订货经理手册.doc

订 货 经 理 手 册本手册n 能帮助那些新晋升或开始学习订货组别的管理组系统并迅速掌握订货工作要领和技巧。n 手册内容涉及商业机密，学员只能在工作中使用目 录n 前言n 订货经理职责说明n 订货 n 收货 n 贮存n 餐厅调拨 n 盘点n 订货缄言 前言良好订存管理很重要良好的订存管理，对经营卓越的餐厅很重要，也是值班经理应当掌握工作组别之一。何为良好的订存管理？n 订货经理清晰其工作职能n 能根据营业额预估，熟练并正确使用订货流程n 餐厅没有积货和断货n 餐厅没有使用过期产品n 食物成本计算正确，接近“标竿值”n 食品浪费在合理偏差范围内做到良好订存管理的益处？n 有助于100呈递冠军计划，提升顾客满意度n 有助于财务部计算的准确性n 减少积压将有助于节省餐厅空间和降低损耗n 争取更多的利润n 降低人力成本订货经理职责说明餐厅订货经理工作职掌：1. 及时更新营运报表、财务报表2. 依据餐厅营运状况，计划原料进货，存货量，准时完成订货工作。3. 适时、准确完成原料千元用量计算及订货盘点。4. 依照历史纪录与趋势预估营业额，并于餐厅经理沟通。5. 监督与追踪调拨，更改和紧急进货的次数，采取改善行动，6. 熟悉订货流程，按时、准确完成订货工作7. 熟悉盘点流程，确保盘点准确8. 计算每周食物成本，确保接近标杆值9. 做好浪费管理，减低人为造成浪费10. 与配销保持良好沟通11. 主持新产品培训，在新产品推出之前确保原材料到货。新产品培训尽量配合餐厅主题推广会议同步进行12. 按时更新千元用量表和解冻货量表，确保订货和解冻货量满足营运需要13. 跟进仓库和雪房的日常摆放与清洁，符合食品安安全和产品标准订货订货经理所需表格1. 月订货卡2. 周订货卡3. 调整单4. 对帐单5. 调拨单6. 预估营业额7. 设备紧急申领单8. 解冻表9. 每日盘点表10. 每日抛弃记录订货的方式与要素n 进货周期：相同原料本周来货至下一次来货的差异天数，一般进货周期为7天n 相隔时间:相同原料订货当日与进货日之间为相隔时间n 安全存量:目的是提供一个安全的缓冲以满足意料外的需求增长。确定安全存量依据顾客点购产品的频率以及产品的保质期。n 订货周期的营业额:进货周期营业额相隔时间营业额安全存量营业额n 千元用量:1. 实际千元用量定义：每1000元营业额所需使用原料的数量，以整箱为单位：原料的实际使用量/每箱的包装1000 = 千元用量实际营业额2. 预估千元用量1） 根据堂食的百分比、平均单消费，计算出在这个预估营业额下的堂食单数；2） 据预估的千次成功率或预估的千次成功率，计算在这个预估营业额下该产品的售卖个数，推算出该原材料的预估用量；3） 用预估用量去除以预估营业额，即可得出该原材料的千元用量，并带入解冻表，得出需解冻的用量。n 存货量:是包含现在就在餐厅库房及冷冻、冷藏库内的物料数量（期末存量），在加上次订货尚未进餐厅的物料（未进货量）。通常以箱为单位。订货的步骤用品/工具：计算器餐厅订货单餐厅盘存表餐厅货物调拨单餐厅订货调整单n 预估营业额：依据餐厅的营业额历史，确定预估时间范围，确认近似范围，并根据特殊因素调整基本预估。 n 计算安全存量的营业额：1. 冷冻及干货建议周一至周五平均单日营业额为安全存量2. 湿货建议用周一至周五平均1/2日营业额为安全存量3. 安全存量的摆放可依照需求分在不同的进货日子里4. 注意餐厅商圈的变化，决定安全存量后，应与餐厅经理达成共识 n 计算预估需求量：各原料预估需求量是以订货周期的预估营业额乘以该原料的千元用量得之。n 计算存货量：1. 查询上次订货周期内是否有未进货的原料2. 盘点使应检查原料的先进先出及摆放是否整齐3. 如有超过保质期的货物，汇报餐厅经理，登录，废弃并视需要调整订货量。n 计算订货量：预估需求量未进货量期末存货订货量n 计算进货量分配:订货量按实际进货周期与相隔时间，加安全存量的营业额乘以千元用量得出。订货流程月订货卡设备紧急申领单周订货卡餐厅调整单n 月订货卡：（需在每月15日以前发送）到货日期为每月12日后，第一个星期五，(以易耗品为主) 每月10日左右，配销会将月订货卡发至餐厅，（需将订货卡上的餐厅名称及订货人正确填入），餐厅根据需要将所需货量填入相应货单品项（需留意订货卡上单位），确认订货量无误后，保存在D:COS订货表格月订货文件夹内，后将文件以Outlook形式传递给配销n 设备紧急申领单：如月订货卡已发送至配销，餐厅需加易耗品则需使用设备紧急申领单，将餐厅所需货品数量填写到相应品项，经区经理签名确认后以传真方式传给配销，再用电话联系配销确定来货日期。n 周订货卡：（需在周一下午16：00以前发送）到货日期：湿货热厨产品周一，周三，周五晚到货 干冻货 周五晚到货 供应商直送货：面包 - 周二，周四，周六到货 百事 - 周二，周五 上午到货周订货卡（内容包括：干冻货，湿货热厨产品）每周六, 配销会将订货卡发至餐厅, （需将订货卡上的餐厅名称及订货人填入），餐厅根据需要将所需货量填入相应货单品项（需留意订货卡上单位及来货相应日期），确认订货量无误后，保存在D:COS订货表格订货文件夹内，后将文件以Outlook形式传递给配销n 餐厅调整单：（需在到货前一天早上10：00前发送）到货日期：周一，周三，周五晚到货餐厅调整单（内容包括：干冻货，湿货热厨产品）每周二，周四，周六早上10：00前将餐厅所需调整的品项及数量填写入调整单。操作如下：输入订货经理及餐厅经理姓名输入餐厅名称输入来货日期输入餐厅需调整货品的数量 输入原货品的订货量，（即周订货卡上当日的订货量）输入需增加或减少的货品数量确认订货量无误后，保存在D:COS订货表格调整单内，后将文件以Outlook形式传递给配销收货收货的步骤n 检查货物的包装和品质：需检查包装，使用期限，颜色气味，是否损坏，泄漏，塌陷等。n 核实标签和厂商：需留意品名，使用期限，品项订单号，厂商名字，净重，法律规定标识n 核实温度：冷冻产品温度，冷藏产品温度，洗手消毒，打开产品包装插入已消毒温度计，检查产品温度n 检查有效期：核实产品未超过使用期限，尚有充足的时间供使用。n 按照发票核实数量和种类：收货标准n 接收货物及原料都有正确的检查及储存n 接受冷藏食品时检查产品温度，并记录n 收货温度记录至少保存30天n 不和温度标准产品将拒收n 迅速将冷冻，冷藏产品入库保存收货所需表格n 月订货卡n 周订货卡n 调整单n 收货记录贮存货物的存放地点收到货品后，应将货品妥善储存保管，并应符合以下要求n 货品分类存放于干货仓、清洁用品房、高温雪房（WALK-IN或冷藏库）、低温雪房（FREEZER或冷冻库）n 离地6英寸（15厘米）n 离墙2英寸（5厘米）n 物与物之间1英寸（2.5厘米）n 冷藏库内的货物须离蒸发器1英尺（30.5厘米）,以保证最佳的空气流通贮存的步骤n 在货物上标示日期：在所有的食品上标示进货日期，准备使用日，废弃日期n 轮替现有的存货：减少混乱，在产品上标明先用n 贮存货物按序贮存货物：新鲜产品冷冻产品冷藏食品干货n 依照化学药品的贮存程序：勿将化学品放在食品，小器具旁水槽及食品接触区上方在清洁剂容器注明正确内容杀虫剂与食品分开存放喷雾容器离热源1.5Mn 解冻冷冻产品：在标准温度下加以覆盖确保货物解冻时有效期表据实际SALES需求核实餐厅产品比较用量和预估核实解冻数量餐厅调拨调拨程序n 依照食品安全及卫生消毒指数，n 所有调拨单的货物必须录入盘存表n 调拨单由发送餐厅及接收餐厅相关人员签名核实。n 调拨单归档，定期交给区经理做订货评估表。n 货物调拨经公司核实，确认调拨数量。 盘点确保盘点的准确性n 值班经理进行库存盘点。n 说明每种产品应被盘点的的频率。n 确保每个执行盘点的人都了解产品的计量单位。n 保证每位经理都使用同一盘点方式。n 经常在盘点现场检查，并要求经理对盘点的一致和差异负责n 交接班时盘点主要产品并在盘点单签名确认。日盘点n 每日打烊后执行重点货品盘点n 日盘点品项包括最贵，最难控制且易失窃产品。n 依据实际的产品/销售额，将实际盘点量与理想用量相对比，并注明差异。周盘点n 在周营业最后一天餐厅打烊后进行，由管理组执行核实。n 将调拨单及周末盘点录入盘点表。n 比较全部产品的实际用量和理想用量，计算数量和成本的差异。n 会计成本和原料产品必须准确，为订货提供信息。周盘点表使用说明该表分为湿货，干冻货，推广材料，清洁用品，成本分析表五部分，具体操作步骤如下：1. 将店铺编号，月份，周期，日期，制表人等依次填入。2. 将上周成本百分比输入上周成本栏中。3. 将上周盘点节余量录入本周小T表中上周剩余栏中，4. 将本周餐厅拨进，拨出货品依据调拨日期填入相应日期栏中，需留意拨出货品在数量前加“减号”表示未使用此数量应减去5. 将本周周末盘点数量录入盘点表中，6. 核查录入数量及单位。7. 将周营业报告中的电脑数据录入成本分析表相应的栏中。8. 比较全部产品的实际用量和理想用量，计算数量和成本的差异9. 差异较大的产品需书面分析差异原因及其解决方案。月盘点n 月末，餐厅进行所有货物的全面盘点。n 将全部调拨单及周末盘点录入盘点表。n 比较全部产品的实际用量和理想用量，计算数量和成本的差异。n 会计成本和原料产品必须