创建邮件合并步骤

创建邮件合并步骤创建邮件合并步骤2007-12-10 10:41 一、选择信息合并的目标文档类型 “邮件合并”任务窗格将询问要创建的合并文档的类型。选择之后，单击任务窗格底部的“下一步”。注释 如果计算机上安装了传真支持和传真调制解调器，则文档类型列表中还将显示“传真”。选择要使用的主文档 如果已打开主文档（在任务窗格中称作“开始文档”），或者从空白文档开始，则可以单击“使用当前文档”。否则，单击“从模板开始”或“从现有文档开始”，然后定位到要使用的模板或文档。提示单击“从模板开始”，并单击任务窗格中的“选择模板”之后，将打开“选择模板”对话框。您可在此处打开一个随 Word 安装的模板。也可以访问 Microsoft Office Online 网站上的众多模板。二、连接到数据文件并选择记录若要将唯一信息合并到主文档，您必须 连接到 （或创建并连接到）存储唯一信息的数据文件。如果在合并中不希望使用该文件中的全部数据，则可以 选择 要使用的记录。连接到数据文件 在邮件合并过程的这一步骤中，您将连接到存储要合并到文档的唯一信息的数据文件。如果在 Microsoft Office Outlook 联系人列表中保存了完整的最新信息，则联系人列表是客户信函或电子邮件的最佳数据文件。只需单击任务窗格中的“从 Outlook 联系人中选择”，然后选择“联系人”文件夹即可。如果具有包含客户信息的 Microsoft Office Excel 工作表或 Microsoft Office Access 数据库，请单击“使用现有列表”，然后单击“浏览”来定位该文件。如果没有数据文件，请单击“键入新列表”，然后使用打开的窗体创建列表。该列表将被保存为可以重复使用的邮件数据库 (.mdb) 文件。注释 如果正在创建合并邮件或传真，请确保数据文件包含电子邮件地址列或传真号列。在后续过程中要使用该列。在数据文件中选择要使用的记录 因为连接到某一特定数据文件并不表示必须将该数据文件中所有记录（行）信息合并到主文档。连接到要使用的数据文件或创建新的数据文件之后，将会打开“邮件合并收件人”对话框。通过对列表进行排序或筛选可以为邮件合并选择记录子集。执行下列操作之一： 若要按升序或降序排列某列中的记录，请单击列标题。 若要筛选列表，请单击包含要筛选值的列标题旁的箭头。然后单击所需的值。或者，如果列表很长，可以单击“(高级)”打开一个对话框来设置值。单击“(空白)”可以只显示不含信息的记录，单击“(非空白)”可以只显示包含信息的记录。 提示对列表进行筛选之后，通过单击箭头，再单击“(全部)”可以再次显示全部记录。 清除记录旁的复选框可以排除该记录。 使用按钮可以选择或排除全部记录或者查找特定记录。 提示如果在邮件合并过程创建数据文件，本对话框中的“编辑”按钮将可用。如果希望更新该文件，您可以更改文件中的记录。选择所需记录之后，就可以进入下一步。三、向主文档中添加域将主文档连接到数据文件之后，就可以开始 添加域 （域表示合并时在所生成的每个文档副本中显示唯一信息的位置）。为了确保 Word 在数据文件中可以找到与每一个地址或问候元素相对应的列，您可能需要 匹配域。添加域 如果主文档仍为空白文档，请键入要在每一个副本中显示的信息。然后，通过单击任务窗格中的超链接来添加域。域是插入主文档中的占位符，在其上可显示唯一信息。例如，单击任务窗格中的“地址块”或“问候语”链接可在新产品信函的顶部附近添加域，从而每个收件人的信函都包括个性化的地址和问候。域在文档中显示在 V 形符号内，例如：地址块。如果单击任务窗格中的“其他项目”，则可以添加与数据文件中任意列相匹配的域。例如，数据文件可能包含名为“个人便笺”的列。通过将“个人便笺”域放在套用信函的底部，可进一步个性化每一副本。您还可以添加邮政编码 如果使用英文 (U.S.) 版的 Word 或电子邮政（如果安装了电子邮政程序）来自定义信封。匹配域 如果向文档中插入地址块域或问候语域，则将提示您选择喜欢的格式。例如，插图中所示的在单击任务窗格中的“问候语”时打开的“问候语”对话框。您可以使用“问候语格式”下的列表进行选择。如果 Word 不能将每一问候或地址元素与数据文件中的列相匹配，则将无法正确地合并地址和问候语。为了避免出现问题，请单击“匹配域” 。这将打开“匹配域”对话框。地址和问候元素在左侧列出，数据文件的列标题在右侧列出。Word 搜索与每一元素相匹配的列。在插图中，Word 自动将数据文件的“姓”列与“姓氏”匹配。但 Word 无法匹配其他元素。例如，在此数据文件中，Word 不能匹配“名字”或“地址 1”。通过使用右侧列表，您可以从数据文件中选择与左侧元素相匹配的列。在插图中，“名”列与“名字”相匹配，“地址”列与“地址 1”相匹配。由于“尊称”、“单位”和“配偶名字”与所创建的文档无关，因此如果它们都不匹配，也不会存在问题。为主文档添加和匹配域之后，就可以进入下一步。四、预览合并，完成邮件合并在实际完成合并之前，可以预览和更改合并文档。若要进行预览，请执行下列任意操作： 使用任务窗格中的下一页和上一页按钮来浏览每一个合并文档。 通过单击“查找收件人”来预览特定的文档。 如果不希望包含正在查看的记录，请单击“排除此收件人”。 单击“编辑收件人列表”可以打开“邮件合并收件人”对话框，如果看到不需要包含的记录，则可在此处对列表进行筛选。 如果需要进行其他更改，请单击任务窗格底部的“上一步”后退一步或两步。如果对合并结果感到满意，请单击任务窗格底部的“下一步”。完成合并 您现在需要执行的操作取决于您所创建的文档类型。如果合并信函，您可以单独打印或修改信函。如果选择修改信函，Word 将把所有信函保存到单个文件中，每页一封。无论创建哪一种类型的文档，您始终可以打印、发送或保存全部或部分文档。有关电子邮件的提示如果创建合并电子邮件，在完成合并之后，Word 将立即发送这些邮件。因此，当您选择完要发送的邮件之后，将提示您指定数据文件中 Word 可从中找到收件人电子邮件地址的列，并且还将提示您键入邮件的主题行。请记住，保存的合并文档与主文档是分开的。如果要将主文档用于其他的邮件合并，最好保存主文档。保存主文档时，除了保存内容和域之外，还将保存与数据文件的连接。下次打开主文档时，将提示您选择是否要将数据文件中的信息再次合并到主文档中。 如果单击“是”。则在打开的文档中将包含合并的第一条记录中的信息。如果打开任务窗格（“工具”菜单，“信函与邮件”子菜单，“邮件合并”命