财务报销制度及报销流程

财务报销制度及报销流程财务报销制度及报销流程 第一部分第一部分 总则总则 第一节第一节 总则总则 第一条第一条 目的目的 为了进一步完善度假区资金的支付管理 提高度假区运转效率和各级管理人员的责任意 识 特制订本制度 第二条第二条 权限范围权限范围 度假区所属资金审批由总裁 总经理 财务总监和各级管理人员审核会签 注明 注明 各部门负责人可进行二级授权 但仅限于自己的直接下属 第三条第三条 有关定义有关定义 1 审查 部门最高负责人对本部门该项开支的合理性和真实性做初步审查意见 2 复核 财务部会计对单据合法性 完整性 是否符合报销标准等提出审核意见 3 审核 财务总监经参考 审查 和 复核 意见再次审核批准 后报度假区总经理审 批 公司总裁核准 4 放款 财务部出纳根据财务管理制度对已 核准 的开支款项 核对单据和金额后安 排支付 5 资金支付审批流程 第四条第四条 经费开支总原则经费开支总原则 1 所有费用结算方式遵循下列顺序 银行转账 包括网上银行 银行卡刷卡 现金支付 对于 1000 元以下 难以采用银行转账和银行卡刷卡支付的 才能使用现金支付 2 各项费用开支必须要有发票和消费清单 发票必须有财政或税务部门统一印制或监制并 加盖填制单位 机关 企业 商店等 的印章 填写要正确 规范 内容要素齐全 包 括单位名称必须全称不得简称 品名 数量 单价 金额 发票涂改 大小写不符 假 发票以及未盖有财政监制章的收据一律不予报销 消费清单须为电脑打印小票 非电脑 经办人填写付款 申请单 签名 财务总监 审核签字 财务会计 复核签字 部门最高负 责人审查签 字 总经理审 核签字 总裁核准 签字 出纳放款 签字 打印的清单应盖销售单位章确认 使用银行卡消费的 还应提供POS机小票 发票 消费 清单 POS机小票均作为会计原始凭证 是报账的必要依据 3 人员经费开支必须要有开支明细 如社保 公积金须提供明细及相关部门入账单 福利 费须提供签收表 人员经费支出及对个人和家庭的补助支出项目 含人员工资 津贴 奖金 按规定提取的职工福利费 各项社会保障应缴税费 其他人员支出等 严格按度 假村批准的方案及相关部门规定办理 4 单笔支出金额在 10000 元 含 10000 元 以下的可以网上银行转账方式支付 超过的以 支票转账方式支付 5 经办人员填写报销单时 应将原始凭证分类整理 归类粘贴 为便于计算 金额相同的 服务业统一发票应集中粘贴 粘贴范围以不超过粘贴纸为准 报销单填写要求字体工整 内容清晰 金额大小写相符 并与所附原始单据金额一致 填完经济业务事项后 如有空 白 应自金额栏最后一笔金额数字下的空白处至合计数上的空白处填写 零 报销单的 填写及有关人员的签名要用蓝黑墨水或者碳素墨水书写 不得使用圆珠笔 6 凡未具备报销条件 如外出差旅费等 需借用现金时 由经办人填写 借款单 逐级找 部门负责人 总经理签字审批 总裁核准后交财务部办理 借款还回时 财务部应开冲账 收据给经办人 7 属于现金发放性质的 原则上应由本人领取签名 有委托他人代领的 由代领人签名 一人代领多人的 须逐个签章 不得通栏划大括号签一个章 第二部分第二部分 借支 预支管理规定及办理流程借支 预支管理规定及办理流程 原则上公司不借款给员工和支付预付款 遇特殊情况及征得总经理同意后方能借款 但必须严格按照流程操作并及时销帐 第五条第五条 借款管理规定借款管理规定 1 借款人填制 借款单 后 由部门负责人签署后转财务部审核 总经理审批 总裁终 审 为便于管理层审核因公借支的必须性 根据公事的类别 借款人必须事先准备好以 下文件 出差 出差 提交已获核准的出差计划 出差申请表 其中须列明行程规划 费用计划等 出差返回后及时办理报销还款手续 不允许跨月借支 培训 培训 提交已获核准的培训文件 其中须列明培训单位 培训内容 培训人 培训费 及其他要素等 采购 采购 提交已获核准的 请购单 其他 其他 提交必要性的文件 2 财务部总出纳根据已核准的 借款单 付款给借款人 并由借款人签收属实 借款的必要说明 1 借款必须是一事一申请 并须专款专用 如因公务计划改变或取消 借款没有使用 借款人必须及时将借款退换财务部总出纳 严禁挪作它用 2 所有借款都会挂入借款人的员工挂账 3 鉴于借款仍属于公司的资产 因此财务部可随时监督和检查借款的保管 使用过程 借款人须无条件地配合 4 原则上不允许因私借款 员工因特殊原因确需借支的 以尚未发放工资金额的 50 为限 并按酒店财务权限管理规定办理审批手续 因私借款不需办理报销手续 其 借款金额在当月发放工资中一次性扣除 借支时在借支单上作出 本人同意在当 月工资中扣除 的书面承诺 扣款后财务应开具收据给借款人 5 公司对于 300 元以下的借款需求不予支持 各项借款金额超过 500 元应提前一天 通知财务部备款 借款未还原则上不得再次借款 6 借款销帐时 借款申请做为报销凭证的附件 依照申请单据报销 超出申请范围使用 的 须逐级领导签字核准 总裁批准 否则财务人员有权拒绝销帐 剩余金额必须退 还 并在报销单上注明原借金额和退还金额 第六条第六条 预支管理规定预支管理规定 预支是指因公司业务的需要 需预先支付的各项工程及购买材料 货物的款项 支付 此款项时 需由经办人按要求填写 申请书 向财务部出具采购申请单等材料 完备各 项审批手续报总裁同意签字后 方可预支 预支申请书及相关单据做为此后报销凭证的附 件 第七条第七条 借支 预支办理流程借支 预支办理流程 经手人按规定填写 申请单 注明申请事由 金额 大小写须完全一致 不得涂 改 主管部门负责人审核签字 行政人事部经理审核签字 财务复核 总经理审批 总裁批准 经手人持审批后的借款及预支申请单到财务部办理 经办人须在一个 月内凭有效原始票据报销各项暂借及预付款项 超出一个月不销帐者 须向财务室提 交说明书并报分管领导签字同意担保 否则从经办人工资中扣除 第三部分第三部分 日常费用报销制度及流程日常费用报销制度及流程 第八条第八条 差旅费报销制度及流程差旅费报销制度及流程 一 费用标准 职 务 一般员工 部门主管 一线城市 省会 直辖市 二线城市 市级 三线城市 县级 200 元 天 150 元 天 100 元 天 300 元 天 250 元 天 200 元 天 总经理及以上 实报实销 实报实销 实报实销 二 费用标准的补充说明 1 差旅费实行包干制 报销时必须提供住宿和餐饮发票 实际发生额未达到标准金额 不予 补偿 超出标准部分由员工自行承担 2 实际出差天数的计算以所乘交通工具出发时间到返还时间为准 以小时计算 超过 3 小 时不满 6 小时计半天 超过 6 小时计 1 天 3 出差所发生的车旅费用 按发票进行报销 但需在发票背面注明日期 出发地点 到底 地点等详细信息 4 宴请客户需由总经理批准后方可报销招待费 5 出差时由对方接待单位提供餐饮 住宿及交通工具等将不予报销相关费用 三 报销流程 1 出差申请 拟出差人员首先填写 出差申请表 详细注明出差地点 目的 行程安排 交通工具及预计差旅费用项目等 出差申请单由总经理批准 2 借支差旅费 出差人员将审批过的 出差申请表 交财务部 按借款管理规定办理借款 手续 出纳按规定支付所借款项 3 购票 出差人员持审批过的出差申请表复印件 到行政人事部申请订票 4 返回报销 出差人员应在回公司后及时办理报销事宜 流程同日常费用报销 第九条第九条 电话费报销制度电话费报销制度 一 费用标准 1 移动通讯费 依照通讯费补贴办法执行 2 固定电话费 由行政人事部指定专人每月 10 日前查清费用 按日常费用申请程序审批后 交财务部处理 处理完后程序办理相关手续 若遇电话费异常变动情况应到电信局查明原因 特殊情况报总经理批示处理办法 二 报销流程 1 公司行政人事部制定执行标准交财务部 财务部每月中旬 20 日前 统一按标准和报销 流程集中报销通讯费用 2 固定电话费由行政人事部指定专人按日常费用审批程序及报销流程办理报销手续 第十条第十条 交通费报销制度及流程交通费报销制度及流程 一 费用标准 员工因公办事或加班 可凭公交车票据报销交通费 加班至晚上 9 00 以 后或因特殊原因由主管经理批准后乘出租车 公司可报销出租车费 二 报销流程 1 员工整理交通车票 按规定填好 交通费报销单 须填写坐车起始站点 2 审批 按日常费用审批程序审批 3 员工持审批后的报销单到财务处办理报销手续 第十一条第十一条 办公费 低值易耗品等报销制度及流程办公费 低值易耗品等报销制度及流程 一 管理规定 为了合理控制费用支出 此类费用由公司行政人事部统一管理 集中购置 并指定专人负责 二 报销流程 1 购置申请 公司行政人事部每月根据需求及库存情况按预算管理办法编制购置预算 填 写购置申请单报分管领导审批后购置 2 报销程序 经办人持购买物品的原始单据和完备的验收证明 在行政人事部办理入库手 续后 保管人员在验收单或发票上进行验收确认 经办人凭接收手续进行报销 不需入库的 物资 需凭使用人或物资接收人的签字办理报销 3 费用归集 财务部按月根据行政人事部提供的各部门领用金额统计表 归集核算各部门 相关费用 库存用品作为公共费用 待实际领用时分摊 第十二条第十二条 招待费及其他费用报销制度及流程招待费及其他费用报销制度及流程 一 费用标准 1 招待费 为了规范招待费的支出 招待费应事前征得分管领导的同意 2 其他费用 根据实际需要据实办理 二 报销流程 1 招待费由经办人按日常费用报销一般规定及按一般流程办理报销手续 2 其他费用报销参照日常费用报销制度及流程办理 第四部分第四部分 工薪福利及相关费用支出制度及流程工薪福利及相关费用支出制度及流程 第十三条第十三条 工薪福利工薪福利等支出包括工资 临时工资 社会保险及各项福利等 此类费用按照资 金支出制度相关规定执行 第十四条第十四条 工薪福利支付流程工薪福利支付流程 一 工资支付 考勤数据汇总到行 政文员处统计造表 行政经理审核 每月1 2日 财务部造工资表 财务经理审核 每月2 3日 各级领导进行审批 每月3 4日 发薪日 每月5日前 2 每月 5 日前由财务部统一发放上月工资 遇节假日提前 二 临时工资支付流程同工资支付流程 三 五险支付流程 1 由行政人事部将由公司总经理审批后的支付标准交财务部进行相关的财务处理 2 养老保险金由行政人事部按工薪审批程序申请转帐支票支付 社会保险金由财务部协 助行政人事部办理银行托收手续 财务部收到银行托收单据应交行政人事部专人签字确认 若有差异应查明原因并按实际情况进行调整 四 其他福利费支出由公司行政人事部按审批后的支付标准填写报销单 经部门经理签字 确认 财务经理进行财务复核 报总经理审批 审批后的报销单及支付标准交财务部办理报 销手续 注 个人自行缴纳的社保 凭缴费单原件及复印件 单位承担部分按照费用报销流程进行 费用的报销 第五部分第五部分 专项支出财务报销制度及流程专项支出财务报销制度及流程 第十五条第十五条 专项支出专项支出主要包括软件及固定资产购置 工程材料购置 咨询顾问费用 广告宣 传活动费及其他专项费用等 第十六条第十六条 软件及固定资产购置报销财务制度及流程软件及固定资产购置报销财务制度及流程 一 填写购置申请 按公司 资产管理制度 相关规定填写 请购单 并报批 并通知财 务部备款 二 报销标准 相关的合同协议及批准生效的购置申请 三 结账报销 1 资产验收 软件应安装调试 无误后 经办人凭发票等资料办理入库手续 按规定填 写报销单 后附入库单 2 按资金支出规定审批程序审批 3 财务部根据审批后的报销单付款 第十七条第十七条 其他专项支出报销制度及流程其他专项支出报销制度及流程 一 费用范围 其他专项支出包括其他所有专门立项的费用 含咨询顾问 广告及宣传活动 费 公司员工活动费用 办公室装修及其他专项费用 支出 二 费用标准 此类费用一般金额较大 由主管部门经理根据实际需要向总经理提交请示审 批 三 财务报销流程 1 审批后的报告文件到财务部备案 以便财务备款 2 签订合同 由直接负责部门与合作方签订正式合作