秘书的含义等PPT课件.ppt

秘书的定义 涵义秘书的职业特征秘书的作用与特点 1 秘书学是一门研究秘书活动及其规律的科学 从人类有了社会组织和文字 就形成了文牍性很强的秘书工作 有了国家 便出现了为统治者服务的国家秘书工作 秘书 在我国是政府机关 企事业单位普遍设置的一种行政职位 在世界范围内是最广泛的社会职业之一 对社会的发展起着不可缺少的作用 所以 研究秘书工作的规律 研究秘书人员的任职要求 就成为现代社会发展的一种必要 2 社会流传的说法 端个茶 递个水 开开车门 跑跑腿 眼观六路 耳听八方 胆大心细 遇事不慌 腿勤嘴紧 头脑灵光 能掐会算 亦文亦商 端茶递水 样样擅长 3 一 秘书的涵义 在我国 秘书 一词历史久远 在不同的历史时期 秘书 的内涵也有所不同 就世界范围来看 关于 秘书 的说法也各有不同 有从字面上解释的 秘密文字工作者 也有用比喻说明的 领导的参谋与助手 这些说法都有一定的止确性 但又不够科学和确切 从秘书学研究的角度来说 秘书的涵义在学术界有较普遍的四种说法 4 宫中秘藏之书辅臣与书记行政职位社会职业 5 关于 秘书 定义发展过程的补充关于秘书的定义 在我国20世纪80年代以后 大体出现了这样一些具有代表性的提法 一是秘书助手说 二是秘书参谋说 三是工作人员说 四是职务说 五是职业说 6 秘书是社会主义国家工作人员职务名称之一 其职责是协助领导综合情况 研究政策 密切各方面工作的联系 办理文书 档案 人民来信来访 会务工作以及其他日常行政事务和交办事项 在党政机关 企业事业单位从事这一类工作的干部 统称为秘书工作人员 或简称为秘书 王千弓 秘书学与秘书工作 1984 7 张金安 常崇宜在 秘书学概论 1983年出版 中认为 秘书是一种职务 也应当是一种职称 是领导的耳目 助手和参谋 8 秘书是身处领导机构或附着个人 撰制掌管文书 辅助决策 并处理日常事务的服务人员 张家仪 也谈 秘书 的定义 1986 9 秘书是在管理系统决策者近身 以沟通信息 参谋决策 处理事务的综合职能 辅助决策者有效控制全局的工作人员 张清明等的 关于秘书定义的思考 1986 10 秘书是领导 专家 管理人员在履行其职务时的辅助人员 杨永清 领导 秘书 智囊 1986 11 秘书 在我国现代主要指党和政府机关 企事业单位 社会团体 军队 院校内的一种行政职位 其主要职责是辅助管理 综合服务 主要工作是撰拟文稿 管理文书 接待来访 管理会议 调查研究 处理信息 办理事务 参谋咨询 联络协调等工作 袁维国主编 秘书学 1990 12 秘书 专门从事办公室程序性工作 协助领导处理政务及日常事务并为领导决策及其实施服务的人员 劳动部文件同时规定其 适用范围 本标准运用于在机关 团体 企事业 涉外机构等组织中 从事秘书工作的人员 也适用于有志从事秘书工作的人员 秘书职业技能标准 劳动部1997 2003年修订时将 领导 改为 上司 13 二 秘书的类别和层次 秘书作为一个职业大类 如同教师 医生等一样 在横向上有类别 在纵向上有层次之分 1 秘书的类别 秘书人员由其所服务的单位性质不同而有大体的分类 服务于政府机关的通称为 机关秘书 服务于工矿企业的统称为 企业秘书 服务于私人的则称 私人秘书 另外 还有 商业秘书 涉外秘书 等的分法 14 同在政府机关和某种企事业单位工作的秘书 则又因其工作内容或专业不同而有更细的划分 主要从事日常事务行政工作的被称为 行政秘书 主要管理机密文件的被称为 机要秘书 主要从事撰文拟稿的被称为 文字秘书 高等院校则有 教学秘书 科研秘书 行政秘书 之分 这些分类 基本上符合我国的实际情况 15 2 秘书的层次 秘书人员因其所在服务机关 单位的层次和规模不同 引起工作的职务 性质以及学历 能力 资历不同 在纵向上有层次之分 16 我国政府机关的秘书 因其职务 职责而有相应的行政级别 如中央的秘书可达正部级 省部级的秘书可达正厅级 地市厅局的秘书可达正处级 县团处的秘书可达科级 有的职务名称反映其级别 如各级机关秘书长 办公厅 室 主任 秘书处长 秘书科长 17 通常的分法是省 厅两级的秘书人员成为 高级秘书 处 科两级的秘书人员成为 中级秘书 科员级以下的秘书人员则成为 初级秘书 北京有一种通俗的说法 高级秘书是动脑子出点子的 中级秘书是动手摇笔杆子的 初级秘书是跑腿办事的 人们对秘书工作的粗浅认识 端个茶 递个水 开开车门 跑跑腿 应该指的就是 初级秘书 18 西方国家的政府机关的秘书均属文官系统 有明确的层级划分 对职责 学历 资历各有要求 如英国就分为四个等级 行政级 政府首脑和各省部长的主要助手和顾问 多数出身于名牌大学并受过专业培训 而且被规定不得参与政党活动 19 执行级 处理日常事务 一般毕业于文官学院或行政学院 文书级 记录 撰写 处理日常行政事务 一般为大专毕业生 助理文书 打字 速记 缮印 接待等工作人员 女性居多 一般为高中毕业经过短期职业培训者 20 三 秘书的职业特征 秘书既是行政人员的一部分 又是一种社会职业 与其他职业相比 有他自己的特征 21 l 服务的直接性 分两种情况 群体为群体服务 一对一服务 服务的直接性体现在 秘书的工作内容与领导是一致的 领导做什么秘书也做什么 秘书做工作几乎都是领导亲自指派 直接安排的 秘书也向领导请示 汇报 秘书做工作直接对领导负责 其结果成败与领导直接有关 22 2 工作的稳定性 3 知识化 年轻化 女性化 23 四 秘书工作的内容 特点和作用 l 秘书工作的内容 美国把秘书工作用 文书 事务 一般管理 来概括 这在世界上是有一定代表性的 许多西方公司在录用新秘书之后 人事部门会给秘书一份 职位说明表 逐一列出秘书应做的工作 有的公司从大到 文件拟稿 会议安排 小到 给客人送咖啡 购买文具 等不下20项 24 结合我国实际情况 尤其是近20年来秘书工作有所发展 与国际上越来越接近的现实状况 我国政府机关与企事业单位的秘书工作大致有以下15项 文书撰写 上司口述或会议记录 整理 文件起草 修改 润色等 文书制作 打字 复印 编排 装订 文书处理 收发 传递 办理 保管 立卷 25 档案管理 归档 鉴定 管理 提供 会议组织 准备 记录 文件 善后 调查研究 计划 实施 分析 研究 信息资料工作 收集 整理 提供 储存 26 信访工作 群众来信来访或顾客投诉处理 接待工作 日常来访与计划来访接待 安排 服务 协调工作 政策研究 工作 地区 部门人事关系等 督察工作 政策推行或决议实施的监督 检查 27 日程安排 为上司安排工作日程 会晤及差旅事宜 日常事务 通讯 联络 值班 生活 管理 办公室管理 环境 设备 经费 其他临时交办事项 28 2 秘书的工作要求 四个转变 由单纯地办文办事转变为既办文办事又出谋献策 由单纯地传递信息转变为综合处理信息 由被动服务转变为主动服务 由凭老经验办事转变为科学化管理六个强调 强调调查研究工作 强调信息工作 强调信访工作 强调协调工作 强调督察工作 强调党务 政务服务工作 29 3 秘书工作的性质与特点 辅助性 辅助 是相对 主导 而言的 辅助 是指在主导的领导 指挥 控制之下 又是从旁帮助主导完成共同的目标 地位再高的秘书官员也终究是逼他更高一级的领导的助手 即使是联合国秘书长 他也是为执行联合国决议 推行联合国工作而存在的 也可以说是联合国所有首脑的工作助手 各级秘书长必须认清工作的辅助性质