文件管理制度2范文.doc

文件管理制度2范文 文件管理制度第一条 1、使文件管理工作制度化、规范化、科学化，提高办文速度和发文质量，充分发挥文件在各项工作中的指导作用。 2、文件管理的范围包括上级下发文件、学校各类制度文件、外部传真文件、政策指导类文件、各类合同文件等。 3、文件的起草、收发、打印、归档、借阅销毁等由办公室人员负责执行。 4、制度类文件按照学校文档统一格式进行编写，统一页眉、页脚，写明学校全称及文件性质；正文部分写明题目、时间、发文部门、内容等信息；措辞规范，表达无歧义。 5、根据文件属性、类别，对所有文件进行编号，根据编号定期归档，做好相应的文字记录，以备查阅。 6、各种密级文件，要按保密规定范围组织阅读和传达，不得随意扩大范围。 第二条收文制度（一）收文制度 1、凡收到的文件，都要根据发文单位，分别立册登记，登记项目要齐全。 2、文件登记后，及时送校长阅签分办意见。 如校长不在，重大问题或特急件，可先送主管领导批示或相关部门进行办理。 根据主管领导批示意见，及时将文件送有关部门承办，需要几个部门联办的文件，要先送主管部门承办，然后转有关部门，以免误事。 3、凡领导批示传阅的文件，均由文书负责传阅。 4、传阅文件严禁个人之间或者部门之间横传，必须由文书办理传阅手续。 管理要点 5、文件转给承办部门后，文书要及时了解经办情况。 主办部门承办后。 要在文件拟办单上填写处理结果。 （二）收文管理制度 1、认真签收，做到所收文件份数与投递单相符，行文关系正确，文件印章及手续完整无缺。 来文单位、文号、份数、页数、标题、日期、顺序号、附件号等登记项目齐全，字迹清晰。 2、对所收文件，要及时填好拟办单，经办公室主任阅批后，及时送交主管领导批示和有关部门阅办；批示意见要具体、完整。 正常文件不超过七天办完，急件要在两天内办完。 处理结果要有记载。 3、凡文件中需要答复、批复、上报、批示有期限要求的，都要进行催办，认真给予回复。 4、严格文件传阅范围，杜绝横传现象。 第三条发文制度（一）发文管理制度 1、发文必须经办公室主任核稿，送交有关部门会签，经校长批准后，方可打印下发。 2、发文要做到行文关系准确，格式正确，日期、主送机关、主办单位、文件编号、标题、印发份数、附件号等项目完整齐全。 3、所发文要做到字体清晰、准确无误、牌面整洁，装订毛天齐地，毛左齐右，印章起年压月，内容尊重原稿。 4、文件发放及时无误，领取单位有签字。 5、所发文和发文底稿完整存档。 （二）文件校对印刷制度l、文件校对、印刷要严格保证质量，做到整洁、无差错、装订整齐，毛天齐地、毛左齐右，否则不能发出。 2、各部门起草以学校名义发出的文件，由起草文件的部门负责校对，印、刷由打字室负责。 办公室文书负责登记、编号、盖印、归档、发出。 3、各部门起草的文件材料校对工作，原则上有拟稿人或核稿人进行，印刷工作由本科室人员协助打字室负责。 4、文件材料校对、印刷后，要按照要求将打字者、校对者、印刷者名字登记在发文审批单上，以备核实、检查。 第三条文件立卷归档管理制度 1、文书平时要按照档卷类目及时将办理完的文件立卷。 2、每年年初要抓紧将上一年度的文件按照立卷要求，及时进行立卷。 3、所立的卷要做到分类准确，保管期限适当，成卷质量好。 4、案卷必须有标题，有登记、有目录。 5、根据有关规定，按期把案卷移交档案室。 6、按时间、内容、部门、名称等内容分门别类进行，附件、批件、定稿等资料收集完全，存档备案。 半年一小清，年终一大清。 第四条文件销毁制度 1、凡发给基层单位、部门的秘密文件、资料，要定期清理上交，由上级有关部门集中统一销毁。 2、任何单位和个人，不得向废旧物资收购部门出售秘密文件资料。 3、凡不需立卷或超过保管期限的文件、资料，要在年初的四月份销毁，不得长期保存。 4、销毁文件时，要逐份清点登记，填写“销毁文件清单”，经主管领导审批后，到指定地点由二人监销，严禁失散或泄密。 第五条文件管理流程设计 1、内部文件管理流程起草文件审查编号审批、签发打印文件下发文件文件存档 2、外部文件管理流程外部收文文件文件存档清退文件存档文件销毁 3、借阅流程提出申请，办理手续批准借阅清退文件存档文件销毁内务管理制度第一条办公楼管理制度 1、搞好办公楼内外卫生，做到窗明几净，四壁无尘，备品摆放布局合理，盆花常绿常鲜。 2、搞好办公楼内建筑设施修善，建立设施使用期，做到设施完整常修常新。 3、搞好安全防范工作，严禁外人进入楼内，阻止个别上访人员无理纠缠领导，影响领导正常工作。 4、办公楼内严禁大声喧哗，走廊内禁止吸烟，严禁用重物砸击地面和墙壁，以免发出噪音影响大楼办公。 第二条办公室用品管理制度 1、各部门需要借用办公室用品时，办公室当事人员做好填表记录；因特殊情况急需领用未填表登记，事后须及时补填。 2、任何人未经允许不得进入办公用品管理室，不得私自挪用办公用品。 3、办公用品管理人员负责收发入、离职人员借用的办公室用品。 4、管理员定期对办公室用品进行盘查，属于消耗性物品的，应及时报告办公室负责人联系补充，并督促借用人员按期归还借用物品。 第四条办公人员管理制度 1、签到制度。 实行上班签到和抽查在岗情况相结合的考勤制度，签到必须本人签名，不得代签。 因公外出不能按时签到须电话告知办公室负责人，否则作为缺勤处理。 2、请销假制度。 办公室人员因事或者因病请假，须先办理请假好手续，一至两天由分管领导批准，三天及以上由校长批准。 凡请假在一天及以上者，须填写请假条，假满后要及时销假。 续假要提前打招呼，经领导批准。 不得无故超假，特殊情况可事后补假。 3、考勤制度。 建立工作人员日考勤制度，按照机关统一作息时间，由办公室人员负责考勤，由月底汇报公布。 考勤结果作为年终考核评比和核发外勤补贴的依据。 第五条后勤管理 1、为了认真贯彻学校的各种制度，充分发挥和调动员工的积极性和主动性，根据实际严格制度。 2、后勤管理分为日常清洁卫生管理和考勤登记汇总管理工作。 3、办公室人员负责每日的清洁卫生监督和维护，及时提醒值日生和监督者做好相应工作。 4、根据外出工作人员情况，及时督促其按时填写外出工作时间登记，如实填写时间及外出事由。 5、办公室人员每周进行一次外出工作时间统计，每两周进行一次考勤汇总统计，月末根据外出工作时间登记进行总的考勤汇总。 6、流程设计监督如实审核汇总登记报表第六条报刊收发 1、办公室管理人员按照学校实际需要，订阅报刊，做出计划预算，负责办理订阅的有关手续。 2、办公室管理人员负责每日收取报纸并放置在公共阅览资料架上，报纸、内部刊物可随意阅览，但不得带出学校或随意撕