office快捷键大全 (2)

office 快捷键大全 用于 Office 助手 和 帮助 窗口的按键 显示和使用 Office 助手 注意 若要执行以下操作 Microsoft Office 助手 必须打开且可见 若要打开或显示 Office 助手 请 按 Alt H 以打开 帮助 菜单 然后按 O Office 助手 可见后 请按 F1 以显示 助手 气球 F1 显示 助手 气球 如果 Office 助手 关闭 则 F1 将打开 帮助 窗口 在 助手 气球中 Alt 数字 从 助手 显示的列表中选择 帮助 主题 Alt 1 表示第一个主题 Alt 2 表示第二个主题 依此类推 Alt 向下键 显示 助手 列表中的其他 帮助 主题 Alt 向上键 显示 助手 列表中的上一个 帮助 主题 Esc 关闭 助手 消息或提示 在向导或对话框中 Tab 移至向导中的 帮助 按钮 选中 帮助 按钮后 按空格键 在向导或对话框中显示 助手 若要隐藏 助手 请再按一次空格键 请注意 并非所有的向导或 对话框都具有 助手 提供的 帮助 注意 在使用屏幕查看实用程序或其他辅助功能助手时 如果在 帮助 窗口的 应答向导 选项卡上 而不 是在 Office 助手气球 或 提出问题 框中输入问题 那么您将获得 帮助 提供的最佳结果 显示和使用 帮助 窗口 若要使用 帮助 窗口 请关闭 Microsoft Office 助手 若要关闭 助手 请按 F1 以显示 助手 按 Alt O 可以打开 Office 助手 对话框中的 选项 选项卡 按 Alt U 可以清除 使用 Office 助手 复选框 然后按 Enter 按 F1 可以显示 帮助 窗口 F1 如果关闭了 助手 则显示 帮助 窗口 如果打开了 助手 则按 F1 可以显示 助手 气球 在 帮助 窗口中 F6 在 帮助 主题与 目录 应答向导 和 索引 窗格之间切换 Tab 选取下一个隐藏的文本或超链接 或主题顶部的 全部显示 或 全部隐藏 Shift Tab 选取上一个隐藏的文本或超链接 或 Microsoft Office Web 文章顶部的 浏览器查看 按钮 Enter 执行选定 quot 全部显示 全部隐藏 隐藏文本或超链接中的操作 Alt O 显示 选项 菜单以访问任意 帮助 工具栏命令 Alt O 然后按 T 隐藏或显示 目录 应答向导 和 索引 选项卡窗格 Alt O 然后按 B 显示上一个查看过的主题 Alt O 然后按 F 在以前显示的主题序列中 显示下一个主题 Alt O 然后按 H 返回指定的主页 Alt O 然后按 S 帮助 窗口停止打开 帮助 主题 如果要停止下载 Web 页 则操作很有用 Alt O 然后按 I 打开 Microsoft Internet Explorer 的 Internet 选项 对话框 可以在此更改访问功能设置 Alt O 然后按 R 刷新主题 如果有指向 Web 页的链接 则该操作很有用 Alt O 然后按 P 打印书中的所有主题 或者只打印选定的主题 Alt F4 关闭 帮助 窗口 注意 在使用屏幕查看实用程序或其他辅助功能助手时 如果在 帮助 窗口的 应答向导 选项卡上 而不 是在 Office 助手气球 或 提出问题 框中输入问题 那么您将获得 帮助 提供的最佳结果 使用 目录 索引 和 应答向导 窗格 按 F6 可以从 帮助 主题切换到 目录 应答向导 索引 窗格 Ctrl Tab 切换到下一个选项卡 Alt C 切换到 目录 选项卡 Alt A 切换到 应答向导 选项卡 Alt I 切换到 索引 选项卡 Enter 打开选定的书或 帮助 主题 向下键 选择下一本书或下一个 帮助 主题 向上键 选择上一本书或上一个 帮助 主题 Shift F10 显示快捷菜单 注意 在使用屏幕查看实用程序或其他辅助功能助手时 如果在 帮助 窗口的 应答向导 选项卡上 而不 是在 Office 助手气球 或 提出问题 框中输入问题 那么您将获得 帮助 提供的最佳结果 使用 帮助主题 窗格 按 F6 可以从 目录 应答向导 索引 窗格切换到 帮助 主题 Alt 向右键 转到下一个 帮助 主题 Alt 向左键 转到上一个 帮助 主题 Tab 选取下一个隐藏的文本或超链接 或主题顶部的 全部显示 或 全部隐藏 Shift Tab 选取上一个隐藏的文本或超链接 或 Microsoft Office Web 文章顶部的 浏览器查看 按钮 Enter 执行选定的 全部显示 全部隐藏 隐藏文本或超链接中的操作 向上键或向下键 向 帮助 主题的开始或结束方向滚动 Page Up 或 Page Down 以较大的步长向 帮助 主题的开始或结束方向滚动 Home 或 End 前往 帮助 主题的开始或结束部分 Ctrl P 打印当前 帮助 主题 Ctrl A 选定整个 帮助 主题 Ctrl C 将选定项复制到剪贴板中 Shift F10 显示快捷菜单 用于 Office 界面的按键 显示和使用窗口 Alt Tab 切换到下一个程序 Alt Shift Tab 切换到上一个程序 Ctrl Esc 显示 Windows 开始 菜单 Ctrl W 或 Ctrl F4 关闭选定的工作簿窗口 Ctrl F5 恢复选定的工作簿窗口的大小 F6 切换到被拆分 窗口 菜单上的 拆分 命令 的工作表中的下一个窗格 Shift F6 切换到被拆分的工作表中的上一个窗格 Ctrl F6 打开多个工作簿窗口时 切换到下一个工作簿窗口 Ctrl Shift F6 切换到上一个工作簿窗口 Ctrl F7 当工作簿窗口未最大化时 执行该工作簿窗口的 控制 菜单上的 移动 命令 使用箭头键移动该窗 口 完成操作后按 Esc Ctrl F8 当工作簿窗口未最大化时 执行工作簿窗口的 控制 菜单上的 大小 命令 使用箭头键调整窗口大 小 完成时按 Esc Ctrl F9 将工作簿窗口最小化为图标 Ctrl F10 最大化或还原选定的工作簿窗口 PrtScr 将屏幕图片复制到剪贴板中 Alt Print Screen 将选定窗口的图片复制到剪贴板中 访问和使用智能标记 Alt Shift F10 显示智能标记的菜单或消息 如果显示了多个智能标记 请切换到下一个智能标记并显示其菜单或 消息 向下键 选取智能标记菜单中的下一项 向上键 选取智能标记菜单中的上一项 Enter 执行在智能标记菜单中选定的项对应的操作 Esc 关闭智能标记菜单或消息 提示 可以请求不管是否出现智能标记时 用声音通知 若要听到声音提示 则必须安装了声卡 还必须在计 算机上安装了 Microsoft Office Sounds 在访问万维网时 请从 Microsoft Office Web 站点下载 Microsoft Office Sounds 在 帮 quot 菜单上 单击 网上 Office 并查找 Microsoft Office Sounds 安装了声音文件后 需要在 工具 菜单上的 选项 对话框的 常规 选项卡中选中 提供声音反馈 复选框 选中或清除该复选框后 此设置将影响所有支持 声音的 Office 程序 注意 本主题中的超链接将跳转到 Web 上 但可以随时切换回本帮助 访问和使用任务窗格 F6 从程序窗口的其他窗格移至任务窗格 可能需要按 F6 多次 注意 如果按 F6 没有显示所需的任务窗格 请按 Alt 激活菜单栏 然后再按 Ctrl Tab 移至任务窗格 Ctrl Tab 当菜单或工具栏处于活动状态时 移至任务窗格 可能需要按 Ctrl Tab 多次 Tab 或 Shift Tab 当任务窗格处于活动状态时 从其中选择上一个或下一个选项 Ctrl 向下键 显示任务窗格菜单上的全部命令 向下键或向上键 在选定的子菜单的选项间移动 在一组选项的某些特定选项间移动 空格键或 Enter 打开选定的菜单 或执行分配给选定按钮的操作 Shift F10 打开一个快捷菜单 打开选定的剪辑库项的下拉菜单 Home 或 End 菜单或子菜单可见时 选中其中的第一个或最后一个命令 Page Up 或 Page Down 在选定的剪辑库列表中向上或向下滚动 Ctrl Home 或 Ctrl End 移动到选定的剪辑库列表的顶部或底部 访问和使用菜单和工具栏 F10 或 Alt 选定菜单栏 或者同时关闭打开的菜单和子菜单 Tab 或 Shift Tab 选择被选定工具栏上的下一个或上一个按钮或菜单 Ctrl Tab 或 Ctrl Shift Tab 选择被选定工具栏的下一个或上一个工具栏 Enter 打开选定的菜单 或执行所选按钮或命令的操作 Shift F10 显示被选项的快捷菜单 Alt 空格键 显示 Excel 窗口的 控件 菜单 向下键或向上键 菜单或子菜单打开时 选择下一个或上一个命令 向左键或向右键 选定左边或右边的菜单 当子菜单打开时 在主菜单和子菜单之间切换 Home 或 End 选择菜单或子菜单上的第一个或最后一个命令 Esc 关闭打开的菜单 当子菜单打开时 只关闭子菜单 Ctrl 向下键 显示菜单上的全部命令 Ctrl 7 显示或隐藏 常用 工具栏 注意 可用键盘来选择菜单栏或已显示的工具栏上的任意菜单命令 按 Alt 可以选定菜单栏 若要选定 工具栏 请重复按 Ctrl Tab 直到选定所需的工具栏 在包含所需命令的菜单中 按带下划线的字母 即可打开菜单 然后再按所需命令中带下划线的字母 调整工具栏和任务窗格的大小 1 按 Alt 来选定菜单栏 2 重复按 Ctrl Tab 以选定所需的工具栏或任务窗格 3 请执行下列操作之一 调整工具栏的大小 1 在工具栏中 按 Ctrl 空格键可显示 工具栏选项 菜单 2 选择 大小 命令 再按 Enter 3 使用箭头键调整工具栏的大小 移动工具栏 4 在工具栏中 按 Ctrl 空格键可显示 工具栏选项 菜单 5 选择 移动 命令 再按 Enter 6 使用箭头键可调整工具栏的位置 按 Ctrl 箭头键可以一次移动一个像素 若要使工具栏解 除固定 请重复按向下键 若要将工具栏垂直固定在左边或右边 则当工具栏总在左侧或右侧时 请分 别按向左键或向右键 调整任务窗格的大小 7 在任务窗格中 按 Ctrl 空格键可显示其他命令的菜单 8 使用向下键选择 大小 命令 再按 Enter 9 使用箭头键可调整任务窗格的大小 用 Ctrl 箭头键可一次调整一个像素 移动任务窗格 10 在任务窗格中 按 Ctrl 空格键可显示其他命令的菜单 11 用向下键选择 移动 命令 再按 Enter 12 使用箭头键可调整任务窗格的位置 用 Ctrl 箭头键可一次移动一个像素 4 完成移动或调整大小后 请按 Esc 使用对话框 Tab 移动到下一个选项或选项组 Shift Tab 移动到上一个选项或选项组 Ctrl Tab 或 Ctrl Page Down 切换到对话框中的下一个选项卡 Ctrl Shift Tab 或 Ctrl Page Up 切换到对话框中的上一个选项卡 箭头键 在已打开的下拉列表中的选项之间移动 或者在选项组中的选项之间移动 空格键 执行所选按钮的操作 或者 选中或清除所选复选框 下拉列表中选项的首字母 如果列表已关闭 请打开它并移动到列表中的该选项上 Alt 选项中带下划线的字母 选定选项 或者选中或清除复选框 Alt 向下键 打开选定的下拉列表 Enter 执行对话框中默认命令按钮 用黑体突出显示的按钮 通常 quot 确定 按钮 的操作 Esc 取消命令并关闭对话框 使用对话框中的编辑框 编辑框为空白 可向其中键入或粘贴内容 例如 用户姓名或访问文件夹的路径 Home 移动到内容的开始处 End 移动到内容的末尾 向左键或向右键 向左或向右移动一个字符 Ctrl 向左键 左移一个单词 Ctrl 向右键 右移一个单词 Shift 向左键 选定或取消选定左面的一个字符 Shift 向右键 选定或取消选定右面的一个字符 Ctrl Shift 向左键 选定或取消选定左面的一个字 Ctrl Shift 向右键 选定或取消选定右面的一个字 Shift Home 选定从插入点到开始处的内容 Shift End 选定从插入点到末尾的内容 Excel 键盘快捷键大全 五 使用 打开 另存为 和 插入图片 对话框 打开 另存为 和 插入图片 对话框支持标准对话框的键盘快捷方式 若要查看对话框的标准快捷方 式 请参阅主要的键盘快捷方式主题中的 使用对话框 和 使用对话框中的编辑框 部分 这些对话框也 支持下列快捷方式 Alt 1 转至上一个文件夹 Alt 2 上一级 按钮 打开当前文件夹的上一级文件夹 Alt 3 搜索 Web 按钮 关闭对话框并打开 Web 搜索页 Alt 4 删除 按钮 删除选定的文件夹或文件 Alt 5 新建文件夹 按钮 新建文件夹 Alt 6 查看 按钮 在可获得的文件夹视图中切换 Alt 7 或 Alt L 工具 按钮 显示 工具 菜单 Shift F10 显示选定项 如文件夹或文件 的快捷菜单 Tab 在对话框的选项或区域间切换 F4 或 Alt I 打开 查找范围 列表 F5 刷新文件列表 用于工作簿和工作表的按键 预览和打印 Ctrl P 或 Ctrl Shift F12 显示 打印 对话框 在打印预览中使用下列按键 若要定位到打印预览 请按 Alt F 再按 V 箭头键 放大显示时 在页面中移动 Page Up 或 Page Down 缩小显示时 每次滚动一页 Ctrl 向上键或 Ctrl 向左键 缩小显示时 滚动到第一页 Ctrl 向下键或 Ctrl 向右键 缩小显示时 滚动到最后一页 处理工作表 Shift F11 或 Alt Shift F1 插入新工作表 Ctrl Page Down 移动到工作簿中的下一张工作表 Ctrl Page Up 移动到工作簿中的上一张工作表 Shift Ctrl Page Down 选定当前工作表和下一张工作表 若要取消选定多张工作表 请按 Ctrl Page Down 或者 若要 选定其他工作表 请按 Ctrl Page Up Shift Ctrl Page Up 选定当前工作表和上一张工作表 Alt O H R 对当前工作表重命名 格式 菜单的 工作表 子菜单上的 重命名 命令 Alt E M 移动或复制当前工作表 quot 编辑 菜单上的 移动或复制工作表 命令 Alt E L 删除当前工作表 编辑 菜单上的 删除工作表 命令 在工作表内移动和滚动 箭头键 向上 下 左或右移动一个单元格 Ctrl 箭头键 移动到当前数据区域的边缘 Home 移动到行首 Ctrl Home 移动到工作表的开头 Ctrl End 移动到工作表的最后一个单元格 该单元格位于数据所占用的最右列的最下行中 Page Down 向下移动一屏 Page Up 向上移动一屏 Alt Page Down 向右移动一屏 Alt Page Up 向左移动一屏 F6 切换到被拆分 窗口 菜单上的 拆分 命令 的工作表中的下一个窗格 Shift F6 切换到被拆分的工作表中的上一个窗格 Ctrl Backspace 滚动以显示活动单元格 F5 显示 定位 对话框 Shift F5 显示 查找 对话框 Shift F4 重复上一次 查找 操作 等同于 查找下一个 Tab 在受保护的工作表上的非锁定单元格之间移动 在选定区域内移动 Enter 在选定区域内从上往下移动 Shift Enter 在选定区域内从下往上移动 Tab 在选定区域中从左向右移动 如果选定单列中的单元格 则向下移动 Shift Tab 在选定区域中从右向左移动 如果选定单列中的单元格 则向上移动 Ctrl 句号 按顺时针方向移动到选定区域的下一个角 Ctrl Alt 向右键 在不相邻的选定区域中 向右切换到下一个选定区域 Ctrl Alt 向左键 向左切换到下一个不相邻的选定区域 注意 可在按 Enter 或 Shift Enter 之后 更改移动方向 按 Alt T 再按 O 工具 菜单上的 选项 命令 接着按 Ctrl Tab 直到选中 编辑 选项卡 然后更改 按 Enter 键后移动 设置 以 结束 模式移动或滚动 选中 结束 模式后 状态栏中将出现 结束 End 打开或关闭 结束 模式 End 箭头键 在一行或一列内以数据块为单位移动 End Home 移动到工作表的最后一个单元格 该单元格位于数据所占用的最右列的最下一行中 End Enter 移动到当前行中最右边的非空单元格 如果已打开 Lotus 1 2 3 常用键 工具 菜单上 选项 命令 中的 1 2 3 的帮助 选项卡 则此快捷键次序不起作用 在 Scroll Lock 打开的状态下移动和滚动 在 Scroll Lock 关闭的状态下使用滚动键 如 Page Up 和 Page Down 时 单元格选定区域会随之 发生移动 若要在滚动时不改变选定的单元格 请先打开 Scroll Lock Scroll Lock 打开或关闭 Scroll Lock Home 移动到窗口左上角的单元格 End 移动到窗口右下角的单元格 向上键或向下键 向上或向下滚动一行 向左键或向右键 向左或向右滚动一列 用于选择数据和单元格的按键 选定单元格 行和列以及对象 Ctrl 空格键 选定整列 Shift 空格键 选定整行 Ctrl A 选定整张工作表 Shift Backspace 在选定了多个单元格的情况下 只选定活动单元格 Ctrl Shift 空格键 在选定了一个对象的情况下 选定工作表上的所有对象 Ctrl 6 在隐藏对象 显示对象和显示对象占位符之间切换 选定具有特定特征的单元格 Ctrl Shift 星号 选定活动单元格周围的当前区域 包围在空行和空列中的数据区域 在数据透视表中 选定整个 数据透视表 Ctrl 选定包含活动单元格的数组 Ctrl Shift O 字母 O 选定含有批注的所有单元格 Ctrl 在选定的行中 选取与活动单元格中的值不匹配的单元格 Ctrl Shift 在选定的列中 选取与活动单元格中的值不匹配的单元格 Ctrl 左方括号 选取由选定区域中的公式直接引用的所有单元格 Ctrl Shift 左大括号 选取由选定区域中的公式直接或间接引用的所有单元格 Ctrl 右方括号 选取包含直接引用活动单元格的公式的单元格 Ctrl Shift 右大括号 选取包含直接或间接引用活动单元格的公式的单元格 Alt 分号 选取当前选定区域中的可见单元格 扩展选定区域 F8 打开或关闭扩展模式 在扩展模式中 状态行中将出现 扩展 箭头键可扩展选定区域 Shift F8 将其他区域的单元格添加到选定区域中 或使用箭头键移动到所要添加的区域的起始处 然后按 F8 和箭头键以选定下一个区域 Shift 箭头键 将选定区域扩展一个单元格 Ctrl Shift 箭头键 将选定区域扩展到与活动单元格在同一列或同一行的最后一个非空单元格 Shift Home 将选定区域扩展到行首 Ctrl Shift Home 将选定区域扩展到工作表的开始处 Ctrl Shift End 将选定区域扩展到工作表上最后一个使用的单元格 右下角 Shift Page Down 将选定区域向下扩展一屏 Shift Page Up 将选定区域向上扩展一屏 End Shift 箭头键 将选定区域扩展到与活动单元格在同一列或同一行的最后一个非空单元格 End Shift Home 将选定区域扩展到工作表的最后一个使用的单元格 右下角 End Shift Enter 将选定区域扩展到当前行中的最后一个单元格 如果已打开 Lotus 1 2 3 常用键 工具 菜单上 选 项 命令中的 1 2 3 的帮助 选项卡 则此快捷键次序将不起作用 Scroll Lock Shift Home 将选定区域扩展到窗口左上角的单元格 Scroll Lock Shift End 将选定区域扩展到窗口右下角的单元格 用于输入 编辑 设置格式和计算数据的按键 输入数据 Enter 完成单元格输入并选取下一个单元格 Alt Enter 在单元格中换行 Ctrl Enter 用当前输入项填充选定的单元格区域 Shift Enter 完成单元格输入并向上选取上一个单元格 Tab 完成单元格输入并向右选取下一个单元格 Shift Tab 完成单元格输入并向左选取上一个单元格 ESC 取消单元格输入 箭头键 向上 下 左或右移动一个字符 Home 移到行首 F4 或 Ctrl Y 重复上一次操作 Ctrl Shift F3 由行列标志创建名称 Ctrl D 向下填充 Ctrl R 向右填充 Ctrl F3 定义名称 Ctrl K 插入超链接 Enter 在具有超链接的单元格中 激活超链接 Ctrl 分号 输入日期 Ctrl Shift 冒号 输入时间 Alt 向下键 显示清单的当前列中的数值下拉列表 Ctrl Z 撤消上一次操作 输入特殊字符 按 F2 可编辑单元格 打开 Num Lock 再用数字小键盘按下列键 Alt 0162 输入分币字符 Alt 0163 输入英镑字符 Alt 0165 输入日圆符号 Alt 0128 输入欧元符号 输入并计算公式 等号 键入公式 F2 关闭了单元格的编辑状态后 将插入点移动到编辑栏内 Backspace 在编辑栏内 向左删除一个字符 Enter 在单元格或编辑栏中完成单元格输入 Ctrl Shift Enter 将公式作为数组公式输入 Esc 取消单元格或编辑栏中的输入 Shift F3 在公式中 显示 插入函数 对话框 Ctrl A 当插入点位于公式中公式名称的右侧时 显示 函数参数 对话框 Ctrl Shift A 当插入点位于公式中函数名称的右侧时 插入参数名和括号 F3 将定义的名称粘贴到公式中 Alt 等号 用 SUM 函数插入 自动求和 公式 Ctrl Shift 双引号 将活动单元格上方单元格中的数值复制到当前单元格或编辑栏 Ctrl 撇号 将活动单元格上方单元格中的公式复制到当前单元格或编辑栏 Ctrl 左单引号 在显示单元格值和显示公式之间切换 F9 计算所有打开的工作簿中的所有工作表 如果选定了一部分公式 则计算选定部分 然后按 Enter 或 Ctrl Shift Enter 对于数组公式 可 用计算出的值替换选定部分 Shift F9 计算活动工作表 Ctrl Alt F9 计算所有打开的工作簿中的所有工作表 无论其在上次计算之后是否进行了更改 Ctrl Alt Shift F9 重新检查从属公式 然后计算所有打开的工作簿中的所有单元格 包括未标记为需要计算的单元格 编辑数据 F2 编辑活动单元格 并将插入点放置到单元格内容末尾 Alt Enter 在单元格中换行 Backspace 编辑活动单元格 然后清除该单元格 或在编辑单元格内容时删除活动单元格中的前一字符 Delete 删除插入点右侧的字符或删除选定区域 Ctrl Delete 删除插入点到行末的文本 F7 显示 拼写检查 对话框 Shift F2 编辑单元格批注 Enter 完成单元格输入 并向下选取下一个单元格 Ctrl Z 撤消上一次操作 Esc 取消单元格输入 Ctrl Shift Z 显示 自动更正 智能标记时 撤消或恢复上一次的自动更正 插入 删除和复制单元格 Ctrl C 复制选定的单元格 Ctrl C 紧接着再按一次 Ctrl C 显示 Microsoft Office 剪贴板 多项复制与粘贴 Ctrl X 剪切选定的单元格 Ctrl V 粘贴复制的单元格 Delete 清除选定单元格的内容 Ctrl 连字符 删除选定的单元格 Ctrl Shift 加号 插入空白单元格 设置数据的格式 Alt 撇号 显示 样式 对话框 Ctrl 1 显示 单元格格式 对话框 Ctrl Shift 应用 常规 数字格式 Ctrl Shift 应用带两个小数位的 贷币 格式 负数在括号中 Ctrl Shift 应用不带小数位的 百分比 格式 Ctrl Shift 应用带两位小数位的 科学记数 数字格式 Ctrl Shift 应用含年 月 日的 日期 格式 Ctrl Shift 应用含小时和分钟并标明上午或下午的 时间 格式 Ctrl Shift 应用带两位小数位 使用千位分隔符且负数用负号 表示的 数字 格式 Ctrl B 应用或取消加粗格式 Ctrl I 应用或取消字体倾斜格式 Ctrl U 应用或取消下划线 Ctrl 5 应用或取消删除线 Ctrl 9 隐藏选定行 Ctrl Shift 左括号 取消选定区域内的所有隐藏行的隐藏状态 Ctrl 0 零 隐藏选定列 Ctrl Shift 右括号 取消选定区域内的所有隐藏列的隐藏状态 Ctrl Shift 对选定单元格应用外边框 Ctrl Shift 取消选定单元格的外边框 使用 单元格格式 对话框中的 边框 选项卡 按 Ctrl 1 可显示该对话框 Alt T 应用或取消上框线 Alt B 应用或取消下框线 Alt L 应用或取消左框线 Alt R 应用或取消右框线 Alt H 如果选定了多行中的单元格 则应用或取消水平分隔线 Alt V 如果选定了多列中的单元格 则应用或取消垂直分隔线 Alt D 应用或取消下对角框线 Alt U 应用或取消上对角框线 用于筛选 分级显示和管理清单的按键 使用数据表单 数据 菜单上的 记录单 命令 向下键 移动到下一条记录中的同一字段 向上键 移动到上一条记录中的同一字段 Tab 和 Shift Tab 移动到记录中的每个字段 然后移动到每个命令按钮 Enter 移动到下一条记录的首字段 Shift Enter 移动到上一条记录的首字段 Page Down 移动到前 10 条记录的同一字段 Ctrl Page Down 开始一条新的空白记录 Page Up 移动到后 10 条记录的同一字段 Ctrl Page Up 移动到首记录 Home 或 End 移动到字段的开头或末尾 Shift End 将选定区域扩展到字段的末尾 Shift Home 将选定区域扩展到字段的开头 向左键或向右键 在字段内向左或向右移动一个字符 Shift 向左键 在字段内选定左边的一个字符 Shift 向右键 在字段内选定右边的一个字符 筛选列表 数据 菜单上的 自动筛选 命令 Alt 向下键 在包含下拉箭头的单元格中 显示当前列的 自动筛选 列表 向下键 选择 自动筛选 列表中的下一项 向上键 选择 自动筛选 列表中的上一项 Alt 向上键 关闭当前列的 自动筛选 列表 Home 选择 自动筛选 列表中的第一项 全部 End 选择 自动筛选 列表中的最后一项 Enter 根据从 自动筛选 列表中选择的项来筛选该列表 显示 隐藏和分级显示数据 Alt Shift 向右键 对行或列分组 Alt Shift 向左键 取消行或列分组 Ctrl 8 显示或隐藏分级显示符号 Ctrl 9 隐藏选定的行 Ctrl Shift 左括号 取消选定区域内的所有隐藏行的隐藏状态 Ctrl 0 零 隐藏选定的列 Ctrl Shift 右括号 取消选定区域内的所有隐藏列的隐藏状态 用于数据透视表和数据透视图报表的按键 在屏幕上设置报表布局 1 按 F10 可激活菜单栏 2 按 Ctrl Tab 或 Ctrl Shift Tab 可激活 数据透视表字段列表 3 按向下键或向上键可选择所需字段 按向右键或向左键可打开或关闭一个可展开的字段 4 按 Tab 可选择 添加到 列表 再按向下键可打开该列表 5 按向下键或向上键可选择要移动字段的区域 然后按 Enter 6 按 Tab 可选择 添加到 列表 然后按 Enter 使用 数据透视表和数据透视图向导 布局 对话框 若要显示该对话框 请按 Tab 直到在 数据透视表和数据透视图向导 的第 3 步中选择了 布局 向上键或向下键 选择右边列表中的上一个或下一个字段按钮 向左键或向右键 当有两列或多列字段按钮时 请选择左侧或右侧的按钮 Alt R 将选定的字段移至 行 区域中 Alt C 将选定的字段移至 列 区域中 Alt D 将选定的字段移至 数据 区中 Alt P 将选定的字段移至 页 区域中 Alt L 显示选定字段的 数据透视表字段 对话框 显示和隐藏字段中的项 Alt 向下键 显示数据透视表或数据透视图报表中字段的下拉列表 使用箭头键选择字段 向上键 选择列表中的上一项 向下键 选择列表中的下一项 向右键 对于含有可用的下级项的项 显示其下级项 向左键 对于下级项已显示的项 隐藏其下级项 Home 选择列表中的第一个可见项 End 选择列表中的最后一个可见项 Enter 关闭列表 并显示选定的项 空格键 选中 双重选中 或清除列表中的复选框 双重选中可同时选定某项及其下级项 Tab 在列表 确定 按钮 和 取消 按钮之间切换 更改数据透视表的布局 Ctrl Shift 星号 选定整个数据透视表 Alt Shift 向右键 对数据透视表字段中的选定项分组 Alt Shift 向左键 取消对数据透视表字段中分组项的分组 Word 2000 使用技巧 50 招 word 是字处理软件很受欢迎的软件之一 如果您能用好它的一些技巧 在字处理方面则会事半功 倍 提高工作效率 一 文档快速操作技巧 1 快速启动 Word2000 若您日常工作中要经常使用 Word2000 可以在启动 Win98 时启动它 设置方法 1 启动 我 的电脑 进入 Windows 目录 依照路径 Start Menu Programs 启动 来打开 启动 文件夹 2 打开 Word2000 所在的文件夹 用鼠标将 Word 图标拖到 启动 文件夹 这时 Word2000 的快捷方式就被复 制到 启动 文件夹中 下次启动 Win98 就可快速启动 Word2000 了 若 Win98 已启动 您可用以下方法快速启动 Word2000 方法一 双击 开始 菜单中的 文档 命令里的任一 Word2000 工作薄即可 方法二 用鼠标从 我的电脑 中将 Word2000 应用程序拖到桌面 上 然后从快捷菜单中选择 在当前位置创建快捷方式 以创建它的快捷方式 启动时只需单击其快捷方 式即可 2 快速打开文档 快速打开文档可以节省寻找的时间 下面介绍几种快速打开文档的方法 1 用 Win98 的开始菜单打开 首先单击 Win98 的 开始 按钮 指向 文档 菜单项 单击要打开的文档即可打开该文档 若 Word2000 还没有执行 Windows98 会自动运行并打开文档 2 用 文件 菜单打开 选择 文件 菜单 在菜单最下方出现最近编辑过的四个文件名 单击其中一项 便可快速打开 相应文档 Word2000 可最多保存 9 个最近编辑过的文件名 程序的缺省设置是 4 个 若要改变其设置 可选到 工具 菜单中 选项 命令 然后单击 常规 选项卡 设置 列出最近使用的文件数 即可 3 在 Word 中打开最近浏览过的文件 在 Web 工具栏 上 单击单击 返回 按钮 可打开在 Word2000 中查看的上一篇文档 单击 向前 按钮 可打开在 Word 中查看的下一篇文档 单击 地址 栏的下拉列表 用鼠标指向要打开的文 档 即可打开需要的文档 4 用 资源管理器 打开文档 在 Win98 中打开 资源管理器 用它找到要打开文档的文件夹 然后双击该文档即可打开 3 快速打 个文档 在 Word2000 中有两种方法可同时打开多个文档 第一种是按正常打开文档的操作依次打开 多个文档 第二种是一次打开多个文档 其方法为 1 单击 文件 菜单中 打开 菜单项 打开 打开 对话框 2 选中要打开的多个文档 若文档顺序相连 可以选中第一个文档后按住 Shift 键 再用 鼠标单击最后一个文档 若文档的顺序不相连 可以先按住 Ctrl 键 再用鼠标依次选定文档 3 单击 打开 按钮即可 4 快速打开最后编辑的文档 如果频繁地编辑同一个文档或对某个文档编辑几天 你可能希望 Word 在启动时能自动打开它 Word 本身没有内建这个功能 但简单的宏命令能处理这个工作 在 Word2000 中 自动打开最后编辑 的文档的方法 1 选择 工具 菜单中的 宏 菜单项 单击 录制新宏 命令打开 录制宏 对话框 2 在 录制宏 对话框中 在 宏名 输入框中输入 autoexec 点击 确定 3 从菜单中选择 文件 点击最近打开文件列表中显示的第一个文件名 4 选择 工具 菜单中的 宏 菜单项 单击 停止录制 命令 5 退出 Word 保存宏 下次再启动 Word 时 它会自动加载你工作的最后一个文档 5 快速显示多个文档 单击 窗口 菜单的 全部重排 菜单项 这样就会将所有打开了的但未被最小化的文档显示在屏 幕上 每个文档存在于一个小窗口中 且当前也只有那个标题栏高亮显示窗口中的文档被激活 若需要 切换 你可在要激活的窗口的任意处单击一下鼠标即可 你还可以用鼠标按住某窗口的标题栏拖动该窗 口 也可将鼠标放在窗口边界上拖动鼠标调整窗口的大小 6 快速切换多文档 在多文档窗口之间编辑操作与在一个文档窗口进行编辑操作基本相同 只是在多文档窗口之 间需要进行窗口切换 进行切换的方法有三种 1 Word2000 处理的每个文档都作为一个任务 在 Windows 的任务栏上都有一个图标 你可 以单击任务栏上的文档图标进行切换 2 选择 窗口 菜单 单击所需的文档即可 3 在当前激活窗口中 按组合键 Ctrl Shift F6 可将当前激活窗口切换到 窗口 菜单文件名列 表上的下一个文档 并且可按窗口文档标号顺序循环切换 7 快速保存多个文档 当同时打开了多个文档时 若要同时保存和关闭所有文档 这时可按住 Shift 键 再单 文件 菜单 这时菜单中将包含 全部关闭 和 全部保存 两个菜单项 你只需单击其中之一即可 8 快速打印多个文档 在 Word2000 中可同时打印多个文档 其方法为 1 单击 文件 菜单中 打开 菜单项 打开 打开 对话框 2 选中要打印的多个文档 用 Shift 可选择顺序相连文档 用 Ctrl 键可选择不相连的多个文档 3 选择 打开 对话框中 工具 下拉菜单的 打印 即可 9 快速移动文档 在作近距离的文本移动时 一般的操作方法是 首先选定要移动的文本 然后把鼠标移到所 选的区域中 待光标变为左指键头时 再按下鼠标左键并拖至所要的位置 如果在按鼠标左键之前先按 下 Ctrl 键再进行拖曳还可实现文本的复制功能 在进行远距离文本移动操作时 这种拖曳操作就显得很 不方便 可改用 F2 键的方法快速实现 在选好要移动的文本以后 按下 F2 键 这时插字符变为一根垂 直的虚线 然后滚动窗口到要移入的位置单击鼠标后 按下 Enter 键即可完成所选文本的移动 当然也 可通过复制组合键 Ctrl X 和粘贴组合键 Ctrl V 来完成文本的移动操作 10 快速传递文档 Word 为我们提供了更快捷 更简便的传送文档的方法 传送之前 首先确认已打开了欲传送 正文的文档窗口 然后把窗口还原为原来尺寸 这时可在屏幕上同时看到多个文档 再重排平铺各窗口 把传送正文的相关文档同时平铺在一屏上 此时移动鼠标 拖拉传送对象 就可在文档之间传送正文了 具体操作如下 1 打开欲传送正文的多个文档文件 2 从窗口菜单中选择 全部重排 命令 也可按 Ctrl F5 键重定义窗口尺寸 使其分割为多个 窗口 3 在第一个窗口文档中 选择欲传送的正文 然后释放鼠标 4 单击所选正文任意部分 拖拉正文到下一文档的指定位置 然后释放鼠标 正文就从第一 个文档移动到了第二个文档中 原来文档中该正文部分则被删除 如果在拖拉正文时 按下 Ctrl 键 还 可把选中的正文部分复制到下一文档中 而不删除原来文档中该正文部分 11 快速查看文档的内容和属性 快速查看的方法步骤为 1 单击 打开 按钮 2 在 查找范围 框中 单击包含要查看的文件的驱动器 3 双击文件夹列表中的文件夹 直到打开包含所需文件的文件夹 如果文件夹列表中没有所 需文件 则可以对其进行搜索 4 单击所需文件 5 要想在打开文件之前先预览文件内容 则单击 视图 下拉菜单中的 预览 命令 要查看文件 属性 如文件长度 创建日期或最后修改日期等 则单击 详细命令 按钮 要查看文件属性 如主题或 统计信息等 则单击 属性 命令 二 快速输入技巧 12 快速输入上下标 在文字处理过程中 经常会遇到上下标这种表示方法 在进行上下标输入时 常用的方法是 选定作为上下标的字符 在 格式 下拉菜单中选择 字体 在 效果选项 中选择上标或下标 然后按 确定 键 再继续下面文字的输入时 又必须按上述操作取消上下标设定 如此操作总感繁琐 下面介绍一种 较为方便的方法 在工具按钮栏中按下鼠标右键选择自定义 在 工具栏 选项中选择 格式 利用鼠标将 x2 和 x2 按钮拖至文档输入界面的工具栏中 将原工具栏中不常用的按钮拖回来 然后关闭此对话框 这就完成了设定 在文字输入过程中 需要上下标时 先按 x2 或 x2 按钮 再输入上下标字符 然后 再按一下 x2 或 x2 按钮 则又恢复到正常状态 可以继续后面文字的输入 13 快速输入特殊字符 写作时 特殊字符输入通常是由 插入 I 菜单 选择 符号 S 在弹出的对话框内选择字体 类型 再找到所需的字符后插入的 这种方法并不理想 原因是输入时双手都在键盘上 频繁使用鼠标 无疑会降低录入速度 而且需建立多个宏命令 生成的工具栏还会占用一部分文本显示区域 最简便的 方法是将自己常用到的字符定义成快捷键 例如经常输入字符 通过 插入 I 菜单中 符号 S 找到相应的字符 点 快捷键 K 按钮 将自定义的快捷键输入相应的栏内 通常为 Alt 某字符 组成组合键 再按 指定 A 即可 自定义的快捷键应容易联想 便于记忆 这样在用到定义的特殊字 符时 手不离键盘 即可进行快速输入 14 用 F4 键的加快输入 众所周知 在 Word 中 F4 键可作为快捷键 用来紧接着重复输入已输入过的内容 但重复的 内容在输入英文和中文时 是有些差别的 对于英文输入 F4 重复的是上一次使用 F4 键后所输入的所 有内容 包括回车换行符 输入中文 用微软拼音输入法 时 选择正确的汉字后 只要不按回车键 汉字 下面会有虚线 整个虚线上的内容作为一个词条 按回车后 再按 F4 键 重复的将是整个词条 对全 拼输入法也有类似的重复整个词条的功能 15 用模板来加快输入 模 以存储制表位 自定义工具栏 宏 快捷键 样式和自动图文集词条 您可以将常用样 式的文档创建为模板 以后只需在模板中添入适当内容 即可成为新的文档 创建模板的方法为 1 若 要根据已有文档创建一个新模板 可单击 文件 中的 打开 命令打开所需文档 若要根据已有模板创建新 模板 可单击 文件 中的 新建 命令 然后单击与要创建的模板相似的模板 再单击 新建 下的 模板 单击 确定 2 单击 文件 菜单中的 另存为 命令 在 保存类型 框中 选择 文档模板 若保存一个已 创建为模板的文件 则选定该文件类型 3 选择 模板 文件夹中的对应子文件夹 在 文件名 框中 键 入新模板的名称 然后单击 保存 即可 16 用自动更正加快输入 Word2000 能够自动更正键入的一些错误 它还提供了添加自动更正词语的功能 利用该功能 可以将一些常用的长词组用简单词组代替 添加自动更正词语的方法为 首先单击 工具 菜单中的 自动 更正 命令 打开 自动更正 对话框 并选择 自动更正 标签 2 选中 键入时自动替换 复选框 3 在 替 换 框中输入要更正的词语 如 电脑报地址 4 在 替换为 框中输入该词语的常用拼写 如 单击 添 加 按钮确定即可 添加好词语后 无论在何时只要键入一个自动更正词语名 如 电脑报地址 再输入一空格或标点 符号 Word2000 都将用正确的拼写 如 电脑报重庆市人民路 236 号 进行替换 17 用自动图文集加快输入 在录入文字时经常遇到一小块文字需要重复录入 这时你可以用自动图文集来解决该问题 这种方法就是用 图文集词条 代替要录入的文字 在编辑正文时 只需输入相应的词条 Word 即可将它 自动转换成自动图文集中的内容 若要添加自动图文集 可选择 工具 菜单中 自动更正 命令 单击 自 动图文集 标签卡 然后选择 添印卑磁 斜嗉 砑樱 嗉 煤蟮 鳌叭范 卑磁 纾耗闾砑恿恕按 侍酢薄疤旒 爸行摹焙螅 灰 懵既搿疤旒 绷礁鲎趾螅 聊簧匣崃 聪允菊 龃侍酰 骰爻导 飧觥 按侍酢北惚惶砑游牡抵小 比唬 梢园颜飧龃侍跖 贸 模 匠 绞 隆 br 18 用域代码快速插入对象 在中文 Word2000 文档中插入了诸如公式 图表 图形等对象时 虽然可以直接将其以实际 形式插入在文档中而能够直观地显示出来 但却同时降低了文档的显示速度 实际上 在编辑文档过程 中 可以利用域代码来代替插入的对象 此时 先从 工具 菜单中选择 选项 项 然后再选择 视图 选项 卡 最后选中 域代码 复选框即可 一旦需要显示域代码的具体内容时 可以按下 Alt F9 组合键进行 转换 19 用临时文档快速插入公式 在一个公式较多的中文 Word2000 文档中进行公式编辑时 不但每次都需要调入 公式编辑器 而且影响了 公式编辑器 的运行速度 为了解决这个麻烦 可以在插入一个公式之前 首先建立一个新 的文档 作为临时文档 然后在该临时文档中 公式编辑器 编辑公式 然后将编辑好的公式复制到剪贴板 中 接着在 窗口 下选择原来的文档 再将公式粘贴到需要的位置即可 当需要再一次插入公式时 通 过选择窗口直接切换到临时文档中进行编辑 然后再按照上述方法进行编辑 20 用格式刷快速输入格式 在 Word2000 中具有一个功能非常强大的格式复制图标 它不仅可以复制文字格式而且可以 复制段落格式 当插字符在某一位置时或在选中一部分文字时 按下格式刷可以取出所在位置或所选内 容的文字格式 用这一个刷子去刷别的文字可实现文字格式的复制 如果选中段落符时 按下格式刷则 取出所在段落的段落文字格式 用这一个刷子去刷别的文字可实现段落格式的复制 如果选中的内容中 同时含有文字和段落符 这时按下格式刷则同时取出所选文字的文字格式与所含段落符的段落格式 对 刷过的文字同时施加文字格式和施加段落格式 如果对格式刷双击可连续多次使用格式刷 直到单击格 式刷或别的动作发生为止 21 快速设置文字字体 为了达到快速选择字体的目的 可以将常用字体以按钮形式设置在工具栏上 首先在中文 Word2000 菜单中选择 工具栏选项中的 自定义命令 进入 自定义编辑界面 然后在 自定义编辑界面中 选择 命令卡 并移动光标条到 类别栏中的 字体项 在 字体项中列出了 Windows 已经安装了的所有字 体 此时就可以通过使用鼠标直接将相应的字体拖曳到工具栏上 直到将需要的字体都设置到工具栏中 三 自动操作技巧 21 自动编写摘要 Word2000 的自动编写摘要功能可以自动概