013档案管理制度013.doc

013档案管理制度013 档案管理制度1.目的为加强本公司档案管理工作，充分发挥档案作用，全面提高档案管理水平，有效地保护及利用档案，为公司发展服务，特制定本规定。 2.范围2.1营业执照及各类证照，注册资料、年检资料、公司章程等。 2.2公司下发的文件、制度。 2.3重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、典型发言、会议记录等。 2.4本公司的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表及简报。 2.5本公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。 2.6本公司职工档案、工资、福利方面的文件材料。 2.7对外的正式发文与有关单位来往的文书。 2.8本公司的大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。 2.9会计档案包括账薄、凭证、报表等财务相关资料。 3.权责公司档案分行政管理、人事劳资、财务与资金管理、企业文化以及经营管理。 3.1行政类由行政中心保存3.1.1公司的正式发文及与有关单位来往的文书。 3.1.2公司管理人员任免的文件资料以及关于员工奖励、处分的文件资料。 3.1.3公司的各种规章制度、实施细则、程序文件等。 3.1.4公司投标资料标准模板。 3.1.5与公司有关的诉讼文件。 3.1.6其它归属行政类的文件、资料。 3.2人事劳资类由人资中心负责管理，由原始的、全面反映员工情况的有关材料构成，主要有如下几类3.2.1员工应聘登记表、入职登记表。 3.2.2身份证复印件。 3.2.3学历证、学位证、职业称证、资格证复印件。 3.2.4特种作业工作上岗证复印件。 3.2.5奖励及处分材料。 3.2.6劳动合同、保护商业秘密协议、竞业限制协议、录用、任免、聘用、异动、离（退）职材料。 3.2.7履历表、鉴定考核材料、任免审批单。 3.2.8其他可供企业用人参考的资料。 3.2.9其它归属人事劳动类的文件、资料。 3.3财务类由计财办统一监管3.3.1由计财办管理各种财务会计档案。 3.3.2各子公司财务部资料应定期归档于计财办。 3.4经营管理类由各子公司综合部保管。 3.4.1公司销售、采购合同。 3.4.2其他各类公司往来合同、协议。 3.4.3其它归属经营管理类的文件、资料。 3.5证照类计财办管理（含复印件）公章、财务章、法人章、合同章、发票章、公司营业执照、组织机构代码证、税务登记证、公司简介等营运的相关证照的管理。 3.6企业文化类由企划保存3.1.4公司简介、公司形象资料、奖杯、奖状、荣誉证书等。 3.1.7公司活动类相关照片、影像资料、大事记资料、今日力投。 3.7培训类商学院保管3.7.1培训记录。 3.7.2外训协议及其他相关培训材料。 4.定义公司档案，是指公司及子公司在从事经营、管理以及其他各项活动直接形成的对公司有保价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录，包括纸质档案、电子档案、照片档案、磁性载体档案等。 公司档案分为受控档案和非受控档案。 5.作业内容5.1.档案保存年限归档的同类文件资料在卷内应按保存期限分别装订，保存期限分为定期和永久。 定期按文材料的保持价值分为一年，五年，十年。 5.1.1永久保存5.1.1.1公司章程。 5.1.1.2股东名册。 5.1.1.3组织规程及办事细则。 5.1.1.4公司重要会议的会议记录。 5.1.1.5会计档案按照会计档案管理执行。 5.1.1.6政府机关核准文件。 5.1.1.7不动产所有权及其他债权凭证。 5.1.1.9公司规章制度。 5.1.1.10公司核准需长期保管的加盟类文件或相关销售、采购合同5.1.1.11其他经核定须永久保存的文书。 5.1.2十年保存5.1.2.1公司有相关期限规定的销售、采购类合同。 5.1.2.2其他经核定须保存十年的文书。 5.1.3一年至五年保存5.1.3.1期满或解除之合约。 5.1.3.2其他经核定保存5年的文书。 5.1.4一年以下暂时保存5.1.4.1结案后无长期保存必要者。 5.1.5公司可根据实际情况拟订文件资料保存期限的补充规定。 5.2公司档案密级的确定5.2.1在公司的经营发展中，直接影响公司权益的重要决策文件为绝密级。 5.2.2公司的发展规划、汇集档案、经营方面的统计材料、重要会议记录等为机密级。 5.2.3公司的人事档案、经营合同、协议、员工工资收入，尚未进入市场或尚未公开的各类信息为秘密级。 5.3档案借阅5.3.1普通文件资料档案，借阅人提出申请，部门负责人签字、行政中心批准，即可借阅（一般不超过一周）。 5.3.2秘级文件和各种资质证书、证照的借阅，须由公司总裁或其授权人签字同意后方可借阅（一般不超过一周）。 5.3.3借阅档案的人员，对档案应妥善保管，不得遗失、泄密和污损，不准抽换、折卷和转换，未经允许不得复印。 5.3.4涉及会计档案的须有计财办总监签批。 5.4销毁5.4.1每年保管期限已满的档案由档案员编制档案销毁登记表，报公司负责人审核批准并指定其监销人后，方可进行销毁。 5.4.2档案销毁登记表需注明销毁档案目录、总裁意见、档案人签章、监销人签章、销毁时间。 5.4.3销毁前，按照清册清点；销毁后，在清册上签名盖章，并将监销情况报告本单位负责人。 5.4.4档案销毁登记表需永久保管。 5.4.5保管期限已满但仍不能销毁的档案有下列四种5.4.5.1未结清的债权债务。 5.4.5.2未了事项。 5.4.5.3经核定仍有保存参考价值者，应单独抽出立卷，直到事项完结时为止。 5.5移交5.5.1需存档