杭州隆宁贸易有限公司人事行政制度及员工手册.doc

杭州隆宁贸易有限公司 杭州隆宁贸易有限公司人事行政制度及员工手册二0一四年八月一日目 录一、总 则-1二、员工守则 -3三、入职、离职管理-3四、劳动合同管理- -5五、考勤管理-7六、假期管理-8七、薪资、福利管理-11八、出差报销管理-11九、员工纪律管理-12十、安全卫生管理- 14十一、印章使用管理-15十二、办公用品管理-17附表-18-21总 则一、为构筑先进合理的企业管理体系，体现“以人为本”的理念，在制度的执行过程中培养和开发员工潜能，使员工与企业共同成长。保持公司内部行政制度和人事制度的统一性和一致性，使公司系统的办公工作实现规范化、程序化、制度化，进一步加强管理和协调，明确办公程序，提高办公效率，保障和促进公司战略目标的实现及各项业务的发展，制定本制度。二、人事部负责本制度的组织实施和管理监督，本制度将根据实践的发展不断充实和修订。员工守则一、遵纪守法，忠于职守，爱岗敬业。二、维护公司声誉，保护公司利益。三、服从领导，关心下属，团结互助。四、爱护公物，勤俭节约，杜绝浪费。五、不断学习，提高水平，精通业务。六、积极进取，勇于开拓，求实创新。入职、离职管理一、新员工入职管理1、新员工首先到人事部报到，提交个人资料：两张一寸免冠照片、身份证原件、真实有效的学历证明原件及复印件，岗位相关证书（证件），原单位离职证明。设定个人考勤，并于当日开始考勤。2、人事部发放文具等相关办公资料。3、人事部负责介绍公司相关制度，并安排新员工到所属部门报到，由部门主管安排座位、电话、传真、电脑等办公设备。4、人事部与主管经理核实新入职员工试用期及转正后工资。二、试用与转正1、原则上试用期为三个月，视工作岗位可做适当调整。在此期间，如果试用员工提出辞职，需提前三天填写离职申请书并交于部门主管，并将所有行政发放物品（电脑，电话等无损坏）清点交还人事部，部门主管在该员工工作交接完毕，人事部在该员工离职申请上需明确离职日期及薪酬；相应的，如果试用员工经公司考核无法达到要求，本公司有权终止试用。试用期间的薪资待遇遵守相关规定。2、试用期间，所在部门应安排人员指导新员工工作，安排新员工接受岗位培训，向新员工介绍本部门职能、人员情况、讲解本职工作的内容和要求，帮助了解本中心有关规章和规定，帮助其尽快熟悉和适应工作。3、新员工通过学习，自觉遵守本中心各项规章制度。试用期满，新进员工提交工作总结并提出转正申请表，经过部门主管审核通过签字确认。4、由人事部负责办理转正手续。注：如果新员工对公司有突出贡献，并且表现优秀，经部门主管报公司经理批准，可以提前申请转正。三、岗位变动员工进入公司以后，因工作需要或个人主动申请，经部门领导同意后方可进行公司内部岗位流动。进行岗位变动时需要首先提出书面申请,经有关部门领导批准确认后，交由人事部存档备案，同时完成内部岗位变动。公司保留对岗位变动人员的工作内容及薪金进行调整的权利。四、员工离职当员工要离开公司时，需要提前一个月递交离职申请书并与部门主管说明。员工离职应按公司规定移交所有属于公司的财产，经核准离职且办妥移交手续，方可正式离职。未办离职手续自行离职者，公司财产若有损失、遗失，其损失全额从薪资中扣还，擅自离职者，公司将不为其出具离职证明；如薪资不足以抵扣时，将报公安机关追究刑事责任。离职流程：1. 提前一个月递交离职申请书。2、经过部门主管同意转至人事部办理离职手续；3、填写工作交接单，与本部门内部人员交接纸面文件、电子文档、客户信息等相关办公资料，并在交接单上签字；4、与人事部交接办公用品、电脑、邮件信息等资料，并在交接单上签字，人事部负责消除个人指纹；5、部门主管在交接单上签字认可；6、财务部确认是否有业务款项未结后，办理工资结算手续。劳动合同管理一、为加强公司劳动合同管理，依据劳动法和劳动合同法制定本管理制度。二、本制度适用于公司全体员工，由人事部负责劳动合同管理工作。三、劳动合同订立1、人事应要求被录用人员出示终止(解除)劳动合同证明书或与其他任何单位无劳动关系的有效证明，再与其签订劳动合同。2、公司录用人员，自用工之日起一个月内签订劳动合同。劳动合同应在员工报到之日签订，最迟不得超过其后30日。劳动合同经双方签字生效。3、录用员工的劳动合同期限及在岗员工续订合同的期限，根据公司需要和员工个人意愿协商确定。4、录用员工劳动合同中应约定试用期，试用期间执行试用工资。因特殊情况无需约定试用期，须经总经理批准。5、试用期结束前30日内，具体用人部门填写员工试用考核意见，报人事部备案。试用合格者，根据其表现确定具体工资标准(应届毕业生应至实习期满)，并自试用期满次月起执行。不符合录用条件者，在试用期内解除劳动合同。6、劳动合同一式两份，甲乙双方各保存一份。四、劳动合同履行、变更1、劳动合同一经依法订立即具有法律效力，双方应严格履行，任何一方违反合同都应承担违约责任。2、劳动合同中约定由员工履行的义务必须由员工本人履行。3、员工涉嫌违法犯罪被收容审查、拘留或逮捕，被限制人身自由期间，公司暂时停止履行劳动合同，停发工资、奖金及各项福利待遇，不承担劳动合同约定的相应义务。4、劳动合同履行过程中，如发生无法履行或不能完全履行等情况，应协商变更劳动合同。5、变更劳动合同，应当采用书面形式。变更后的劳动合同文本由双方各执一份。6、劳动合同订立时所依据的客观情况发生重大变化，致使原劳动合同无法履行，公司要求变更劳动合同应书面通知员工，员工应自接到通知之日起15日内予以答复，逾期视为不同意，公司有权依法单方面解除劳动合同。五、劳动合同解除、终止1、公司与员工协商一致，可以解除劳动合同。2、公司在试用期间解除员工劳动合同，须提前三日书面通知本人，并出具解除劳动合同证明书；员工在试用期内提前三日通知公司，可以解除劳动合同。3、员工依据劳动合同法第三十八条规定提出解除劳动合同，需提前30日书面通知公司，同时应坚持正常工作，积极配合单位完成交接等有关工作。员工在完成正常交接、妥善办理完有关手续后，行政办公室出具解除劳动合同证明书。4、公司依据劳动合同法第四十条规定解除员工劳动合同，需提前30日将解除劳动合同通知书送达员工本人，才可以解除劳动合同。5、公司依据劳动合同法第三十九条规定解除员工劳动合同，不需提前通知。6、劳动合同期满，有劳动合同法第四十二条定情形之一的，劳动合同应当续延至相应的情形消失时终止。7、公司须对员工履行劳动合同情况进行考核，如同意续订，应提前30日将续订劳动合同意向书送达员工；员工应在收到后15日内反馈意见，逾期视为不同意续订，则其劳动合同到期后自然终止。8、劳动合同应在原合同期满前进行，合同生效日期为原合同终止日的次日。续订劳动合同，也可采取在合同期满前变更劳动合同的方式。六、劳动争议处理 1、公司与员工发生劳动争议，双方应本着相互合作的态度协商解决，协商解决不成，可向公司劳动争议调解委员会或上一级人事部门申请调解，也可自劳动争议发生之日起60日内向劳动争议仲裁委员会直接申请仲裁。2、争议处理完毕后，人事部需及时做好案件记录备案。考勤管理 一、员工考勤由人事部具体组织实施。二、本公司实行每周40小时工作制度，工作日为周一至周五，上午9:0011:30，下午13:3017：00。三、员工均须按规定时间上、下班，不得迟到、早退和无故旷工。1、迟到、早退与事假、旷工的界定：未按时上、下班的即为迟到、早退，超过上班时间2小时仍未与公司有关部门联系的，或者上班时间无理由，或理由不充分未向上级申明的情况下私自离开公司者，则视为旷工；员工如遇急事或突发事件请事假的，应于正常上班时间1小时内，向所在部门领导请假，事后及时补办请假手续。2、迟到、早退、旷工的处罚：迟到或早退5分钟以上，每分钟扣款1元；旷工按时间长短扣2倍工资。3、连续旷工3日或全月旷工6日或一年旷工达10日者，可以无补偿解雇。4、员工忘打卡或其它原因导致当日没有考勤的，需自己到人事部签考勤补签表，详细记录上班及下班时间。人事部在次月做考勤时以此为考勤补充依据。5、员工出公差，需事先填写出差登记表，需经部门领导同意，交与人事部。人事部在次月做考勤时以此为考勤补充依据。假期管理一、请假的程序：员工请假应提前办理请假手续，填写请假申请单，待部门领导批准后方可休假。未办请假、休假手续而擅离职守者或假期已满仍未销假、续假或有虚假隐瞒者均以旷工论处。请病假者，应于次月考勤前在请假申请单后附上病历本复印件,此为请病假依据。对于经常请病假的同事或经常开具病假条的同事，公司有权让其到公司指定二甲或资历相等的医院，在公司员工陪同下，重新进行病情确认，一旦发现之前病假条弄虚作假，公司可以无补偿解雇。休病假或临时有急事等事先未能及时申请者，应电话及时与公司有关人员联系，事后及时补办请假手续。二、请假的审批权限：1、员工请假在1天以内的，由部门负责人批准；超过1天的，须由公司领导批准。2、部门负责人请假需公司领导批准。3、请假去外地者需留下通讯地址、联系方式。三、请假种类：工伤假、病假，需有公司认可的医院证明和病假单（附于请假申请单后，探亲或出差在外患病需有乡镇以上医院的急诊病假证明），否则不能以病假论处。病假期间待遇（不享有其它福利补贴）和有效医疗期如下表所示，有效医疗期满而未彻底痊愈不能胜任工作者，公司可按规定解除劳动合同：工作年限病假时间工资待遇(按本人计)有效医疗期(按职位定)1年（正式员工）每月1天工资发放100%1年以上每月2天工资发放100%每月4天工资发放80%每月8天工资发放60%每月10天以上50工资的救济金 四、事假按半天扣发工资，如一个月合计只请3个小时的假，则这个月不扣工资。但如果本月累积请假时间超过3小时，则需按半天扣发工资。五、所有员工带薪休假，填写请假单时均需先到人事部确认休假资格，然后再根据休假天数按审批权限进行审批，签批后的请假单应在休假前递交人事部备案以记考勤。员工累计工作已满1年不满5年的，年休假5天；已满5年不满10年的，年休假7天；已满10年不满20年的，年休假10天；已满20年的，年休假15天。年假和事假可以相互抵充。六、员工结婚，可凭结婚证于当年享受婚假。 1、员工可持结婚证申请有薪婚假3天；若符合晚婚年龄（男25周岁、女23周岁）按国家规定可享受晚婚假13天，再婚的可享受法定婚假3天，不再享受晚婚假。该婚假包括法定节假日、公休日。2、申请婚假需凭结婚证书复印件，婚假必须在结婚注册日起1年内连续享用。 3、婚假为有薪假，员工在批准的婚假和路程假期间，除福利补贴外,工资照发。七、丧假1、员工的配偶、父母、子女或自幼抚养员工长大的养父母、岳父母、公婆之一死亡，给丧假3天。2、丧假为有薪假，员工在批准的丧假和路途假期间，除福利补贴外,工资照发。八、产假1、正常分娩的，产后假不少于90天(含产前假15天)；7个月以上早产或者超期分娩的，按正常分娩对待；分娩时遇有难产实施剖宫产手术的，产后假增加15天；分娩时遇有难产实施助产手术的，产后假增加7天；生育多胞胎的，每多生育一个婴儿产后假增加15天；妊娠期不满3个月流产(含自然流产、人工流产)的，产后假20天至30天；妊娠3个月以上、7个月以下流产、引产的，产后假50天；女员工育婴，婴儿一周岁以内的，每天给予哺乳时间1小时，多胞胎每多生育一个，增加1小时。2、女职工在指定医疗保健机构分娩以及因急产或者其他特殊原因未能在指定医疗保健机构分娩的，其检查费、药费、手术费、住院费、治疗费等费用，按规定从生育保险基金中开支。3、女员工产假期间除福利补贴外，发放基本工资，生育补贴及生育津贴按实发放给员工。4、已婚妇女二十四周岁以上生育第一个子女的为晚育。晚育的，男方可享受七天护理假，除福利补贴外,工资照发。九、法定节假日的放假天数：元旦：1天(1月1日)春节：3天(农历除夕、正月初一、初二)妇女节：半天（3月8日上午或下午）清明节：1天(农历清明当日)劳动节：1天(5月1日)端午节：1天(农历端午当日)中秋节：1天(农历中秋当日)国庆节：3天(10月1日、2日、3日)薪资、福利管理一、员工的工资标准是依据员工的工作岗位、工作业绩、工作技能、工作态度等因素确定的。公司将制定出合理的、富有竞争力的薪酬系统，并从企业和员工双方共同利益出发不断修正，不断完善，使其更具有公平性、竞争性、奖励性，以达到增强吸引力、奖励高绩效表现、激励员工及保留优秀员工的目的。二、公司的薪酬包括基本工资、绩效工资。公司支付员工的工资不低于杭州市公布的当年最低工资标准。三、公司发薪日为次月15日，计薪日从当月1日至月底。四、员工除公休日外，法定节假日按国家规定放假。五、公司按国家规定为员工办理社保手续。员工参加社保后，除依法享受各项权利及应得各种给付外，不得再向本公司要求额外的赔偿或补助。保险实施细则按国家和杭州市有关政策规定办理。六、公司每年组织一次集体外出旅游，旅游期间计入员工个人年假。旅游福利津贴为公司统一福利，若有员工因事无法同行，可保留年假，但不享有旅游津贴。费用报销管理为有效控制和差旅费用的合理支出，提高各类业务人员的办事效率，特制定本制度。 一、办理程序 1、出差人员必须事先填写“出差申请单”，注明出差地点、事由、天数、所需资金，经部门负责人签署意见、分管领导批准后方可出差。 2、出差人员借款需持批准后的“出差申请单”，填写“借支单”，列明借支事由，由部门负责人签字担保后，经财务负责人审核，分管领导审批后方可借支差旅费。 3、出差人员回公司后，应形成出差完成情况书面报告，并向部门领导汇报，由部门领导考核结果，签署考核意见。 4、财务人员根据签有部门领导考核意见的“出差申请单”和有效出差单据，按费用报销标准规定，经总经理审核后方可报销差旅费。 5、凡与原出差申请单规定的地点、天数、人数、交通工具不符的差旅费不予报销，因特殊原因或情况变化需改变路线、天数、人数、交通工具的，需经分管领导签署意见后方可报销。 6、出差回公司应在一星期内报账， 出差时借款，本着“前账不清、后账不借”的原则，延误工作责任自负，特殊情况由总经理特批，对各部门违反规定给予借款而造成账务混乱的，追究财务经办人，部门负责人及相关人员的责任。 员工纪律 一、办公室日常规定 1.1公司邀请访客的员工应安排访客在公司指定接待处等候，并确保访客在邀请人陪同下方可进入会议室洽谈； 1.2 非工作原因，员工不能将任何人领进办公室； 1.3 员工无论在上班或休息时都应尊重公司其他员工，未经许可不能翻阅或挪用他人文件或物品； 1.4 禁止在办公室内吸烟，吸烟请到办公区域外吸烟区； 1.5 办公时间员工应坚守工作岗位，如需暂时离开办公室时应经主管许可，超过半天无原因擅离算旷工，当旷工处罚； 1.6 在工作时间不得聊天、高声喧哗，也不得做与工作无关的事情（如使用游戏及股票软件等）；使用电话应注意礼仪，语言简明。手机应调到振动或较小铃音状态，接听电话时应控制好自己的音量以免影响他人办公； 1.7 为节约能源，员工在工作结束离开办公室时，应确保自己的电脑已关好。最后离开办公室的员工应关闭办公室的所有灯照系统并锁好办公室门； 1.8 员工中午休息时间为11：30-13：30，若因工作原因延迟工作时间，需告知主管领导，以便及时联络。1.9 员工着装需注重个人形象和精神面貌，做到端庄，整洁，大方，得体。二、廉洁 2.1 本章中，“利益”包括但不限于金钱、礼物、贷款、费用、报酬、受雇工作、合约、服务、优待、款待。 2.2员工不得利用工作之便向公司任何供应商及其工作人员、或客户及其工作人员、或其他与公司发生或将发生合作或交易的第三方及其工作人员、或同事（以下称“相关人员”）“索”“拿”“卡”“要”任何利益。2.3 员工不得利用公司与相关人员的商业关系唆使、利用、帮助或间接协助他人获取利益； 2.4 员工不得利用在公司职务之便帮助自己的亲属、朋友等任职于公司相关人员或竞争对手之企业； 2.5 员工不得利用公司职务便利为自己或他人谋取属于公司的商业机会； 2.6 员工不得骗取、侵占、挪用公司的财物； 2.7 在任何情况下，员工都不得利用公司资源换取个人利益或为他人谋取利益； 2.8 如因个人原因不能参加相关人员安排的活动，必须告知主管，主管做出相应调整； 2.9 在财务报销（核销）过程中，员工不得自行或协助他人报销（核销）未实际发生的费用或超出实际发生的费用，不得自行或协助他人伪造虚假票据、资料、图片等进行报销（核销），不得有其他弄虚作假的行为。本处“费用”包括但不限于业务费用、市场费用等。 员工违反廉洁规定的，无论其是否获取了利益，其行为都是严重违反公司劳动纪律及公司规章制度的行为，员工个人行为给公司造成损失达5000及以上，员工应赔偿给公司造成的所有损失，公司有权对员工进行通报批评、罚款等处分，公司亦有权解除劳动合同。 三、保密 3.1 员工有义务保守公司秘密，不得在任何时候以任何方式将有关公司的任何资料（包括但不限于非专利技术和经营信息）泄露给任何人； 3.2 员工违反保密规定为严重违反公司劳动纪律及公司规章制度的行为员工应赔偿给公司造成的所有损失，公司有权对员工进行通报批评、罚款、等处分，公司亦有权解除劳动合同。 四、利益冲突 4.1 员工在任职期间，不得投资予与公司的经营业务具有竞争性的公司、或自主经营实业、或在其他任何第三方兼职、或以其他任何方式受聘于第三方、或间接为其他任何第三方提供劳务服务。员工如有违反，则为严重违反公司劳动纪律及公司规章制度的行为，员工应赔偿给公司造成的所有损失，公司有权对员工进行通报批评、罚款等处分，公司亦有权解除劳动合同，亦有权通过法律向其追责。 五、公司财物和个人财物 5.1 员工下班时，应确保锁好门窗和抽屉，以防文件及其它物品遗失或被盗； 5.2 员工个人贵重物品不宜长久放置在办公室，当自己尽责看管。 安全卫生管理一、为创造一个舒适,优美,整洁的工作环境,树立公司的良好形象,及维护公司及个人的财产安全，制定本管理制度。二、凡本公司员工均应熟读“员工守则”，自觉履行各项义务。维护公司正常工作和生活秩序，遵纪守法，树立自我防范意识，增强主人翁责任感。 三、保洁人员应于员工上班前将办公区域打扫干净。四、保洁人员应当认真履行职责，文明作业。任何人都应当尊重保洁人员的劳动成果。五、为保证办公室整洁，每位员工需对自己的办公区域卫生负责，保持办公室的整洁（例如：不随地吐痰，不乱丢垃圾等）是每一位员工的责任；。六、注意随手关门。七、下班或办公室无人时，须关闭各自的电脑及复印机，公文、印章、票据及贵重物品、现金等须锁入保险柜或抽屉内，须关窗、锁门后方可离开。中午休息时，也注意保管好贵重物品。具体工作内容：1、办公区域的地面，会议室，样品间，公共走廊，打印室每天打扫一次。2、员工办公桌卫生基本由员工自己清洁。3、公共区域如文件架每周擦拭一次。4、注意保持整个公司的整洁如：办公区、样品间、茶水间、会议室、机房等。5、下班前，检查样品间的窗户，并注意关闭。6、文明用厕，注意保洁。7、安全使用并保养冰箱，微波炉等相关设备。印章使用管理 一、人事部负责公司所有印章的管理工作，应建立印章管理台帐，对用印情况进行督导，任何人未经同意不能擅自使用任何印章，一旦发现，必当追责。公司各类印章均指定专人进行保管，暂定下列印章和相应保管人：1、公司行政章、合同专用章和法人代表章由人事部人员保管。2、公司财务专用章由财务部负责人保管。3、发票专用章由财务部出纳保管。二、印章保管人必须认真履行用印登记制度，认真填写印章使用登记表，注明用印人部门、姓名、用印事由(内容：单位名称、金额、合同编号)、用印日期、领导签字、借印归还日期等主要事项。三、用印章需填写印章使用登记表，获批后，印章保管人须认真审核，明确了解用印的内容和目的，确认符合用印手续后，才可用印。如发现文件不符合要求，印章保管人有责任向有关人员提出意见，经修正，送经理签字后，方予用印并填写用印登记。如果是相关的合同，只要业务经理已签字的，则不需经理审批可直接盖章，但仍需在印章使用登记表上登记。业务合同原件存放在财务室。四、公司原则上不出具空白用印件。确需空白加印件时必须经公司总经理审批。五、原则上，不能将印章携出办公室外使用，特别情况下需带印章外出使用，必须经公司总经理签批专门领用，两个以上陪同外出，并注明用于何文件、外借理由、外借地点、归还时间、领导签字，并按所规定的时限交还。六、对于私自使用印章或借出印章后使用超出签批范围的，要根据情节轻重予以处理，若造成公司经济损失达1000以上，必须全额等价赔偿，公司亦保留通过法律途径追究其责任。七、保管印章的地方要牢固加锁，使用后及时封存好，要注意保养防止损坏，及时清洗，以保持印迹清晰。八、印章保管人离职或者调职时，应按照交接手续交接印章。九、印章保管人接到印章后，必须进行登记，登记项目包括印章名称、收到日期、原保管人姓名、批准人签名、保管人签名等。如指定临时人员保管时，也应办理上述交接手续，做到职责分明。十、印章必须清晰、端正、位置恰当，不得歪斜，应“齐年盖月”。办公用品管理一、目的：厉行节约，杜绝浪费，物尽其用。 二、公司所有办公用品的申购、领用、发放等相关事项均适用于本办法。 三、公司行政办公室负责公司办公用品、耗材的采购、保管、发放、费用分摊及报销。四、各部门人员于每周的周二、周四去行政办公室领用办公用品。五、行政办公室根据办公用品库存情况及员工办公用品使用情况，确认申购数量，组织采购 六、办公用品原则上由行政办公室统一采购。 七、财务专用办公用品由财务部自行执行采购，但申购手续必须遵守行政审批规定。 八、行政办公室每月末应对库存物品进行盘点，保证库存物品帐务相符。九、对于大件器具类