47合同管理程序.doc

1 项目管理手册 第四章 项目管理程序 项目管理手册 第四章 第七节 合合 同同 管管 理理 程程 序序 中国石油化工股份有限公司 分公司 工程项目管理部 二 九年二月 2 目目 录录 1 目的 4 2 适用范围 4 3 职责 4 3 1 合同谈判小组 4 3 2 项目控制部 4 3 3 综合管理部 4 3 4 设计 生产准备部 5 3 5 施工管理部 5 3 6 采购管理部 5 3 7 HSE 部 6 3 8 工程财务部 6 4 合同管理工作程序与主要控制点 6 4 1 合同准备 6 4 2 合同立项 6 4 3 合同的起草 6 4 4 合同的评审 6 4 5 合同谈判 7 4 6 合同审查和会签 7 4 7 合同审批权限 8 4 8 合同的盖章生效 8 4 9 合同发放与存档 8 3 4 10 合同签订流程 8 4 11 工程合同的履行管理 8 4 12 工程承包合同的跟踪 12 4 13 合同变更 纠纷和索赔的处理 13 4 14 关于工程分包的管理 18 5 合同台帐与报告 18 5 1 合同档案管理 18 5 2 合同编号 18 5 3 合同的份数及分发 18 5 4 合同的备案和存档 18 5 5 合同保存时限 18 5 6 合同整理 19 6 相关文件 19 7 记录 19 4 1 目的 为保证中国石油化工股份有限公司 工程合法有序实施 进一步加强合同管理 工作 明确合同管理职责 规范合同管理工作流程 更好地发挥合同职能 使合同管理 工作规范化 最大限度地保护天津分公司的合法权益 根据 中华人民共和国合同法 及其他有关法律 法规的要求 特制订本程序 2 适用范围 本程序适用于中国石油化工股份有限公司 工程的所有工程合同和物资采购合 同 工程合同管理主要包括工程勘察 设计 施工 监理 技术服务 含专业验收 劳务等合同的谈判 签订 实施 监督和管理 物资采购合同的管理参见采购管理程序 中有关规定 3 职责 3 1合同谈判小组 3 1 1 由控制部牵头组建合同谈判小组 合同谈判小组由项目管理部各相关部门及分公 司审计部 法律事务部等成员组成 3 1 2 负责起草 EPC 或 P C 合同 监理合同 工程技术服务咨询 含征地 工农关 系 合同 第三方检测合同 组织该类合同的评审 谈判及签订工作 3 2项目控制部 3 2 1 对所有合同进行全面控制 3 2 2 提供合同标准文本及合同编号 对合同文本及时进行修订及补充 3 2 3 组织起草 EPC 或 C 合同 监理合同 第三方检测合同 组织该类合同的评审 谈判及签订工作 3 2 4 参与除物资采购合同外的所有合同评审 审核合同价款或报酬的计算是否正确合 理 3 2 5 建立合同台帐 合同存档 上报合同报表及总结 3 2 6 负责合同履行情况的跟踪 统计 分析和协调并每月做出评价 全过程提供商务 支持 及时组织有关部门协商解决合同签订及履行过程中出现的问题 3 2 7 处理有关合同事项 除物资采购合同 包括合同变更 合同纠纷和合同索赔 3 3综合管理部 3 3 1 负责镇海 100 万吨 年 工程项目建设过程中的法律事务工作 对合同的合法 性 合规性进行审核 5 3 3 2 负责签订合同的委托代理证书的管理 3 3 3 负责定期检查 监督工程合同的签订 履行 管理和有关制度执行情况 3 3 4 负责工程公司合同争议 纠纷的处理和仲裁 诉讼活动 3 3 5 负责现场劳务 后勤服务等方面合同的起草 谈判 签订及履行工作 3 4设计 生产准备部 3 4 1 负责明确 分公司 工程EPC 合同和勘察设计合同工作范围界定 负责起草有关 合同附件 3 4 2 2 协助中石化国际事业公司负责涉外合同的履行 并对合同履行进行指导和监督 3 4 3 负责项目外事管理及外文资料翻译等 3 4 4 参与重大 EPC 合同和勘察设计合同项目的谈判 3 4 5 按规定的范围审查 会签工程合同 3 2 1 负责项目总体投资控制工作 组 织评估 审核引起投资超概算的各项内容 严格按程序办理有关超概算审批或报 批手续 3 4 6 提供各种设计文件和设计资料 包括工艺包设计 总体设计 基础设计 详细设 计及设计批复文件等 根据需要提供工艺包设计 总体设计的部分电子版文件 3 4 7 负责技术引进或涉及工艺技术方面的咨询服务合同 装置人员培训方面合同的起 草 谈判 签订及履行工作 3 4 8 主签塔内件采购技术协议 3 4 9 参加 EPC 及 三剂 化工原辅料采购合同的评审 谈判 3 5施工管理部 3 5 1 负责组织施工单位进行单机试车 参加设计 生产准备部组织的联动 投料试车 3 5 2 负责工程施工和监理合同的履行管理 3 5 3 参与重大合同项目的谈判 负责起草合同有关附件 3 5 4 参加相关合同评审 按规定的范围审查 会签工程合同 3 5 5 负责监督检查工程建设承包商的工程质量保证体系 组织机构 规章制度 检测 手段等 对其实施动态管理 3 5 6 负责委托第三方抽检单位对有质量争议的工程项目进行复测复验 6 3 5 7 参与工程重大合同项目的谈判 负责起草合同有关附件 3 5 8 按规定的范围审查 会签工程合同 提出修改意见 3 5 9 负责第三方质量检测服务合同执行 管理质量检测服务合同承包商的 3 6采购管理部 3 6 1 组织物资采购和设备监造等方面合同的起草 谈判 签订及履行工作 3 6 2 参加 EPC 合同评审 谈判 3 6 3 督促检查 EPC 合同中采购活动 3 6 4 按规定的范围审查 会签工程合同 提出修改意见 3 6 5 3 3 2 负责设备 材料 配件的供应和管理 做好物资供应过程中的投资控制 工作 3 6 5 提供物资采购供应计划 业主供货范围 设备清单 3 7HSE 部 3 7 1 负责工程建设承包商的 HSE 资质审核和业绩考核 督促承包商建立 HSE 管理体系 并检查 考核运行情况 3 7 2 负责审核 签订 HSE 管理协议附件书 3 7 3 3 7 3 参与重大合同项目的谈判 负责起草合同有关附件 3 7 4 按规定的范围审查 会签工程合同 提出修改意见 3 7 5 监督工程合同中 HSE 专项费用的使用 并对执行情况进行考核 通报 3 7 6 负责项目安全评估等履 HSE 服务合同履行工作 3 8财务部 3 8 1 负责合同资金筹措 付款方面的工作 参加所有合同评审 3 8 2 审查资金来源是否有保障 资产所有权归属是否明确具体 3 8 3 审核合同条款中资金结算 酬金支付方式是否明确 具体 负责合同履行期间正 本存档管理 并办理相关税务手续 4 合同管理工作程序与主要控制点 工程勘察 设计 施工 监理合同订立的程序如下 其它合同可参照执行 4 1合同准备 资料准备 包括经国家或总部主管部门批准的项目立项报告 项目建设有关批文 招标书 投标书及投标过程中有关资料 会议纪要 国家颁布的工程设计 采购 建筑 7 安装等法律法规及专业技术标准 标准合同文本等 合同事前论证 其他前期准备工作 4 2合同立项 按第四章第十七节规定编制合同编号 进行合同立项 4 3合同的起草 合同签订部门负责组织合同的起草工作 勘察 设计合同 施工合同 监理合同尽 可能使用合同示范文本 同时要根据工程项目特点 认真协商确定示范文本的补充条款 4 4合同的评审 合同起草完成后 合同签订部门负责组织有关部门进行合同条款评审工作 根据评 审意见最终确定合同文本及附件 4 5合同谈判 合同立项后 确有必要谈判的 控制部组织成立由技术 经济 财务 法律等人员 组成的合同谈判小组 负责进行合同谈判 合同谈判开始前 谈判小组应当及时组织拟定谈判方案 专业技术方案 经济商务方案 法律事务方案 其他谈判方案 谈判小组在合同谈判的基础上 应当力争由我方负责起草合同文本 尽可能使用标 准文本 谈判过程中应将已编制完成的合同及附件与承包商或受托方逐项逐条地进行会谈和 确认 凡涉及标的和各条款主要内容更改时 应及时报告控制部和相关部门 标的有重 大变更时 由控制部上报项目管理部 取得处理意见后 继续谈判 谈判小组应将双方谈判过程中初步取得的认可整理记录 并作书面报告进行二次评 审 4 6合同审查和会签 由合同签订部门组织各相关专业部门对合同进行审查与会签 合同会签表见 B4 7 1 4 6 1 经济商务和专业技术审查 8 1 合同的技术性 工程技术依据是否真实 可靠 技术措施是否完备 可行 技术 标准和参数是否科学 真实 可行 2 资金 资产的可支配性 资金来源是否有保障 资产所有权是否明确具体 资金 和资产使用的审批手续是否齐备 资金 资产使用方式是否合理 3 酬金或报酬和结算的合理性 酬金或报酬是否正确合理 结算 支付方式是否明 确 具体 4 6 2 法律审查 1 合同主体是否具有民事行为能力及民事权利能力 2 合同内容是否符合国家法律法规及分公司规章制度 3 合同签订的程序和形式是否合法 4 签约各方意思表示是否真实有效 5 合同的免责 索赔条款是否合法 6 格式条款是否违反 合同法 第 39 40 条 7 对适用法律的选择是否符合国家强制性规定 8 对司法管辖权的选择是否符合专属管辖规定 9 合同的条款 内容等是否完备 10 是否充分考虑了合同履行过程中可能涉及的问题 11 合同用语是否清楚 完整 准确 不会引起歧义 12 双方的权利义务是否具体 明确 具有可执行性 13 合同所设定的担保 保证等条款是否切实 可靠 14 合同约定的争议解决地点和解决方式是否切实可行 15 是否有会导致合同不能成立 无效或被撤销的情形 16 涉及知识产权的 是否采取了相应保密或限制措施 17 合同附件是否清楚完整 法律效力是否有明确规定 18 是否存在损害公司信誉 商业秘密及其他利益的情形 19 附生效条件的合同 所附条件 期限是否适当合法 4 7合同审批权限 合同按 内部控制手册 权限指引规定办理合同审批手续 4 8合同的盖章生效 委托代理人批准在合同文本上签字后 加盖合同专用章 合同方正式生效 9 4 9合同发放与存档 见本程序 5 3 5 4 条 4 10 合同签订流程 见合同签订流程图 4 11 工程合同的履行管理 4 11 1 主要内容 项目管理部全面履行合同义务 对承包商的活动进行规范 监督和 检查 为项目创造必要的条件 尽量减少索赔的产生 保证合同全面履行 4 11 2 对施工合同履行的管理以监理单位为主 管理人员按要求向控制部汇报合同履 行情况 控制部合同管理工程师起到监督 协调的宏观控制作用 并向控制部 汇报工作 4 11 3 项目管理人员和监理工程师应该认真研究合同所有文件 熟悉合同谈判背景及 相关资料 制定出合同管理主要控制点 研究制定执行合同的策略 潜在风险 的可能性 制定出预防和避免风险的措施 10 合 同 签 订 程 序 合同条款修改 部门合同主管负责人审核 合同评审 是否合格 合同会签 主管副经理批准 限额以上 项目经理批准 合同签订 合同条款修改 洽谈 合同条款修改 洽谈 否 否 否 否 否 否 是 发相关单位执行 项目分解 招 标 合同立项 是否招标 合同洽谈与草签 11 合 同 履 行 程 序 合同生效 了解合同背景 研究合同内容 研究 制定合同控制点 对履约过程进行跟踪 管理和报告 处理有关合同事项 调整合同价款 处理合同索赔 处理合同纠纷 处理合同变更 合同执行情况总结 12 4 12 工程承包合同的跟踪 4 12 1 计划与进度跟踪控制 承包方应按合同约定的进度控制计划在项目执行过程中提出的其它要求组织施工 在合同规定的工期内完成施工任务 尤其要准点到达合同约定的里程碑控制点 工程监 理 施工部按合同要求履行各项义务 为工程开工和施工的顺利进行创造条件 尽量减 少施工承包方提出索赔的机会 促使其按计划完成施工任务 工程监理对计划与进度目标负责 对项目有关计划与进度的事件进行监控 按周 月向施工部部 控制部上报实际完成工程量 控制部编制 进度曲线 实施过程中应 积累以下有关信息 1 项目计划 2 定期的计划与实际进度的重大差异 3 收到或发出的备忘录中有关信息 4 由于承包商的原因使进度延误 影响关键线路或严重影响非关键线路的事件 5 发出的备忘录但承包商未能采取实质性进展的事件 6 其它影响合同履行的有关计划与进度的事件 4 12 2 费用的跟踪控制 工程监理对项目的费用控制目标负责 对项目有关费用的事件进行监控 以保证合 同中有关费用的目标按合同要求实现 实施过程中应积累以下有关信息 1 合同款项支付信息 2 承包商累计发生的变更费用 3 收到或发出的备忘录中有关信息 4 费用控制目标是否正常的信息 5 有关费用方面的索赔与反索赔事件 6 其它影响合同履行的有关费用的事件 4 12 3 工程质量的跟踪控制 质量部对项目的质量控制目标负责 对项目有关质量的事件进行监控 以保证 合同中有关质量的目标按要求实现 实施过程中应积累以下有关信息 1 质量控制点及完成情况的信息 2 重大质量问题及处理的信息 13 3 收到和发出的备忘录中的有关信息 4 质量计划及其重大变更 5 质量体系运行是否正常的信息 6 其它影响合同履行的有关质量的事件 4 13 合同变更 纠纷和索赔的处理 4 13 1 工程合同变更管理 如在施工过程中发生合同变更应及时进行处理 在项目实施过程中 由于各方面 的原因 工程变更是不可避免的 工程变更一般包括设计变更 进度计划变更 施工条 件变更 技术规范和标准变更 工程数量变更等 一切变更均应计算对工程进度 费用 等的影响 取得一致意见后签订书面协议 作为合同的一部分 控制部参与合同变更过程的跟踪管理 准确及时地获得有关信息 分析合同变更 是否必要 处理程序是否符合规定 以及变更对合同条款约定的进度和费用产生的影响 及时与承包商进行协商 对合同进行补充 修改 合同变更管理流程图如下 14 合同变更管理程序合同变更管理程序 提出变更申请 监理审查 合同变更评审 签订协议 调解 仲裁或起 诉 放弃变更 资料准备 项目总监审批 按权限审批 执行 合同谈判 不批准 不批准 批准 批准 失败 15 4 13 2 索赔管理 1 工程变更会引起相应的工期 费用变化 从而发生索赔事件 按变更产生的原 因分为非承包商原因引起的变更和承包商原因引起的变更 对于非承包商原因 引起的变更承包商提出索赔 控制部应协调在合同规定的期限内对索赔事件进 行处理并予以答复 处理程序为 a 监理接到承包商提出的索赔报告后 首先审查索赔原因是否属实 b 监理组织对索赔事件的原因进行分析 并组织对损失进行测算 判定承包商 索赔计算的正确性和取费的合理性 c 监理提出处理意见 总监理工程师签字后送施工部审核 控制部批准 d 施工部向承包商发出索赔意见单 16 合同索赔管理流程图合同索赔管理流程图 如由于承包商原因引起的变更导致不能按合同工期竣工 施工质量不能满足设计 规范的要求及合同约定的质量等级等其它违约行为 应承担违约责任 赔偿因违约给发 包方造成的损失 监理应对违约事件进行记录 与有关人员测算造成的损失 及时提出 反索赔通知 报施工部审核及控制部审批后 发出反索赔通知 进入索赔程序 资料准备 承包商提出索赔要求 监理公司审查提出处 理意见 不同意 同意 施工部审核 控制部审批 不同意 引起合同争议 同意 项目部发索赔意见书 索赔实施 17 合同反索赔管理流程图合同反索赔管理流程图 施工部提出索赔要求 按权限审批 引起合同争议 监理公司下达 索赔通知书 承包商意见 索赔实施 控制部记录存档 不同意 同意 承包商合同履行存在偏差 18 4 13 3 合同纠纷的处理 如在合同履行过程中发生合同纠纷 监理 项目经理应按合同规定的处理程序 进行处理 首先双方应友好协商 力求达成一致意见 协商不成可请求有关部 门进行调解 调解不成可按合同规定的程序向仲裁机关申请仲裁或向人民法院 起诉 4 14 关于工程分包的管理 见 施工管理程序 5 合同台帐与报告 5 1 合同档案管理 合同订立的基础资料 以及合同履行中形成的所有资料 由控制部负责 随时注 意收集和保存 及时归档 健全的合同档案是解决合同争端和提出索赔的依据 5 2 合同编号 所有合同分类别 按 文件编码与传输管理程序 规定编制合同编号 5 3 合同的份数及分发 5 3 1 各类合同我方需要的份数为 5 8 份 其中