招待管理作业指引--003

中财金融业务接待作业指引 编号：ZC-003业务接待作业指引编制日期审核日期批准日期修订记录日 期修订状态修改内容修改人审核人批准人1 目的1.1 为规范公司各类接待活动，提高接待工作效益，特制定本办法。2 适用范围2.1 适用于中财公司的各类社会接待及商务接待活动管理。3 职责权限3.1 中财综合管理中心商务部是公司重大接待工作的统一管理机构，负责制定公司接待工作制度和程序，审定重要接待工作方案，对重大接待活动统筹组织协调，审核接待重要接待费用标准，管理、检查接待办的工作质量等。3.2 综合管理中心商务部为具体承办部门，负责各类接待事务的组织和承办，主要包括：3.2.1 按照接待要求编制重要接待活动方案；3.2.2 负责各类重要接待工作具体事务的处理；3.2.3 组织各类接待资源，确保接待活动每个环节对接顺畅，安排周密；3.2.4 负责公司重要接待工作的随行跟场服务；3.2.5 为有商务接待需求的相关部门提供相关服务（住宿、用餐、票务）；3.2.6 建立重要接待事项档案；3.2.7 制订接待工作操作规程，实现接待工作标准化，规范化操作管理；3.2.8 上级安排的其他工作。3.3 商务部负责本公司的日常接待管理，公司其他部门重要接待事项上报公司综合管理中心商务部，由商务部负责统筹安排，相关业务部门协助商务部落实接待工作。4 接待申请与审批4.1 公司的各项接待活动安排必须事先填报接待安排申请表，履行审批程序后，由业务部门申请公司商务部负责承办。特殊情况，可以先口头报告相关领导同意，商务部核实确认后予以承办，但在事后2个工作日内需补报接待安排申请表。没有经批准的接待安排申请表，各公司财务部不予以报销。4.2 公司的接待申报按照谁主办谁申请的原则。4.3 公司的接待事项安排：股东、董事长、总经理级别安排的接待任务，由公司总经办/综合管理中心商务部填报接待安排申请表，报分管领导审核审批；属于各中心对口接待的事项，由各中心填报接待安排申请表，分管领导审核/审核；各中心请分管领导出面协调所安排的接待活动，由相关中心负责填报接待安排申请表按上述流程履行审批手续。5 重大接待工作程序5.1 申请单位应将准确的接待需求信息反映在接待安排申请表上，综合管理中心商务部应依照经批准的接待安排申请表信息及需求，确定接待服务项目及接待服务工作内容。5.2 对于重大的全程性接待活动（吃、住、行、会议、介绍参观），主办单位应提前3天与接待办沟通，以便有关人员做好各项准备。商务部接待人员对于公司高层安排的重要接待活动，必须编制接待方案，报综合管理中心总监审核、分管领导审批。5.3 接待过程中主办单位提出变更接待内容，主办单位应提前与接待办沟通，该变动情况，须5.4 重大接待工作需要其他中心协助的，由综合管理中心事先根据要求予以协调，有关单位和部门应予以配合协助。6 接待费用控制原则、规格等级及标准配置6.1 公司接待费用控制原则6.1.1 接待费用支出项目应与招待用途及目的一致，任何接待上的开支不得背离经营上的目的与要求。6.1.2 接待费用开支，尽可能本着最小支出、最大成果的原则，充分考虑和认清每一次接待的目的和接待的方法，合理接待，有效使用经费开支。应贯彻“可接待可不接待，不接待”、“可参与可不参与接待人员，不参与”、“可发生可不发生费用，不发生”的原则。6.1.3 对于同样内容与对象的接待应尽量避免，不要重复接待。6.1.4 接待用餐时，严格控制陪客人数，实行对口接待。原则上我方陪客人数不得超过客人人数。6.2 公司的接待等级共分为四个等级，其中特级接待和一级接待属于公司重要业务接待，具体如下：6.2.1 特级：中央部、委、局、办和省、市主要领导视察，省级职能部门主要领导视察以及公司高层指定的其他特殊接待；6.2.2 一级：国内外大型企业负责人的考察及访问，区政府领导、市级党政群机关主要领导视察，战略投资伙伴单位负责人，行业知名专家，重要的协调工作对象来宾，以及其他因工作需要公司董事长/总经理确定的一级接待；6.2.3 二级：国内中型企业负责人的考察访问，区级街道部门负责人参观接待，一般商务活动来宾等； 6.2.4 一般接待：区政府、区街道部门一般人士参观；业内人士、兄弟公司来访交流以及工作联系单位来宾等。6.3 各等级对应的接待标准（餐宴酒水除外） 等级事项特级接待一级接待二级接待一般接待其他安排用餐酒店根据需要安排签约一级酒店签约一、二级酒店签约二级和符合标准的酒店根据高层要求餐饮标准满足实际需要150元-200元/人（不足8人就高）100元/-150元人（8人以内就高）50元-80元/人（不足8人就高）根据高层要求宴席布置鲜花、席卡、礼宾卡、菜品单鲜花、席卡席卡特级、一级可根据领导要求备置恰当礼品酒烟根据需要酒水按照领导意见酒水按照领导意见酒100元以内根据高层要求住宿标准签约四星以上级酒店，商务单间签约星以上级酒店、经济单间签约星级酒店，不超过220元/晚签约商务快捷酒店，160元以内/晚根据高层要求住宿其他待遇权限可开通客人签单权限、果盘可安排果盘/随行服务董秘、综管中心负责人、商务经理综管中心负责人、商务经理商务经理对口单位相关负责人员根据实际情况要求会场安排根据需要安排主题PPT、宣传片、宣传PPT、席卡、礼宾卡、鲜花、果盘、画册或简介宣传片（或PPT）、席卡、礼宾卡、鲜花、果盘、画册或简介宣传片（或PPT）、席卡、鲜花、果盘、宣传片（或PPT）、席卡、根据实际情况要求影像及信息发布录像、摄影、新闻报道录像、摄影、新闻报道摄影/车辆安排车随行专配驾驶员一般交通接送一般交通接送（上述接待餐饮标准中不包含酒水，接待用酒水经批准后统一从综合管理中心行政部领用。各部门在实际操作中如确需调整招待费额度，须报经总经理批准后通知综合管理中心行政部执行。）6.4 上述接待等级标准可以根据实际情况进行单项组合调整，即上一等级的某项接待标准可以选择下一级的标准，但下一等级的提标必须经过申报批准；6.5 上述接待标准和内容可以根据实际接待情况进行单项安排；6.6 重要的签约、发布会等活动，应另行制订方案和预算，由主办部门会同综合管理部门按照职能分工共同办理。7 接待后续工作要求7.1 根据公司预算分类管理规定，凡属于公司综合管理中心接待办安排承办的接待活动（包括有关中心申请主办的接待），费用由综合管理中心接待办统一办理登记报销手续，发起或主办单位负责人应予以签字确认。7.2 接待费用报销时，各中心或相关经办人应出具经有权批准人批准的接待安排申请表作为依据，并附费用发生清单作为有效附件。7.3 重大接待活动的新闻稿件由管理中心或主办单位负责提供，并在接待活动次日按照新闻审批管理程序，在公司内网或外网发布。持续性的重要接待活动，可以过程中持续报道。7.4 综合管理中心应商务部建立重要接待活动档案信息和收集相关资料，对于对公司品牌宣传、招商融资以及经营管理具有重大意义的接待活动，由综合管理中心编入公司大事记。8 财务审核与监督8.1 公司财务部门应严