种方法 12 会计软件 指专门用于完成会计工作的电子计算机软件 包括采用 各种计算机语言编制的一系列指挥计算机完成会计工作的程序代码和有 关的文档技术资料 13 正确性维护 指在软件运行中发生异常或故障时所进行的诊断维 护 14 会计信息系统内部控制 指为了保证会计信息系统的正确性 可靠 性和安全性 提高会计信息系统的运营效率 确保会计信息的准确可 靠 利用各种技术和手段对会计信息系统实施管理和控制的过程 第一章 会计信息系统 1 会计数据与会计信息 会计数据 在会计工作中记录下来的描述经济业务属性的数据 会计信息 按照一定的要求或需要经过加工处理后形成的有用会计数据 2 会计信息系统的含义及特点 会计信息系统的概念 利用会计信息技术 对会计信息进行收集 存 储 处理及传送 完成会计核算 监督 管理和辅助决策任务的信息系 统 计算机会计信息系统的特点 1 以计算机和互联网信息技术为主要工具 采用人 机结合方式 进行 相互操作 2 数据采集要求标准化 规范化 3 数据处理方式集中化 自动化 4 会计信息载体无纸化 5 财务和业务协同处理 6 会计信息的收集 处理动态化 实时化 三 会计数据处理的含义及三种方式 会计数据处理 对会计数据进行加工 生成管理所需的会计信息的过 程 一般要经过采集 录入 传输 加 工 存储 输出等环节 会计数据处理有三种方式 1 手工处理 半手工处理 2 机械化处理 3 电子计算机处理 四 会计信息系统对会计实务工作的影响有哪些 1 对会计实务未来发展的影响 2 对传统会计簿记含义的影响 3 对记账 结账 对账及会计报表期间概念的影响 4 对会计工作 组织的影响 5 对内部控制机制的影响 6 对会计数据处理流程的影响 7 对会计数据存储方式的影响 8 对会计数据及其采集方式的影响 9 对会计核算形式和方法的影响 10 对会计核算职能的影响 11 对企业财务和业务整合的影响 五 会计信息系统的构成要素 六 会计信息系统的基本操作流程 建立会计核算账簿体系 录入会计数据 复核会计数据 处理会计数据 输出会计信息 会计数据共享与传递 会计数据备份与恢复 第2章 系统管理和基础信息设置 1 系统管理的作用 系统管理是一个独立的模块 通过它对各子系统进行统一操作管理和数 据维护 为各子系统提供统一的运行环境 它本身不承担账套数据的输 入工作 是站在更高角度对所建账套和操作员进行管理 2 系统管理的主要功能 账套管理 一组紧密相关的数据 就财务核算功能而言 它指的是一个 独立核算单位所建立的账簿文件体系 不同的账套数据之间彼此独立 没有关联建立 功能 修改 删除 引入 恢复 输出 备份 年度帐管理 一个账套中包含了企业所有的数据 把企业数据按年度划 分 称为年度帐 功能 建立 清空 引入 把备份的账套数据恢复到新的账套系统 中 输出 把账套数据备份到指定的路径下 结转上年数据 操作权限管理 有权限登录系统 对系统进行操作的人员 角色 在企业管理中拥有某一类职能的组织 设置角色后 就可以定义角色的权限 当用户归属某一角色后 就相应 拥有了该角色的权限 并可对属于某角色用户的权限进行增加或删除的 调整 如用户不属于某角色 也可直接对该用户授权 一个角色可以拥有多个用户 一个用户也可以分属多个角色 系统管理员的功能权限 系统管理员负责整个系统的总体控制和数据 维护工作 他可以管理该系统中所有的账套 以系统管理员身份注册进 入 可以进行账套的建立 引入和输出 设置角色和用户 指定账套主 管 设置和修改用户的密码及其权限等 账套主管的功能权限 账套主管负责所选账套的维护工作 主要包括对 所选账套参数进行修改 对年度账的管理 包括年度账的建立 清空 引入 输出和结转上年数据 以及该账套操作员权限的设置 3 系统管理及基础信息设置操作流程 1 新用户操作流程 启动系统管理 以系统管理员身份注册进入系统管理 设置操作员 以 账套主管身份 新建账套 设置账套主管 注 册进入系统管理 设置操作员权限 启动子系统 2 老用户操作流程 启动系统管理 建立新年度账 结转上年数据 启动其他系统 进行新年度操作 基础信息设置 登录企业门户 进行基础设置 按实验资料输入数据 如 部门档案 职员档案 客户分类 供应商分类 地 区分类 客户档案 供应商档案 开户银行等 以上各项工作 建账 设置用户 分配权限 基础设置 都完成后 备份账套数据 账套 输出 选择要备份的账套 按系统提示进行备份 注意 每个实验项目备份一个文件夹 第三章 账务处理子系统 一 账务处理子系统的数据流程图 2 计算机账务处理子系统与手工账务处理的区别 1 数据处理的起点与终点不同 手工 起点为原始凭证 终点 编制并上报各种 会计报表 计算机 起点为原始凭证 记帐凭证和机制凭证 终点 输出帐簿和固定报表 而各种格式变动的内部 外部 报表交由专门的报表子系统完成 2 数据处理方式不同 3 数据的存储及输出方式不同 4 对账方式不同 三 账务处理子系统的主要功能模块有哪些 1 设置账套 2 设置会计科目 3 凭证输入 审核模块的设计 4 记账模块设计 5 自动转账模块设计 6 结账模块设计 7 账薄输出模块设计 8 人员管理模块设计 四 会计科目编码设计的意义及编码方式 会计科目代码设计的意义 1 保证会计科目的唯一性 2 简化会计数据的表现形式 有利于输入 储存和加工处理 传 输 3 通过有规则的编码方式 可使计算机自动判断科目的某些属 性 编码方式 群码 5 账务处理子系统的主要数据文件有哪些 其中凭证文件设计有哪几 种方式 各有何利弊 1 科目文件 KM DBF 其设计应能反应科目之间的层次关系 科目代码 科目名称 级别 父科目 明细 类 型 C 7 C 20 N 1 C 7 C 2 C 4 如 100201 银行存款 工行 2 1002 Y 资 产 科目文件的组织方式 以科目代码为关键字建立的索引文件组织方式 2 凭证文件 PZ DBF a 日期 凭证号 摘要 科目代码 借方金额 贷方金额 附件 录入 审核 记帐 03 15 02 01 1002 100 000 1 张 F 03 15 02 01 5101 100 000 1 张 F b 日期 凭证号 摘要 科目代码 借贷标志 金额 附件 录入 审核 记帐 01 1002 J 100 000 1 张 01 5101 D 100 000 1 张 c 设置两个文件 分别存放分录数据和非分录数据 二文件之间以凭 证 号为联系 1 凭证内容文件 PZH DBF 日期 凭证号 摘要 附件 录入 审核 记 帐 D 8 N 8 1 C 20 N 3 C 8 C 8 C 1 03 15 02 02 1 2 凭证分录文件 PZNR DBF 凭证号 科目代码 借贷标志 金额 N 8 1 C 8 N 12 2 N 12 2 02 1002 J 100 000 02 5101 D 100 000 3 科目余额及发生额文件 YE DBF 科目 科目 期初 借贷 借 方 贷 方 代码 名称 余额 方向 发生额 发生额 C 8 C 30 N 12 2 C 2 N 12 2 N 12 2 临时工作文件 4 明细账文件 MXZ DBF 日期 凭证号 摘要 借方 贷方 借或贷 余额 D 8 N 8 1 C 20 N 12 2 N 12 2 C 2 N 12 2 6 账务处理子系统的输入 输出内容是什么 输入内容及其输入方式 1 人工凭证 键盘输入 2 机制凭证 外部机制凭证 业务子系统对原始凭证进行处理 后 自动产生的凭证 自动传输 3 派生凭证 内部机制凭证 帐务子系统自身产生的凭证 自动传输 1 输出内容 明细账 时期数 科目余额表 时点数 会计报表 临时性输出 3 输出方式 屏幕显示 磁盘 打印输出 7 账务初始化模块的功能 内容及操作 1 科目设置的内容和功能 逐一输入科目的所有属性并保存 能增 加 修改 删除 查询科目等 2 设置科目的基本内容 代码 名称 类型 3 设置科目的辅助核算内容 日记账 银行账 外币账 数量金额 账 部门辅助账 往来单位辅助账 项目辅助账 八 凭证处理模块的功能及操作 1 主要功能 内容 对录入凭证进行正确性 合法性 有效性审 核 2 凭证录入方法 3 凭证审核的目的 a 发现凭证在输入过程中无法发现的错误 b 为记账提供标记 凭证输入及审核过程中的正确性检验措施 静态校验法 静态屏幕审 核法 二次输入校验法 4 凭证修改方法 1 未审核的错误凭证直接修改 2 已审核未记账的错误凭证首先取消审核 再修改 3 已记账的错误凭证 通过制作红字冲销凭 证或蓝字补充凭证来修改 有痕迹修改 5 凭证删除 冲销及查询方法 九 记账 结账模块的功能与操作 记帐处理过程 1 记帐凭证检验 2 保护记帐前状态 3 取临时凭证文件中已审核的凭证记录存入 历史凭证文件 4 根据凭证记录中的科目代码 更新汇总文件中相应科目的发生 额 并将其汇总到上级科目 5 如果取出记录的科目属于银行科目 则该记录记入单位银行对帐 文件 6 如果取出记录的科目属于辅助核算科目 则该记录记入有关辅助 核算账文件 7 删除临时凭证文件中已记帐的记录 记账功能及结账流程 功能 计算和结转各个会计科目的本期发生额和期末余额 同 时结束本月帐务处理工作 结账流程 1 停止本月的记帐工作 2 进行数据维护 3 试算平衡 4 将本月各帐户的期末余额结转下月 成为下月的期初余 额 若是年末结账 则自动产生下年度的账簿文件 5 设置结账标志 十 银行对账模块的功能与操作 初次使用 4步骤 录入银行对账期初 录入银行对账单 银行对账 编制余额调节表和核 销已达账 第一次使用银行对账功能前 系统要求录入日记账及对账单未达账项 在开始使用银行对账功能之后不再使用 非初次使用三步骤 银行对账单的录入方法及方向 录入银行对账单 银行对账单余额方向为借方 借方发生表示银行存款增加 贷方发生表 示银行存款减少 所以 录入对账单时 借贷方向应互换 银行对账单余额方向为贷方 借方发生表示银行存款减少 贷方发生表 示银行存款增加 所以 录入对账单时 按对账单原方向 两种对账方法 对账方向 1 自动对账 由计算机根据设定的对账条件自动在银行日记账和银行对账单之间寻找 完全相同的记录进行逐笔核对或勾销 对账条件 支票号 金额 相同 或 结算方式 支票号 金额 相同 2 手工对账 对自动对账的补充 由出纳人员判断已达账项并在屏幕上进行手工勾 销 做勾销标记 对账单余额方向为借方 对账时 银行对制单与日记账方向一致 两清 对账单余额方向为贷方 对账时 银行对制单与日记账方向相反 两清 十一 自动转账模块的功能 操作步骤及操作中应注意的问题 功能 将自动转帐凭证的摘要 借贷方科目 金额计算公式定义 好并保存 即定义转帐凭证模板 两大步骤 会自定义公式 正确生成顺序 操作步骤 第四章 会计报表子系统 1 UFO报表系统的主要功能 1 提供各行业的报表模板 2 文件管理功能 能生成报表文件 批命令文件和菜单文件 能进行不同文件格式的转换 支持多窗口显示和处理 可同时打开40多个文件和图形 提供标准财务数据 导入 导出 功能 可以和其他流行财 务软件交换数据 3 格式管理功能 4 数据处理功能 5 图表功能 6 打印功能 7 二次开发功能 二 UFO的基本概念 表单元 由纵向表格线和横向表格线将表体划分成的方格 是组成报表 的最小单位 单元的三种类型 数值单元 存放的数据是数字 字符单元 存放的数据是文字 表样单元 报表的格式 定义一个没有数据的空表所 需的所有文字 符号 或数字 报表处理的两种状态 格式状态 在该状态下进行格式设计的操作 报表格式和公式设计在该状态下进行 数据状态 在该状态下进行数据管理 在数据状态下看到的是报表的全部内容 包括格式和数据 在数据状态下不能修改报表的格式 关键字及其内容 关键字设置 录入 其实质是一个计算机的取值函 数 编制报表时由系统自动在相应位置填列编制单位名称和报表编制的 年 季 月 日等 并作为取数依据 关键字可用来唯一标识一个表 页 六种 单位名称 单位编号 年 季 月 日 关键字设置 格式状态 关键字录入 数据状态 三维表 多个相同的二维表叠在一起称为三维表 确定某一数据的位 置 表页 行 列 三维表间的四维运算 三维表间的相互取数运算 确定某一数据的位置 表名 表页 行 列 例 资产负债表第三页的D4单元 表示为 资产负债表 D4 3 3 会报表格式设计及定义报表公式 1 格式设计 1 定义报表尺寸 2 设置报表行高 列宽 3 画表格线 4 登录表头 5 设置表元风格 6 定义组合单元 整体组合 按行组合 按列组合 7 设置可变区 8 设置关键字 什么作为关键字 所在位置 9 输入表尾辅助文字信息 2 格式修改 1 表头 表尾的修改 2 行 列的增减 一 报表公式种类 1 计算公式 单元公式 定义了报表数据之 间的运算关系 可以实现报表管理系统从 其他子系统取数 2 审核公式 利用报表数据间的勾稽关系检查 报表数据是否正确的公式 3 舍位平衡公式 将以元为单位的报表转换为以千元或万元为 单位的报表时 为保持报表数据的平衡而使用的公式 报表计算公式的编辑 1 自总账取数的函数 账务函数 函数名 科目编码 会计期间 方向 账套号 会计 年度 编码1 编码2 2 自本表表页取数的函数 PTOTAL PAVG PMAX PMIN 3 自本表他页取数的函数 SELECT 例 E SELECT C 年 年 and 月 月 1 4 自其他报表取数的函数 例 C1 利润表 REP B2 2 三 报表审核公式的编辑 审核公式由验证关系公式和提示信息共同组成 例 P395 四 舍位平衡公式的编辑 编辑公式时 应将原表中所有的平衡关系都找出来 不得 遗漏 书写时 每个公式占一行 各公式后用逗号 分开 最后一条公式之后不写逗号 平衡公式书写顺序应为统计过程的逆方向 四 报表的编制 自定义 利用模板 五 报表中变动数据的获取途径 1 账务处理系统 2 同一报表文件不同表页和其它报表文件 3 本表 4 系统外部 5 其它会计软件 六 报表公式有哪三种类型 运算公式 审核公式 舍位平衡公式 七 会舍位平衡公式设计及操作 第五章 工资子系统 1 工资子系统的特点及系统目标 特点 1 政策性强 涉及面广 2 工资核算项目繁多 3 计算方法复杂 规律 4 计算重复 数据量大 5 时间性强 精确性高 6 原始数据来源分散 系统目标 1 输入进行工资计算和管理的有关数据 2 及时处理人员变动及调资等数据修改 3 计算工资 按比例计提福利费 工会经费 4 逐级汇总各级部门的工资费用 5 票面分解 6 进行工资分配 并自动编制转帐凭证 7 正确计算并代扣个人所得税 8 提供丰富的查询功能 9 打印输出各种帐表 2 工资子系统的数据流程图及功能模块 三 工资管理系统的业务操作流程 扣零处理的含义 哪几种扣零方 式 工资项目设置 工资计算公式设置 工资分摊 扣零处理 每次发放工资时零头扣下 积累取整 于下次工资发放时补 上 扣零类型 扣零至元 扣零至角 扣零至分 工资分摊 设置分摊类型 设置分摊计提比例 设置分摊基数 借 贷方科目 生成凭证 第6章 固定资产子系统 1 固定资产子系统的特点及系统目标 特点 1 数据核算及存储量大 2 日常业务处理少 3 数据处理方式简单 4 与账务子系统和成本子系统存在数据传递关系 5 管理要求高 系统目标 1 初始设置 2 固定资产卡片管理 卡片录入 修改 删除 处理固定资 产的增减变化业务 3 折旧管理 计算折旧并形成折旧分配表 4 自动转账 自动生成固定资产增加 减少凭证和计提折旧 的凭证并传递到总账系统 5 帐表查询 2 固定资产子系统的数据流程图及功能模块 3 固定资产子系统的主要数据文件及输入 输出内容 1 固定资产卡片文件 kp dbf 代码 原价 使用 净残 类别 部门 折旧 累计 来源码 年限 值率 代码 代码 方式 折旧 c 7 n 11 2 n 2 n 11 4 c 4 c 4 c 40 n 11 2 c 2 2 固定资产增加文件 zj dbf 结构同卡片文件 只增加了 处理标记 字段 3 固定资产减少文件 js dbf 日期 编号 代码 减少原因码 处理标记 d 8 n 4 c 7 c 2 c 1 4 固定资产内部调动文件 dd dbf 日期 编号 代码 原部门代码 新部门代码 d 8 n 4 c 7 c 4 c 4 5 折旧计算文件 zj dbf 部门 部门 费用科目 费用名称 折旧额 代码 名称 代 码 代 码 c 4 c 20 c 7 c 20 n 11 2 001 厂办 5502 管理费用 10000 00 002 人事科 5502 管理费用 8000 00 011 一车间 4105 制造费用 5000 00 1 输入内容 初始输入 固定资产卡片 新 增 固定资产卡片 减 少 固定资产减少通知单 内部调动 固定资产内部调动通知单 1 输出内容 固定资产卡片 固定资产增减变动表 部门折旧统计表 折旧费用分配表 部门别固定资产统计表 4 固定资产系统的业务操作流程 第七章 会计信息系统项目的组织实施与管理 1 会计信息系统实施的主要阶段及工作内容 会计电算化信息系统总体规划的内容 书上152面 二 会计电算化系统建设时硬件结构体系主要有哪几种 各适用什么单 位 硬件结构体系主要由以下几种 1 单机结构 适用于核算简单 规模很小的单位 2 多用户结构 适用于经济业务量大 地理分布较集中 资金雄厚且 具有一定维护能力的中小企业 3 局域网结构 适用于大中型企业 4 互联网结构 适用于企业集团和跨国公司 3 会计软件的含义及分类 会计软件是指专门用于完成会计工作的电子计算机软件 包括采用各种 计算机语言编制的一系列指挥计算机完成会计工作的程序代码和有关的 文档技术资料 会计软件的分类 通用会计软件与定点开发会计软件 专用会计软件 核算型会计软件与管理型财务软件 国外软件与国内软件 四 软件配置方式有哪几种 购买会计软件应考虑 哪些因素 配置方式 自行开发 购买软件 购买与自行开发相结合 考虑因素 1 考虑会计软件运行的硬件平台和软件平台 2 是否通过了省级以上财政部门的评审 3 软件功能是否满足本单位业务处理的要求 适用性 4 考察软件的灵活性 开放性与可扩展性 能适应新 的业务处理流程 进行二次开发 5 选择有良好信誉和售后服务的软件厂家 6 考虑软件的成本情况 软件购置费 技术培训费 维护服务费 安