XX有限公司物资采购管理规定.doc

XXXX有限公司物资采购管理制度二一二年五月目录第一章 总则2第二章 物资采购过程中各部门职责2第三章 物资需求计划编制、审核与提报2第四章 采购计划编制与审批3第五章 供应商选择与考核3第六章 采购价格的确定与控制4第七章 采购合同审批、签订与执行4第八章 质检入库5第九章 物资的使用6第十章 发票的审批6第十一章 货款支付、核算记账6第十二章 附则7附件：8附件一、物资申购单8附件二：物资请购单9附件三：成品入库单10附件四：提货单11附件五：费用报销单12第一章 总则第一条 为了提高公司采购效率、明确岗位职责、有效降低采购成本，满足公司对优质资源的需求，进一步规范物资采购流程，加强物资采购过程中各部门间的配合，特制订本制度。第二条 本制度适用于XXXX有限公司（包括子公司、分公司、办事处）物资采购全过程，公司各部门均应严格执行本物资采购管理制度。第二章 物资采购过程中各部门职责 第三条 公司对所需物资的需求由使用部门根据经营管理的需要提出申请。第四条 公司采购过程中供应商的选择、采购价格的询问与对比、合同的拟定等职能由采购部行使。 在公司未设立采购部之前，该职能暂由行政部代为行使，但必须指定专人承办采购业务。第五条 公司采购物资的质检、入库、保管、领用等的登记由仓管部负责。在公司未设立仓管部之前，该职能暂由行政部代为行使，但必须指定专人承办采购业务。第六条 公司物资采购过程中的价格审核、合同签订与执行的监督、货款支付的控制由财务部门负责。第七条 公司对物资采购全过程各环节采取各部门相互配合、相互监督、分段管理模式。 行政部指定的具体承办采购和仓管的人员必须不为同一人。第三章 物资需求计划编制、审核与提报第八条 请购是公司某部门或个人根据公司经营管理或某个特定项目需要确定一种或几种物资，并按照本制度规定完成填写、签字、审批物资请购单的过程。第九条 请购单应按照所有要素填写完整、清晰 ，由请购人填报、部门领导签字、公司领导审核批准后送行政部交采购专员办理。第十条 请购部门提出的采购需求，应当明确采购类别、质量、等级、规格、数量、相关要求和标准、以及到货时间等。第十一条 请购人、签字人、审批人应当在授权范围内进行签字、审批，不得超越审批权限。采购专员及财务人员应当在职责范围内，按照审批人的批准意见办理采购与付款业务。对于审批人超越授权范围审批的采购与付款要求，采购专员及财务人员有权拒绝办理，并及时向审批人的上级报告。第十二条 物资需求计划中有专门技术要求的，技术部应提出最终技术条件，随物资需求计划一并报行政部，在物资采购过程中技术部负责协同采购部完成物资技术谈判、物资技术协议的签订和技术评定工作。第四章 采购计划编制与审批第十三条 行政部对审批合格的物资需求计划再次进行库房核查。经查库确系不存在或库存不足的，采购员再分类编写物资采购计划，经部门领导、总经理审批后送交财务部。 第十四条 急需物资经总经理批准后，采购中心可先询价采购，物资采购计划报批手续必须在三个工作日内补齐。第五章 供应商选择与考核第十五条 合格供方的考核、评定及控制 行政部组织技术部、财务部、审计部等职能部门对供应商进行考核、评估、优选，建立公司供应商档案。 （一）合格供方的考核、评定过程 1. 行政部根据公司物资现有供方和待开发的供方，在满足合同保证、供货能力、质量能力、资信能力的条件下进行摸底考察，提出初选供方单位。2. 行政部组织公司技术部、行政部、财务部、审计部等部门对供方的质量管理体系认证资格、在同行业中的业绩、执行产品标准、质量等级、法人资格、企业规模、履约能力、企业资信、企业财务状况等相关能力等方面做出评价。 3. 行政部根据综合评价资料或实地调查结果，进行分析、评审，确定合格的供方，报公司总经理或董事长批准。 （二）合格供方的控制 1. 行政部部在合格供方目录中选择供货方，并对合格供方的资金运作情况、执行能力等多方面进行动态管理。 2. 行政部每年须进行一次合格供方的评定，对上一年质量过硬、供货及时、服务周到的供方应予以肯定，继续进入本年的合格供方目录。 3. 相关部门验证采购产品首次发现不合格品时，通知供方暂停发货，并按不合格品的有关规定处理，合格供方一年内两次出现不合格产品时，取消其合格供方资格。 4. 合格供方须遵循诚信公平、货真价实的原则，及时供应性价比合理的物资，经查实一年内合格供方恶意虚高物资报价三次以上，取消其合格供方资格。5. 合格供方与公司合作过程中，违反相关技术商务合同要求，出现产品质量问题、拖延交货时间影响我公司正常运转的，应作好相应记录，由于供方的原因造成严重的质量责任事故，取消其合格供方资格。 （三）合格供方资料管理 1. 采购部将合格供方名单目录汇编成册、归档统一管理。 2. 所有有关合格供方情况的活动必须记录存档并妥善保存。 第十六条 公司其他部门不得指定供应商，因指定采购造成经济损失的，要追究责任人的责任。 第六章 采购价格的确定与控制第十七条 行政部密切跟踪市场行情，分析研究通用物资的成本构成与市场价格变动趋势，建立价格数据库，作为确定采购价格的依据。 第十八条 物资采购人员对包括采购价格、运输保险费用、物资使用寿命、后续维护费用等在内的物资采购的总成本进行分析比较，在满足物资功能与技术质量要求前提下，按性能与价格比最优和采购的总成本最低原则确定采购价格。 第十九条 公司审计部、财务部对采购价格的确定进行监督。 第七章 采购合同审批、签订与执行第二十条 批量或比较重要的物资采购必须签订采购合同。行政部根据确定的供应商与价格，依照经法律顾问审定的标准采购合同文本拟订采购合同，认真审查产品名称、产地、规格型号、质量技术要求、数量、单价及总金额、验收准则、付款方式、交货时间、交货地点、运输方式、违约及处罚、质量异议处理、签约地点及质量管理体系要求等条款。公司对采购物资有特殊技术要求时，由行政部协同技术部对物资的特殊技术要求所涉及的技术协议内容进行审查，对合同项目涉及技术的先进性和可靠性或适应性承担实质性审查职责。 第二十一条 财务部合同管理人员对合同审查后，行政部负责人审批，最后送总经理（或董事长）签订正式合同。合同标的金额在10万元以内的由总经理签订，并向董事长说明，其余合同均需由董事长或董事长授权的人员签订。 对重大和复杂合同，需报经法律顾问审查，再送公司总经理审批。第二十二条 财务部负责合同的管理，建立合同台账。第二十三条 物资采购人员、合同管理人员跟踪并监督合同的执行情况，合同执行完毕及时核销。第八章 质检入库第十九条 物资的入库验收须有物资采购人员、质量管理人员参加，按核准后的采购计划，对入库物资的数量、质量进行严格检验，做好相关记录。 第二十条 所有物资入库前，由行政部组织相关人员按物资采购技术协议或质量标准要求执行验收，发现不合格产品，应隔离、标识并做好记录，由采购部按不合格品处理程序进行处理。 第二十一条 专业技术要求高的机器、设备及备件的入库验收由采购部组织相关采购人员、技术人员对设备的名称、数量、型号规格、随机备品备件、随机资料等逐项进行验收，完全符合合同中的各项要求后方能出具物资到货验收合格单。 第二十二条 物资到货数量短交，采购员须要求供方及时补足，物资到货数量出现超交，采购员要及时汇报，并做好情况记录。 第二十三条 物资验收质量不合格由行政部负责与供方协商，按照合同规定办理退货索赔等事宜。 第二十四条 对符合要求的合格产品办理验收入库，限额内的数量损耗由财务部及时处理,不符合合同要求的不得办理入库。第九章 物资的使用第二十五条 物资的领用、发放，需按“先进先出，计划供应，节约用度”的原则进行领用。行政部门依据办公用品使用寿命酌情发放，杜绝浪费。第二十六条 办公用品均须妥善保管，凡因保管、使用不当或故意损坏造成的损失，由保管、使用者酌情赔偿。第二十七条 对车辆、复印机、电话、传真机、电脑、打印机等贵重物品尤其要仔细使用，定期维护保养，使用中发现异常现象，要及时报告行政部。第二十八条 公物原则上不外借，特殊情况外单位和个人借用，须经办公室同意，借用人向使用责任人打欠条，用完后立即归还清帐，逾期不还的，使用责任人要督促借用人及时归还。如丢失或损坏，借用人要依照丢失公物或公物损坏的价值总额予以赔偿。第二十九条 按工作岗位配备的设备和物品，调离岗位或调出后，由行政部将剩余及保管的办公用品收回。第十章 发票的审批第三十条 物资验收确认完毕，由采购经办人员将“发票”、“验收单”、“供应商的送货回单”、“采购申请财务联”、 “费用报销单”核对确认无误后，经归口的采购职能部门经理签字确认，报公司领导审核。第三十一条 财务部认真审核，根据业务内容进行相应的帐务处理。 第十一章 货款支付、核算记账第三十二条 物资验收确认完毕，由采购经办人员将“发票”、“验收单”、“供应商的送货回单”、“采购申请财务联”、 “费用报销单”核对确认无误后，经归口的采购职能部门经理签字确认，报公司领导审核。财务审核确认后报总经理审批。总经理审批完毕，财务根据合同或约定付款。 第三十三条 合同约定有付款方式的按合同约定付款；大宗、常用材料，当月供货，当月开票，隔月付款；低值易耗品按月结算付款。第三十四条 财务部应严格执行相关制度和规定，正确核算物资采购成本、库存成本，并进行相应的帐务