14报刊、邮件收发管理规定.doc

1 目的与范围为了规范*部各类报刊、邮件的收发管理，避免因报刊、邮件的丢失或损坏而造成损失及纠纷，特制定本标准。本标准规定了报刊、邮件的收发等管理内容和要求。本标准适用于*部所属各单位和个人。2 术语3 职责3.1 办公室是报刊、邮件收发管理规定的归口管理科室，负责本标准的编制、修订和解释。3.2 保洁队负责*部各类公私报刊、邮件的收发及管理工作。3.3 各单位负责对本单位的公订报刊进行领取和发放。4 管理内容和要求4.1 邮件的管理4.1.1 外来邮件一律经保洁队指定专人签收分发，并填写邮件收集和发放情况登记表（见附录A）。4.1.2 凡包裹单、汇款单、货运单、私人信件、纸包等由保洁队指定的邮件签收人通知收件人到阅览室当面签收。 4.1.3 私人不明平信一律统一放置在阅览室,由个人自取。4.1.4 不论公私邮件保洁队应随到随清,及时分发,不得丢失损坏,搁置延误,如发现邮件拆封、损坏或邮票被撕应拒绝签收,同时向邮局反映,查明原因。4.1.5 凡挂号信、汇款单、包裹单、货运单等的收件人,在接到领取通知后,应随即到收发室领取邮单,并及时去邮局取款取件.超期罚款,保洁队概不负责。4.2 报刊的管理4.2.1 报刊订购4.2.1.1 订购时间:每年一次。4.2.1.2 订购手续:不论单位和个人,均需先到阅览室查阅报刊目录,再将需要订购的报刊代号、名称、单价、订购份数、期数填写清楚交办公室核对算价,确认无误后,当面缴款开票；公费订购报刊由收发员持订单到财务部门办理付款接收手续。归口管理报刊公费订购的单位除按上述要求填写预订单外,尚须填写报刊分发清单,详细写明各种报刊分发到哪些单位或领导。4.2.2 报刊的收发4.2.2.1 收发员对邮局送来的报刊应对照邮局分送清单分类清点,发现有差错应及时登记并要求补缺退余，同时填写自费报刊索引表（见附录B）和公订报刊清单（见附录C）。4.2.2.2 收发员收到邮局送来的报刊后应及时分发,不得耽搁延误.收发员清点分发报刊时，任何人不得进入收发室。4.2.2.3 各单位应指定专人按时领取报刊，领取时,要对照分发清单核实后签名,发现差错,应当面向收发员提出增补退换要求,并进行差错登记，当面未提出,则视为分发无差错。4.2.2.4 各单位要将南疆石油报发放至班组。5 检查与考核5.1 邮件发放出现一次差错扣除保洁队双文明考核分0.5分。5.2 办公室每季度对保洁队的邮件接收记录和自费杂志发放记录进行一次检查，检查出发放不及时扣除保洁队双文明考核分0.2分/次。5.3 办公室每季度到岗位对南疆石油的发放情况进行一次抽查，对没有按照规定发放的单位扣除双文明考核分0.2分/次。6 相关文件与支持性文件7 报告和记录表格6.1 邮件收集和发放情况登记表（见附录A，由保洁队记录并保存，保存期限为一年）6.2 自费报刊索引表（见附录B，由保洁队记录并保存，保存期限为一年）6.3 公订报刊清单（见附录C，由保洁队记录并保存，保存期限为一年）6.4 报刊、邮件收发流程图（见附录D）附录A：邮件收集和发放情况登记表序号接受日期邮件名称邮件号码收件人领取人领取日期备注第 6 页 共 6 页附录B： 自费报刊索引表序号姓名报刊代码名称订购期限份数签 名1月2月3月4月5月6月7月8月9月10月11月12月附录C： 公订报刊清单序号单位报刊代码名称起止日期份数单价（元）月价（元）合计金额（元）附录D：报刊、邮件收发流程