酒店财务的规章制度.doc

酒店财务的规章制度 一、财务部安全管理规定1认真贯彻执行国家财务方面的法规、制度和有关规定，结合财务工作进行定期安全检查，发现问题和漏洞及时汇报并妥善处理。 2营业结帐完毕，财务部及现金收款台财会人员须将现金支票上交财务部专门负责人，锁入专用保险柜，店内务零散点不得存留现金过夜。 3总出纳室为财务部重要部位，除专人在内工作外，其他无关人员不得入内。 4财务人员去银行取现金、支票等，必须有专车接送，并由保安人员全程护卫，取送款中途不准任何无关人员搭车，未经批准不准在途中办理任何与此项工作无关事宜。 5计财部严禁存放私人现金及贵重物品。 各种钥匙印章指定专人保管，不得将钥匙带出酒店或随意放在不安全的地方。 6各部位营业收入的外汇，要按财务管理规定上缴入库，严禁私自套汇、转让。 7出纳员保险柜只提供一把钥匙发给收款员本人使用。 总出纳查库时，必须与收款员主管一起进行。 保险柜只许用来存放备用金，不许私自放杂物等与工作无关的物品。 保险柜钥匙不许丢失，备用钥匙由总出纳保管，查库时备用。 8财务部所属出纳人员不得私配保险柜钥匙，不得将保险柜密码外传，过节或放假时，要与保安部配合，对保险柜加封。 二、交际费用管理的有关规定为了保证企业的经济效益，加强成本费用管理，降低交际费用开支，酒店对交际费用支出做以下规定1全月交际费用总额支出不能超过营业总额的1，此项由计财部保证。 2交际费用指标每月由计财部提出、并由总经理审定后下达到各部门。 3交际费用分配比例总经理室按下达指标40执行，营业部按40执行，其他部门按20执行。 4交际单的审批权限，由总经理或总经理助理级负责签批。 董事会交际单由董事会成员或计财部经理签批。 5交际费在使用时必须由本部门填制交际请求单，注明请求交际部门的名称、客人或团体名称、招待日期及招待理由；由本部门经理和经办人签字，呈总经理或授权的总经理助理批示后方可使用。 6各部门交际费需要在商场部和美容室使用时，必须由总经理签批后方可使用。 7交际用餐标准可由总经理根据酒店及所在地的实际情况确定，特殊情况由总经理批准。 8各部门要严格按照规定交际程序办事，如违反上述程序在餐厅用餐或在商场购物，餐厅、商场人员及财务收银员有权制正用餐及转帐，一经发现在交际费使用上弄虚作假，要严肃处理。 9执行交际费节约奖励办法各部门按财务部下达的交际指标所剩节约额，按5提取奖励金。 三、关于废品处理的规定为了加强酒店对物资的统一管理，维护酒店的利益，现对各部门废品的处理及报废物品处理做出如下规定1酒店所有的报损设备、家具、软片、各种废品的处理，全部统一由财务部负责。 2各部门破损的设备、家具、软片等，本着修旧的原则，由各部门统一放在工程部指定的房内，由工程部负责维修。 如经过鉴定不能维修的，由财务部统一处理(有关部门配合)。 3对各种包装物(易拉罐、纸箱、报纸、画报)等废品，各部门选派一名员工专门负责，要处理的废品必须有部门盖章的出门证(由财务部统一印制)财务部选派一名员工专门负责处理废品的工作，并加盖财务章方可出门，否则，保安部不允许任何物品或废品出门。 4处理废品的时间为每周 三、五下午2点4点。 5处理废品，财务部和各部选派的员工一起处理，所得款项，其中50留有关部门使用，50留财务部。 6保安部必须严格把关，决不允许没有任何正当手续的人自行出门处理废品，任何个人不得私自处理废品，否则，按违纪处理。 7上述由财务部经理负责统筹、协商、监督执行。 四、收据管理制度 (一)收据的领用将每本收据的号码分别记录在登记簿上，登记内容包括收据号码、购入日期、发放日期、领取人姓名及签章发放人、旧收据退回日期。 1新收据购入后，保管员需将每本收据的号码一一记录。 2只有下列人员才有资格领取收据总出纳、前厅收银员、交款员、商务中心、保健中心、商场部收银。 其它人员一律不允许领取收据。 3基本领取数是两本，或根据各自的工作情况增加领取数量。 4收据保管员在未收回以前发给相应员工的旧收据时，不得发出新收据。 5相应地，保管员应记录还回旧收据的日期，并应跟踪监督那些已发出相当一段时间但仍未退回换新的收据。 (二)收据的开出在开收据时应遵守以下规则1前厅收银员只能对仍在前厅客户分类帐上的帐目收款开出收据。 2在办公时间，已被转入后台的帐目收款及其他杂项收款应由总出纳开出收据。 在非办公时间，前台收银可对这类事项开出收据。 3收款细则应确切陈述在收据上，如果是外客帐收款，帐目陈述及相关号码应同相应的数额写在一起。 4如果是预收定金或预收款，总出纳或前台收银员应立即通知所有的相关部门(销售部、前厅部或宴会部)。 5收据附联的传送第一联财务第二联客户第三联存根在总出纳写好前一天的总出纳报告后(不迟于下午2点)，应将报告和全部第联收据送交收入夜审，收入夜审在对收据的总数及帐目分类检查之后，将其送交应收帐款主管，应收帐款主管记录并在外客帐附属机构上打印收款数，将收据交给收据管理员存档并打印在总分类帐上。 收入夜审应对每日使用的收据的号码进行检查并核查被取消及未报告的收据。 五、物资库房安全管理规定1专人专库，各库房钥匙专人收存。 2坚持值班登记制度，严格交接班手续，保管员公休、倒休、出差时的物资发放由领班和替班共同负责；保管员休假前和上岗后应交接清楚，责任落实。 3库房勤清扫、勤通风、勤。 物品摆放要复合消防要求，物品保管不霉不烂，无丢失，无损坏。 4安全消防按岗负责。 保管员必须熟知消防常识及消防器材的放置位置，掌握已配备的消防器材使用方法。 5对来历不清、性质不明及私人物品不得入库存放。 6易燃易爆、剧毒物品专库专放，专人保管，严格领用手续。 7库房严禁吸烟，不准会客，不准留宿。 8库房不准动用明火，不准使用电热设备，不准乱拉照明线路。 9来库领用物品要在库外等候，未经允许不得进入库房。 10出现问题要及时与采购部、财务部或保安部联系。 六、物资库房防火安全管理规定1严格遵守仓库防火安全管理规则，库内严禁吸烟，不得动用明火，要保持通道畅通。 2根据货物的不同性质分类，分库存放。 易燃易爆物品单独设库存放，不得和其他库房混用。 3库内物品码垛要整齐，不得过高、过宽，物资须距电线、灯泡50厘米以上，灯泡不得超过60瓦。 4易燃易爆物品库，应安装防爆灯，严禁库内乱拉照明线。 5保管员应经常检查灯具和电线，发现破损、老化要及时请工程部更换。 6离开库房时必须进行防火安全检查，确无问题，切断电源后锁好门方可离开。 7各岗位要熟悉各种消防器材性能、使用方法及器材摆放位置。 发现火情立即扑救，及时报有关领导及保安部，并保护好现场，协助查清起火原因。 8爱护消防器材，保持灭火器清洁，禁止随意挪动、遮挡消防器材。 9凡违反本规定者，按酒店消防管理规章有关规定进行处理。 第十章采购部第一节部门概述及组织结构 一、概述采购部是负责酒店采购工作的职能部门。 采购部在酒店统管理下，根据实际工作要求，适时、适量、适价、经济合理地采购各部门所需要的物品，确保酒店经营活动的正常进行。 采购部的采购工作，必须严格执行酒店的采购制度，严格按照采购程序办理，确保所采购物品的数量、质量、价格和交货期符合要求，并严格控制采购成本。 采购部员工必须树立“心为酒店“的采购供应意识。 二、组织结构(略)第二节岗位职责及素质要求 一、经理直接上级财务总监直接下属采购主管岗位职责1直接对总经理和财务总监负责。 主持采购部的全面工作。 审批所有的采购单和订购单，确保各项采购任务顺利完成。 2参与大宗商品及国外进口货物订货的业务洽谈并检查合同执行情况。 3指导下属开展业务，不断提高业务技能。 4熟悉和掌握酒店所需各类物资的名称、型号、规格、价格、用途和产地。 检查购进物资是否符合质量要求，对酒店的物资采购负有领导责任。 5要按计划完成酒店各类物资的采购任务，并在预算内做到开源节流。 6负责本部门员工的业务培训计划的制定和实施，抓好员工的思想工咋。 7有计划地组织部门员工参加学习。 8主持采购部的日常工作，协调采购部与酒店各部门之间的关系。 9完成总经理临时交办的各项工作任务。 10接受总经理和财务总监及成本控制部经理的监督。 素质要求基本素质有高度的责任感和事业心，不假公济私，不以权谋私泄露业务机密；有较强的领导和协调能力；能独立指导部门运作；遵纪守法。 自然条件年龄30岁以上；品貌端正，气质高雅，待人和蔼。 身高男174178米，女165168米。 文化程度大专以上。 外语水平具有旅游酒店英语中级水平。 工作经验具备3年以上酒店采购工作经验，2年主管以上管理工作经验。 特殊要求熟悉采购程序和采购内容；了解海关对进口业务颁布的法规及国家有关税收政策；掌握市场行情和酒店的供货渠道。 二、采购主管直接上级采购经理直接下属采购员岗位职责1编制每旬市场价格表，掌握新的产品供应和季节性产品资料，及时提供给上司参考。 2负责与仓管部的联系，及时处理产品质量问题和督促供应商及时送货。 3按上司指派，进行外出采购。 4协助上司比较供应商的报价和供应商资料。 5协助上司审核供应商的发票、送货单、报价或订购单等。 6搜集采购样本或安排供应商示范。 7向上司报告有关货物运输途中的失误和损坏情况，并负责向有关方面申报赔偿或报关损耗。 8负责进口物品的报关工作，并安排提货事宜。 9配合仓库对物品进行验收，确保物品符合申购要求。 10负责属下员工培训，检查员工纪律，完成上级分配的其他工作。 素质要求基本素质遵纪守法；有较强的协调能力；具备较高的工作责任感，不以权谋私，保守业务机密。 自然条件年龄在25岁以上；品貌端正，身体健康。 身高男174178米，女165168米。 文化程度大专以上学历。 外语水平具备中级英语水平。 工作经验具备5年以上酒店工作经验及两年以上采购工作经验。 特殊要求熟悉采购程序和采购内容。 三、采购员直接上级采购主管直接下属无岗位职责1根据采购申请单或仓库补货单采购各部门所需的物品和食品。 2力争使酒店所购的产品价平物美。 3对不符合要求的产品，负责办理退货补货或调换。 4与有关供应商保持良好关系。 5负责到机场或火车站装运进口或外埠的来货。 6协助仓库搞好物品入库的验收工作。 7及时向上司报告有关产品和价格的最新行情。 8做好每天现金或支票采购的报销工作和结算工作。 9积极参加培训，遵守酒店纪律，保持与酒店有关部门的良好关系，完成上级分配的其他工作任务。 素质要求基本素质遵纪守法；有自我约束力，不以权谋私，不假公济私，不吃回扣。 自然条件男，女均可，年龄在25岁以上；品貌端正，身体健康。 身高男174179米，女165169米。 文化程度高中以上学历。 外语水平具有初级英语水平。 工作经验3年以上酒店采购工作经验。 特殊要求对工作认真负责，勇于克服困难。 四、采购部文员直接上级采购部经理直接下属无岗位职责1根据部门经理要求，草拟各类报告并打萤发放。 2做好酒店内部各类文件和有关采购申请、合同等资料的、归档工作。 3做好有关会议记录。 4负责申领部门内文具和员工餐券的发放工作。 5协助上司做好与各部门的联系工作。 6负责部门员工的考勤工作。 7每天的采购单和收据等，并编制每周进货汇总表。 8协助经理落实有关进口货物的书面申报工作。 9积极参加培训，遵守酒店纪律，完成上级分配的其他工作。 素质要求基本素质遵纪守法；具有高度的责任感和事业心；具有一定的公关能力。 自然条件女性；年龄在20岁以上；品貌端正，身体健康。 身高女165169米。 文化程度大专以上学历。 外语水平具有中级英语水平。 工作经验1年以上酒店工作经验。 特殊要求熟悉采购程序和各个采购环节；有很好的文字表达能力；会使用电脑。 2、兑换前准备工作程序1）收银员每天早上要按时收听并录音中国银行公布的外汇牌价，及时更改当天的外汇牌价表。 2）领用当天所使用的兑换水单，检查是否连号，是否有短号现象，并办理领用手续。 3）领用并配备大小面值的兑换周转金，办理出库手续。 3、外币兑换及承付现金程序1）问候先生/小姐/女士，您好！请问您换钱吗？2）当客人兑换时，首先请客人出示护照或其他证件，方可填写水单。 3）经办人接到客人填好的水单时，应注意检查客人的国籍、姓名、护照号码、房间号码、兑换外币金额等内容是否填写齐全，判断识别真假外币，凡是旅行支票，都要检查支票及水单签字与支票背书是否一致。 检查后，由经办人根据中国银行卖价或现钞价，核算成外汇人民币转交复核员，经复核员再次审核无误后，即可承付现金交经办人。 经办人接现金后，复核承付现金是否正确，无误后连同水单一起呈交客人。 4）问候先生/小姐/女士，请您查收，欢迎您下次再来。 4、外币兑换营业日报表的编制程序当一笔兑换业务完毕时，由复核员将水单号码，兑换外币种类及金额分别填写在兑换营业日报上，编表要求是1）按照水单顺序号码一一填写；2）外币现金、支票分别填写；3）每笔现金、支票金额分别以现钞价或卖价等于兑换外汇人民币金额。 5、兑换员下班前，外币及周转金交接程序1）外币交接程序兑换营业日报表编制完毕后，兑换员应将外币日报表包捆好装入现金袋内封好，并在口袋封口处签上自己的名字，放在指定保险箱内，待第二天领班查处、清点、汇总。 2）兑换周转金的交接程序当A班下班后将兑换周转金余额清点好转交给B班兑换员，并办理交接签字手续。 当B班工作结束时，将兑换周转金余额清点好装入现金袋内，袋内现金应与现金袋上记录及兑换营业日报表周转金余额一致，与外币现金袋一同放到指定保险箱内。 （十）、超定额客房挂帐催款程序按照宾馆规定，对凡超客房挂帐5000元以上的住店客房，每星期要进行两次催款。 催款程序为 1、打印一份超定额客房挂帐清单。 2、在明细清单上注明客人离店日期。 3、取消长住户超定额挂帐，待月结帐一次发单催款。 4、对持信用卡的客人，如费用发生额超出该信用卡最高限额，应与信用卡公司联系要授权号码，此客人不列为发单催款之内。 5、编制宾客欠款明细表，转交前厅部经理查阅宾客欠款表，前厅经理根据客人的情况，决定实际发单催款名单。 由收银主管签发催款通知书，如果客人仍不付款，则由财务经理签发催款通知书。 （十一）、客人保险箱使用程序首先由客人填写保险箱记录卡，将房间号码及姓名填写在该卡上，经前厅收银员检查无误后，将保险箱钥匙号码填写在该卡内，待客人把钱、物放入保险箱之后，立即锁好箱门，将钥匙交给客人。 当客人要求打开保险箱时，要在登记卡背后栏内逐项登记，登记内容开箱时间、房间号码、客人签字等。 客人签字要与登记卡正面签字一致，方可取出钱物。 当客人退还保险箱钥匙时，立即注销登记卡。 三收入审计工作程序收入核数工作是在收银夜审的工作基础上，再次进行审核、分类、汇总，最终反映到财务帐户中。 它要求收入核数员掌握餐厅收银、前厅收银的工作内容及工作程序，以正确的方法考核营业收入情况，并将应收款及时收回，使资金得到正常使用。 其工作内容主要包括 (一)夜审班前准备班前必须了解日审工作有关交班事宜,检查打印机和电脑是否正常,从审箱中将各营业点的缴款凭证和帐单分类,主要有三部分: 1、前台客房结帐单及收银日报表。 2、餐厅缴款凭证及帐单包括东园餐厅、西园餐厅。 3、其它部门缴款凭证及附件单游泳馆、游泳保健、保龄球馆、咖啡厅、台球厅、乒乓球厅、桑拿房、康乐商品、游艺厅、商务中心。 （二）夜审工作流程 1、查看收银员的缴款凭证，同电脑报表核对审计员要查看缴款凭证的各类明细填写同电脑报表是否一致，如果数据有修改，收银员应说明原因。 没有收银机的缴款凭证，要统计附件单的数据与收银员填写的缴款凭证是否相符。 2、打印出“今日入住客人报告”，根据入住报告，审核今日入住的每一间房房价输入与开房单上的价格是否一致，折扣房手续是否完整。 如有错误应立即通知接待员调整，并将情况写入夜审报告交日审处理。 3、打印出“今日非平帐离店报表”，审核非平帐离店的原因，确认责任人。 4、打印出“今日调整帐目表”审核调整帐目的原因，调整帐目单需负责人签字。 5、查询各收费点转帐是否正确将每一笔转帐（未结帐部分）帐单上的客人签名同开房单上客人的签名及电脑记录进行核对，查看是否相同、是否转错房间，如果是签名不同，要提醒收银员结帐时注意；如果是转错房间，则要立刻调整。 6、打印出“今日离店客人报告”（交日审查半天房费用）。 7、夜审审计资料维护将当日数据复制到“c”盘或“d”盘，为夜审顺利进行做好准备。 8、进入夜审数据统计营业组审核（打印出营业点总班结帐表），完成预审报告，完成自动过费，审核帐务报告两遍，终审。 9、数据。 10、出具夜审报表A、编制“宾馆营业日报表”。 B、编制“今日非平帐离店报表”、“今日调整报表”各一份。 C、填写“夜间审计报告表”将夜审过程中发生的每件事记录下来，需日审协助处理的要注明清楚，填写时要认真。 11、当班结束各项工作完成后，将资料进行分类后，交到日审办公室。 （三）日审工作流程 1、处理夜间遗留问题，负责落实通知书内容每天接到“夜间审计报告表”后，对遗留问题要及时处理；及时填写审计通知书，通知责任人所在的部门主管，并负责落实解决，然后将解决的情况写在通知书的第一联上，最后将通知书编号存档，月底统计后，注上处理意见报财务送经理处理。 2、帐单核销接到收银员的结帐单后，检查所付的帐单是否齐全，然后按照帐单的号码，在票证核对表上按号划销。 如有缺号，调整作废单据手续不齐，要写入夜审报告交日审处理。 3、核对前台结帐处的结帐单及收银员个人报表客房结帐单是由前台收银员为住店客人结帐所打印的帐单，反映向客人收取的房租、餐费及其它等费用。 收银员收银明细表是反映当天所结房客帐（包括向客人收取的现金、信用卡、支票、外汇、转会议帐）的汇总表。 4、核对餐厅结帐单1）核对餐厅结帐单时应注意；帐单与附件单的核对，点菜单中每一项都要同电脑结帐单相核对，如果不符，要找收银员查明原因，并进行处理。 附件单如有修改，应由修改人在单上说明修改原因，并由厅面管理人员签名证实，收银员应起监督作用。 2）核对营业对帐表要查看表中填写的数据与收银员上缴的附件单据中的数据是否一致，核对表中的收银员填写的数据与厅面其它相关人员填写的数据是否一致，如有不符，应立即向收银员查明原因并及时做出处理，确保营业收入的正确反映。 3）打折手续应完整用宾馆优惠卡打折的，要在帐单上注明卡号及客人签名；如果是宾馆管理人员为客人打折的，要有管理人员签名并注明所打折扣。 审计员在核对时，要注意收银员所打的折扣是否正确，如果不正确，要找收银员查明情况，及时做出处理。 4）接待是否符合标准各级管理人员在宾馆接待，签单的权限应对照各级管理人员权限表。 查看各级管理人员是否在权限范围内签单接待，如果发现接待超标，应立即找其补办手续，否则上报财务经理处理。 5、核对其他部门的缴款凭证及收费单其他部门（包括康乐中心的游泳馆、保龄球馆、棋牌室、台球厅，商务中心，咖啡厅等）的收银员在营业结束后，根据收银单汇总填制缴款凭证，缴款凭证各项金额与所附收费单金额合计应相符。 1）收费单的核销及管理收费单必须按号顺序使用，审计员对各部门每日交来的收费单按号在“票证使用单”上逐张划销，发现不联码使用的，应向收费单使用人查询原因，及时催交。 作废单必须有领班以上人员签字方可。 2）核对商务中心缴款凭证要查清收费单中各项收费项目金额的正确性，定期到商务中心采集机器上的数据，做到帐实相符。 6、检查夜间审计人员制作的各项营业报表负责检查夜间审计人员所做的各项报表的正确性，如数据计算有误，应立即修改，并追究夜间审计员责任。 7、审计主管同日审人员要经常到各营业点进行检查检查收银员及厅面其他操作人员是否按规范程序操作，营业款是否如实反映，现金是否如实上缴。 如果发现收银员或其他操作人员不按规范操作的，应立即纠正，并将情况及处理意见及时反映到部门经理和财务经理及质检部门，以防止情况再发生，确保宾馆不受损失。 8、报表装订按日期顺序将“收银员操作记录”、“各收费点缴款凭证”以及各收费点原始帐单装订成册，封面上注明起止日期存档。 （四）帐务处理工作流程 1、每日营业收入传票的编制编制收入传票的依据是每日销售总结报告表和试算平衡表。 收入凭证的编制方法是借应收帐款客帐应收帐款街帐明细应收帐款团队银行存款贷营业收入应付帐电话费 2、街帐、客帐分配表统计街帐、客帐包含外单位宴会挂帐、员工私人帐、优惠卡及应回而未回帐单等内容，收入核数员每天要填写街帐、客帐统计表，进行分配。 及时准备将费用记录到每一帐户中。 作到日清月结，为月末填写街帐、客帐汇总表做准备。 3、客人清算应收款后帐务处理客人接到宾馆催款通知后，规定在30天之内向宾馆结算应收帐款。 当客人付款时，宾馆应开正式收据呈交客人，作为结算凭证。 收入