加强公司印章管理和使用培训科课件.ppt

公司印章管理和使用培训课件 安徽XXXXXXXXXXXX股份有限公司 LOGO 制作 秦圣扬 关于印章的类别 印章的刻制 启用备案和停用 印章的管理和使用 用印审核审批人出差 请假期间印章的使用 用印管理责任和要求 监督和检查 违纪处罚 目录 contents 一 三 四 五 七 六 二 一 印章管理和使用的背景 印章的类别 关于印章的类别 一 关于印章的类别 印章管理和使用背景 印章的类别 印章是公司经营管理活动中行使职权的重要凭证和工具 印章的管理 关系到公司正常的经营管理活动的开展 甚至影响到公司的生存和发展 为进一步加强公司印章管理 规范公司印章使用 明确用印责任 完善用印程序 提升工作效率 维护公司利益 防范公司风险 经研究 决定加强公司印章管理和使用 一 印章管理和使用背景 其他具有代表本公司意愿的印章 印章按照使用要求的不同 可分为5大类别 印章管理和使用背景 印章的类别 一 关于印章的类别 二 印章的类别 二 印章的刻制 启用备案和停用 印章的刻制 印章的启用备案 印章的停用 一 印章的刻制 公司印章刻制须报总经理 董事长批准 由人事行政部门统一刻制 包括新刻制印章及因印章磨损或其他原因损坏 需要重新刻制的印章 公司营销 采购部门严禁刻制 业务专用章 其效力等同于公司公章 二 印章的刻制 启用备案和停用 印章的刻制 印章的启用备案 印章的停用 二 印章的启用备案 公司印章启用须报总经理 董事长批准 并下发启用通知 注明启用日期 使用范围 授权管理部门等 并由人事行政部门负责登记 留样和备案 以便备查 1 公司名称变动 2 印章使用损坏 3 印章遗失或被窃 停用并声明作废 因公司部门撤销 重组 业务流程重整 或其他原因须停用公司印章的 应根据公司调整文件 下发停用通知 注明停用原因和停用时间等 原有关印章交回公司人事行政部门 由人事行政部门负责切角封存或销毁 二 印章的刻制 启用备案和停用 印章的刻制 印章的启用备案 印章的停用 三 印章的停用 1 有下列情况 印章须停用 2 特殊停用公章需封存或销毁 三 印章的管理和使用 印章管理要求 印章的管理和使用 印章使用注意事项 一 印章的管理 三 印章的管理和使用 印章的管理 印章的管理要求 印章的使用 续表见下一页 三 印章的管理和使用 印章的管理 印章的管理要求 印章的使用 表格承上页 三 印章的管理和使用 印章的管理 印章的管理要求 印章的使用 二 印章的管理要求 三 印章的管理和使用 印章的管理 印章的管理要求 印章的使用 三 印章的使用 各用印申请部门应事先履行用印申请 审核 审批程序 通过CRM SRM或OA系统填写 印章使用审批单 附件1 进行线上用印申请 按照 印章使用审核审批程序表 附件2 中规定的审核 审批程序进行线下审批 三 印章的管理和使用 印章的管理 印章的管理要求 印章的使用 三 印章的使用 印章管理人应按照 用章经审批 盖章须登记 用印要存档 的要求 正确合理使用 1 使用前审批 印章管理人应坚持 先批准 后用章 的原则 严格按照经总经理 董事长或授权审批人签字审批后的 印章使用审批单 用印 三 印章的管理和使用 印章的管理 印章的管理要求 印章的使用 线下审批操作步骤 台帐登记内容应与审批单内容 用印类型 用印范围等一致 三 印章的管理和使用 印章的管理 印章的使用 印章的管理要求 公司公章 合同专用章 法定代表人专用名章使用时必须登记 2 使用时登记 印章管理人在每次用印时应在人事行政部门设立的 印章使用登记台帐 附件3 上进行登记 各类合同 协议等重要材料 用印后应存档 3 使用后存档 人事行政部门安排专人收集相关用印材料 包括 印章使用审批单 各类合同 协议文本 印章使用之日起2个工作日内进行拍照或扫描 按照用印类型将电子版分类上传至OA系统 印章使用 专栏进行集成 图例存档流程 三 印章的管理和使用 印章的管理 印章的使用 印章的管理要求 公司OA系统设置 印章使用 专栏 下设 公司公章 法定代表人名章 合同专用章 2个子栏目 印章管理人应妥善保管好 印章使用审批单 印章使用登记台帐 合同 协议等纸质档案 定期核对 确保电子档案与纸质档案内容一致 台帐记录与审批单据等账单相符 4 存档注意事项 三 印章的管理和使用 印章的管理 印章的使用 印章的管理要求 1 印章管理人用印之前 要做好检验 核对工作 要对用因材料内容进行详细审核 检验是否有错印 漏印 并核对份数 经检验确定无误后方可用印 2 印章使用应规范 做到 齐年盖月 即印章的左边缘与落款日期的年相齐 月 日盖在印章的下面 用印时印油适度 落印均衡 确保印章印迹清晰端正 色调鲜艳饱满 严禁出现颠倒 歪斜或重印 3 在与外单位 个人订立合同 协议时 若用印材料超过三页的 应加盖骑缝章 示例图骑缝章 示例图印章做到 齐年盖月 5 印章使用注意事项 三 印章的管理和使用 印章的管理 印章的使用 印章的管理要求 4 严禁在空白介绍信 空白便函 空白格式化文件 空白纸张等材料上用印 5 对授权委托书 介绍信应严格管控 特别是载有 全权委托 特别授权 等字样的授权委托书 以及洽谈业务类介绍信 实质是授权委托书 等 应严格履行审批手续 由公司总经理 董事长审批 6 严禁在行文不规范 字迹潦草 有明显涂 改痕迹 表达不清 落款不明 的用印材料上用印 7 严禁任何人私自将公司印章带出公司使用 因工作需要 确需将印章带出使用 需填写 携带印章外出申请表 附件4 由公司总经理 董事长审批后 由印章管理部门安排专人陪同 方可带出 印章带出使用期间 借用人只可将印章用于申请事由 并对印章的使用后果承担一切责任 四 用印审核审批人出差 请假期间印章的使用 四 用印审核审批人出差 请假期间印章的使用印章的管理和使用 用印审核 审批人员在市内参加会议期间 若非紧急事项 由相关审核 审批人员回公司后再行处理 若遇紧急事项 可用电话 短信等方式请示后先给予办理 待审核 审批人员返回公司后补办相关手续 五 用印管理责任和要求 五 用印管理责任和要求 用印的管理责任和要求 印章负责人对印章负管理责任 各印章管理部分负责人对印章负组织管理责任 各印章管理部门负责人应指导 督促印章管理人严格执行用印规定 确保用印安全 用印应遵守规定 印章管理人作为印章管理和使用的直接负责人 应遵守用印规定 严格按审批单或公司制度要求用印 对审批手续不全或不符合公司规定的用印材料 印章管理人不得用印 用印过程有异常须及时汇报 各印章管理人在用印过程中 若发现异常情况 应及时向所在部门负责人 分管总监 副总经理 总经理 董事长汇报 用印遵循 谁审批 谁负责 的原则 不得越权审批 公司公章 合同专用章 法定代表人专用名章的用印遵循 谁审批 谁负责 的原则 各用印审批人对最终用印结果负责 各用印审核人对用印材料的真实性 完整性 正确性负审核责任 用印授权审批人不得对超出授权范围的用印事项进行越权审批 六 用印监督和检查 各责任主体应履行责任事项 若发现不符合规定或制度需要完善的 或用印过程中存在问题的 应及时以合理方式进行处理 六 用印监督和检查 七 用印用章违纪处罚 视情节轻重追究相关人员责任 给予200 5000元的罚款并警告 通报批评 同时给予减