文件控制程序.doc

LOGO机械有限公司文 件 编 号YH-CX-D3.1.1-2014版本 / 修改B/0文件控制程序发 布 日 期2014年08月01日1.0目的1.1制订书面化的文件控制程序并按此程序进行控制。 1.2确保各类文件及时、正确的制定及获得并妥善的保管1.3确保文件使用部门一直使用最新版本的有效文件。2.0范围2.1适用于质量管理体系文件以及相关资料。3.0定义3.1受控文件受更改控制的文件，经复印并盖红色“受控”章后分发至使用者手中的文件，更改或销毁时必须收回。3.2非受控文件：不受更改控制的文件，发放后正本如更改，可以不回收副本。3.3文件正本：须签名后保存的首次发行的受控文件原稿。3.4外来文件：非本公司制定，从外部（包括顾客、网络、官方）接受的文件，（如：图纸、产品、仪器、各种说明书、体系标准、法律法规）等。4.0职责4.1文件制订、收集、批准、存档、分发职责文件阶层文件种类/名称作成/收集审核/验证批准/承认存档担当分发担当层QMS-质量手册、质量方针、目标等质量部会审总经理综合部综合部层CX-运作程序（图表式、文字式）等相关部门会审质保工程师综合部综合部层QM3-岗位职责、任职基准、管理制度等相关部门会审质保工程师综合部综合部设备操作规程生产部生产部部长质保工程师综合部综合部检验规范、检测设备操作规程、QC工程图等质量部会审质保工程师综合部综合部产品开发输出文件：图纸类、质量基准、工艺基准、加工作业基准（SOP）、产品说明书、包装资料等技术部技术部部长质保工程师综合部综合部外来文件法律法规、官方、顾客管理等文件综合部综合部部长质保工程师综合部综合部加工图、产品图、与产品有关的标准等技术部技术部部长质保工程师综合部综合部层R-运行记录相关部门相关部长质保工程师综合部综合部财务类财务类各种记录综合部综合部部长总经理综合部综合部5.0运作程序5.1内部文件管理流程序号运作流程图担当运作流程说明关联文件/记录5.1.1文件起草/修订相关单位文件起草/修订相关单位依照公司实际管理需要以及结合工序的复杂程度编制必要的控制文件。编制的任何受控文件须包括文件名称、目的、范围、职责、正文内容、关联的记录、文件编号以及版次、生效日期、制订、审核、批准栏等。文件版次首次以（A）表示，如改版则（B、C、D），修改状态首次（0）表示，如做一次修改则（1、2、3、4）。依照评审的结果对文件进行重新整理(标准化)统一格式，并依照【受控文件框架表】和【 附录:文件编号规则】 设定唯一编号。【 附录：文件编号规则】 5.1.2评审 NO OK相关职能人员将编制/修订好的文件提交相关人员进行适宜性和有效性评审（必要时进行会审），依照4.1表内职责规定。除日常文件修改时对文件进行评审外，每年对体系文件进行一次评审，将结果输入到管理评审。签字或盖章5.1.3批准相关部长或领导对已整理（标准化）的文件进行签字或盖章批准承认。签字或盖章5.1.4移交备案文件编制或修订单位各类受控文件经过编制、审核和批准以后，由编制单位连同电子版并填写【文件移交清单】送交综合部登记备案。对编制/修订好的文件须注明其文件分发的单位及数量，以保证相关部门间的运作。【文件移交清单】5.1.5备案受理NO OK综合部综合部在收到文件时应先查看文件的格式；编制、审核、批准签名；编号、版本等项目，在确保无误的情况下予以受理，反之退回编制单位重新修订。无5.1.6分发复印/存档综合部并按照【文件移交清单】内容确定发放的范围和印发份数进行复印，文件复印后，原稿登录到【文件管制表】中进行存档。（注意：文件原稿无需盖受控章；所有电子版文件应进行异机备份或拷贝至专用存档硬盘。【文件管制表】(旧版文件销毁)5.1.7(新版文件分发)文件分发与回收综合部项目经理分发，将复印文件在封面的相应栏内加盖红色“受控”章。并参照部门代号将分发号依照【 附录：文件分发编号对照表】 写在文件封面的相应栏中，然后将需要发放的文件登录在【文件分发、回收记录表】中，然后进行分发。回收，在分发变更的技术文件的同时，必须收回相应旧版的受控文件；项目制造完成后，由该项目的项目经理通知综合部文件管理人员回收图纸，须在该项目发货之前完成回收，（若旧版文件丢失不能回收时，应在分发记录中加以注明），以免部门造成误用旧版文件。【 附录：文件分发编号对照表】 【文件分发、回收记录表】5.1.8登录/更新受控文件管控表综合部需建立并不断更新【文件管制表】，使此表始终与文件的实际版本状态一致，以确保识别所有受控文件的最新版本状态便于追溯。【文件管制表】5.1.9文件的使用 YES (文件修订)使用单位使用单位应指定人员接收其文件；接收的文件应建立【部门文件清单】进行须妥善保管，如有损坏、丢失等，应说明原因后填写【文件复印、借用申请单】并经相关部长或领导批准后交综合部补发该文件。文件使用的过程中，发现不适用之处，应先用铅笔在文字底下划线作标记，及时向相关单位提出修订申请【文件修改申请通知单】，经评审商议后修订。【部门文件一览表】【文件复印、借用申请单】【文件修改申请通知单】5.10旧版文件销毁综合部回收后的旧版副本文件应及时进行销毁，将需销毁的文件登记在【文件销毁记录表】由相关领导确认后实施；所存档的旧版书面原稿应保存至少一年，在保留文件的封面上加盖“作废保留” 印章，作为保留标识。【文件销毁记录表】5.2外来文件管理流程序号运作流程图担当运作流程说明关联文件/记录5.2.1评审存档、借阅外来文件的收集相关单位结合工作需要可通过书店、网络、顾客方、供方、官方等渠道收集最新版文件。相关单位对收集的电子版文件必须转为书面版。无5.2.2 NO OK相关单位对收集的外来文件应进行适用性评审：技术类文件（图纸、工艺、与产品有关标准、技术类法律法规等）由技术部组织评审；质量类（规范、与产品有关标准、质量类法律法规等）的由质量部组织评审管理类（制度、规定、合同、与劳动有关的法律法规等）文件由综合部组织评审。/5.2.3文件移交相关单位将评审通过的文件全部移交至综合部保存。/5.2.4综合部将收到的外来文件全部登记在【文件管控表】中，并保存（书面格式）文件。由使用单位到综合部提出借阅申请，进行签字借阅，综合部应做好【文件复印、借用记录】。【文件管控表】【文件复印、借用记录表】6附件6.1【 附录：文件编号规则】 （1）质量手册编号（2）程序文件编号YHQMS 发布年代号 文件代号 公司代号YH CX 发布年号标准对应号文件/汇编代号公司代号（3.1）内部管理性文件（3.2）项目图纸文件编号YHQM3 文件子单号0199 文件代号0199部门代号0006第三层次文件公司代号YH 零件流水号 部件流水号流水号001010月份代号0112年份代号0099公司代号（4）记录文件编号（5）标准件图纸编号R01 序号0199标准对应号 记录代号YB14 子零件编号 零件编号部件规格部件平英缩写年份代号0099“永辉标准”拼音缩写6.2【 附录：文件分发编号对照表】 部门名称部门代号分发次数代号(注：同一份文件换版或整本丢失时才需变换分发代号)第一次第二次第三次第四次第五次总经理0000-100-200-300-400-05质量部0101-101-201-301-401-05项目部0202-102-202-302-402-05综合部0303-103-203-303-403-05采购部0404-104-204-304-404-05生产部0505-105-205-305-405-05技术部0606-106-206-306-406-05供应商0707-107-207-307-407-05认证机构0808-108-208-308-408-050909-109-209-309-409-051010-110-210-310-410-057.0关联文件7.1记录控制程序8记录文件8.1【文