Excel2007数据透视表应用大全.xls

Excel 2007 数据透视表应用大全 Microsoft Excel 的功能真的可以用博大精深来形容 特别是Excel 2007在原 有的基础上又增加了一些更简单易用的功能 特别是数据透视表功能 更被认为是Excel 的精华所在 本文从创建数据透视表到使用数据透视表查看 汇总 分析数据 还包括 数据透视表的布局控制 数据透视表的数据源更新与链接等功能都做了详 尽的介绍 由于本人水平与时间关系 不足之处在所难免 希望您多提宝贵意见 2008 卢景德 trainerljd 2008 1 8 数据透视表和数据透视图表 A 数据透视表介绍 A 1 什么是数据透视表 数据透视表是一种可以快速汇总 分析大量数据表格的交互式工具 使用数据透视表可以按 照数据表格的不同字段从多个角度进行透视 并建立交叉表格 用以查看数据表格不同层面 的汇总信息 分析结果以及摘要数据 使用数据透视表可以深入分析数值数据 以帮助用户发现关键数据 并做出有关企业中关键 数据的决策 数据透视表是针对以下用途特别设计的 以友好的方式 查看大量的数据表格 对数值数据快速分类汇总 按分类和子分类查看数据信息 展开或折叠所关注的数据 快速查看摘要数据的明细信息 建立交叉表格 将行移动到列或将列移动到行 以查看源数据的不同汇总 快速的计算数值数据的汇总信息 差异 个体占总体的百分比信息等 若要创建数据透视表 要求数据源必须是比较规则的数据 也只有比较大量的数据才能体现 数据透视表的优势 如 表格的第一行是字段名称 字段名称不能为空 数据记录中最好不 要有空白单元格或各并单元格 每个字段中数据的数据类型必须一致 如 订单日期 字 段的值即有日期型数据又有文本型数据 则无法按照 订单日期 字段进行组合 数据越 规则 数据透视表使用起来越方便 如上图中的表格属于交叉表 不太适合依据此表创建数据透视表 不是不能使用数据透视表 只是使用上表创建数据透视表某些功能无法体现 因为其月份被分为12个字段 互相比较 起来比较麻烦 最好将其改为如下结构 上表只使用一个 月份 字段 而12个月作为月份字段的值 这样互相比较起来比较容易 使用此结构的表格 通过数据透视表 很容易创建上图所示的交叉表格 但反之则很麻烦 因此 创建数据透视表之前 要注意表格的结构问题 越简单越好 就类似数据库的存储方 式 或者 能纵向排列的表格就不要横向排列 A 1 1 为什么使用数据透视表 如下表 产品销售记录单 记录的是2006和2007年某公司订单销售情况的表格 其中包 括订单日期 产品名称 销往的地区 城市 以及产品的单价 数量 金额等 我们希望根据此表快速计算出如下汇总信息 1 每种产品销售金额的总计是多少 2 每个地区的销售金额总计是多少 3 每个城市的销售金额总计是多少 4 每个雇员的销售金额总计是多少 5 每个城市中每种产品的销售金额合计是多少 诸多的问题 使用数据透视表可以轻松解决 B 使用数据透视表 B 1 创建数据透视表 尽管数据透视表的功能非常强大 但是创建的过程却是非常简单 1 将光标点在表格数据源中任意有内容的单元格 或者将整个数据区域选中 2 选择 插入 选项卡 单击 数据透视表 命令 3 在弹出的 创建数据透视表 对话框中 请选择要分析的数据 一项已经自动选中了 光标所处位置的整个连续数据区域 也可以在此对话框中重新选择想要分析的数据区域 还可以使用外部数据源 请参阅后面内容 选择放置数据透视表位置 项 可以在 新的工作表中创建数据透视表 也可以将数据透视表放置在当前的某个工作表中 4 单击确定 Excel自动创建了一个空的数据透视表 上图中左边为数据透视表的报表生成区域 会随着选择的字段不同而自动更新 右侧为数据 透视表字段列表 创建数据透视表后 可以使用数据透视表字段列表来添加字段 如果要更 改数据透视表 可以使用该字段列表来重新排列和删除字段 默认情况下 数据透视表字段 列表显示两部分 上方的字段部分用于添加和删除字段 下方的布局部分用于重新排列和重 新定位字段 可以将数据透视表字段列表停靠在窗口的任意一侧 然后沿水平方向调整其大 小 也可以取消停靠数据透视表字段列表 此时既可以沿垂直方向也可以沿水平方向调整其 大小 右下方为数据透视表的4个区域 其中 报表筛选 列标签 行标签 区域用于放置分 类字段 数值 区域放置数据汇总字段 当将字段拖动到数据透视表区域中时 左侧会自 动生成数据透视表报表 数据透视表的优秀之处就是非常灵活 如果我们希望获取每种产品在各个地区销售金额的汇 总数据 只需要在行标签区域中 将产品名称字段拖动到地区字段上面即可 如图 其他字 段的组合亦是如此 如果将不同字段分别拖动到行标签区域和列标签区域 就可以很方便的创建交叉表格 报表筛选字段的使用 将 地区 字段拖动到 报表筛选 区域 将 城市 字段拖动到 列标签 区域 将 产 品名称 字段拖动到 行标签 区域 将 金额 字段拖动到 数值 区域 则可以按地区 查看每种产品在各个城市的金额销售合计情况 在 报表筛选 区域 可以对报表实现筛选 查看所关注的特定地区的详细信息 直接单击 报表筛选 区域中 地区 字段右边的下拉键头 即可对数据透视表实现筛选 使用此方法可以查看重庆的白米产品的明细记录 D 使用数据透视表组合数据 D 1 组合日期数据 前面我们使用地区 城市 产品名称 雇员等字段作为分类字段查看数据汇总信息 那么如 果我们按照订单日期做为分类字段来查看汇总信息会是什么样呢 将 订单日期 字段拖动 到 行标签 区域 所生成数据透视表如下图所示 生成数据透视表如下 从以上数据透视表不难看出 单次订单金额在0至1000的订单的金额合计 占了所有订单 金额总和的一半以上 而金额在0至3000之间的订单的金额总和占所有订单金额总和的80 以上 那么作为企业的决策层 更应该重视金额在3000以内的这些看起来销量很小的订单 而那些高于5000的订单 看起来单次销量很大 但由于订单数有限 占真个企业总销量的 百分比很低 若要取消组合 直接在数据透视表行标签字段上单击鼠标右键 选择 取消组合 D 3 对文本字段的分类组合 除了可以对日期字段 数值字段的组合 还可以对文本类字段进行组合分类 如下图 将产品名称作为行字段 但我们希望将产品进行分类 如白米 糙米等属于谷类 盐 酱油等属于调味品 我们可以使用组合功能将产品进行分类 E 1 改变数据汇总方式 比如 我们希望统计每种产品被销售的次数 这时候就需要对产品进行计数统计 我们可以将 产品名称 字段分别拖拽到 行标签 区域和 数值 区域 由于 产品名称 字段的内容是文本型数据 当把其拖拽到 数值 区域中时 汇总方式自动变为计数 如图 所示 另一个问题 如果我们希望查看每种产品的平均单价呢 这时照样还是将 产品名称 字段拖拽到 行标签 区域 而将 单价 字段拖拽到 数值 区域 由于 单价 字段的数据类型是数值型 汇总方式会自动为求和 而我们所希望的是 计算每种产品的平均单价 那么该如何将汇总方式从求和改为平均值呢 我们可以有两种方法 1 光标选中数据透视表中的 单价 字段 然后在 选项 工具面板的 活动字段 组中 单击 字段设置 命令 在弹出的 值字段设置 对话框的 汇总方式 选项卡中选择 平均值 单击确定即可 2 直接在数据透视表的计算字段 单价 上单击鼠标右键 在弹出的快捷菜单中选择 数 据汇总依据 选择所要的计算方式 平均值 即可 如果我们突然改变了主意 希望将地区作为总和 计算每个产品的金额占地区合计的百分比 是多少 这时候我们只需将 值显示方式 改为 占同列数据总和的百分比 就可以了 E 3 2 不同汇总方式的数据比较 如果我们希望同时查看雇员在每个月的发生额以及以往月份的累加额合计 该如何得到呢 首先将 金额 字段再次拖拽到 数值 区域 这时候在数据透视表中有两个关于金额的求 和项 然后 我们可以通过改变值显示方式将第二个金额求和项改变为显示金额累计 将光标选中数据透视表中的 求和项 金额2 数值字段 然后在 选项 工具面板的 活 动字段 组中单击 字段设置 命令 在弹出的 值字段设置 对话框的选择 值显示方式 选项卡 在下拉列表中选择 按某一字段汇总 在 基本字段 中选择要汇总累计的字段 订单日期 单击确定生成数据透视表 另外可以通过 值显示方式 选项卡中的 数字格式 修饰字段格式 使其保留2位小数 将数值字段名称 求和项 金额 和 求和项 金额2 分别改为 当月发生额 和 金额 若要删除添加的计算字段或计算项 在计算字段或计算字段对话框的名称中 选择要删除的 字段 单击对话框右侧的删除按钮即可 如果要查看每个雇员与 雇员平均水平 的差异 可以通过更改值显示方式来实现 光标定位在数据透视表的值字段 然后在 选项 工具面板的 活动字段 组中单击 字段 设置 命令 在弹出的 值字段设置 对话框的选择 值显示方式 选项卡 在下拉列表中 选择 差异 在基本字段中选择 雇员 在基本项中选择 雇员平均水平 单击确定 数据透视表的值已显示为 每个雇员的销售额与 雇员平均水平 的差异值 正数表示此雇 员的销售额高于雇员平均水平 负数表示此雇员的销售额低于雇员平均水平 G 数据透视表的数据源控制与刷新 G 1 数据源的刷新与更改 我们可以使用数据透视表功能 在数据源的基础上生成各种不同的报表 以满足不同层次的 需求 但当我们使用数据透视表生成报告后 如果数据源变化了 数据透视表报告的信息会 不会自动跟着变化呢 当更改数据源后 默认情况下数据透视表并不会自动更新 当数据源的值更改过以后 我们 可以通过数据透视表的 选项 工具面板里的 数据 组的 刷新 命令来刷新数据透视表 这样数据透视表报告就变成最新的了 但是 刷新 命令只是刷新数据透视表所引用的数据源的值 当数据源的范围变化了以后 比 如数据源增加了新的纪录 则使用刷新命令就不能将数据范围一起更新了 可以通过数据透 视表的 选项 工具面板里的 数据 组的 更改数据源 命令来重新选择数据透视表所引 用的数据范围 G 2 链接外部数据源 但如果数据源需要频繁的增加新的记录 每次更新数据透视表的时候都需要更新数据源 显 然很麻烦 5 此时外部数据源的链接已经建立完成 在 创建数据透视表 对话框单击确定 就像前 面的方法一样创建了一个空的数据透视表 6 将 地区 字段拖动到 行标签 区域 金额 字段拖动到 数值 区域 则可以创 建每地区金额汇总的数据透视表 此时 华北地区 的金额合计为 658858 53 7 将数据透视表文件关闭保存 打开数据源文件 销售记录单 xlsx 将表中第一条记录 的数量值从12更改为120 关闭并保存数据源 在 连接属性 对话框 选择 刷新频率XX分钟 可以设置数据透视表的自动刷新间隔 选择 打开文件时自动刷新 可以在打开文件时自动刷新数据透视表 当再次打开数据透视表报告文件的时候 Excel会有一个安全警告 这是由于引用了外部数 如上图中的表格属于交叉表 不太适合依据此表创建数据透视表 不是不能使用数据透视表 右下方为数据透视表的4个区域 其中 报表筛选 列标签 行标签 区域用于放置分