ezOFFICE协同管理平台使用手册_1.doc

黑龙江农信协同办公平台 使用手册 V1 0 二 一四年十二月十七日 协同办公平台使用手册 第 2 页 共 57 页 目 录 第 1 章如何登录和退出系统 4 1 1登录方式 4 1 2登录页元素介绍 5 1 3如何修改密码 6 1 4正确的退出方式 6 1 5如何设置 IE 浏览器 6 第 2 章信息管理 10 2 1如何新建信息 10 2 2新建信息更多功能解析 11 2 3信息的维护 18 2 4如何查看信息 18 第 3 章公文管理 22 3 1如何新建发文 22 3 2如何审批文件 25 3 3如何编号 套红 分发 26 3 4经办文件查阅 发文 28 3 5分发文件查阅 发文 29 3 6收文各环节的操作 29 3 7经办文件查询 收文 40 协同办公平台使用手册 第 3 页 共 57 页 3 8办理查阅 40 3 9一些常用的流程操作 该部分适用于发文 收文以及工作流程 41 第 4 章内部邮件 47 4 1如何查看邮件 47 4 2如何写邮件 48 4 3如何删除邮件 52 4 4如何回复邮件 52 协同办公平台使用手册 第 4 页 共 57 页 第 1 章 如何登录和退出系统 1 1 登录方式 打开操作系统的浏览器 在地址栏输入地址后回车 在出现 ezOFFICE 登 录界面后 输入用户账号和密码 回车或点击 登录 按钮即可进入 ezOFFICE 系统 目前的登录地址为 注意 1 http 必须填写 2 所有符号必须是西文 不能是全角 账号是我们的柜员号 初始密码为 123456 协同办公平台使用手册 第 5 页 共 57 页 1 2 登录页元素介绍 1 2 1 控件安装 OA 系统内集成的第三方系统需要安装好控件后才可 以正常使用 如上传附件 在线编辑等 点击安装链接后在弹出的对话框中点 击 运行 即可 1 2 2 语言选择 提供中文简体 中文繁体 英文 韩文和日文供选择 选择后进入 OA 内 则使用语境切换为相应语言 1 2 3 收藏地址 点击可以将当前 OA 系统的访问地址收藏到浏览器中方 便下次快捷访问 1 2 4 设置帮助 基于浏览器的 OA 系统在使用过程中需要设置的浏览器 的某些属性 均可在此找到对应设置方案 1 2 5 记住密码 可以记住密码 下次登录时不用重复输入账号和密码 有安全隐患 协同办公平台使用手册 第 6 页 共 57 页 1 3 如何修改密码 在系统基本配置下 用户账号和密码是用户进入系统的身份识别方式 为 了您的数据安全 请及时修改初始密码 并间隔适当时间更换密码 首次登录系统会提示你修改密码 也可以主动修改密码 进入 个人办公 个人设置 修改密码 进入下图显示页面 也可以通过顶部通栏的更多快捷方式进入 输入旧密码 再输入新密码 再次输入新密码 最后保存即可 1 4 正确的退出方式 退出系统时 要点击系统右上角的退出 不要点击浏览器的关闭按钮 1 5 如何设置 IE 浏览器 1 5 1 打开 IE 浏览器 通过菜单 工具中的 Internet 选项 1 5 2 选中工具中的 Internet 选项打开设置界面 1 5 3 点击设置按钮选中每次访问此页时检查 然后确定 协同办公平台使用手册 第 7 页 共 57 页 协同办公平台使用手册 第 8 页 共 57 页 1 5 4 选中 安全 中的 受信任的站点 点击 站点 按钮 1 5 5 在上方空白处将 OA 系统的内外网的网址分别输入添加上去 协同办公平台使用手册 第 9 页 共 57 页 1 5 6 点击 自定义级别按钮 对除弹出窗口以外的均设置为启用 1 5 7 安装登录窗口登录按钮旁的控件 协同办公平台使用手册 第 10 页 共 57 页 协同办公平台使用手册 第 11 页 共 57 页 第 2 章 信息管理 2 1 如何新建信息 点击 信息管理 在左侧找到 新建信息 点击打开新建页面 或者 在首页快捷栏中直接选择新建信息 也可打开新建信息页面 新建页面如下图 协同办公平台使用手册 第 12 页 共 57 页 选择需要发布的栏目 输入信息标题 根据需要上传相关图片或相关附件 编辑正文后 点击保存退出即可完成信息发布 2 2 新建信息更多功能解析 在发布信息时 我们可以通过系统完善的功能 发布不同格式的信息 比 如纯文本格式 图片信息 表格信息 WORD PPT 编辑信息 可直接播放视 频 音频的信息等 最大限度的满足日常办公需要 以下简单介绍各功能点 2 2 1 标题后面的 细览不显示 发布信息时 标题栏中输入的标题 会 自动生成具有固定格式 大小和颜色的标题出现在正文中 如果勾选 细览不 显示 则不会在正文中生成该标题 应用点 信息直接从 word 中复制 正文里本来就含有标题了 不需要 显示自动生成的标题 有些信息如通知 公告等正式文体 对标题格式有特 殊要求 自动生成的标题不符合要求 2 2 2 html 编辑 和 普通 html 编辑 是默认的 指的是正文内 容可以使用 html 编辑器进行编辑 协同办公平台使用手册 第 13 页 共 57 页 而 普通 只能编辑文本格式的正文 如下图 2 2 3 地址链接 如果您希望分享外部网站上的信息 可以选择地址链 接编辑方式 直接输入网页地址 保存退出即可 这样 用户在查看信息时 点击办信息标题可以直接跳转到链接网页 2 2 4 文件链接 是用来发布音频文件 视频文件或者 FLASH 格式的 文件 使用 文件链接 上传的文件 用户查看信息时可以直接播放 2 2 5 WORD 编辑 EXCEL 编辑 和 PPT 编辑 我们有时候会 发有格式要求的信息 比如红头文件 要求正文为仿宋三号 每行 27 28 个字 等等 这种有严格格式要求的信息 在 html 编辑器中无法保证它的格式 另 外 因为 html 编辑器和 word 之间无法兼容 从 word 排版很漂亮的信息拷贝 到 html 编辑器中也无法保证它原来的格式 基于这些因素 我们在新建信息 的时候 提供了 word 编辑 excel 编辑 和 PPT 编辑 方式 保证了 信息的格式 协同办公平台使用手册 第 14 页 共 57 页 显示效果如下 同时 系统会自动生成相应格式的附件 2 2 6 相关图片 在这里上传的图片 信息发布以后 会出现在标题和 正文之间 如果这条信息放在首页 并且设置为图文显示 则以图片的形式进 行预览 协同办公平台使用手册 第 15 页 共 57 页 编辑信息页面 信息查看页面 图片在标题和正文之间出现 信息在首页以图片形式预览 协同办公平台使用手册 第 16 页 共 57 页 也可以理解为 如果要在首页的图片新闻栏目中显示图片 那么就必须在 相关图片 这里上传图片 但是 在实际应用中 您可能并不希望这张图片 同时显示在标题和正文之间 那么在上传图片的时候 您可以直接勾选 细览 不显示 在这里上传的图片就只在首页显示 而不会在这个信息查看页面显 示了 如果希望将图片显示在正文的文字之间 可以通过在 HTML 编辑器中插入 图片的方式实现 2 2 7 详细信息 标签页 可以完善信息的 副标题 文档编号 关键词 等信息 并且对信息进行进一步的设置 可查看人 可以对信息的查看范围进行设置 只有在可查看人内的 用户才能看到您发布的这条信息 可查看人范围不会超出该栏目的可查看人 的范围 协同办公平台使用手册 第 17 页 共 57 页 打印权限和打印次数 设置哪些人可以对本信息进行打印以及每个用户 可以打印的次数 权限范围内的用户查看信息时能够看到打印按钮 并且在次 数限制内进行文档打印 下载权限和下载次数 可以设置哪些人可以对本信息附件进行下载及每 个用户可以下载的次数 权限范围内的用户查看信息时可以看到相关附件并且 在次数限制内进行附件下载 禁止打印拷贝 如果勾选了否 则用户查看该信息时 无法对信息 内容进行复制和打印操作 如果是有 PPT EXCEL WORD 等可以自动生成附件 的编辑方式 则用户无法查看到自动生成的附件 允许评论 如果勾选 否 则用户查看信息时 将看不到 评论 按钮 不能对该信息进行评论 有效期 对于具有时效性的信息 如放假通知 短期公告等 可以 设置信息的有效期 过期文件普通用户将不再能查看搜索到 信息推送 可以通过选择的方式 邮件 短信或者即时通讯 将信 息推送给制定的用户 确保相关用户能够第一时间看到该信息 相关流程 相关项目 相关合同 相关讨论 相关信息 公共联系人的 关联 或 新建 按钮 可以关联对应的内容 例如相关信息 点击关联 选择一条信息 选择关联按钮 信息就被关联到此页面中 点击新建按钮 则 协同办公平台使用手册 第 18 页 共 57 页 可新增信息 并且发布到信息管理中去 前提是有新增权限 如公共联系人 若本人无新增权限 则不显示新建按钮 2 2 8 知识点 新建信息 设置可查看人的时候 为什么只显示了部分部门 不能显示 我要的部门呢 这是因为管理员将这个信息所在的栏目设置了查看范围 在设置某条信息 的可查看人的时候 只能在这个栏目的查看范围之内进行选择 比如 管理员 设置了 财务报表 栏目的查看范围是公司领导和财务部 在发 2008 年 2 月公司财务报表 这个具体信息的时候 只能缩小查看范围 即只能在 公司 领导和财务部 范围之内选择可查看人 而不能设置行政人事部的同事可查看 这个信息 我分别设置了 2 个相关信息和 2 个相关项目 可是为什么小王在查看信息 的时候看不到相关信息和相关项目 协同办公平台使用手册 第 19 页 共 57 页 这是因为相关信息和相关项目 是有查看权限范围的 如果小王不在查看 权限范围内 则看不见相关信息和相关项目 2 3 信息的维护 2 3 1 修改信息 点击信息管理 在左侧找到 我的发布 点击后 右侧 会显示您发布过的所有信息 找到要修改的信息 点击右侧操作栏中的修改按钮 便可进入修改编辑页 面 修改完毕后 点击 保存退出 即可 2 3 2 删除信息 点击信息管理 在左侧找到 我的发布 点击后 右侧 会显示您发布过的所有信息 找到要删除的信息 点击右侧操作栏中的删除按 钮 小红叉 便可删除信息 协同办公平台使用手册 第 20 页 共 57 页 2 4 如何查看信息 通过点击首页菜单栏信息管理 可以进入信息管理模块 左侧显示栏目信 息 前面有的栏目表示该栏目有下级子栏目 您可以通过点击其将栏目展开 查看各级子栏目 点击具体栏目名称 该栏目下所有信息在右侧展示 点击想要查看的信息的标题 就可查看到信息的详细正文 如果有附件 会在正文下面显示链接 您还可以查看到信息发布人 发布时间 版本号及历 史版本等信息 历史版本 点击可查看信息版本号 修改备注 修改人和发布时间 新建信息时如果需要流程审批 则审批过程中的每次修改生成一个小版 本 从 0 1 到 0 99 每次增加 0 01 正式发布时生成大版本 1 00 协同办公平台使用手册 第 21 页 共 57 页 信息修改时如果需要流程审批 则审批过程中的每次修改生成一个小版 本 小版本每次增加 0 01 例如在 1 00 版本修改 变成 1 01 流程办结后发 布版本为 2 00 新建信息时如果不需要流程审批 则发布时版本为 1 00 信息修改后版 本为 2 00 每次修改增加 1 每个大 小版本都需要可以在 历史版本 中查看 修改历史版本查看 方式 每一个大的版本以粗体标识 阅读情况 点击可查看该条信息的阅读情况 显示该信息查看范围内的所 有用户列表 列表左上方显示信息阅读率 黑色为已查看用户 灰色为未查看 用户 评论 点击发表对该信息的评论 在评论栏中输入评语 点击提交即可 邮件转发 点击可将该信息以邮件的方式转发给系统内的其他用户 该信 息将以超链接方式自动添加到邮件正文中 协同办公平台使用手册 第 22 页 共 57 页 打印 打印该信息 关闭 点击 关闭 信息查看页面关闭 更多 点击可展开更多操作按钮 收藏和记笔记 收藏 将该信息收藏到 个人办公 我的文档 中 点击 收藏 会弹出 我的文档的所有文件夹 选择某个文件夹 即可将当前信息收藏到我的文档中 记笔记 点击 记笔记 在弹出的对话框中 用户可以将看信息后的心 得 感想记录下来 笔记可在 个人办公 个人工具 笔记本 中查看 相关性 这里显示与信息相关的流程 项目 合同等信息 协同办公平台使用手册 第 23 页 共 57 页 协同办公平台使用手册 第 24 页 共 57 页 第 3 章 公文管理 3 1 如何新建发文 在系统菜单栏 点击进入 公文管 理 模块 再点击左侧功能栏中的 发 文管理 新建发文 便可看到自己有权限使用的发文流程 3 1 1 选择相关的发文流程 点击后打开发文标签如下图 协同办公平台使用手册 第 25 页 共 57 页 默认的发文标签中各项解释如下 文件标题 标题是必填项 起草正文 可直接粘贴 Word Excel 内容 也可手工输入正文信息 还可引入文章或导入本地文件 附件 上传附件 文头 机关代字 根据所发文件的不同 选择相对应的文头 机关代字 注 在标准表单中机关代字也叫做文头 字号 文号 在发文编号时自动生成 可以修改 注 在标准表单中文 号也叫做字号 协同办公平台使用手册 第 26 页 共 57 页 主送 抄送等 选择或输入相应的主送 抄送单位或部门 也可以点击 分发单位 从下拉框中选择设置好的分发单位 拟稿单位 默认提取拟稿人所属的组织 也可以手工修改 拟稿人 默认提取发起人姓名 发起人也可以手工修改 签发日期 文件的签发日期 在套模板时自动显示汉字日期 如 二 九年四月二十八日 共印 文件共印多少份 3 1 2 点击标签上方 起草正文 按钮进入正文编辑页面 编写完成正文内 容后 点击保存正文按钮 提示保存成功后 点击返回办公系统按钮 回到发 文标签页面 注 这里只编辑正文 要放入红头 机关代字等标签里有的信 息 协同办公平台使用手册 第 27 页 共 57 页 注意 这里保存成功以后一定要点击返回办公系统 否则正文无法保存 3 1 3 返回到发文标签 填写 标题 主送 等要素 点击 发送 按 钮 选择办理人 点 发送 提交下一办理人 作为拟稿人所要做的操作 可以简单的概括为三个步骤 选择所需的发 文流程 填写发文标签 点击 起草正文 进行正文编辑 点击 发送 按钮 提交到下一办理人 3 2 如何审批文件 在首页右上角文件办理处收到数字提醒 点击文件办理按钮 进入 待办 文件 列表 3 2 1 找到需要办理的文件 点击标题打开发文标签 查看标签内容后 点 击 批阅正文 按钮 可查看或修改正文 对正文的修改有痕迹保留 点击上 方 显示 隐藏痕迹 按钮 可以显示 隐藏痕迹 每个用户的修改痕迹以不同 颜色显示 将鼠标放在修改痕迹上 可以显示是哪个用户在什么时间进行的修 改 协同办公平台使用手册 第 28 页 共 57 页 3 2 2 回到标签页 填写审批意见 点击 发送 按钮提交给下一办理人 3 3 如何编号 套红 分发 作为编号人员 在收到一份待办的发文之后 在标签上检查主送 抄送 印发份数等要素是否正确后 按以下步骤进行编号 套红等操作 3 3 1 编号 点击编号按钮 弹出编号框 默认编号或手动修改编号后 点击保 存退出 编号自动显示在表单的 文号 部分非正式发文是期号 处 每个 发文都有唯一的文号 协同办公平台使用手册 第 29 页 共 57 页 3 3 2 套红 点击 生成正式文件 按钮 系统会弹出正文编辑页面 并自动按事先定 义好的模板生成正式文件 3 3 3 分发 正文套红 用印完成后返回标签页面 点击上方功能栏中的 分发 按钮 在弹出的窗口中选择文件发送范围后 可选择分发给范围内的所有用户 或者 是公文员 然后点击 发送 即可 协同办公平台使用手册 第 30 页 共 57 页 收到文件的用户 可以在 公文管理 模块下的 我的收文 中查看 注意 编号在 编号 排版 环节 套红 分发在 盖章印发 环节 不一定由一个人完成 而是根据实际情况按自定义的流程进行流转的 不过 上文的操作方法仍然适用 编号 套红 分发的顺序不可改变 3 4 经办文件查阅 发文 在发文管理的 经办文件查阅 列表中 列出了所有您参与办理发文记录 可以对自己办理过的发文进行有效的监控 协同办公平台使用手册 第 31 页 共 57 页 3 5 分发文件查阅 发文 在发文管理中 用户可通过分发文件查阅菜单 查看自己分发的文件 3 6 收文各环节的操作 3 6 1 新建收文 登录 OA 系统后 点击 公文管理 菜单 展开 收文管理 新建收文 点击开始建立一个新收文业务 协同办公平台使用手册 第 32 页 共 57 页 注 若是相应的菜单或功能无法看到 表示你无没有相应的权限 若需要 请与系统管理员联系授权事宜 点击后出现收文单界面 收文编号 下拉框选择 自动编号 可以手工修改编号 协同办公平台使用手册 第 33 页 共 57 页 收文日期 选择输入 来文机关 下拉框选择输入 协同办公平台使用手册 第 34 页 共 57 页 来文机关可以在 公文管理 收文管理 收文设置 单位设置 中完成 相关信息输入完毕后 点击 发送 至下一审批活动 办公室主任核批 进行批示 协同办公平台使用手册 第 35 页 共 57 页 3 6 2 办公室主任核批 办公室主任核批 人登录系统后 可以如下标示处查看到需要办理的文 件 点击待办文件标题 即可开始 批阅文件 协同办公平台使用手册 第 36 页 共 57 页 点击 发送 至 文书转办 3 6 3 文书转办 文书在待办文件中打开待办文件进行办理 协同办公平台使用手册 第 37 页 共 57 页 当选择部门办理时 3 6 4 理事长批示 登录 OA 系统 在首页 待办文件 区会列示需要办理的文件 协同办公平台使用手册 第 38 页 共 57 页 打开文件后按需办理 如图说明 3 6 5 主管领导批示 具体操作同 理事长批示 操作 协同办公平台使用手册 第 39 页 共 57 页 3 6 6 部门办理 部门综合员收到待办收文后 通过功能转给部门负责人办理 协同办公平台使用手册 第 40 页 共 57 页 协同办公平台使用手册 第 41 页 共 57 页 部门负责人收到待办文件后办理 协同办公平台使用手册 第 42 页 共 57 页 3 7 经办文件查询 收文 可以查询经过本人办理的收文文件 3 8 办理查阅 办理查阅中的功能很强大 请谨慎使用 协同办公平台使用手册 第 43 页 共 57 页 修改 可以对收文单中的某些项进行修改 如修改文件标题 即 使是已办理完毕的文件 删除 删除收文 不可恢复 强制结束 对于未办理完毕的收文流程强制结束 待办人的待 办文件中不再显示 3 9 一些常用的流程操作 该部分适用于发文 收文以及工作 流程 3 9 1 退回 如果审批意见为不同意 或者需要表单中提交内容进行修改 可点击该按 钮 可以将流程退回至发起人 也可将流程退回至任一审批过的活动节点 填 写退回原因后 选择邮件提醒范围 系统会自动发送邮件给相应人员 也可同 时勾选短信提醒 比如 员工要请假 部门领导不同意 就可以将请假流程 退回 给流程发起人 协同办公平台使用手册 第 44 页 共 57 页 3 9 2 取消和撤办 如果由于操作错误或者部分信息需要修改等原因需要撤回已发送或者审批 的文件 则在下一活动办理人 领导 尚未查看该文件的情况下可以选择取消 或者撤办 点击首页右上角的文件办理按钮 进入 待办文件 列表 然后点击左侧 菜单的 我的文件 我发起的流程 找到要撤回的文件并打开 打开文件以后 在左上方有个取消的按钮 点击后填写取消原因 便可无 痕迹撤回 协同办公平台使用手册 第 45 页 共 57 页 点击首页右上角的文件办理按钮 进入 待办文件 列表 然后点击左侧 菜单的 已办文件 我审批的流程 找到要撤回的文件并打开 打开文件以后 在左上方有个撤办的按钮 点击便可无痕迹撤回 撤回后 将重新回到代办文件中 3 9 3 转办 当收到文件时 如果希望别人帮忙办理 或者需要下属办理的情况下 可 以使用转办 并非所有文件都能转办 打开要办理的文件 点击左上角的转办按钮 协同办公平台使用手册 第 46 页 共 57 页 则会弹出转办的对话框 点击向下的箭头 选择要转办的人 然后点击发送 3 9 4 跟进和催办 点击首页右上角的文件办理按钮 进入 待办文件 列表 然后点击左侧 菜单的 我的文件 或者 已办文件 找到要跟进的文件并打开 在上方找到对应的选项卡 便可查看相应的流程图和流程记录 协同办公平台使用手册 第 47 页 共 57 页 可以根据流程记录催办相应的办理人 催办按钮在文件的上方 协同办公平台使用手册 第 48 页 共 57 页 3 9 5 上传附件 您在发布信息 提报流程 发送邮件时都会看到 上传附件 按钮 点击 将弹出页面 提示 请选择要上传的文件 点击 浏览 打开 选择文件 窗口 协同办公平台使用手册 第 49 页 共 57 页 ezOFFICE 系统支持同时上传多个文件 按住 Ctrl 键即可选择多个文件 您也可以按住鼠标不放 用拖拉的方式选择文件 选中想要上传的文件后 点 击 打开 按钮 即可看到文件上传进度 点击文件后 可将附件删除 协同办公平台使用手册 第 50 页 共 57 页 第 4 章 内部邮件 内部邮件模块更好的实现了内部沟通的方便快捷 并且可以根据自己的要 求进行外部邮件的设置 使用起来更加的灵活 4 1 如何查看邮件 点击菜单栏 内部邮件 可以进入内部邮件模块 默认进入收件箱 也 可点击快捷菜单的邮件图标 快捷菜单的邮件图标 会显示出当前未读邮件的数目 这样在任何页面 我们都可以最快捷的打开新邮件 比如 我现在信息管理模块下 发现快捷栏 有新邮件的数字提醒 那么我可以直接点击提醒进入收件箱 查看新邮件 查看邮件的页面如下 协同办公平台使用手册 第 51 页 共 57 页 打印 点击打印按钮会弹出打印预览页面 用户可以按照要求来打印 移动到 在 移动到 处选择将要移动的地方 邮件会自动转移 导出 点击可以将邮件基本信息及正文内容导出到本地 可以选择导出 txt 或者是 eml 格式 批量导出 可以批量将收件箱中邮件进行导出操作 4 2 如何写邮件 进入内部邮件模块 在左侧有 写邮件 点击可打开新建邮件的页面 也可点击首页快捷栏新建 点击 新建邮件 打开写邮件页面 协同办公平台使用手册 第 52 页 共 57 页 新建邮件的页面如下 发一个新邮件的操作很简单 选择收件人 输入邮 件主题 输入正文 点击 发送退出 即可 收件人有两种选择方式 1 在上面一行 可以输入用户简码 或者前几位 或用户中文名 回车 就可以很快缩小范围 找到符合条件的用户 什么是用户简码呢 用户简码是 系统管理员设置的有一定规则的用于识别用户的简要代码 可以是姓名拼音 可以和用户账号相同 也可以是中文姓名 等等 如果不清楚用户简码的规则 协同办公平台使用手册 第 53 页 共 57 页 请咨询系统管理员 如果需要选择多个收件人 可以继续用同样的方法进行选 择 2 在收件人的后面 有一个选择对象的按钮 点击打开 选择对象 页面 在这里可以选择组织或用户 新建邮件页面的其他功能说明 显示抄送 点击后显示