海运操作工作程序.doc

海运操作工作程序海运操作工作程序可以分为九个步骤：1 报价2 接受订舱3 配仓4 装柜5 报关6 核算费用7 出具提单8 放货9 退核销单一 报价1 了解客户的运输情况：是否与我司曾有业务关系，此次出货的大致时间、柜量、货物种类、货源地、通过何种方式运到码头，报关方式，对提单有何种要求，付款方式及时间，信用证有无特殊条款，同时询问该公司每月的出柜量，主要销往哪些国家和地区，等等。2 根据客户对以上资料的反馈信息做出相关报价，例如：海运费、文件费、拖车费、报关费、卸货费、装箱费、仓储费、电放费等。注意其中有无THC、FAF、PSS、DDC等。3 当客户对我司的报价有单身时，可对客户作一定的让步，并介绍我司的服务优势，使客户接受报价，双方口头许诺后，发传真与客户确认所谈费用。二 接受客户订舱1 传真我司空白托运单给客户并提示客户按我司要求填写以下背包袱：托运人、收货人及其联系方式、柜型柜量、目的港、货名、包装物、重量、体积、提单类型等。若无需我司安排拖柜、报关，则在托运单上注明自拖、自报；若需我司安排拖柜、报关，则不定期要求客户在托运单项奖上提供以下资料：装柜时间、地址、装货人联系人及其联系电话；且事实上要在我司要求的时间内将报关资料义与我司。2 业务员根据客户回传的托运单，认真填写业务报告（Shipment）；报告需注明货主公司名称、联系人及其电话；船公司名称、联系人及联系电话、船期、订舱价、向客户的报价及本人签名。3 下单给操作员，并以书面形式交代具体工作(在Shipment上标明特殊要求)；如客户尚未确定装柜时间，尚未做好商检、尚未确定提单类型，或联系人出差基外等情况都需操作员在下面的工作中，直接与客户确认并将相关信息反馈给业务员。三 配舱1 以我司为托运人填写船公司订舱单，根据客户提供的资料填写：目的港、柜型、柜量、货名、重量、体积。船公司如为大船直靠，我司则需注明何时结关的船；若船公司为驳船，我司则需注明做柜期预定适当的驳船；同时注明自拖自报（一般情况下不委托船公司安排拖车）。注明拖车公司名称并在订舱单项奖上确认运价。2 将填写好的订舱纸传真给船公司，再打电话与船公司确认，核实在无舱位和空柜，并跟进，尽早获得订舱号。3 得到船公司订舱单即S/O后，应仔细核对订舱号、结关日、目的港、柜型、柜量、货名、重量、体积等资料是否正确，若有误则需立即向船公司提出改正。4 如对订舱资料有所更改（改柜型、货名、拖车行等）时，应先电话通知船公司，如船公司要求书面更改，则需认真确认一定要保证准时无误提到柜。5 如要取消订舱，应在船公司订舱单项奖上注明“取消”，回传给船公司，或注明“改走下水船”，获得新的订舱单。四 装柜装柜的工作有以下五部分组成：1 船公司打单2 码头提柜3 短途运输4 工厂或仓库装货5 还柜如为转关，就还存在异地报关的问题眯了能使每一步工作都顺利进行，还应了解以下情况：打单时间：船公司码头一般上班时间为 9：0012：00 14：0017：30 提柜时间：全天 还柜时间：全天拖柜杂费：船公司货柜外拖，一般免三天柜租，堆场免七天仓租，如超过此时间，则要收取超时费，不同的船公司收取的费用也不同。1）客户自拖1 将船公司订舱单传真给客户涂去相关的船公司信息，如：船公司电话、地址、联系人，并提醒客户保证充足的报关时间。2 装柜后，要求客户自己封柜，将柜号、装箱资料（箱数、规格、重量）记录下来，并且传真给我司。2）我司拖柜A 直接派拖车去工厂（仓库）装货。1 发传真给客户确认做柜时间、地址、特殊事项，并电话确认传真无误。2 填写拖车联系单，告知拖柜时间、地址、联系人及联系方法。将联系单和船公司订舱单一起传给拖车行订单。并强调司机封好铅封，记下铅封号，如客户有特殊要求的，要尽早通知拖车行，如约了外商或SGS验货等。就必须要求拖车准时到达如因为拖车没准时到达而产生的费用，需与拖车行书面确认。3 还柜后，要求拖车行传真柜号和还柜时间，并及时将重柜纸和司机本交给指定的报关行。4 若因客户原因，车到工厂未装到货，需拖车公司拿到工厂仓库出货负责人签字证明，并随后与工厂书面确认所产生的费用。B 汽车送货到深圳1 由蛇口出运时，通知客户送货到南油储运仓库。由盐田出运时，通知客户送货到雄东仓库。2 传真仓库的地址，联系办法给客户，要求客户发车后传真下列资料给我司：发货时间，送货的车牌、货名、数量、司机联系方法，可能的到货时间，并核实是否由司机携带了报关资料。3 立即传真通知仓库何时接货、货名、数量等资料。4 货到仓库后与仓库核实货物是否到齐，有无破损。如货物少到或破损，应及时通知客户寻找解决办法，任何重大的解决方案尤其产生多余费用的措施，应书面由客户确认后方可执行。5 将船公司的订舱单传真给仓库，安排仓库直接拖柜装箱。6 装箱后，向仓库索取装箱单（订舱号、柜号、箱数）货物如有剩余，也应通知客户寻找解决办法。费用：RMB650/20 RMB850/40 RMB900/40HQ含卸货费、装箱费、拖车费C 特殊情况的1 当客户订了两个小柜时，可考虑双拖，条件是两个小柜的重量加起来大约不超过20吨，费用是一个小柜的1.5倍。2 当报关方式为一般贸易时,派去的拖车无须带司机本;当报关方式为转关时,就必须交代拖车行派去的拖车一定要备有海关司机本.3 船公司临时通知没有柜时,应先了解船公司何时会有柜(一般要等一批柜子清出来方可有柜)再看这个时间做柜是否赶得上船,如时间充裕,客户当天又没约人验货时,则询问客户可否推迟做柜,客户仍不同意,则要考虑走其化船公司，总之一定要与业务员、客户、船公司三方联络后，方可采用一种最合理的方案。4 已安排拖车后，但拖车没有准时到达，而且误时几个钟头，则要拖车行尽快查明原因，给客户一个合理的解释。5 货柜装柜后，货主通知货物错装、漏装，应立即通知车行联系司机，叫司机返回工厂（仓库）重新装货，但如果货柜已还码头就不能随便将货柜拖回，如货主仍要求要退回货柜，则要通知报关行办理退场手续，要求客户书面传真保函，表示愿意承担由于退柜而产生的费用和责任并给客户传真可能出理的费用（拖车费、吊柜费、仓租、柜租、退场报关费等）6 如因货主的原因（如货未备齐，货不合格，临时取消等）造成压车的费用（一般为RMB800/夜，或按小时计算），要与货主书面确认。五 报关报关操作之前应先了解下列情况：报关方式：一般贸易，转关报关资料：核销单、报关委托书（蛇口报关单项奖用蛇口报关委托书复印纸形式、合同、发票、装箱单增值税发票号码及下正本（盐田一定要）。报关所需时间：（不包括查货及等待时间） 蛇口：一般贸易/两天；转关/一天盐田：一般贸易/一天；转关/半天文锦渡/皇岗：一小时左右A蛇口一般贸易报关操作步骤1 将报关资料给报关行，检查资料是否齐全、正确、货物是否需要商检、卫检、动植检、熏蒸。2 做柜后，向报关行提供相关船运资料：订舱号、结关号、船名、装箱数量、出口公司名称、核销单号码、拖车行。3 及时/定时打电话向报关员询问报关情况，如报关员需要任何资料（货物的品牌、材料、规格、报关金额），都要通知客户及时传真确认如遇到查货的情况，应书面通知客户招因查货赶不上船的，应马上通知船公司走下水船，而由于查货产生的一切费用由客户承担。4 报关员通知放行，则可通知客户报关完毕。5 改船的货柜，应将新的船名通知报关行。6 如海关查货，发现货物存在问题（品牌错误、错报、漏报等非违法行为），及时与客户沟通，并督促报关员尽早解决不要耽误船期，以免产生更多费用。7 报关完成确认后，操作员将整套文件转入文件人员手中。B蛇口转关操作步骤1 货柜首先在工厂当地海关报关。2 还柜后将司机本及当地海关发放盖验讫章的截关清单及重柜纸交给报关行。3 跟踪转关报关情况，转关完成确认后，操作员将文件转入文件部人员手中。C盐田一般贸易、转关操作步骤同蛇口相似。六核算费用，出具发票1 文件人员根据业务报告（Shipment）打出发票副本，请业务员核对，同时请跟单操作员核对，两者核对确认签字后，即可将发票副本传真给客户，客户确认后，即可出正本发票。2 发票一经开具，就通知客户付款，并尽早寄给客户。六 出提单提单是客户用以提货的凭证，也是客户信用证议付的重要文件。我们一般可向客户出以下两提单：HOUSEBILL（即我司提单，也叫货代提单），船东提单。A 出具货代提单1 客户提供提单资料，出提单副本与客户核对，核对无误后，出提单正本。2 补料给船公司，并通知船公司我司已出正本提单，请凭我司提单放货。（并不是每家船公司都接受货代提单的，但如ZIM、MSC、MISC 、WAIHAI等可接受）3 掌握到港时间，在到港前一个礼拜，再次提醒客户付款，以免产生扣货的情况。B 出具船东提单1 将提单资料传真给船公司，通知船公司出单2 将船公司提单副本传真给客户，客户修改、核对无误后，通知船公司出正本。3 收到客户运费后，到船公司付款取单，寄船东单给客户。4 船东提单一般需船开三天后才会做单，如船期很短、应建议客户不要出船东单，直接做电放或出货代提单（货代提单报关后即可出单）。C 修改正本1 客人书面通知我司修改提单注明修改内容，以及应修改的新内容，如有必要须同时传真该公司盖有公章的保函，保证该司愿意支付由于提单修改可能产生的费用及责任。2 如以前出具的是HOUSE BILL，则要看是否已补，则可要求退还原提单并重新出具一份提单；如已补料给船东，则要先书面通知船东，询问是否可以更改，一般情况下，船开七天内该单没问题，七天后船昏浊已将资料通知目的港，目的港同意修改后方能修改并有改音费产生。3 如以前出具的是船东单，则要先同意船东，船东同意修改后，将旧提单退回给船东，支付重出单费，要求船东重新出单。D 特殊要求的处理1 客户要求倒签提单时，只有货代提单可以倒签，船东提单一般不接受倒签。2 客户要求深圳取单，其他港口换单，应先确认船公司在该地有无分公司（一般客户都在香港换单），然后将换单人资料传真给船公司，通知船公司换单。3 要求香港取单，则将取单人资料传真给船公司，通知船公司换单。4 如出货代提单，一定要注明船公司代理地址。5 出船东单后，不用提单提货，改为做电放，应要求客户退回船东提单，交还船公司后，再填写电放申请。七 放货向船公司查清货柜到港时间，确认所有应收费用收讫后提前向财务请款，申请放单，得到财务的许可后，即可根据具体情况进行放货操作：1 已出船东提单船东提单是付款交单的，可用来直接放货。2 已出货代提单向船东出具放货早请，通知船东凭我司提单放货，取得放货单。3 电放（1） 与船东核对资料后，填写电放申请单（不同船公司有不同的申请格式，但是都包含船名、航次、船东提单号、柜号及收货人资料）直接放货给收货人。（2） 接到船公司的电放后，应传真电放给客户指示客户将电放单传给目的港台客人，让其与目的港台代理确认，保证提货无误。4 有特殊紧急情况需放货，如货物因运输时间短，仅收到客户水单，款未到帐，而货物已到港，可向海运部经理申请特批。九 退核销单1 及时从报关行取回退税联，核销单资料。2 再次与财务确认是否所有费用客户都已付清，如已付清，则可将核销单退还货主。简称 中文解释 英文全称A/W 全水路 All WaterANER 亚洲北美东行运费协定 Asia North America Eastbound RateB/L 海运提单 Bill of LadingB/R 买价 Buying RateBAF 燃油附加费 Bunker Adjustment FactorCF 成本加海运费 COST AND FREIGHTC.C 运费到付 CollectC.S.C 货柜服务费 Container Service Charge C.Y 货柜场 Container YardC/(CNEE)收货人 ConsigneeC/O 产地证 Certificate of OriginCAF 货币汇率附加费 Currency Adjustment FactorCFS 散货仓库 Container Freight StationCFS/CFS 散装交货（起点/终点）CHB 报关行 Customs House BrokerCIF 成本，保险加海运费 COST, INSURANCE, FRIGHTCIP 运费、保险费付至目的地 Carriage and Insurance Paid ToCOMM 商品 CommodityCPT 运费付至目的地 Carriage Paid ToCTNR 柜子 ContainerCY/CY 整柜交货（起点/终点）D/A 承兑交单 Document Against AcceptanceD/O 到港通知 Delivery OrderD/P 付款交单 Document Against PaymentDAF 边境交货 Delivered At FrontierDDC 目的港码头费 Destination Delivery ChargeDDP 完税后交货 Delivered Duty PaidDDU 未完税交货 Delivered Duty UnpaidDEQ 目的港码头交货 Delivered Ex QuayDES 目的港船上交货 Delivered Ex ShipDoc# 文件号码 Document NumberEPS 设备位置附加费 Equipment Position SurchargesEx 工厂交货 Work/Ex FactoryF/F 货运代理 Freight ForwarderFAF 燃料附加费 Fuel Adjustment FactorFAK 各种货品 Freight All KindFAS 装运港船边交货 Free Alongside ShipFCA 货交承运人 Free CarrierFCL 整柜 Full Container LoadFeeder Vessel/Lighter 驳船航次FEU 40柜型 Forty-Foot Equivalent Unit40FMC 联邦海事委员会 Federal Maritime CommissionFOB 船上交货 Free On BoardGRI 全面涨价 General Rate IncreaseH/C 代理费 Handling ChargeHBL 子提单 House B/LI/S 内销售 Inside SalesIA 各别调价 Independent ActionL/C 信用证 Letter of CreditLand Bridge 陆桥LCL 拼柜 Less Than Container LoadM/T 尺码吨（即货物收费以尺码计费）Measurement TonMB/L 主提单 Master Bill Of LoadingMLB 小陆桥，自港到另一港口 Minni Land BridgeMother Vessel 主线船MTD 多式联运单据 Multimodal Transport DocumentN/F 通知人 NotifyNVOCC 无船承运人 Non Vessel Operating Common CarrierO/F 海运费 Ocean Freight OBL 海运提单 Ocean(or original)B/LOCP 货主自行安排运到内陆点 Overland Continental PointOP 操作 OperationORC 本地收货费用（