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台塑集团管理制度介绍 信息管理 李明原台塑集团总管理处信息部 1 AGENDA 信息化管理的范围和主要应用功能如何将管理制度落实在信息系统 2 信息化管理的范围和主要应用功能 信息化管理的范围管理制度主要机能台塑集团E化版图 3 信息化管理的范围 4 数据库系统 软硬件系统平台 网络系统 系统监控维运 资安系统 客户端计算机 电子邮件系统 办公室自动化系统 ERP系统 5 营业管理 财务管理 成本结算 资材管理 生产管理 人事管理 工程管理 保养管理 环安卫管理 OA流程管理 DCS WEB 自动仓库 材料供货商 DCS DCS 生产机台 自动仓库 DCS POS 自动仓库 门市人员 WEB 客户 WEB 应征人员 DCS 门禁设备 WEB 图文管里 CAD WEB 图面设计 工程包商 HIS PDA 长庚医院 检测人员 WEB 工程包商 收入金额 产量 领料费用 薪资费 建造费 维修费 差旅费 污染防治费 订单缴款 出货 销售 产量 缴库 收发料 报价 报价 请款 工料量 PDA 监工人员 进度 健检值 测量值 PDA 保养人员 图面 记录 报名 入厂出厂 6 管理制度主要机能 7 管理制度主要机能 ERP 营业管理 1 营业目标管理2 授信管理3 受订管理4 成品仓储管理5 交运管理6 帐款管理 财务管理 1 帐务管理2 成本管理3 出纳管理4 股务管理5 资金调度6 经营计划 资材管理 1 存量管制2 采购管理3 材料仓储管理 生产管理 1 生产排程2 制程管理3 质量管理4 用料管理5 绩效管理 人事管理 1 人事管理2 考勤管理3 薪资管理4 文书管理5 总务管理6 警务管理 工程管理 1 进度管制2 工料分析3 用料管理4 发包管理5 付款管理 保养管理 1 预防保养2 定期保养3 故障修复4 设备改善 环安卫管理 1 工业安全卫生管理2 环境保护管理 8 流程控管 讯息讨论与公布 知识管理 个人讯息管理 管理制度主要机能 OA OA 9 台塑集团E化版图 10 台湾 服务地区 彰化 云林 嘉义 鞍山 东营 台北 桃园 宜兰 越南 大陆 海外 宁波 昆山 广州 惠州 高雄 日本 美国 德国 菲律宾 11 如何将管理制度落实在信息系统 建立合理化管理制度落实管理制度计算机化 12 建立合理化管理制度 专责制度规划部门 专责计算机信息规划部门 实际执行单位参与检讨 管理制度计算机化流程说明 管理制度规划原则 13 专责制度规划部门 14 台塑集团组织表 南亚科技 台朔重工 台塑石化 台化公司 南亚公司 台塑公司 采购部及发包中心 财务部 营建部 信息部 进出口事务组 法律事务室 海外事业管理部 创办人 行政中心总 副 裁 总管理处 总经理室 环安卫中心 15 总经理室各组主要机能 1 2 推动管理制度执行及业务稽核3 采购案 工程预算及发包 验收案之审核4 协助各经营事业单位经营管理之改善5 企业项目改善6 规划办理企业共通性教育训练 派驻大陆公司人员 各机能组派员驻大陆 人事管理组 产销管理一组 产销管理二组 保养管理组 资材管理组 工程管理组 工安检核组 财务管理组 资材审核组 工程营建审核组 工程机电审核组 幕僚组 公共关系组 土地组 经营项目一组 经营项目二组 驻大陆总经理室 特别助理 主 副 任 专责制度规划部门总管理处总经理室 产销管理三组 16 专责计算机信息规划部门 17 专责计算机信息规划部门信息部应用处 管理组 管理组 管理组 台北计算机处 大陆计算机处 应用处 应用四组 信息部 经理室 应用二组 应用三组 系统组 网管组 海外专案组 运转一组 运转二组 运转三组 运转四组 华北运转组 华南运转组 应用一组 18 应用三组 应用四组 应用二组 应用一组 负责企业有关财务 资材及工程管理作业程序开发与维护 其工作内容包括 全企业财务帐务 成本会计 出纳及股务管理电脑作业 全企业资材存量管制 采购管理及仓储管理计算机作业 全企业工程进度管制 工料分析 用料管理 发包管理及付款管理计算机作业 南亚 南科 南电 台湾小松及台塑汽车等系列公司生产及营业管理计算机软件开发设计与维护 全企业缴款管理 应收帐款管理 授信管理 客诉管理 外包承揽 托外加工及公用流体管理等计算机作业程序软件开发与维护 应用处 作业机能 台化 台塑 塑化 台朔重工等系列公司生产及营业管理及全企业佣金 营业目标 出口事务 停车费管理计算机软件开发设计与维护 全企业保养管理 工安环保管理计算机作业程序开发与维护 负责企业有关人事管理及OA作业程序开发与维护 其工作内容包括 全企业人事管理 考勤管理 薪资管理 总务管理 警务管理及门禁管制等计算机作业 长庚及明志等三院学务管理及教务管理计算机作业 以LotusNotes开发各机能OA应用作业 办公室自动化新技术及设备之研究与应用推广 规章制度推动执行与检核 应用软件开发规范设 修订 跨组工作协调 统筹办理职务专业教育训练 计算机付款安全性内部稽核 临时及项目交办事项处理 一般事务工作处理 文书收发 文件管理 总务 管理组 信息部应用处组织机能表 19 实际执行单位参与检讨 20 实际执行单位参与检讨总经理室 事业部经理室 台塑石化公司组织图 国外处 公用事业部 油品事业部 烯烃事业部 炼油事业部 油气调查组 专案组 技术组 产销组 人事组 管理组 董事长 总经理 总经理室 经营分析组 保养中心 码槽处 环境安全卫生室 会计处 经理室 经理室 经理室 经理室 经理室 21 管理制度计算机化流程说明 22 新制度设定 不断追求合理化追根究底 止于至善 推动单位 总管理处总经理室 信息部应用处协助推动单位 各公司总经理室 事业部经理室 制度修改 23 新制度设定流程 制度规划单位总管理处总经理室规章办法增设项目检核报告 程序规划单位信息部应用处计算机化可行性研究 实际执行单位各公司总经理室 经理室提供实务运作情形 邀集共同检讨 制定新制度 24 制度修改流程 制度规划单位总管理处总经理室是否符合公司规章办法规定 程序规划单位信息部应用处计算机化可行性研究 实际执行单位各公司总经理室 经理室实际运作发生问题或需求变更 如 国家法令修改 主动提出改善需求 邀集共同检讨 制度修改 25 管理制度规划原则 26 各类管理制度全盘规划 使各项管理制度环环相扣 所有数据尽可能就源输入 次输入多层次运用 管理制度规划原则 异常管理 设定查核点 以异常管理报表提醒 纠正 自动稽核 透过OA系统自动跟催异常处理情形 27 收料单发票 采购呈核表 订购单价厂商编号 检验结果 收料数量到货日 发票金额厂商编号 采购部门 会计部门 资材料库 检验部门 异常处理 计算机审核 正确 四支钥匙 互相勾稽 环环相扣 以采购付款为例 28 落实管理制度计算机化 管理制度程序开发质量控管 管理制度推动上线步骤 运用OA系统加强制度落实 29 管理制度程序开发质量控管 30 制度规划单位总管理处总经理室 程序规划单位信息部应用处 实际执行单位公司总经理室 经理室 接件立案 管理制度程序开发质量控管 OA进度控管 程序派送 专业程序人员规划设计 主管验收是否与制度相符 是否符合管理机能 验收 是否符合需求 验收 销案 31 提案部门 管理制度程序开发质量控管事务流程 提案部门 机能组 信息部 管理制度改善意见反应单 确认需求及合理性检讨 签呈报告 部门内便签 会议记录 主管交办 交办案件立案输入 交办单 案件展延 程序员修改程序 程序派送申请 主管测试及复核 核准 程序派送 机能组 交办案件销案输入 交办案件展延输入 Email展延通知 Email展延通知 Email立案通知 主管核签 主管核签 案件验收销案 Y N Y N 符合需求 Y N 制度增修订 验收确认单 提案人验收确认 专人验收确认 32 输入改善提案内容 总管理处总经理室应于此日前覆文 追踪依据 33 34 要求信息部应于此日前修改完成 35 意见单附件 制度说明 36 意见单附件 制度说明 续 37 意见单附件 制度说明 续 38 39 40 41 管理制度推动上线步骤 42 管理制度推动上线步骤 颁布制度发出公布函 制度纳入知识库管理 计算机作业操作讲解到场说明 远距教学 总管理处总经理室 信息部应用处 各公司总经理室 订定办事细则 各公司实际执行人员 自主检查 总管理处总经理室 各公司总经理室 外部稽核 43 运用OA系统加强制度落实 44 自主检查 外部稽核 落实管理制度之问题点 异常窗体未印 印出后未处理 未依制度规定流程处理 处理时效逾期 外部稽核仅能抽查无法达到全面性 由ERP自转OA系统直接EMAIL给相关人员 OA系统依设定之核签流程与时效管制严密控管是否依规定办理 否则由系统自动催办 稽核 问题点 传统检核方式 控管 45 范例 受订差异反应单 46 v 经办查明原由并拟定因应对策 签名后呈核 主管批示结案 主管交办 47 人工核签作业说明 主管自行记录跟催 部门人员打印 异常反应单 主管批示结案 人工方式进行案件归档 经办查明原由并拟定因应对策 送交主管分析 主管交办 呈核 忘了印 经办不处理主管忘了跟催 忘了送交主管 寄送过程文件遗失 归档后遗失 忘了交办 48 电子核签作业说明 E mail 主管批示结案 主动提示追踪 ERP系统产生之 异常反应单 自转OA系统邮寄给主管 归档计算机化 计算机自动提示主管逾期未完之案件进行追踪 主动跟催 计算机跟催经办人员逾期未完之案件尽速处理 主管交办 呈核 经办查明原由并拟定因应对策 无纸化信息传递安全 迅速 环保 计算机自动管制进度稽核跟催 49 受订差异反应单 主管批示画面 50 受订差异反应单 营业员提报后主管核签画面 51 范例 请假单 填单后即自动依制度规定之核签流程处理 52 53 54 55 范例 出勤时间检查清单 填单后即自动依制度规定之核签流程处理 56 57 58 总经理室 经理室 主管 经办 OA ERP连结OA系统自动稽核 催办流程 总管理处总经理室 ERP 信息部 拟定处理对策 撷取异常案件资料 发送Email 设定异常管制基准 人事 营业 生管 资材 财务 工程 保养 环安卫 协助追查原因或修改管制基准 计算机依制度规定之条件搜集异常案件 异常案件资料 公司 核决销案 协助处理 上一阶主管 上二阶主管 自转交办单 逾期提示第三次起 逾期提示第三次 协助处理 自转交办单 逾期提示第五次 协助处理 自转交办单给机能组组长 逾期提示第七次 59 案件时效管制 收文日期3 1 3 2 分文延迟3 4 3 3 举例说明 假设每日都是工作日 3 5 再提示3 6 3 7 再提示3 8 上二级主管 上一级主管目前处理者 上一级主管目前处理者 上一级主管目前处理者 上一级主管目前处理者 3 9 再提示3 10 上二级主管 每逾期一次目前处理者罚扣100元台币 60 重大延迟催办 案件时效管制 逾期累计第五次目前处理者加罚500元台币 61 收文日期3 1 3 2 分文延迟3 4 3 5 再提示3 6 3 7 再提示3 8 上一级主管目前处理者 3 9 再提示3 10 第一次提示 3 3 上一级主管目前处理者 上二级主管上一级主管目前处理者 上二级主管上一级主管目前处理者