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Excel使用技巧培训 Excel窗口的组成 编辑栏 标题栏 工具栏 菜单栏 单元格 滚动条 一个工作薄最多有255张工作表 默认3张每张工作表包括65536行 1 65536 和256列 A IV April9 2020 2 单元格的名称如 A1 D5 单元格的名称 April9 2020 3 数据输入 数值输入 输入正数时 可省略 输入负数时 可以先输入 号再输入数字 如 56也可以将数字放置在圆括号中输入如 56 输入真分数时 应先输入半角空格 再输入分数 例如 要输入3 10 输入顺序为0 空格 3 10 否则直接输入3 10 Excel会将其做为日期处理 3月10日 文本输入 Excel文本输入指文字 数字 符号等字符 默认情况下文本在单元格中靠左 数字靠右 April9 2020 4 数据输入 日期和时间输入 日期可以用 年 月 日 年 月 日格式输入 如 2009 2 15或2009 2 15 或同时按下 Ctrl 时间可以用时 分 秒格式输入 AM表示上午 PM表示下午 如输入上午9点30分20秒 则可键入9 30 20AM AM可省略 要输入下午7点15分 则可键入7 15PM或19 15 或同时按下 Ctrl Shift 注意 均为英文状态下的符号 April9 2020 5 数据输入 输入批准 批注是对单元格的注释说明 可以帮助自己或他人了解该单元格内容的意义 加批注单元格的右上角有一个红色三角标志 当鼠标移置该单元格上进 批注就会在单元格右侧显示出来 输入批注的方法如下 选择需加批注的单元格 在 插入 菜单上单击 批注 菜单项 或右击鼠标 在快捷菜单上单击 插入批注 在批注框中输入批注文本 April9 2020 6 自动填充 自动填充 就是根据已输入的数据 按照系统规定的规则或用户指定的规律 自动将数据填充到选定的区域 如果单元格中是文本 数据填充柄起复制的作用 如果单元格中是日期填充柄起到填充序列的作用 April9 2020 7 自动填充 选择多个单元格再拖动可以填充有序数列 April9 2020 8 自动填充 要填充比较复杂的数据时 可以试试右键来拖动填充柄 选中单元格 编辑 填充 序列 April9 2020 9 数据的编辑 1 数据的修改2 数据的复制和移动下面介绍常用的三种方法 使用快捷键选择要复制或移动数据的单元格 按Ctrl c Ctrl x 选定要粘贴数据的单元格 按Ctrl v 使用工具栏选择要复制或移动数据的单元格按 按钮 选定要粘贴数据的单元格按按钮 April9 2020 10 数据的编辑 用鼠标拖动首先选定要复制或移动数据的单元格的区域 将鼠标移动到所选单元格或区域的边缘 鼠标变成白色箭头形状 如果要移动数据 则可直接拖动鼠标 将数据移动到新的位置 如果要复制数据 则可先按下 Ctrl 键 再拖动鼠标 这时鼠标白色箭头旁增加了一个 号 表示将数据将复制到新的位置 April9 2020 11 数据行列互换 选择要行列互换的数据区域 单击 复制 按钮或按下 Ctrl C 键复制所选区域 选择行列互换后数据所在区域的第一个单元格 区域左上角 单击 编辑 菜单上的 选择尾粘贴 在对话框中选择 转置 复选框 单击 确定 April9 2020 12 数据的清除 如果仅删除单元格内的数据 则可选定单元格后按下 Delete 键 若还要清除单元格中所含格 批准 等 可选择 编辑 菜单中的 清除 菜单项 再选择相应命令 全部 清除单元格的全部信息 格式 清除单元格的格式 内容 清除单元格内的数据 批注 只清除单元格批注 April9 2020 13 删除 插入单元格或行 列 1 删除 插入单元元格选定要删除 插入单元格的位置 右击鼠标选择删除 插入菜单项 在出现的对话框中选择删除 插入方式 April9 2020 14 删除 插入单元格或行 列 2 删除 插入行 列选定要删除 插入列的位置 右击鼠标选择删除 插入菜单项 在出现的对话框中选择删除 插入方式 April9 2020 15 撤消与重复 在建立和编辑工作表的过程上 用户不可避免地会遇到操作失误的情况 用户可以利用Excel提供的 撤消 命令取消最近一次执行的操作 恢复操作命令执行之前的状态 用户还可以利用Excel提供的 重复 命令重复执行用户最后一次的操作 方法如下 单击 编辑 菜单中的 撤消 重复 菜单项 单击工具栏的 撤消 重复 按钮 如果要撤消与重复多次以前的操作则可以单击工具栏的 撤消 重复 按钮旁的下拉箭头 从中最多可以对最近的16次操作进行 撤消 或 重复 April9 2020 16 快速设置等宽列 等高行 选中多个连续的列 行 用鼠标拖动列标相交处到目标位置松开即可 April9 2020 17 快速设置最合适的行高 列宽 选中多个连续的列 行 用鼠标双击列标相交处即可 April9 2020 18 数据的计算 公式是对工作表数据进行运算的方程式可进行加减乘除等数学运算例如 B4 C2 25选择放置计算结果的单元格输入 B4 C2 25 按下 Enter 键或单击 确认按钮 公式 April9 2020 19 函数 如果计算的数据比较多的话 可使用Excel自带的函数在此向大家介绍一下我经常用到的函数 SUM VLOOKUP SUMIF 数据的计算 April9 2020 20 步骤如下 选中单元格 单击 插入 菜单项的 函数 按钮 会弹出 插入函数 对话框 在 插入函数 对话框中类别选择常用函数 在 选择函数 中选择SUM 单击 确定 后选取求和数据再回车 函数 SUM 例 计算累计保费 April9 2020 21 选中单元格 单击 插入 菜单项的 函数 按钮 会弹出 插入函数 对话框 在 插入函数 对话框中类别选择常用函数 在 选择函数 中选择VLOOKUP 单击 确定 函数 VLOOKUP 例 实收与签单数据匹配 April9 2020 22 3 弹出 函数参数 对话框 在Lookup value选择被保险人 在Table array选择取数表格即绿色部份 该位置在复制公式时注意取数完整性 该例Table array也可录为 F 1 G 8格式确保复制公式时取数完整 在Col index num录入所取数据第几例 该举例应录入2 在Range lookup录入FALSE 点击 确定 函数 VLOOKUP 例 实收与签单数据匹配 April9 2020 23 4 点击 确定 后即得出该被保险人签单保费 5 复制该单元格并粘贴即可得到结果 其中 N A 表示在取数表格中没有该被保险人 函数 VLOOKUP 例 实收与签单数据匹配 April9 2020 24 选中单元格 单击 插入 菜单项的 函数 按钮 会弹出 插入函数 对话框 在 插入函数 对话框中类别选择常用函数 在 选择函数 中选择SUMIF 单击 确定 函数 SUMIF 例 同一被保险人实收保费汇总 April9 2020 25 3 弹出 函数参数 对话框 在Range选择取数表格内所有被保险人 在Criteria选择需查询被保险人 在Sum range选择实收保费数据 点击 确定 函数 SUMIF 例 同一被保险人实收保费汇总 April9 2020 26 4 点击 确定 后即得出该被保险人实收保费合计数 5 复制该单元格并粘贴即可得到各被保险人实收保费合计结果 其中0 表示在取数表格中没有该被保险人实收保费 函数 SUMIF 例 同一被保险人实收保费汇总 April9 2020 27 分类汇总 分类汇总之前要先对数据进行排序选中数据 单击 数据 菜单中的 分类汇总 菜单项 出现 分类汇总 对话框在 分类汇总 对话框中设置 分类字段 汇总方式 汇总项 各项设置后单击 确定 按钮 完成分类汇总 April9 2020 28 数据透视表使用 利用数据透视表 可以为不必再使用复杂的计算公式和函数对数据进行分类汇总 也可以抛开诸如自动筛选或高级筛选这样的操作 学习数据透视表的制作方法 是一件值得花大力气去做的事 下面以被保险人实收保费为例 详细介绍制作数据透视表的方法和步骤 April9 2020 29 制作数据透视表的方法和步骤 选取整个表格数据后点击插入里的数据透视表图标点击 确认 数据透视表的制作方法和步骤 April9 2020 30 点击 确认 后即可出现该界面 数据透视表的制作方法和步骤 April9 2020 31 将拖至数值栏即可得到该界面 数据透视表的制作方法和步骤 April9 2020 32 在汇总单元格以下点击鼠标右键 值汇总依据选择 求和即可得到汇总实收保费 数据透视表的制作方法和步骤 April9 2020 33 根据需要分别将被保险人或险种拉入行标签即可得到相应保费数据 数据透视表的制作方法和步骤 April9 2020 34 冻结窗口和