城建档案归档操作指导书

第 1 页 共 11 页 招商局地产控股股份有限公司招商局地产控股股份有限公司 城城建建档档案案归归档档操操作作指指导导书书 本指引适用于各区域总部 城市 项目公司及项目部的档案管理人员 旨在 规范档案的日常管理的工作标准 一一 城建档案的归档时间城建档案的归档时间 1 根据建设程序和工程特点 归档可以分阶段分期进行 也可以在单位或 分部工程通过竣工验收后进行 2 各公司 项目应在项目施工过程中督促施工单位及时收集工程文件并整 理立卷 定期组织专业工程师 监理单位对归档的建设工程文件的完整 准确 系统情况和案卷质量进行审查 3 各公司 项目应在项目竣工后及时组织施工单位进行档案验收 并及时 向当地城建档案馆移交项目竣工档案 二 城建档案归档的质量要求二 城建档案归档的质量要求 1 纸质文件归档的质量要求 归档的文件材料应为原件 归档文件材料的内容及其深度必须符合国家有关工程勘察 设计 施 工 监理等方面的技术规范 标准和规程 归档文件材料的内容必须真实 准确 与工程建设实际相符合 归档的文件材料应采用耐久性强的书写材料 如碳素墨水 蓝黑墨水 不得使用易褪色的书写材料 如 红色墨水 纯蓝墨水 圆珠笔 复 写纸 铅笔等 归档的文件材料应字迹清楚 图样清晰 图表整洁 签字 盖章手续 完备 归档的文件材料中文字材料幅面尺寸规格宜为 A4 幅面 297mmX210mm 图纸采用国家标准图幅 归档文件材料的纸张应采用能够长期保存的韧力大 耐久性强的纸张 图纸一般采用蓝晒图 竣工图应是新蓝图 计算机出图必须清晰 不 得使用计算机出图的复印件 所有竣工图应加盖竣工图章 且应满足以下要求 竣工图章的基本内容应包括 竣工图 字样 施工单位 编制人 审核人 技术负责人 编制日期 监理单位 现场监理总监 竣工图章的尺寸按国标规格为 50mmX80mm 样式见示例图 2 1 第 2 页 共 11 页 竣工图章应使用不易褪色的红印泥 盖在图标栏上方空白处 竣工图章示例如下 图 1 竣竣 工工 图图 施工单位 编制人审核人 技术负责人编制日期 监理单位 总 监现场监理 图 1 竣工图章示例 利用施工图改绘竣工图 必须标明变更 修改依据 凡施工图结构 工艺 平面布置等有重大改变 或变更部分超过图面1 3 的 应当重 新绘制竣工图 不同幅面的工程图纸应按 技术制图复制图的折叠方法 GB 10609 3 89 统一折叠成 A4 幅面 图标栏露在外面 2 电子文件归档的质量要求 电子文件能通过指定的设备和软件完整 清晰再现 电子文件内容真实 完整 准确 与修改完善的竣工图纸内容和版本一 致 电子图签栏的人员姓名应输入齐全 各种管线测量点和技术要素数 据必须注记完整 与竣工图纸及技术要素表的各种技术要素数据完全一 致电子印章和电子签名齐全 电子文件归档时应包括相应的背景信息和元数据 以及保证电子文件 完整再现的其它非通用软件工具 对无固定的引用块文件应固定在所在 图的位置 同时存在相应的纸质或其他载体形式的文件时 电子文件应在内容 相关说明及描述上 与其保持一致 80 1577777 50 第 3 页 共 11 页 应编制相应的电子文件归档目录 电子文件归档目录可采用Word 或 Excel 或文本编辑器编制 电子文件名宜采用二位以上便于核对的汉语 拼音名或相应的英文或数字作为代号名 也可以直接用不带汉语的图号 命名 电子文件代号名与电子文件文档目录的代号名应完全一致 文字型电子文件以 XML RTF TXT 为通用格式 竣工图电子文件应为 CAD 的 DWG 格式 建筑效果图电子文件应为 JPG 格式 纸质文件的扫描 电子文件通用格式为 JPEG 或 TIFF 黑白扫描 200dpi 的分辨率 视 频和多媒体电子文件以 MPEG Avl 为通用格式 音频电子文件以 WAV MP3 为通用格式 三 档案的整理三 档案的整理 档案整理工作 就是档案的分类 组卷 编目等 1 组卷 组卷原则 建设工程文件应真实和完整 应遵循建设工程文件的自然形成规律 保持卷内文件的有机联系 文字材料与竣工图分别组卷 便于档案的保管和利用 一个建设工程由多个单位工程组成时 工程文件应按单位工程分别组卷 由若干个施工单位共同承担的项目 工程文件应按照 谁施工 谁编制 的原则分别组卷 组卷方法与卷内文件排列 1 组卷方法 按照建设程序 即工程准备阶段的文件 监理文件 施工文件 竣工图 竣 工验收文件五部分分别组卷 工程准备阶段文件按建设程序 专业 形成单位等组卷 监理文件按单位工程 分部工程 专业 工程阶段等组卷 施工文件按单位工程 分部工程 专业 工程阶段等组卷 竣工图按单位工程 专业组卷 竣工验收文件按单位工程组卷 2 组卷过程中应注意 案卷不宜过厚 一般不超过 40mm 案卷内不应有重份文件 不同载体的文件一般应分别组卷 第 4 页 共 11 页 3 卷内文件的排列 文字材料按事项 专业顺序排列 同一事项的请示和批复 同一文件的正本 与定稿 正件与附件不能分开 并按批复在前 请示在后 正本在前 定稿 在后 正件在前 附件在后的顺序排列 图纸按专业排列 同专业图纸按图号顺序排列 既有文字材料又有图纸的案卷 文字材料排前 图纸排后 2 案卷的编目 卷内文件均按有书写内容的页面编号 每卷单独编号 页号从 1 开始 页号编写位置 单面书写的文件在右下角 双面书写的文件 正面在右下角 背面在左下角 折叠后的图纸一律在右下角 成套图纸或印刷成册的科技文件材料 自成一卷的 原目录可代替卷内目录 不必重新编定页码 案卷封面 卷内目录 卷内备考表不编定页号 卷内目录的编制 1 卷内目录式样宜符合本规范附录 A 的要求 2 序号 以一份文件为单位 用阿拉伯数字从 1 依次标注 3 责任者 填写文件的直接形成单位和个人 有多个责任者时 选择两个主要 责任者 其余用 等 代替 4 文件编号 填写工程文件原有的文号或图号 5 文件题名 填写文件标题的全称 6 日期 填写文件形式的日期 7 页次 填写文件在卷内所排的起始页号 最后一份文件填写起止页号 8 卷内目录排列在卷内文件首页之前 卷内备考表的编制 1 卷内备考表的式样宜符合本规范附录 B 的要求 2 卷内备考表主要标明卷内文件的总页数 各类文件页数 照片张数 以及 立卷单位对案卷情况的说明 3 卷内备考表排列在卷内文件的尾页之后 案卷封面的编制 1 案卷封面印刷在卷盒 卷夹的正表面 也可采用内封面形式 案卷封面的式 样宜符合附录 C 的要求 2 案卷封面的内容应包括 档号 档案馆代号 案卷题名 编制单位 起止日 期 密级 保管期限 共几卷 第几卷 第 5 页 共 11 页 3 档号应由分类号 项目号和案卷号组成 档号由档案保管单位填写 4 档案馆代号应填写国家给定的本档案馆的编号 档案馆代号由档案馆填写 5 案卷题名应简明 准确地提示卷内文件的内容 案卷题名应包括工程名称 专业名称 卷内文件的内容 6 编制单位应填写案卷内文件的形成单位或主要责任者 7 起止日期应填写案卷内全部文件形成的起止日期 8 保管期限分为永久 长期 短期三种期限 永久是指工程档案需永久保存 长期是指工程档案的保存期限等于该工程的使用寿命 短期是指工程档案保存 20 年以下 同一案卷内有不同保管期限的文件 该案卷保管期限应从长 9 密级分为绝密 机密 秘密三种 同一案卷内有不同密级的文件 应以高密 级为本卷密级 卷内目录 卷内备考表 案卷内封面应采用 70g 以上白色书写纸制作 幅面 统一采用 A4 幅面 案卷装订 1 案卷可采用装订与不装订两种形式 文字材料必须装订 既有文字材料 又 有图纸的案卷应装订 装订应采用线绳三孔左侧装订法 要整齐 牢固 便 于保管和利用 2 装订时必须剔除金属物 3 案卷装具一般采用卷盒 卷夹两种形式 卷盒的外表尺寸为 310mmX220mm 厚度分别为 20 30 40 50mm 卷夹的外表尺寸为 310mmX220mm 厚度一般为 20 30mm 卷盒 卷夹应采用无酸纸制作 4 案卷脊背 案卷脊背的内容包括档号 案卷题名 式样宜符合附录 D 四 竣工图的编制四 竣工图的编制 1 竣工图类型 利用施工蓝图改绘的竣工图 在二底图上修改的竣工图 重新绘制的竣工图 三种类型的竣工图报送底图 蓝图均可 修改时注意的问题 第 6 页 共 11 页 原施工图纸目录必须加盖竣工图章 作为竣工图归档 凡有作废 补充 增加或修改的图纸 均要在原施工图目录上标注清楚 即作废的图纸在目 录上扛掉 补充的图纸在目录上列出图名 图号 按施工图施工而没有任何变更的图纸 在原施工图上加盖竣工图章 做为 竣工图 如某一张施工图由于改变大 设计单位重新绘制了修改图的 应以修改图 代替原图 原图不再归档 凡是洽商图做为竣工图的 必须按竣工图标准进行必要的制做 某一条洽商可能涉及到二张或二张以上图纸 某一局部变化可能引起系统 变化 凡涉及到的图纸和部位均应按规定修改 不能只改其一 不改其二 不允许将洽商的附图原封不动地贴在或附在竣工图上做为修改 也不允许 将洽商的内客抄在蓝图上做为修改 凡修改的内容均应改绘在蓝图上或用 做补图的办法附在本专业图纸之后 某一张图纸 根据规定的要求 需要重新绘制竣工图时 应按绘制竣工图 的要求制图 改绘时的注意事项 字字 线线 墨墨水水使使用用的的规规定定 字 采用仿宋字 字体的大小要与原图采用字体的大小相协调 严禁 错 别 草字 线 一律使用绘图工具 不得 徒手绘制 墨水 使用黑色墨水 严禁用圆珠笔 铅笔和非黑色墨水 施施工工蓝蓝图图的的规规定定 改绘竣工图所用的施工蓝图一律为新图 图纸反差要明显 以适应 缩微等技术要求 凡旧图 反差不好的图纸不得作为改绘用图 修修改改方方法法的的规规定定 施工蓝图的改绘不得用刀刮 补贴等方法修改 修改后的竣工图纸不 得有污染 涂抹 复盖等现象 修修改改的的内内容容和和有有关关说说明明均均不不得得超超过过原原图图框框 2 重新绘制竣工图 工程竣工后 按工程实际重新绘制竣工图 虽然工作量大 但能保证质 量 重新绘制时 要求原图内容完整无误 修改的内容也能准确 真实地反映 在竣工图上 绘制竣工图要按建筑制图规定和要求进行 必须参照原施工图和 该专业的统一图示 并在底图的右下角绘制竣工图图签 第 7 页 共 11 页 五 图纸折叠方法五 图纸折叠方法 1 一般要求 1 图纸折叠前要按裁图线裁剪整齐 其图纸幅面均需符合表3 1 和图 3 6 的规定 基基本本幅幅面面 代代号号 0 01 12 23 34 4 b 1 841 11 89 594 84 1 420 59 4 297 4 20 297 2 10 c105 a25 表 3 1 注 1 尺寸单位为毫米 2 图面折向内 成手风琴风箱式 3 折叠后幅面尺寸应以 4 图纸基本尺寸 297mm 210mm 为标准 4 图标及竣工图章露在外面 六 城建档案的归档 1 深圳地区的档案一式三套 一套 原件 由公司档案室存档 一套 原件 移交深圳市城建档案馆保存 一套 复印件 存物业公司 2 外地公司的档案需一式四套 一套 原件 交公司总部档案室存档 一套 原件 移交当地档案馆保存 一套 复印件 存物业公司 一套 复印件 自行留存 3 移交档案时 应办理移交手续 填写移交目录 双方签字 盖章后交接 第 8 页 共 11 页 附录 A 卷内目录式样 卷 内 目 录 序 号 文件 编号 责任者文件题名日期页次备注 10202070201515 210 尺寸单位统一为 mm 比例 1 2 297 15 X 152035 第 9 页 共 11 页 附录 B 卷内备考表式样 210 尺寸单位统一为 mm 25 35 297 15 卷 内 备 考 表 本案卷共有文件材料 页 其中 文字材料 页 图样材料 页 照片 张 说明 立卷