出差管理制度(10).doc

集团总经办 为加强出差考勤与费用管理 方便职员公务出差 特制订本制度 本制度适用于总部 各子公司 分公司可参照制定 一 出差定义 因工作需要出行半天以上的称为 出差 出差分为省内出差与省外出差 二 出差审批流程 1 出差人员需提前填写 出差申请单 以及包含各项出差费用预算的 出差请示 经相应人员审批方可出差 2 出差审批权限如下 1 省内出差 普通职员及主管级 非部门负责人 天及以下的出差 由部门负责人审批 5天的出差 不含 天 含5天 依次由部门负责人 主管领导审批 5天以上的出差 依次由部门负责人 主管领导 总经理审批 副经理级以上及作为部门负责人的主管级 2天及以下 依次经部门负责人 主管领导审批 2天以上 依次经部门负责人 主管领导 总经理审批 2 省外出差 依次经部门负责人 主管领导 总经理审批 3 若由客户负责相关出差费用 则此出差最终由主管领导审批即可 3 出差申请单 审批后 职员要及时将 出差申请单 递交人力资源部作为考勤依据 还可根据实际情况向财务暂借支差旅费 出差回来一周内必须报销并附 出差请示 三 出差的交通 用餐 住宿标准 一 一般性会议和临时事宜的出差 职级 交通标准 就餐标准 住宿标准 汽车 火车 飞机 轮船 高级经理以上 含高级经理 空调大巴 软卧 豪华仓 豪华仓 50元 餐 350元 日 子公司副总经理级 副经理 经理级 空调大巴 硬卧 硬座 经济仓 豪华仓 30元 餐 250元 日 两人 200元 日 人 主管级 空调大巴 硬卧 硬座 经济仓 经济仓 20元 餐 220元 日 两人 180元 日 人 普通职员级 空调大巴 硬卧 硬座 经济仓 经济仓 15元 餐 180元 日 两人 150元 日 人 备注 1 经理级以下 包括经理级 白天乘火车超过6小时或夜间乘火车超过4小时可坐硬卧 晚上10点 凌晨6点为夜间 其他情况下坐硬座 2 特殊地区每个级别用餐标准每餐增加5元 住宿标准每日增加50元 特殊地区指深圳 珠海 厦门 汕头 海南五个经济特区 上海 北京 天津 重庆四个直辖市以及各省会城市 3 公司每天最多报销两餐 二 出差目的地为集团各公司 包括新设分部筹备期间 总部人员到各分部 各分部相互之间 的出差 1 出差目的地为集团各公司的 包括总部到各分部 各分部相互之间 新设公司筹备期间 的出差 按照谁受益谁负责的原则 出差费用由受益公司承担 原则上 出差人员应坚持节约原则 与目的地公司员工同吃同住 2 如在目的地停留时间在五天以上的 住宿 伙食补贴按以上标准减半执行 3 各新设公司确定经营政策后应尽快租赁经营场地 经营场地租赁好后三至五天内 必须租赁好员工宿舍 员工宿舍租赁后三天内 必须完善好住宿条件 所有筹备人员入住 入住员工宿舍后至新公司食堂开业 或新公司成立 可最高按以上标准减半给予伙食补贴 建议最低不低于10元 餐 在不高于前述标准的情况下 各分部也可根据实际情况 自行确定伙食补贴政策及期间 如遇特殊原因 无法在规定时间内租赁到员工宿舍 则须报主管领导批准 可适当延期 三 同城出差 同城出差是指在出差人员在所属公司的经营所在地城市出差 此类出差如没能在公司食堂就餐 则统一按普通员工10元 餐 主管以上人员15元 餐给予伙食补贴 比如莞城总部人员在东莞市出差或去长安分部 塘厦等分部出差 未能赶上食堂就餐 则普通员工10元 餐 主管以上人员15元 餐给予伙食补贴 四 具体规则 一 乘坐交通工具规则 1 乘坐交通工具总体原则 乘坐交通工具应严格遵循节约的原则 通过认真的对比分析 选择最经济的交通工具 原则上公司禁止员工利用私车从事各种公务活动 若员工因擅自使用私车出差给公司造成的损失 公司有权追究其相应的赔偿 并保留诉诸法律的权利 2 珠三角内出差 一律应优先选择乘坐公共汽车 3 珠三角外出差 一律应优先选择乘坐火车或公共汽车 在下列情况之下可选择乘坐飞机 1 公务紧急 时间紧迫 2 路程非常遥远 员工身体较弱无法承受旅途劳顿 3 优惠机票不超过个人应乘坐规格的交通工具的价格的 4 与客户同行 5 公司高管出差 6 在某些场合需要特别注意维护公司形象 经公司领导审批同意 7 公司领导批准的其他情形 所有乘坐飞机的情形均需总经理审批 4 在下列情况之下 公司可予以派车 一般仅限于广东省尤其是珠三角内出差 1 业务需要陪同客户一起出差 2 业务需要需要大批量输送人才 乘坐公共汽车非常不便 3 因目的地比较多 时间要求比较紧促 乘坐公共汽车非常不便的 4 综合考虑工作安排 时间紧迫等各方面因素 其他交通工具无法满足现实要求的 5 基于安全因素考虑 其他交通工具无法满足要求的 如财务等银行存提款等 6 同一时间有较多人员要到达同一目的地 通过对比分析 派车费用低于乘坐其他交通工具费用的 7 公司领导审批的其他情形 珠三角内派车主管领导审批即可 珠三角外派车要由总经理批准 备注 1 公司派车情况对是否走高速公路不予限制 要本着不影响工作的前提下节约的原则决定是否走高速公路 2 东莞市区内原则上一律不安排派车 5 在下列情况之下 可予以乘坐计程车 1 市内出差 乘坐公共汽车非常不便利造成大量时间浪费的 经部门负责人批准同意 2 到其他城市出差 对当地交通陌生 但又需要在市内奔波的 3 异地间出差 原则上不允许乘坐计程车 但在以下情况之下可以乘坐 只限于东莞周边城市 包括东莞各镇 a 确因客观原因返回东莞时间很晚当时已无公共汽车和火车但因工作原因当天必须返回的 经主管领导审批同意乘坐计程车返回的 b 确因客观原因返回东莞时间很晚 虽然当天不必一定返回 但通过对比分析 在当地住宿后次日返回的费用要比当晚乘坐计程车返回的费用仍高比较多 经主管领导审批同意乘坐计程车返回的 c 时间非常紧迫但公司无法派车的情况下 经主管领导审批同意乘坐计程车前往的 d 主管领导审批的其他情形 6 若员工未经事先审批而超规格乘坐交通工具 则超支部分由员工自付 若情况紧急 员工可先通过电话口头申请 返回后补办相关手续 7 员工出差往返机场原则上优先选择机场大巴 若有特殊情况需请示主管领导后乘坐计程车 若未优先选择或者无请示主管领导 超出部分由员工自付 8 员工出差 若因客观原因需要采取迂回路线返回或到达的 花费的费用比走直接路线多的 要事先请示主管领导 若超过费用数额比较大的 超过上千 主管领导还要请示总经理 若未事先请示主管领导或因个人主观原因为了个人方便 省事等而采取迂回路线导致费用增加的 增加的费用个人承担 二 住宿规则 1 员工应本着节俭的原则 选择经济实惠的旅馆 酒店住宿 但选择的旅馆 酒店也要能维护公司形象 保证员工个人安全 既不能铺张浪费 也不能一味节俭 2 公司高管人员 包括集团副总经理 集团总监级 子公司总经理 出差可以住单间 3 除高管外的其他人员出差 一律遵循同性两人住一间的标准 若三人出差 尽量三人住一间 三人间费用应在两人住宿费用基础上增加一个人单独住宿标准的一半费用 不再另开房间 禁止同性两人出差每人住单间 4 若确因客观原因住宿费用要超标 则必须报主管领导同意后方可执行 三 就餐规则 1 员工出差 应尽量选择干净卫生的地方就餐 2 就餐后尽量索取票据 四 不同级别的人员出差 按以下规定执行 1 乘坐交通工具 一律按出差人员中最高级别的人员的交通标准执行 若出差人员较多 高层级人员在出差人员中所占比例很小 则仍按各自规定标准执行 2 若按规定必须两或三人住一间房 则住宿标准按两或三人中最高级别的人员的住宿标准执行 3 其他情况一律按本人应该享受的出差标准执行 五 出差费用报销程序 1 职员出差返回后应按公司财务报销制度及时报销差旅费 2 出差应尽量索取统一发票 交通费 住宿费凭相应票据按标准报销 就餐费原则上应提供票据按标准报销 但若就餐的场所无法提供发票 则可不凭发票报销 超标自负 欠标不补 3 出差期间因公支出的各种杂费 如邮寄费 行李托运费等 应取得凭证 准予按实报销 4 若因工作关系用手机情况确实较多 省内 省外出差手机话费分别按10元 天 20元 天给予补贴 但必须经公司领导审批 5 参加各种会议 培训或其他形式的出差人员 若公司所付费用中已包含了住宿 就餐等费用 则这些费用不得报销 若公司所付费用中未包含住宿 就餐等费用 但住宿 就餐等又是举办方统一安排无法自行选择的 则可据实报销 六 备注说明 1 职员出差途中除因病或遇意外灾害 或因工作实际需要延时外 不得因私事或借故延长出差 时间 否则除不予报销旅差费 并按有欺骗公司行为处理 2 职员若借出差为由而未出差者 将按旷工处理 3 部门负责人 人力资源及财务部门有权调查核实有疑义的职员出差报销是否属实 一旦发现造假 虚报 贪污等严重行为 将视情况对该职员作出严肃处理直至开除 4 交通 住宿 就餐的标准 因物价的变动 可以由总经理随时通令调整 5 因公司扩张或增调新的经营机