整车模块--采购LEUS经销商运营管理系统.doc

1 54 丰田汽车 中国 投资有限公司 整整 车车 模模 块块 采采 购购 LEXUS 经销商运营管理系统经销商运营管理系统 L DMS 软软 件件 操操 作作 说说 明明 Operation Manual 2 54 目录目录 整整 车车 模模 块块 采采 购购 1 LEXUS 经销商运营管理系统经销商运营管理系统 L DMS 1 软软 件件 操操 作作 说说 明明 1 1前言前言 3 1 1作用 目的 3 1 2适用范围 3 1 3注意事项 3 2流程介绍流程介绍 4 2 1整车采购 4 2 1 1采购订单生成 5 2 1 2已支付的预付款查询 6 2 1 3新车到店接收 8 2 1 3 1创建车辆接收单 8 2 1 3 2车辆入库 13 2 1 4采购发票 18 2 1 5海关手续完成 18 2 2ICQC 寄出提醒功能 20 2 3弹出接车提醒功能 25 2 4他店转移 采购 28 2 4 1创建他店采购申请 28 3基础信息维护基础信息维护 35 车辆卡片 35 3 1 1常规 36 3 1 2规格 38 3 1 3库存 39 3 1 4海关 40 3 2车型 40 3 2 1常规 41 3 2 2发票 41 3 3厂商选配件 42 3 4供应商信息维护 43 3 5车辆状态变更 44 4信息查询信息查询 46 4 1整车库存查询 46 4 2库存查询日志 47 4 3车辆采购信息查询 48 4 4他店车辆库存查询 50 4 5车辆状态变更查询 51 4 6过账记录查询 52 4 6 1车辆采购 52 4 6 1 1已过账接收单 52 4 6 1 2已过账发票 54 3 54 1 前言前言 1 1 作用 目的 作用 目的 本操作说明是针对于 Incadea engine 3 0 2 0 加上对于 LEXUS 经销店所需业务流程所进行二次开 发的经销商管理系统 目的是帮助用户尽快的熟悉和掌握系统的使用 本操作手册是从一个普通操 作员的视角去说明该管理系统 尽量避免了过于专业的词语 文章尽可能的从业务流程出发 用系 统来帮助实现业务 从而达到更有效的管理 1 2 适用范围适用范围 本操作说明适用于 LEXUS 4S 店的 整车管理 采购 所涉及的业务 包括车辆采购单 车辆 接收 车辆他店转移等 1 3 注意事项注意事项 由于在写文章的过程中 系统会有微小的改动 这可能会导致用户所见到系统的界面和文章中 的图片会有细微的差别 但不会影响用户使用该手册 根据经销商的需求 我们已经在本系统中 对那些提出在页面上要限制的字段 也就是必须要 输入的字段 都做了特殊处理 可以让操作员很清晰的看到哪些项是所限制的必输项 这样可以方 便用户对特殊字段的重视 具体的设计方法是在原有基础上加了一个黑颜色的框 并且把字体加粗 后改成红色 样式参见 4 54 2流程介绍流程介绍 2 1 整车采购整车采购 2 1 1 采购订单采购订单生成生成 当在 L DMACS 系统中做完车辆的订货后 该采购单信息将通过接口 自动将数据从 L DMACS 系统中传输到 DMS 系统中 5 54 在 DMS 系统中 用户不能修改这些采购订单 可以在 整车采购 模块中查看这些采购单并 对其做到店后的接收动作 一 选择 整车采购 订单 进入车辆采购单界面 如下图 二 打开车辆采购订单界面 可以看到所有采购中的订单 用户可以根据采购单编号查询 三 如果有需要可以将此采购单打印出来存档 点击右下角 打印 打印并可预览单据 6 54 2 1 2 已支付的预付款查询已支付的预付款查询 实际作业 经销商下车辆采购单给 TMCI 时 首先支付一定的预付款给 TMCI 一般为 20 系统操作 当财务实际支付了预付款给 TMCI 并输入 L DMS 系统后 车辆采购员可以查看已支 付的预付款 一 打开车辆采购单 点击功能按钮 功能 预付款 如下图 7 54 二 在出现的预付款界面中输入付款金额 付款方式 外部单据号 点击 确认 如下图 三 确认后 系统自动过账并产生财务相关记录 同时在采购单单头 预付款金额 字段显示 付款金额 如下图 8 54 2 1 3 新车到店新车到店接收接收 实际作业 1 车辆从日本丰田发运到港后 TMCI 确认经销商已付清到港车辆的全部款项 安 排发运车辆给经销商 2 经销商下单采购的车辆到货后 需要对车辆做到店接收并入库的操作 2 1 3 1创建车辆接收单创建车辆接收单 一 点击整车采购 车辆接收单 进入车辆接收信息界面 二 按 F3 创建新的车辆接收单单头 由系统生成单据号并选择本次到货的供应商 TMCI 如 下图 9 54 a 编号 收货单编号 由系统按设置的编号规则自动生成 b 采购供应商编号 选择订单的供应商 点击从列表中选择供应商 或者直接输入 TMCI 确认后供应商相关信息会自动带出 显示在接收单单头中 三 按 功能 获取采购订单 在 采购订单车辆列表 中只出现针对所选择供应商的 车辆采购订单 如下图 四 选择本次所要收货的车辆采购单 按 CTRL 键点击左边黑箭头 可一次性多选车辆 确认后相关采购单信息被复制带到车辆接收单行中 10 54 在车辆接收单的列表中 可以按照 YARDOUT ACT 日期进行选择 这样就能快速接收同一日 期到货的车辆 五 车辆的信息自动带到车辆接收单中 输入采购收货单号 供应商提供的送货单据 如下 图 11 54 六 在带出的采购订单行上输入本次接收的仓库 货位 注意 注意 如果在订单行中找不到 仓库 货位 字段 可以把鼠标放在行字段名上 点击右键 选 择 显示列 将需要的字段显示出来 七 如果在收货过程中车辆有问题 则需要将信息输入 点击收货备注 在 接车备注 中可 以输入本次损坏备注信息 12 54 2 1 3 2车辆入库车辆入库 接收单相关信息录入完成后 需要进行过账接收操作 表示车辆正式入库 一 点击 过账 过账 出现过账的对话界面 如下图 13 54 二 在 过账采购收货单 界面中做选择是否要打印 并 确认 当选择打印时 系统将在 过账同时自动打印车辆接收单 注意 注意 当车辆接收单过账完成后 该接收单将被删除 可以到 已过账接收单 中查看 具体见 车辆接收单中单据日期和过帐日期修改控制 当创建车辆接收单时 单据日期和过账日期显示 灰色的 不能修改 14 54 车辆接收单进行过账时 点击 替换过账日期 才可以对 过账日期 进行修改 需要替换过账日期时 可以过账界面中的 替换过账日期 打上勾 则可以修改过账日期 如下图 所示 15 54 车辆接收单获取采购单信息时 yardout act 为同一天的才能创建在一张单据上 否则会提示用户 因为 yardout act 不一致 所以不能获取 点击确定后 会提示用户因为 yardout act 不一致 不能获取 如下图所示 16 54 如果选取 Yart Out ACT 在同一天的车辆时 能够正常获取 如下图所示 接车备注 车辆接收时需要根据实际情况选择接车备注类型 点击接车备注旁边的上箭头 进入选择接车备注 如下图所示 17 54 根据实际接车情况 选择接车备注 如下图所示 接收过账后 在已过账车辆接收单中 也可以查看到此单据的接车备注信息 如下图所示 18 54 2 1 4 采购采购发票发票 车辆接收入库后 收到 TMCI 开具的增值税发票后 需要在系统内做相应的发票入账动作 表 示在系统内生成相应的财务应付账目 具体操作见 财务结算 整车 相关说明 2 1 5 海关手续完成海关手续完成 车辆在到店时 可能商检 通关等单证手续还未完成 一旦实际手续完成后 需要在系统内及 时维护并记录 海关手续完成在车辆卡片中操作 一 打开 整车采购 车辆 进入车辆卡片 19 54 二 在 IC QC 关单 商检单 签收 页面输入商检单号 进口货物证明书 并在 以上单据已 收到 栏中打上 表示海关手续完成 2 2 ICQC 寄出提醒功能寄出提醒功能 为了便于 DLR 掌握 IC QC 动态 在 DMS 中增加以下功能 1 DMACS 系统内有了 IC 或 QC 寄出时间以后 DMS 自动在 DLR 端弹出提醒告知 DLR IC QC 已经邮寄 以便于 DLR 掌握 IC QC 动态 20 54 2 将车辆卡片中的 海关 页签更名为 IC QC 关单 商检单 签收 将 手续完成 改 为 以上单据已收到 3 在车辆卡片中 IC QC 关单 商检单 签收 标签页增加 IC 寄出日 QC 寄出日 提醒逻辑为 IC QC 提醒逻辑为 IC 寄出日期或者 QC 寄出日期不空白 且车架号对应的车辆卡片 中的 以上单据已收到 未打勾的记录 如果存在记录 在弹出提醒界面 否则 不做提醒 此功能的操作方法如下 1 如果需要 ICQC 提醒 首先 DMS 管理员要给指定用户添加 ICQC 提醒的权限设置 具体信息可 参考 系统提醒设置权限 2 在进入 DMS 系统主界面后 系统会检查是否存在满足提醒条件的记录 是 则弹出提示界面 提示需要接收的车辆信息 否则 不弹出提醒界面 21 54 3 点击 是 可以查看未完成的 ICQC 车辆信息 如下图所示 4 根据提醒信息 确认是否需要设置 ICQC 信息 如果需要确认 ICQC 信息 可以选择 VIN 点击 右下角 卡片 进入到 VIN1 的车辆卡片 IC QC 关单 商检单 签收页面 如下图所示 22 54 5 在 以上单据已收到 打勾时 提示 确认以上单据已收到后 将不能取消 是否确认 如下图所示 6 用户在打勾时 该车非本店销售 不包括他店转移销售 则提示错误 非本店销售车辆不能 做单据确认 如下图所示 23 54 7 以上单据已收到 已经打勾 则不能取消 是灰色的 不能修改 点击是之后 以上单据已 收到 打勾 同时更新车辆卡片中的 ICQC 确认时间 使该值不可再次编辑 否则不打勾 如下图所示 24 54 8 以上单据已收到 打勾后 在 ICQC 提醒界面中 不在显示此条记录 如下图所示 25 54 2 3 弹出接车提醒功能弹出接车提醒功能 现在很多 DLR 系统内车辆接收操作不及时 希望通过弹出提醒帮助 DLR 及时在系统内接收车辆 以便于进行物流相关确认和统计 提醒逻辑为 如果存在 Delivery DLR Tmp 经销商纳车预定日 1 天大于等于系统日期的车辆采 购信息 则弹出车辆接车提醒界面 界面中的车辆采购信息为满足条件的记录 此功能的操作方法如下 1 如果需要接车提醒 首先 DMS 管理员要给指定用户添加接车提醒的权限设置 具体信息可参考 系统提醒设置权限 2 在进入 DMS 系统主界面后 系统会检查是否存在满足提醒条件的记录 是 则弹出提示界面 提示需要接收的车辆信息 否则 不弹出提醒界面 26 54 3 点击 是 可以查看需要接车的信息 如下图所示 4 根据提示的需要接车的车辆信息 确认要进行接车入库 可以到整车采购 车辆接收单中 创建车 辆接收单 进行接收入库 如下图所示 27 54 已过账车辆接收单 2 4 他店转移 采购 他店转移 采购 他店转移 采购 是指经销商如果有特殊需求 例如客户要求紧急提车 本店可以向 LEXUS 其它有库存的经销店采购车辆 28 54 经销商可以通过查询其它经销店内车辆库存情况 向其发出车辆采购申请 当申请被批准通过 后 则需要将采购申请转成正式车辆采购单 2 4 1创建他店采购申请创建他店采购申请 1 需要从其他经销店转入车辆的经销店 简称 转入店 通过 整车采购 他店车辆库存信息 功能查询其他经销店是否有本店所需要的车辆 2 在 车辆采购信息 页面 录入所需要从他店采购的车型编号 选配件编号 SFX 颜色编号 内饰编号 检索条件需录入完整 点击 查找 系统会反馈有符合上述条件车辆的经销店情况 3 根据查询到的信息 进入 他店转移 采购 功能 29 54 4 新建一张他店转移采购单 在经销商编号录入相应的经销店代码 系统会自动读出此经销商的 其他信息 5 在这张他店采购单行上 录入所需要采购的车型 配置 颜色代码 内饰代码 注意 每张 他店转移采 购申请单只 能提出 1 辆 车的申请 30 54 6 选择 功能 提交 7 此他店采购单提交后 这个单据变为不可编辑状态 并且单据状态变为 提交 31 54 8 转入店接收到同意信息后 此他店申请单的状态变为 已创建订单 并且系统自动创建一张他 店车辆采购单 采购订单号 中显示对应的单号 9 根据 采购订单号 可以在 整车采购 他店订单 中查看此他店采购单 32 54 注意 转出店的销售单和转入店的采购单中 金额都是按照申请车型 SFX 对应的标准售价默认显示 如果双方有其他协商价格 请分别在系统中更改为协商后的价格 转入店接车入库开始转入店接车入库开始 1 转出店完成车辆出库后 出库日期就作为 Yardout 日期传入转入店 转入店就可以进行车辆接收了 2 创建新的车辆接收单 并获取相应的车辆采购单行 此车辆接收单状态为他店 33 54 3 进行车辆接收过账操作 4 此车辆成功转入 车辆卡片状态为新车 可以进行正常销售了 34 54 35 54 3 基础信息维护基础信息维护 车辆卡片车辆卡片 车辆卡片是记录车辆详细信息数据的集合 当车辆采购收货后 相关的车辆信息会自动生成 可以分别在车辆 整车采购 整车销售模块中的 车辆 菜单中查看车辆卡片 车辆卡片有 4 个页面 分别是 常规 规则 库存 海关 一 车辆 车辆 二 整车采购 车辆 三 整车销售 车辆 36 54 3 1 1 常规常规 常规页面主要记录车辆的基础信息 包括 VIN 号 品牌 所属车主等信息 a VIN 车辆底盘车架号 b 牌照号 汽车的车牌号码 新车可以为空 c 品牌编号 汽车厂商的编号 目前只统计 LEXUS 品牌 其他品牌为 OTHER d 车型代号 车型的详细专业描述 37 54 e 车型 选择该车辆所属的车型编号 车型可以在车型卡片设置 f 类型 对于车型代号的类型说明 随车型代号一同从车型卡片中带出 g 车辆种类编号 可以根据车辆种类定义车辆的类型 h 车辆状态 状态有新车 二手车 展示车 客户车辆 潜在车辆 代销车 租借车七 种 车辆采购到店后状态默认为新车 销售给客户后状态变为客户车辆 当做车辆状态变更后 在此体现 见 i 客户编号 指车主在系统内的代号 当车辆被销售后 该车辆属于客户车辆 则该字 段显示车辆所属的车主编号 如果该车辆是还未被销售 则默认为内部客户 经销商 的客户编号 j 名称 车主名称 k 当前表里程 在服务委托书中每次维修时维护的里程表数 l 累计里程数 如果车辆里程表更换过 则该里程数为换表数加当前表里程数 需要手 工维护 m 购车日期 车辆购买日期 必填项 n 是否中规车 指车辆是否通过中国正常渠道流通 国内经销店销售 还是非正常渠道 流通 非国内经销店销售 o PDS 完成 在系统中对该辆车进行 PDS 后 会自动打勾 并在 PDS 完成日期写入 系统中 PDS 工单完成的日期 p 已冻结 该车辆信息在系统中是否冻结 冻结后该车不能进行服务或者销售业务 3 1 2 规格规格 记录车辆的规格 包括配置 内饰 颜色等信息 此处信息不可被手工修改 在车辆信息生成 时自动产生 38 54 a 原车辆状态 显示车辆状态变更前的状态 b 原客户编号 车辆如果是二手车 则需要原客户的信息 c 原销售日期 车辆如果是二手车 则需要原销售日期 d 是否为资源 系统自动判断该车辆是否属于公司的资源车辆 e 进口车 该车辆是否为进口车辆 f 自售 标识该车辆是否属于本公司售出车辆 g 维修车型 车辆维修时使用的编号 每种作业代码会对应一个或者多个维修车型 h 钥匙编号 车辆钥匙的编号 3 1 3 库存库存 记录车辆的价格信息 财务过账组设置信息 及所属库位等内容 部分内容在车辆信息生成时 自动产生 39 54 a 当前登记号 车辆在采购接收时 系统中的自动生成登记号 b 当前分支机登记号 车辆所在的分支机构号码 c 订货确认日期 TMCI 在 L DMACS 上确认该订货生效的日期 d 采购收货日期 该车辆对应的车辆接收单过账日期 e 采购开票日期 DMS 上采购订单发票开出的日期 f 实际提车日 车辆销售后 客户的提车日期 需要销售人员在此处手工维护 g 付全款日期 客户付全款的日起 h 已分配 车辆是否被分配 i 作业代码收费编号 该车辆维修时属于的作业代码收费类型 j 过账组 普通产品过账组 增值税产品过账组 增值税业务过账组 库存过账组 用于设置车辆各业务过账时对应的相关会计科目 系统按 设置 中的默认值取值 k 采购订单数 报价单数 订单数 针对该车辆的单据数量 系统根据系统内单据自 动统计产生 3 1 4 海关海关 用于记录车辆采购进货过程中相关通关单据 及通关手续是否完成的信息 此页面的数据需要 在海关手续完成时手工输入 40 54 a 商检单 商检单据号 b 进口货物证明书 证明书的单据号码 c 手续完毕 车辆海关手续是否完毕 3 2 车型车型 车型卡片用于维护车型基本信息 可以分别在车辆 整车采购 整车销售模块中的 车型 菜 单中查看 也可在车辆卡片中的 车型 栏中查看 车型信息通过接口从主数据传到本系统中 经销商没有修改权限 车型卡片有 3 个页面 分别是 常规 技术信息 发票 3 2 1 常规常规 常规页面主要记录车型的基础信息 包括车型 两个型编号等信息 41 54 a 编号 车型代号 车型的详细专业描述 b 车型 车型说明 常用称呼 c 库存单位 车辆的计量单位编号 d 是否有库存 该车型是否存在库存车辆 e 在售车型 该车型是否是目前可销售的车型 3 2 2 发票 记录车型的价格信息 财务过账组设置信息等内容 a 过账组 普通产品过账组 增值税产品过账组 增值税业务过账组 库存过账组 该车型业务过程中与财务相关的设置 系统按 设置 中的默认值取值 b 已开票净量 在系统内与对该车型相关的车辆做采购 销售等业务的单据数 42 54 3 3 厂商选配件厂商选配件 厂商选配件卡片用于记录车型的配置 颜色 内饰相关基础信息 这些信息通过接口实时从主 数据系统中传输到本系统中 经销商无法修改这些信息 a 品牌编号 内饰 颜色 配置所属的品牌 b 车型编号 内饰 颜色 配置所属的车型 c 编号 选配件 内饰 颜色 配置 的编号 d 描述 对该配件 内饰 颜色 配置 详细的描述 e 内部代号 选配件类型的内部代号 f 选配件类型 指该编号类型是内饰 颜色还是配置 g 标准选配件 该选配件是否是车辆标准配置的配件 3 4 供应商信息维护供应商信息维护 纯牌零件供应商为固定信息 由 TMCI 统一发布并通过接口传输到本系统中 经销商不能修改 如果经销商有非纯牌零件的供应商 需要在系统内维护其相关信息 一 点击 零件采购 供应商 进入供应商卡片 43 54 二 按 F3 创建新的供应商 输入供应商相关信息 a 编号 供应商在系统内的编号 可手工输入 也可根据设置的编号规则自动生成 b 名称 供应商名称 c 地址 地址 2 供应商的具体地址 d 邮编 城市 可以点击 在 邮编 列表中选择已有信息 或是在空白行中输入新 邮编 确认后自动带到客户卡片中 e 供应商类型 对经销商的分类定义 有男 女 业务 经销商四类 f 经销商编号 当供应商类型为 经销商 时 选择对应的代码 44 54 g 供应商过账组 用于设置供应商业务过账时对应的相关会计科目 系统按 设置 中 的默认值取值 h 品牌编号 供应商供货零件所需要的品牌 点击从品牌列表中选择 i 付款期限 可以点击从列表中选择供应商付款期限 j 付款方式 可以点击从列表中选择供应商默认的付款方法 3 5 车辆状态变更车辆状态变更 当车辆状态发生变化时 需要在系统内做状态变更的操作 一 点击 车辆 车辆状态变更 进入车辆状态变更订单界面 如下图 二 按 F3 创建新的变更单 系统按编码规则生成变更单单号 如下图 45 54 三 点击 车辆识别号 右侧的按钮 进入车辆列表 选择要变更状态的车辆 VIN 号 四 在 新车状态 栏中选择要变更的状态 分为 新车 二手车 展示车 如下图 五 新的状态选择后 相关的过账组也自动变更 点击 过账 系统产生变更的分录 同时 查看车辆卡片中该车状态也随之变更 车辆状态变更完成后 可以到 车辆 车辆状态变更记录 中查询所有状态变更的记录 参见 46 54 4 信息查询信息查询 4 1 整车库存查询整车库存查询 一 点击 车辆 车型 进入车型卡片 二 进入车型卡片 根据系统内权限设置 有权限的用户可以查询车型的库存 三 点击功能按钮 车型 按不同方式查询库存 如下图 a 车型 车型按照 可以按仓库 货位查询车型库存 b 车型 车型可用性按 可以按期间 仓库 货位查询各车型预计库存 47 54 例 按仓库查库存 4 2 库存查询日志库存查询日志 当在系统内查询车型库存后 系统会有查询日志记录 一 点击 车辆 库存查询日志 进入库存查询日志界面 二 在车辆库存查询日志分录界面中 可以看到所有库存查询的记录 包括查询日期 时间 查询人等 48 54 4 3 车辆采购信息查询车辆采购信息查询 实