Office应用技能培训.ppt

办公软件应用技能培训 微软认证讲师 卢景德 强劲 美观 规范 我们将讨论的问题 运用PowerPoint制作演示文稿 运用Excel提高数据运算和分析能力 运用Word创建规范化文档 2 PartI公文文档处理使用Word快速便捷处理工作文档 修饰文字格式创建文档目录设置文档结构运用邮件合并文档修订比较 3 修饰文字格式 格式工具栏字体 字号 颜色Ctrl 缩小字号Ctrl 放大字号 4 修饰段落格式 对齐方式 左 中 右 两端对齐缩进方式 首行缩进 悬挂缩进通过标尺调节格式 段落 缩进段落间距段前 段后距离行间距 5 利用样式统一段落格式 样式的作用利用样式简化重复的操作利用样式快速修饰段落格式保证段落格式的统一应用样式的方法 格式 样式 6 为文档创建目录 创建目录的条件 为标题应用标题样式为标题应用多级编号应用标题样式格式 样式和格式标题1 标题2 标题3为标题应用多级编号格式 项目符号和编号 7 创建目录 为文档创建目录插入 索引目录 目录修改目录文档修改后 更新目录在目录上单击鼠标右键 选择更新域 8 Word文档结构 分页Ctrl Enter在当前位置插入分页符用命令插入分页符 插入 分隔符 分页符分栏格式 分栏插入 分隔符 分栏符分节插入 分隔符 分节符 9 给文档分节 插入分节符 分节符分类 连续 下一页 奇数页 偶数页分节的作用 可以有不同的页面设置文件 页面设置 应用于本节不同的页眉页脚页眉页脚 去掉与上节相同按钮不同的分栏设置 10 设置页眉页脚 视图 页眉页脚插入自动图文集插入页码 日期时间等插入图片 如 加入公司图标 为文档首页设置不同页眉页脚为不同节设置不同页眉页脚总结 可以将页眉页脚当成另一种视图 可以忘其中添加任意对象 如制作水印效果 11 理解邮件合并 可以批量创建套用信函 邮件标签 信封或电子邮件当需要创建多个具有相同版式的文档 但每个文档又具有个性化信息时可以使用邮件合并创建邮件合并需要有一个数据源 例如Excel表格 Access数据库 文本文件数据 Outlook联系人等可以为数据源中的每一条记录 按照特定的版式排版打印 12 使用邮件合并 工具 信函与邮件 邮件合并信函电子邮件信封标签如果希望在一页或者多页打印数据源中的一条记录则使用信函 如果希望在一页纸上打印数据源中的多条记录就是用标签 13 邮件合并的基本过程 14 案例 批量创建信封 创建主文档 应用信封格式 选择数据源从数据库选择地址列表主文档与数据源合并插入合并域邮件合并合并到新文件合并到打印机 15 案例II 创建打印标签 创建主文档选择数据源从数据库选择标签项列表对数据进行筛选主文档与数据源合并邮件合并合并到新文档合并到打印机 16 邮件合并小记 邮件合并是指将用户组织的数据列表合并到通用文档中 即将不同的文档合并为一 生成多个带有个性化信息的文档 邮件合并不一定真的是指信函邮件的合并 17 请他人修定文档 进入文稿修订工作状态工具 修订在修订状态下批改文档使用修改状态编辑文稿添加批注信息查看修订信息整合修改文稿 接受或拒绝 18 我的文档哪里被改变了 比较合并文档可以比较出两个或多个文档的不同要求必须是出自同一个文件的不同拷贝 方法 工具 比较并合并文档 19 PartIIPowerPoint演示文稿的展示方便快捷的制作演示文稿 幻灯片结构设计模板与母版放映方式的设置为演示文稿添加动画 20 演示文稿创建流程 21 幻灯片模板的运用 应用设计模板调整幻灯片的配色方案母版的使用 22 应用设计模板 格式 幻灯片设计 设计模板在应用设计模板对话框选择并应用模板应用模板到当前幻灯片应用模板到所有幻灯片 23 将现有文件模板保存至个人电脑 以公司模板文件为例 保存至个人电脑 以备以后作为标准模板创建幻灯片使用 打开公司模板文件删除所有幻灯片内容文件 另存为 保存类型选择PPT模板 24 应用配色方案 方法 格式 幻灯片设计 配色方案选择配色方案编辑配色方案 25 幻灯片的母版 作用 用于设置每张幻灯片的预设格式这些格式包括 文本或图形 文本的大小 位置以及文本的颜色项目符号的样式背景颜色等 26 幻灯片的组成内容 文字图片 图形表格 图表其他媒体 27 幻灯片的创建 创建文字幻灯片设置文字级别通过大纲创建幻灯片项目符号与编号处理 28 幻灯片的排版 减少眼睛扫描的次数少用长句子 引用名言除外 小标题 短语词组构成少用多级小标题 29 幻灯片排版 字体控制 30 幻灯片排版 空间分配每页幻灯片不超过8行 31 图片 图形的运用 图片的插入与排版图片的压缩使用自选图形图形对象的格式化与修饰 32 使用图示美化幻灯片 组织结构图目标图循环图棱锥图射线图维恩图 图示 方便我们制作如 组织结构图 目标图 循环图 棱锥图 射线图 维恩图等等 有了这项功能的帮助 相信我们在传达讯息上将会更加容易 33 表格的运用 创建PowerPoint表格设置表格布局插入来自Excel的表格链接表格 34 使用Excel图表表现数据 35 使用组合图表 创建组合图表直接在图表系列上更改图表类型处理多个坐标轴创建次数值轴 36 为幻灯片添加动画效果 幻灯片切换效果幻灯片放映 幻灯片切换项目动画幻灯片放映 自定义动画添加效果类型 进入 强调 退出 动作路径 37 AnimationShow ThefollowingslidescontainmoreinformationthattheSampleofAnimationslideandabsorbingpresentation Waiting 38 文字动画应用案例 CUTTINGCOSTS INEFFICIENCIES IMPROVINGRESPONSIVENESS 图片 文字应用案例 HR Employeesinremoteofficesfeeloutoftouch Moraleislow traveltoheadquartersisfrequent CanMicrosofthelp ADMIN FINANCE Unwantedemailisaburden Customermailsarebeinglost andwefearrestrictedinformationisbeingsenttothewrongpeople SALES Thefirmweacquiredusesadifferentsalesreportingsystem BeforeIcanunifythesalesgroups Ineedoneintegratedsystem ENGINEERING Wetalkaboutreducingtime to market Butmydevelopmentorgspans4continents OPERATIONS Youwantamoreresponsiveoperationsteam Giveusvisibilityintocustomertrends 39 案例 动画的运用 40 常见的控制方法 幻灯片页面演播控制定时播放连续播放循环播放绘图笔的应用使用改变颜色擦除笔迹 41 面对演讲稿 不够熟练怎么办 为幻灯片添加备注信息只允许我自己查看幻灯片备注信息 42 PartIII企业数据处理能力提升篇电子表格软件在企业中的应用 电子表格应用技巧公式与函数的使用企业数据的汇总与分析数据的图形化展示 43 修饰数值格式 设置数字精确值负值突出显示设置数字货币格式日期型数字格式文本型数字格式自定义数字格式 44 表格的基本操作 选择区域用鼠标直接拖动选中矩形区域在行列标记上单击选中整行整列再拖动鼠标的同时按住Ctrl键选择不连续区域按住Shift键可以选中两点之间区域按快捷键Ctrl Shift 8 或Ctrl 可以选中当前单元个周围连续的矩形区域 45 选择表格续 快速移动光标Ctrl home将光标移动到第一个单元格Ctrl End将光标移动到表格最后一个单元格Ctrl 将光标移动到当前区域最右列 其他方向箭头依此类推 则Ctrl Shift 向下箭头 选择当前单元格至当前区域最后一行的内容 46 表格的编辑和调整 序列填充填充柄 选中区域右下角的黑点拖拽填充柄可实现序列填充 如 January February March等一切和数字有关的数据都有序列功能反向拖动填充柄相当于删除自定义填充序列 工具 选项 自定义序列其他填充 编辑 填充 序列 47 条件格式的使用 什么是条件格式对选定区域中符合指定条件的数据以指定格式显示如何设置条件格式格式 条件格式使用条件格式显示单元格的数据例 将表格中大于500的数字以红色显示目的 突出显示满足某个条件数据 48 在Excel中编辑公式 点击等号 开始编辑公式在公式中可以使用加 减 乘 除四则混合运算 括号 乘方 2表示2次方 等字符运算使用 符号连接字符公式复制过程中存在的问题相对引用案例绝对引用和应用案例 49 简单函数的使用 用函数进行计算的必要性几种常用函数介绍SUM AVERAGEMAX MINCOUNT CountA CountBlankRound Roundup Rounddown 50 日期函数的使用 51 常用统计函数的使用 Sumif对满足指定条件的数值求和CountIF计算区域中满足给定条件的单元格的个数 52 条件判断函数 IF 工资表的编制格式税金的计算 53 高级查询函数的使用 VLOOKUP 函数在表格的最左列查找某个数值 并返回该值右边所对应的第N列的数值HLOOKUP 函数在表格的首行查找指定的数值 并由此返回该值下方所对应的第N行的数值 54 对表格数据的排序 表格数据的排序组合数据表规则排序规则排序方法单一条件排序多重条件排序自定义排序 55 对数据进行分类汇总 分类汇总 数据 分类汇总 按照数据表格的某个字段进行分类 并计算每个类别的汇总信息分类汇总操作的基本原则在分类汇总之前 需要先按汇总列进行排序 56 对数据进行合并计算 合并计算将结构类似 位于不同位置 可以是不同的工作表或工作簿 的表格合并到一个区域并计算统计信息数据 合并计算创建合并计算表格要求具有相同的行列标签创建合并计算前将光标放在要显示结果的位置 57 对表格数据的筛选分析 自动筛选数据筛选条件和规则单一和多重条件筛选排名筛选高级筛选定制条件区域将筛选结果复制到新的区域筛选唯一性纪录 58 数据透视表和数据透视图表 数据透视表数据透视表是一种对大量数据快速汇总和建立交叉列表的交互式表格 可以转换行和列以查看源数据的不同汇总结果 可以显示不同页面以筛选数据 还可以根据需要显示区域中的明细数据 59 使用数据透视表 数据透视表包括 页字段行字段列字段数据项按不同字段分类数据透视表只需要将要查看的字段拖拽到相应的字段即可按不同关键字查看数据 60 使用数据透视表 查看汇总结果明细信息双击汇总值即可查看明细信息 即来源