SAP系统中销售分销模块的主要功能应用(3600)

SAP 系统中销售分销模块的主要功能应用系统中销售分销模块的主要功能应用 中国海油 林少鹏 李源 摘要 摘要 简要的描述了 ERP 企业资源计划中如采用 SAP 系统 则系统中的销售分销模块所具备的 客户管理 价格管理 信用管理 销售业务过程管理的功能和应用 能整体的了解 SAP 系统的销 售管理 关关键词键词 客户管理 价格管理 信用管理 销售业务过程管理 1 1 引言引言 ERP 是 EnterPrise Resource Planning 的缩写 中文含义是企业资源计划 它代表了当 前在全球范围内应用最广泛 最有效的一种企业管理方法 这种管理方法已经通过计算机软件 得到了体现 因此 ERP 也代表一类企业管理软件系统 在众多 ERP 产品中 SAP Systems Application and Products In Data Processing 是一种较为 领先的管理软件 主要功能包括人力资源管理 物料管理 财务会计 管理会计 生产计划和 控制 销售分销 设备管理 项目管理 质量管理等 该软件以其功能性 集成化 灵活性等 特点 深受注重战略及管理的世界各大公司或企业的青睐 这里我们主要介绍的是 SAP 系统 中销售分销模块 以下简称 SD 模块 的主要功能和应用 希望与业界各位专家学者共勉 2 2 SDSD 模块总体功能应用模块总体功能应用 SD模块的主要功能包括客户管理 价格管理 信用管理 销售订单处理 发货 开票等 一般将按照以下三个层面进行总体应用 参见图1 SD模块总体应用架构 图1 SD模块总体应用架构 1 销售基础数据管理层面 SD模块将销售业务过程中涉及到的基础数据纳入到系统中来管理 这些基础数据一般称 为销售主数据 具体包括客户主数据 价格主数据 信用主数据 2 销售业务过程处理层面 针对销售人员的日常业务处理 将通过SD模块的销售合同 计划 订单处理 信用核查 及控制 产品发货 开具发票等功能来满足工作需要 实现管理层对销售业务的监管 3 报表统计与分析层面 通过开发报表及发掘SD模块标准报表 可以为公司管理层提供销售业务信息来源 基于 SAP的企业经营管理工具 销售信息将作为企业业务信息中的重要组成部分 和采购 生产 财务信息等及时 准确 完整地进行统计和汇总 为高层决策 企业与员工绩效考核提供有力 的系统支持 4 4 SDSD 模块具体应用模块具体应用 4 1 组织结构设计 在处理销售管理事务之前 必须在SAP中设置相关的销售管理组织结构 每个基本数据 每笔销售业务单据都要对应到相关的组织结构上去 销售的组织结构包括销售组织 分销渠道 产品组 装运点 销售办公室及销售组等 SAP系统销售管理组织结构设计见图2 图2 SAP系统销售管理组织结构设计图 上图中 销售组织是企业负责销售的部门在SAP系统中的体现 可以根据实际管理需要设 置不同的销售组织 销售组织与公司代码相关联 分销渠道是产品或服务销售给客户的方式 渠道 典型的分销渠道包括经销和直销 我们可以把一个分销渠道赋予一个或多个销售组织 产品组是企业所销售产品的种类 不同的产品组可以实行不同的市场策略 如定价等 销售组 织 分销渠道及产品组的组合即为销售区域 在销售区域下可以设置销售办公室 销售办公室 可以理解为企业设在某个区域的办事处 在销售办公室下面还可以设置销售组 销售组是对销 售人员的分组 可以按产品组将销售人员进行分组 如化工品销售组 成品油销售组 在SD模块产品发货环节 需要使用装运点进行交货管理 装运点为货物发运的组织结构 要素之一 代表货物实际的发出地点 其可以是一个实际的地点或一个虚拟的地点 SD模块 装运点通常按照运输方式来设置 如汽车装运点 火车装运点 船舶装运点 管道装运点 以 便于日后按照运输方式统计发货信息 4 2 主数据管理 4 2 1 客户管理 SD模块将客户主数据分为三个维度 即基本信息 财务层面信息 销售层面信息 从系 统的角度客户主数据分为基本视图 公司代码视图及销售视图 基本视图包含了客户的基本信 息 如客户名称 地址 电话号码 工商登记号等 这些信息将不和特定的公司代码或销售组 织相关联 因此在整个企业集团内一般同一个客户只维护一套基本信息 公司代码视图将维护 基于某公司自身业务与应用要求的信息 包括帐户管理 付款条件和方式等 销售视图将维护 与某销售组织下销售订单处理 发货 开票等业务相关的信息 包括定价信息 装运信息等 通过三个不同维度来管理客户主数据 既保证了整个企业集团内一个客户只有一个编码 又可 以在不同分公司下对同一客户进行差异化销售管理 4 2 2 价格管理 价格主数据是SD模块中最为重要的数据之一 用于存储产品销售的价格 折扣 税率等 信息 在创建销售订单的时候可以根据创建的价格主数据自动执行定价 在执行自动定价过程 中可以根据实际业务需要对产品挂牌价 折扣 运输费 税等价格信息进行运算 获得产品最 终结算价 通过SD模块的价格主数据管理 可以利用灵活的定价策略 实现了企业多种多样 的销售政策 4 2 3 信用管理 对客户的信用额度和风险暴露 可以借助SD模块中的信用控制功能进行管理 信用管理 的基本组织单元是信用控制范围 在特定的信用控制范围下设定客户信贷限额 即为信用主数 据 信用主数据是SD模块进行信用控制的核心数据 创建客户销售订单或发货单时 系统可 以根据资金或财务部门对客户下达的信贷限额或客户提供的信用证担保额度 以及销售未清值 应收账款 预收账款等相关数据对客户信用进行检查与监控 若发现信用风险 将以警告或冻 结业务操作的方式对用户进行提示 同时还允许销售订单的销售值按比例占用信用证的担保额 度和客户信用主数据的信贷额度 4 3 销售业务过程管理 SD模块销售业务过程管理包含售前活动处理 销售订单处理 装运 开票等 如图3所示 图3 SD模块销售业务管理示意图 1 售前活动处理 售前活动指在实际业务往来之前的协商洽谈 询价 报价等 最后形成合同 计划协议等 合同及计划协议将作为实际业务的参考 在SAP系统创建销售合同及计划协议 除了保持流程 的延续性外 还可以在查询分析时进行回溯跟踪 2 销售订单处理 销售订单是实际销售业务的开始 对于合同销售的业务 可以参照合同在系统内创建销售 订单 对于零星销售业务 可直接根据客户的货款情况在系统内创建销售订单 销售订单的功 能主要包括交货计划安排 不完整性检查 自动定价 信用检查 可用性检查 输出控制等 利用SD模块的销售单据类型配置功能可以处理不同种类的销售业务 比较常见的销售业 务处理类型有标准销售 集团内公司间销售 贸易销售 现金销售 出口 寄售 免费赠送 退货 退补差价等 3 装运 装运管理是SD模块中整个销售业务过程很重要的一环 其提供全面的发货管理功能 对 于销售订单发货的业务 在销售订单创建完毕 信用检查通过后 可参照订单创建发货单 对 于公司间销售业务 可参照采购订单创建发货单 以创建发货单为出发点 可以后续对发货的 各个环节进行处理和监控 例如发货过程中的捡配 包装 货物的可用性检查等 在产品装运 出厂的同时 发货人员要严格按照出厂计量器具测量的实际发货数量在系统内进行发货过账 系统在发货过账的同时 自动产生物料凭证 更新库存数量 以及生成库存商品减少 主营业 务成本增加的会计凭证 实现了与物料管理 财务管理的自动集成 如图5 6所示 图5 SD模块与物料模块的集成关系图 图6 SD模块与财务模块的集成关系图 4 开票 开票是整个销售业务过程的最后环节 它支持的功能包括对提供货物或服务开立发票 根 据相应的退补差价请求开立的借项和贷项凭单 发票冲销等 同时 在开票时还将自动传递财 务信息并过帐到财务会计 作为财务清帐及后续处理的依据 开具发票一般是基于实际的出库 数量开具正常销售发票并产生记录应收账款 主营业务收入 应交税金的财务凭证 另外 还 可以根据实际的业务需求处理借贷项凭证及形式发票 企业销售业务流程及单据流转过程如图4所示 图4 销售业务流程及单据流转设计示意图 4 4 SD模块与财务管理 物料管理模块集成 SAP是一个集成的系统 SD模块的正常运行需要并影响相关的模块 比如实物产品销售 发货动作时需要同物料管理模块的库存管理集成 开票或者做借贷项凭证时需要同财务管理模 块集成 各个模块的集成关系也对各个业务部门的操作人员的沟通协调提供了严谨且便捷的途 径 通过与物料 财务等相关模块的紧密集成来实现物流 信息流和资金流的统一 创建产品销售订单及发货单时 系统可以根据资金或财务部门对客户下达的信用额度或 者客户提供的信用证对订单及发货单进行信用检查与控制 基于产品销售订单进行发货时 系 统将自动更新库存量 同时生成物料凭证与财务凭证 产生减少存货 增加主营业务成本的会 计分录 基于服务订单或发货单开立发票时 系统能够自动生成应收账款 主营业务收入和应 交税金的的财务凭证 SD模块与物料 财务模块的集成关系如图5 图6所示 5 结束语 SAP系统SD模块通过对客户的规范管理 系统的自动定价和信用控制功能 系统对各类销 售业务进行的订单 发货单的处理功能 在发货过账时自动生成物料凭证 在发货过账和开票 时自