办公用品管理办法(ERP版)

现有办公用品管理分析报告（B版）现状存在的问题改善方案预期可达到的效果需配合部门仓库管理与生产物料存放一起，无法直观确认物资分类，行政部采购无法准确了解剩余库存量；在发放办公用品时，仓库人员在 办公用品“单位”上不够明确，如部门申请电池2节，仓库会发放成电池2板（即8节），相差6节。未接到行政部采购通知而自行发放，从而导致申购部门无法正常领到所需物资。行政部设立独立“办公用品仓库”。采购与仓管员可同一个部门，但非同一人。列入ERP操作系统。由专人负责，随时掌握库存量及时进行申请，储备一定的安全库存，随时满足部门的特殊需求，提高服务效率。账、物清楚，起到相互监督作用。尽量减少手工账。随时可以通过ERP调看以往部门申请表。财务部信息部物流部盘点因仓库发放存在一定问题，导致账、物始终无法一致。1、账、物相符发挥ERP功能，为日后费用分析、年度预算奠定基础。每月月底ERP引出最新库存数量，行政部采购与专员进行实物盘点。办公用品管理办法（B版）目的:本着“节约、高效”的原则，为使公司办公用品的申请、采购、管理等一系列程序规范化和有序化，提高办公用品管理的合理性，防止浪费和杜绝违纪、违规行为的发生，按照公平、公正、公开、透明和科学的原则，特制定本办法。范围:适用本公司及所属子公司所有部门办公用品申请、采购、管理等一系列流程。职责:3.1使用部门：每月25日止按实际情况提出合理需求。3.2行政部采购:根据要求比较选择供应商，根据部门需求采购性价比最高的办公用品，次月5日安排发放。3.3行政部专员：完成办公用品的申购、验改、入库、领用登记等一系列工作。定义:4.1办公用品：指不够固定资产标准且易损、易耗的各种非生产性办公所需物资。仅限生产部门使用的物资，统一由物流部/采购科负责采购，其不纳入办公用品采购流程管理。4.2分类：常规办公用品：现ERP中已有物料编码定为常规办公用品。每月15日，行政部专员负责更新物料明细，同时，将更新后的物料明细表发送给各部门统计员。特殊办公用品：除常规办公用品、仅限生产部门使用的物资。五、 流程图:“办公用品采购流程图”见附录一作业内容:6.1申请6.1.1常规办公用品部门统计员需在ERP上填写办公用品领用申请单，提交部门主管/经理ERP审批。6.1.2特殊办公用品：部门统计员需在OA上填写办公用品申请单申请物料号。行政部采购需在OA上填写购买物品的详细名称、详细规格（型号）、单位、单价。提交部门主管/经理OA审批。？部OA上编写物料代码，同时ERP物料代码下放。行政部专员/部门统计员OA签收/归档部门统计员需在ERP上填写办公用品领用申请单，提交部门主管/经理ERP审批。6.2库存管理无库存：行政部专员在ERP中填写采购申请单。行政部采购根据行政部专员的采购申请单，在ERP中填写采购订单。物品到货后，行政部采购通知行政部专员验收、入库。行政部专员在ERP中填写收料通知单、外购入库单。有库存：行政部专员ERP上办公用品领用申请单三级审批（财务部二级审批）。入库后的特殊办公用品将变更为常规办公用品。行政部专员定期盘点库存，及时提出申购计划，储备一定的安全库存。6.3领用由行政部专员填写ERP领料发货单-领料单,通知需求部门统计员领取办公用品，并在领料发货单-领