業務部門職責及業務流程.doc

壹、 業務部門一. 產品的專業知識、自我知識及時間的掌控.二. 輕重緩急計劃執行檢討的能力培養.三. 定期教育訓練及自我要求.四. 定期名片掃描建檔以利網路行銷.一、業務部門作業流程圖自我本職學能 一. 人際關係的建立(技師名冊).二. 產品差異性及競爭力(評估報告及目錄).三. 訊息關鍵的先機掌握(雜誌、政府採購公告、設計單位、同業)市場開發的能力一. 欲爭取案件成功SPEC-IN後，登錄於業務彙報二. 注意動態、確保商機，了解發包時間三. 爭取服務及提供SPEC和預算轉至預算類.欲爭取類工作一. 將預算類案件與發包詢價時登錄業務彙報.二. 收集標單、規範、圖面.三. 公司成本建立(含原廠詢價)詢價單、規範解讀並轉為報價單.四. 自我開發案件轉估價時，需收集規範、圖面.預算類工作估價類工作報價基準：原廠回覆成本*1.18(利潤)或詢問劉總要報多少(?/a-m)一. 了解開標時間，以第一時間知道得標廠家.二. 以成本概念清圖面及規範符合來積極爭取.三. 公司提供最低售價讓前線作業. (最低售價1.14)四. 爭取合同擬定有利條文.五. 客戶徵信表確實執行.原廠回覆成本*1.25或詢問劉總要報多少(?/a-m)一. 了解開標時間，以第一時間知道得標廠家.二. 以攻勢及優勢方式去經營來積極爭取了解對方標價.三. 公司提供最低售價讓前線作業.四. 爭取合同擬定有利條文.五. 客戶徵信表確實執行.自行開發別人案件一. 合約當面簽署尤佳.(並收取訂金支票)二. 合約之5W,1H建立.三. 將圖面、規範、標單、合約(含報價單)，後續案件交接表、送審需求選定表的充實資料內容轉到管理部門跑流程並建立後續案件夾冊及登錄相關資料含成本後再轉客服部門執行.四.合約一取回後請管理部作發起人角色通知相關部門人員開例行會議.合約建立後續階段 隨時支援、協助客服部門來解決問題.第一節業務部門第一條 依案件輕重緩急處理預算、估價案件,並登入業務彙報.第二條 依輕重緩急建立文件資料,並依業務指示傳真相關人員.第三條 上網查詢待案件發包及決標公告狀況，針對已決標案件廠家，協助業務聯繫主辦人並依業務主管指示準備報價動作.第四條 產品型錄製作.第五條 上網或雜誌查詢建廠廠家資料及聯絡主辦人,並建立工程案件訊息登入業務彙報.第六條 業務彙報每週修改一次(週/月檢討會議)第七條 設計單位/上游/同行廠家名冊更新.第八條 案件衝刺表更新第九條 國際銅價LME及匯率訊息寄出(每週一二次)第十條 賀卡寄出(每年一次)第十一條 訂名片第十二條 事務機器維修通知第十三條 環境打掃第十四條 下訂單給廠商業務助理行銷工作的內容壹、 工作目標：1. 協助各分區業務掌握決案所需之正確訊息2. 協助維繫客戶對公司的認同3. 協助瞭解客戶階段性需求貳、 工作項目：1. 案件決標前階段：報價、確認決標狀況2. 案件決標後階段：報價、確認案件狀況參、 工作細節：1. 案件決標前階段：1 接獲客戶詢價時：（1） 瞭解案件為客戶投標中或已得標（2） 若為投標中,詢問決標日期;若為已得標,詢問客戶何時決案（3） 收集案件完整標單、規範、甚至圖面,以利清圖（4） 建立成本（5） 報價(報價基準依管理部規定成本)（6） 掌握決標日期2 確認決標狀況：（1） 公共工程案件,上網或電話聯繫詢價廠商查詢決標狀況（2） 私人案件,電話聯繫詢價廠商查詢決標狀況3 每日將所獲得最新訊息告知案件所屬業務,並於報價完成時,於業務彙報登錄或修改2. 案件決標後階段：1 確認案件得標廠商時：（1） 電話聯繫得標廠商,向客戶案件主辦人員恭禧寒暄,並作公司簡介(針對該案件內設備為簡介主要內容,包括產品的競爭力或差異性或優勢能力建立單張訴求文件給客戶)（2） 技巧性談話方式,由客戶得知設備採購日期、議價方式(BUSWAY及GRP線架、截火系統)-包括是否連帶施工、總價或實際交貨量計價（3） 報價(依業務評估後)（4） 於報價後到決案期間,每週與客戶電話聯繫瞭解狀況(簡單的問候並適時提問於客戶以獲取客戶對報價金額或產品上的需求)（5） 將階段性訊息於業務彙報中修改2 隨時向案件所屬業務提供所獲得之資訊肆、 口語技巧敘述1. 先介紹自己姓名及職務及公司及找到窗口接洽人：您好,打擾您,我是眾孚企業的業務助理,請問貴公司(職務經理、課長、老闆或先生、小姐)在嗎?若在：麻煩幫我轉接他!謝謝若不在：方便告訴我,他的手機號碼嗎?謝謝!因為他希望我們報價給他作評估當事人接通：同 1. 內容(自我介紹)2. 針對案件訴求：有關於貴司投標(或得標)的案件(工程名稱)先預祝您投標順利得標(或賺大錢)我們的主力產品是設備,公司有10年經營經驗,所以期許有機會與貴公司合作,我們當然會以用心的競爭價格及好的服務,來爭取貴司以及您的認同,進而向我們下訂!一定要麻煩您哦!3. 針對探索內容：發包前：1 請問這是什麼時候要開標,當然也預祝您絕對成功! 發包後：1 於開標日下午打電話查詢,了解得標廠商並打電話給得標廠家,向他恭禧,我們期望有機會與他們合作。2 請問貴司大概會什麼時候採購及送審,我們一定配合您的需求。（1） 採取制式利潤報價並向水電請教,不知貴司針對我們的報價可否接受,因為本公司一向都以競爭力的價格來配合客戶需求,請您提供一些我們要改進的地方,好讓我們更能成為您的合作夥伴。（2） 固定關心(每週至少一次)及寒喧,建立好的風評,讓客戶更貼心;口語如下： 先生 您好,再次打電話跟您問候希望您萬事如意,最近若有需要我們服務的地方,譬如送審資料或其他方面,請您吩咐,我們竭盡所能來滿足您的需要,謝謝!4. 針對決標階段：（1） 經過一段時間的人際建立,進而要主動來探尋【1】決標時間,以及【2】目標價格 兩大方面,進而爭取送審的機會。（2） 別人的案件,就是爭取同等品的送審機會。針對此部份,口語如下： 相信我們提供優惠價格來配合貴司在設計單位方面的溝通及認同,方能完成貴公司最大獲益的使命,共同努力,突破困難,一起加油!（3） 以感性口語：真的期許您的支持,麻煩您能提攜我們公司以及我的成長,我會感激不盡,也一直希望您把我當作自己的妹