外贸函电书写格式.ppt

EssentialsandFormsofBusinessLetter writing 商业信函的组成部分和格式 1 7CofBusinessLetter 1 Courtesy礼貌2 Consideration体谅3 Completeness完整4 Clarity清楚5 Conciseness简洁6 Concreteness具体7 Correctness正确 Abusinessletteriswrittenforthepurposeofrequestingorconveyinginformation makingarrangementsforbusinessactivitiesordealingwithmattersconcerningbusinessnegotiations Whatonewritesshouldbefreefromgrammaticalblemishes andalsofreefromtheslightestpossibilityofbeingmisunderstood Clarity concisenessandcourtesyaretheessentialqualitiesofbusinessletters Moreover completecontents correctinformationandlanguage concreteideasandconsiderationforthecustomers needsarealsoimportant Althoughalessconventionalandfriendlierstyleispreferrednowadaysinbusinessletterwriting itisstillbettertofollowasetstandarddeterminedbycustomasthebusinessworldhasbecomeaccustomedtosuchestablishedpractices PartsofaBusinessLetter信件组成部分 EssentialParts必要部分1 Theletterhead信头2 Thedateline日期3 Theinsidenameandaddress收信人名称地址4 Thesalutation称呼5 Thebodyoftheletter信文6 Thecomplimentaryclose结尾敬语7 Thesignature落款 OptionalParts附加部分8 Theattentionline具体收信人9 Thesubjectline事由10 Thereferencenotation案号11 Theenclosure附件12 Thecarboncopynotation抄送13 Thepostscript附言 1 ChinaNationalCereals OilsandFoodstuffsImp ExpCorp 8JianguomenNeiDajieBeijing10005 ChinaTelephone 86 10 6526 8888Fax 86 10 6527 6028E mail carl 10 OurRef YourRef 2 Date 15thNovember 20 3 MessrsH Ronald Co 556EastcheapLondon E C 3 England8 Attention ImportDept 4 DearSirs 9 AquaticProducts5 Wethankyouforyourenquiryof5November Incompliancewithyourrequest wearesendingyouherewithacopyofourillustratedcatalogueandaquotationsheetforyourreference Allpricesaresubjecttoourconfirmationforouraquaticproductshavebeensellingwellthisseason Therefore wewouldsuggestthatyouadviseusbyafaxincaseofinterest Weawaityourearlyfavorablereply 6 Yourstruly 7 ChinaNationalCereals OilsandFoodstuffsImp ExpCorp Sig Manager 10 QS AN11 Enclosures12 ccourShanghaiBranchOffice13 P S WerequirepaymentbyL CforatotalvaluenotexceedingUSD50 000 信函组成部分示例 组成部分分项示例 1 ChinaNationalCereals Oils FoodstuffsImp ExpCorp 8JianguomenNeiDajieBeijing10005 ChinaTelephone 86 10 6526 8888Fax 86 10 6527 6028E mail carl OurRef YourRef 2 Date 15thNovember 20 5 Wethankyouforyourenquiryof5November Incompliancewithyourrequest wearesendingyouherewithacopyofourillustratedcatalogueandaquotationsheetforyourreference Allpricesaresubjecttoourconfirmationforouraquaticproductshavebeensellingwellthisseason Therefore wewouldsuggestthatyouadviseusbyafaxincaseofinterest Weawaityourearlyfavorablereply 6 Yourstruly 7 ChinaNationalCereals OilsandFoodstuffsImp ExpCorp Sig Manager 结尾敬语 10 QS AN11 Enclosures12 ccourShanghaiBranchOffice13 P S WerequirepaymentbyL CforatotalvaluenotexceedingUSD50 000 LayoutofaBusinessLetter商业信函的格式 ThreemajorformsIndentedForm缩格式BlockedForm齐头式ModifiedBlockedForm改良齐头式 缩格式示例 日期靠右 具体收信人和事由居中 段首缩格 结尾敬语和落款偏右 除信头外全部左对齐 段落之间用空格 齐头式示例 案号和日期靠右 落款偏右 改良齐头式示例 各部分写法 信头和收信人名称 地址英语 名称在上 地址在下地址先小后大中文 名称在上 地址在下地址先大后小 名称 地址 AUKaddress AirEnvironmentalMechanicalEquipmentLimited2076WestMainStreetDevon EX140RAU K 公司名称 门牌号 街道 城市 邮编 在国家之前 国家 中国地址名称用英文写 SinochemJiangsuImportandExportCorporationJiangsuInternationalBusinessMansion 50ZhonghuaRoad Nanjing210001 P R China 单位名称 门牌号 大楼名称 街道 邮编 在国家之前 城市 国家 用汉语拼音直译 一个地名只大写第一个字母例如 河南新乡青岛 Xinxiang Henan XinXiang HeNan 可用缩写 Rd Road Fl Floor Ave Avenue 中国地名的翻译规范 日期 位置 美式 在信头和收信人名称地址之间英式 通常在收信人名称地址之下均可以齐头 也可以靠右写法 美式 月 日 年英式 日 月 年 美式日期举例 日期 信头 收信人名称地址 英式日期举例 日期 收信人名称地址 称呼 信头 日期写法注意事项 月份最好用文字 如 1 2ndMay 20 2 2May 20 3 September21st 20 4 September21 20 5 25Aug 20 6 Oct 10 20 避免月份用数字 如11 12 20 主意标点符号 称呼 位置 必须齐头正规场合下常用 对男士 DearSir 或DearSirs 或Gentlemen 对女士 DearMadam 或DearMesdames 建议使用 DearMr Johnson 或DearJack 词首字母全大写 用逗号或不用标点符号 Gentlemen后用冒号 结尾敬语 位置 齐头式靠左对齐 缩格式偏右正规场合下常用 1 Yoursfaithfully 2 Yourstruly 3 Faithfullyyours 4 Trulyyours 建议使用 Yourssincerely 或Sincerelyyours 第二个单词小写 结尾用逗号或不用标点符号 称呼与结尾敬语的对应关系 建议使用 落款 结尾敬语 手写签名 打印签名 职务 公司名称 具体收信人 位置 1 收信人名称地址之下2 齐头式靠左 缩格式居中3 要加下划线表示的是承办本信件的具体个人或部门1 Attention Mr H A Donnan ExportManager2 AttentionofMr Cave3 TotheattentionofMr LiuMing4 ATTN Mr Iverson 事由 位置 1 称呼和正文之间2 齐头式靠左 缩格式居中3 要加下划线表示的是该信函的主题1 Re YourOrderNo 4632 Subject SHEEPWOOL3 ContractNo 8904 附件 位置 落款之下 左对齐说明该信件有附件1 Enclosure2 Enc 3 Encl AsStated4 Enclosure Brochure 抄送 位置 附件之下 左对齐表示该信件同时抄送给他人1 明抄 ccMarketingDepartment2 暗抄 bccMr Simpson Carboncopy 收信人知道被抄送 Blindcarboncopy 收信人不知道被抄送 只出现在发给被抄送人的信件里 EnvelopeAddressing 信封格式 31 写信人在上 收信人在下 信封格式不一 根据收信人名称地址的写法通常分两种格式 缩格式 收信人名称地址逐行右缩齐头式 收信人名称地址左端对齐 缩格式举例 收信人名称地址 逐行右缩 写信人名称地址 齐头式举例 写信人名称地址 收信人名称地址 左端对齐 邮寄方式 ViaAirMail ByAirmail orParAvion 航空Registered挂号ParcelPost邮包Express快递SamplesPost样品 捎交 Mr CharlesWoodKindnessofMr J W Smith由Mr J W Smith捎交给Mr CharlesWood 转交 最终收信人 转交人 转交人地址 LayoutofE mails 电子邮件格式 38 外发的邮件 收件人 被抄送人 被暗抄人 事由 主体部分 添加附件处 接收的邮件 主体部分 发件人 收件人 被抄送人 事由 日期 附件 Exercises 1Arrangethefollowinginformationinaproperformastheyshouldbesetoutinaletter Sender sname BeijingITTHardwareProductsImp ExpCorp Sender saddress 82DongAnMenStreetSender stelephonenumber 86 010 62536891Sender semail davy qi Date April25 20 Receiver sname CompaqComputersReceiver saddress 20555SH249 HoustonTX77070 USAAttentionofMarketingDepartmentIISalutation DearSirsSubject KeyBoardsThemessage Thanksforyouro