如何做好工程技术档案资料工作.doc

如何做好工程技术档案工作（山东省治淮东调南下工程建设管理局）一、工程档案管理现状工程档案是工程实施过程的全面记载和真实反映，是工程建设管理和档案管理工作的重要组成部分，是全面鉴定工程质量、进行工程验收和运行管理的重要依据，是排除工程质量和安全生产隐患的良方，是地下隐蔽工程唯一的见证方式，是价款支付、事故处理的依据，是工程进展的实施情况的书面见证，是合同履行情况的真实反映。其要求就是要系统、真实和准确，资料的收集整理要及时和规范，做到与工程建设同步进行。否则，造成档案资料的缺失，不完整。然而，在实际工作中或多或少存在着一些不可忽视的问题和现象，突出表现在以下方面： 一是档案资料的收集整理不及时，往往在工程建设高峰时忙于抓工程项目的实施，而忽视工程档案资料的收集、整理。甚至工程建设已经竣工，部分工程资料还没有着落，造成档案资料不齐全，有头无尾，有尾无头的现象。 二是有的施工单位对内业资料不重视，工程完工后在即将竣工验收时才开始慌忙资料，有的施工单位甚至连人也找不到，给档案整理工作带来很大困难。三是有的施工单位专职档案管理人员不到位，管理分散，内业资料分散于工程技术科室、实验室、合同管理等部门。工程后期人员撤离后，有些施工单位留下的人员对资料不熟悉，加之有些资料手续完备，需要施工单位或监理人员签字，人员很难召来，拖延了资料整理时间。如：湖东堤工程小荆河闸带桥工程，桥面板未预应力砼结构，其张拉应力和相关地施工技术方案未及时归档，散落在个人手里，经多方联系，才予以找到。四是由于我们的工程建设点多线长，且施工队伍流动性强，工程建设中的技术人员和施工人员变动频繁，导致人走档案失，人走档案没人接的现象出现，影响工程档案工作的质量。五是档案管理水平较低，有的单位和施工企业档案管理体制不健全，档案规章制度形同虚设，在制度上存在“软”的现象，出现工程完工后，为应付竣工验收而补施工档案的现象。二、工程技术档案资料常见问题通过对我省东调南下工程年度考核检查和对湖东堤工程的档案资料的核查，工程技术资料在形成过程中常见的问题及不规范行为进行归纳，大致有以下方面：（一）、开工资料不完善监理工程师对于拟开工工程有关开工资料的审查，是承包人开工后能够保证质量的前提下连续施工的关键。开工前，承包人必须提交包括“开工申请单”在内的开工资料，经监理工程师检查合格后，下达“开工令”，承包人才能开始正式施工。但施工过程中常常有以下资料不完善的情况。1、开工资料中缺少水准点交验资料、水准点复测及闭合差计算资料、测量控制网资料；纵、横断面测量记录签字不全；试验仪器报验不全、缺少鉴定证书；缺项目经理、总工变更文件及资质证书、监理有漏签字现象等。2、由于工期紧张、施工单位技术人员少或素质低，进场后迟迟不能完善开工资料，造成工期滞后、设备人员闲置。迫于建设单位压力，总监在开工资料未完善情况下签发“开工令”，造成边施工边完善开工资料的现象。3、投标书上项目经理、技术负责人不能到位履行职责，建设单位未同意变更。开工资料缺少项目经理签字，进场人员无法正常报验。4、设计单位未按程序进行水准点交验或提供的水准点位置、数据不准确，使原始断面复测、铺工放样工作无法进行，相关资料无法归档。针对以上问题，采取以下方法处理：开工资料未按要求归档，是由于承包人不清楚开工资料完整内容造成的。承包人进场后，监理部及时签发监理通知，明确资料分类标准要求，建立卷内目录，按归档内容包括招投标文件、施工合同、工程设计、开工资料、施工日志、来往文件、会议纪要、自检、抽检、分部验收资料、支付资料、影像资料及其他资料等；进场主要人员报验单；机械设备报验单包括实验设备合格证和标定证书；包括质量保证体系、安全保证体系在内的施工组织设计；图纸会审与设计交底；项目划分方案；水准点交验复测、测量控制网资料；断面复测原始测量记录、断面图、工程量计算表资料等。根据上述情况，现场监理对承包人实行监帮结合，具体指导，抓紧完善开工资料。（二）、施工日志和监理日志目前施工日志和监理日志普遍存在以下几个方面的问题：1、对日志不重视，填写不认真，字迹潦草，错别字连篇，词不达意，填写人员不固定，甚至由记录人签其他人姓名的情况，或者记录人未签字。施工或监理日志是工程实施过程中的原始记录和最真实的工作依据，是工程建设状况的综合反映。担负着记录工程质量、进度、投资控制的重任，是处理索赔与反索赔的有效性、真实性的支持性资料，是工程建设档案的重要组成部分。监理日志作为监理的工作跟踪资料，同时又是监理的工作量及其价值的体现。因此其内容必须真实、全面，要求字迹清晰、语言简练、表达适当。同时，日志是反映施工、监理单位综合素质的窗口，要求书写工整、用词规范、严谨，具有一定的专业水平。施工日志应由项目技术负责人填写，监理日志应由监理工程师填写。2、气象情况填写不完整。气象与工程质量有直接的关系，例如温度对砼及砂浆强度的增长速度有明显的影响；冬季土方填筑在温度低于-5时严禁施工；而下雨则会影响砂、石的含水率，关系到砼、砂浆的配合比，进而影响其强度；基础开挖、土方填筑、坦石排整等工程进度会受雨量影响，施工合同中对因异常天气情况产生的停工索赔有着明确的规定。因此施工日志和监理日志除写明日期外，还应详细记录当日天气情况（包括气温、晴、雨、雪、风力等）。3、格式不统一。以前由于施工日志监理日志均没有固定的格式，不同监理单位使用的格式也不同。监理规范明确规定了监理日志的格式，并规定“总监理工程师应指定专人负责填写项目的监理日志。另外，每位现场监理人员应有个人的监理日记”。监理单位可根据监理日志的格式制定相对统一的施工日志格式。4、施工日志和监理日志不一致或高度一致。一种情况是，施工日志与监理日志所记录的气象、施工情况、验收情况等内容不一致，必定有一方日志中反映的内容不真实。这是记录人不负责造成的，查阅工程资料很容易更正。另外一种情况也不少见，即施工日志与监理日志高度一致，这也是一种不正常的行为，往往是由于相互抄袭造成的，致使内容不全面、不真实。5、监理日志内容不完善、重点不突出。施工日志主要记录人员、机械、施工、验收等情况，而监理日志作为监理单位工程建设监理的重要的原始资料之一，是监理工作状况的综合反映，是监理的工作量及价值的体现，有利于建设单位更好地了解监理工作的服务内容与监理工作的业绩，从而更好地支持监理工作。监理日志记录内容除反映施工情况以外，还要反映监理的工作情况，比如校测断面情况、计量工程量、安全检查、协调关系、发布文件、巡视检查、跟踪检验、平行检验等。6、记录内容不具体，过于简单。例如：有的日志上记录“今天工地施工正常”，但对进行了何部位的施工、存在的问题、质量检查等却记录不全，反映不出施工的全面情况；记录“查看土场落实情况”，对土场落实的结果、土场位置与设计是否相符未作说明；记录“检验设计单位提供的水准点”方面。查验设计单位提供的水准点应由建设单位、监理单位、设计单位、施工单位等各方代表参加，其详细位置、高程(高程系)等情况均应说明；记录“停工”方面。停工应记录停工的原因、停工的时间、复工时间；疏浚工程中记录“排泥管线安装米，累计米”方面，应记录号船管线当日安装米，施工桩号位置，累计安装米；记录“当日办理工程进度款”方面，应注明支付工程款证书号，该次支付的项目、工程量，该次支付的金额、累计支付、扣除保留及预付款情况；记录“收到监理通知”方面，应注明文号、内容摘要，在以后的日志中要记录监理通知的落实、回执情况；记录“进水泥吨”方面，应注明所进水泥的生产厂家、标号、出厂合格证、材料报验及复验情况；记录“上级领导检查工作”方面。应反映部门、职务、姓名、检查内容以及要求；记录不及时。当天没有记录，过一段时间只有些“回忆录”，疏漏就在所难免；其他问题。日志中对施工出现的问题处理资料不闭合；一连几天记录“与昨天情况相同”等类似的日志记录方法起不到档案资料的作用。“监理规范”附表JL38虽然规定了监理日志格式，但所列内容却不够全面。施工日志和监理日志还应包括以下12个方面的内容，供参考：当日水文与气象（气温、晴、雨、雪、风力）等情况；当日施工的部位、施工内容与施工形象及完成工程量；施工单位项目管理人员、质检人员、主要技术人员到位情况；主要材料进场、质量评价及施工情况；施工机械投入、运行和设备完好情况；施工质量检验和安全作业情况；施工作业中存在的问题和处理情况；作业面劳动组织和主要技术工种人数投入情况；监理指令内容及回执落实情况（包括口头指令）；开工时间、竣工时间、单元工程、隐蔽工程、分部工程验收情况、支付情况等；收发文及落实情况；其他活动内容包括会议、上级检查等。（三）、施工大事记施工大事记是记录施工过程中的重要事件，主要是施工合同的签订、施工单位的进场、开工建设、分部工程及单位工程和隐蔽工程验收、上级领导的视察和检查等，而监理工程师、总监或现场建管机构人员到现场不应作为大事记。（四）、监理指令在工程建设中，监理工程师适时地发布监理指令，对顺利实现监理目标有着重要意义。如施工单位开工准备时，对设备、人员到位不及时、开工资料不符合要求，工程建设过程中，实际进度偏离计划进度，存在质量缺陷等均应及时发出指令，以达到控制的目的。然而监理指令过于频繁，也会失去严肃性和有效性。目前，监理指令存在两个问题：1、回执格式不规范。按监理规范规定的“回复单”作为承包人对监理机构发出的监理指令的回复。2、回复内容不具体，监理未签复核意见或签署意见简单。如：施工单位回执“我们接到监理通知后，高度重视，已按监理通知的内容一一进行落实”，监理签署意见“经现场复核，施工单位已完成上述工作或情况属实”。不能简单地写成“属实”两字。（五）、工程资料常见问题工程资料中常见的问题是格式不统一，填写不规范、填写漏项、未盖章等等。主要有以下问题：1、工程报验单填写方面，常有这样的填法：按合同和规范要求，已完成“（桩号）基础处理工作”并经自验合格，请予检查。规范地法是：按合同和规范要求，已完成“基础处理分部工程第单元工程”并经自检合格，请予检查。工程地点及桩号、具体部位均填写桩号。工程地点及桩号应该填写单元工程桩号，具体部位填写“堤防边坡、基础”。检查内容填写“基础无不合格土，坑塘已处理”； 应该填写“基础清理、清理范围等”。有的附件漏填。附件填写“基础处理单元工程检查记录表、质量评定表”。承包人递交日期、时间和签字，非项目总工或经理签字；应为：承包人递交日期、时间和签字填写日期、项目总工或经理签字。驻地监理工程师意见填写“同意报验”、“同意报验，允许进入下道工序”、“经抽检，允许进入下道工序”。填写时，将驻地监理工程师意见改为“现场监理意见”，意见内容填写“同意报验”。驻地监理工程师填写监理员代；填写时应将驻地监理工程师（签名）改为“现场监理（签名）”。工程报验单承包人未加盖项目部公章。工程报验承包人应加盖项目部公章。2、单元工程质量评定表方面检验日期、评定日期均为施工单位填写，日期填写“09年月日”； 规范填法：检验日期由施工单位填写、评定日期由监理单位填写，日期年填写4位数，如“2009”。单元工程名称、部位填写单元工程名字（中文或编号）、部位填写该单元工程桩号。检查项目检验结果应为：基础清理填写“堤防基面、堤坡表层无合格土，杂物全部清处”，一般地基础处理填写填写“坑塘洞穴已按要求处理”；评定填写“达到标准”。而有的检验结果填写“符合设计要求或符合设计质量标准”；检查项目评定栏填写“合格或优良”；施工单位自评意见为“检查项目全部达到质量标准，清基范围检测合格率95%”，质量等级“优良”，监理单位复核意见为“同意施工单位自评意见”，核定质量等级“合格”。规范地填写：施工单位意见填写“检查项目全部达到质量标准，清基范围检测合格率%(小数点后保留一位)”（筑堤工程清基范围检测合格率一般大于90.0%，检查项目达到质量标准，检测项目合格率大于90.0%，质量等级只能评定为“优良”。然而，因特殊地理位置或特殊情况，总有局部清基深度达不到设计要求，清基不能完全满足规范要求，资料填写无法显示，要求施工单位自评单元工程质量等级为“合格”。监理单位复核意见填写“经复核，施工施工单位自评结果无误”核定质量等级“合格”。承包人加盖项目部公章。3、单元工程质量检测记录表附有原始测量记录并签字齐全。而有的单元工程质量检测记录表未附原始记录或原始测量记录签字不全。4、监理抽检资料施工单位人员代写，由施工单位人员签字（仅一名监理签字）。应该为：监理抽检独立进行，监理抽检资料不允许是施工单位人员代写、不得由施工单位人员签字，签字栏有“检测”、“复检“两项，分别由监理员和监理工程师签字。三、如何把好工程竣工验收资料关（一）、做好竣工验收的准备工作根据省指挥部办公室年度计划目标安排，我省东调南下续建工程除南四湖湖西大堤加固工程外，其他各单项工程今年底将全部完成并进行竣工验收。目前，东调各项目工程刘家道口枢纽工程已完成竣工验收，分沂入沭扩大，沂、沭、邳治理和新沭河扩大等五项工程逐步进入验收阶段。如何坚持一手抓项目建设，一手抓工程验收，是工程各项目部关注的话题。通过对该项工作的实践，谈些体会：1、竣工验收是建设管理的重要环节。竣工验收是工程项目建设管理全过程的最后一个程序，是全面考核建设工作，检查设计、工程质量是否符合要求，审查投资使用是否合理的重要环节。近年来，水利建设管理体制改革的不断深化，对验收工作不断提出新要求。为切实把握好验收工作这一重要环节，讲竣工验收工作做好，做扎实，确保工程移交后安全运行，发挥好效益，项目部应做好如下工作：首先，应根据项目实施内容进行工作分类。其次，将验收工作内容分解到人，使每一项内容都有专职的人员牵头负责，并配备技术人员从事报告编写和资料的收集、整理、立卷、归档、明确各自承担完成的任务、职责和目标，对监理单位也要划分职责范围和目标任务。第三，进一步规范验收工作的操作过程，保证项目竣工验收规范、有序。2、严格执行验收程序，明确验收职责。项目实施过程中要严格执行工程施工质量评定验收标准，执行竣工验收制度。对隐蔽工程坚持联合验收制，及时进行分部工程验收、通水前阶段验收等工作，为项目以后的初验和竣工验收打下坚实基础。竣工验收准备工作，要严格按照工程竣工验收制度进行操作，参与验收工作单位和主要人员要找到自己的位置，明确自己职责，用规范的制度来约束、管理验收工作，高标准完成验收工作。3、充分发挥监理在验收工作中的作用。监理是施工现场管理者，对工程的进度、质量、投资及其他事项进行全过程全面的管理，对工程的合同、任务、工程实际情况非常熟悉。因此，在工程竣工验收中要充分发挥工程监理单位的监督职能，把竣工验收文件编制的监督、审核纳入监理工程师的技术管理范围，即从验收所要具备的最基本条件资料的整编工作，到工程的结算及最终决算，由监理监督实施，充分发挥监理的职能作用。4、档案资料的整编与进度计划同步。档案资料的整编与进度计划同步，从工程建设开始就保证整编资料的质量。工程在开工建设之前，监理单位、施工单位在工程实施过程中，要形成相对应阶段的档案资料。同时按技术档案资料的要求对资料所用的纸张（A4纸）、目录抄写、档案盒以及装订方法都做统一规定。施工单位的资料，要求工程进展到哪一步，资料就做到哪一步。这样做一方面是为了缩短和减少项目竣工后收集资料时间和难度，保证档案资料的完整性，另一方面也可及时发现问题及时解决，如发现“原件不齐全”“签证资料不齐全”等问题，可以现场及时纠正解决，并补充完善。5、各部门树立大局观念，协同配合形成合力。验收工作是一项琐碎、重复的工作，需要相关单位如建设单位、监理、施工、设计、审计、档案、环保等各个部门协作完成的工作。各部门环环相扣，紧密相连，缺一不可，如果一个环节没有协调好，将影响到整个竣工验收工作的进度。因此，各部门要树立大局观念，以“办实事、求实效”为原则，充分调动各部门工作积极性，形成集体合力，为工程的验收工作顺利完成提供组织保证。6、确保竣工档案的真实和准确，充分发挥其凭证作用。工程竣工验收档案能够完整、准确、系统、齐全、真实地记录和反映施工和竣工验收的全过程。因此要确保竣工验收档案的真实性和准确性，使竣工档案在工程项目合同决算时，真正发挥凭证作用，同时也便于在竣工验收后以完整的工程档案移交运行管理单位，以满足运行管理的需要，达到收集整理档案的目的。竣工资料整编工作是一项系统工程，涉及各个专业技术部门。在竣工验收阶段，要严格把好审查验收关，对各施工单位编制的竣工图、文件资料、施工报告进行认真审查，着重检查隐蔽工程验收记录的真实性和工程设计变更的落实情况，认真审查竣工图及其文字资料是否完整、准确，签证是否完备，组卷排列是否合理等等。（二）技术档案资料内在质量问题根据有关规定，工程竣工验收前，监督部门组织有关工程技术专家对单位工程施工质量和评定资料进行全面核查。核查内容主要包括以下六个部分1、原材料：水泥、钢材出厂合格证、厂家试验报告、复检报告和统计资料，外加剂出厂合格证及有关技术性能，防水材料出厂合格证、厂家试验报告，止水带、土工布厂合格证及有关性能试验报告，装饰材料的出厂合格证及性能试验报告以及其他原材料出厂合格证及技术性能试验资料。2、中间产品：砂、石材料试验资料，砼配比实验报告和砂浆实验报告，砼试件和砂浆拌合物试件统计资料，砼预制件（块）检验资料等。3、金属结构及启闭机：闸门、启闭机产品合格证、说明书及有关技术文件，闸门、拦污栅、压力管安装测量记录，启闭机安装测量记录，焊接记录及探伤报告，焊工资质证明材料（复印件），运行试验记录等。4、机电设备：产品合格证、厂家提交的安装说明书及有关资料，电器设备安装测试记录，机组调试及实验记录以及试运行记录。5、重要隐蔽工程施工记录：灌浆记录，造孔灌注桩施工记录、图表，基础排水工程施工记录，主要建筑物地基开挖处理记录，其他重要施工记录。6、综合资料：包括工序、单元工程、分部工程、单位工程质量评定表，工程试运行期观测资料，质量事故调查处理报告、质量缺陷处理检查记录等。去年年底，淮委质量监督站组织专家对湖东堤工程进行竣工验收前的资料核查工作，对各标段每一单位工程施工质量检验和评定资料作了全面、细致的核查，现结合核查中发现的一些问题进行整理，对完善我们的工程技术档案资料有一定的借鉴作用。一是原材料方面：有些原始资料不全或未归档。譬如：有的原材料水泥、钢筋、水泥外加剂等缺少出厂合格证，或缺少厂家试验报告及技术指标，或复检资料；有的产品质量证明复印件不清晰，有的止水材料未归档或着没有复检报告，止水材料试验项目有的与要求不一致，如：拉伸长度或延伸率等，有的出厂合格证、厂家实验报告及技术性能指标等没有归档。原材料检测应按批次进行，有的只做一次。砂、石子检测项目，对云母含量、超逊径等主要指标缺少检测。二是中间产品：拌合物检查记录中缺少原材料的用量记录或塌落度记录； 砼拌合物评定表中，砼抗压强度统计数中，应按实际数据填写，不应笼统地写成95%；砼拌合物质量评定表中，现场配比调整计算表未附；砼试块试验数据统计方法、评定方法和标准不符合现行规范要求，试块数量偏少。对砼试块一般按照部位和划分的分部工程进行评定，有的按月评定，对此应进行重新整理。三是金属结构及启闭机：有的启闭机闸门只有出厂合格证，而无检测资资料；缺少开箱检查记录、安装调试记录、安装质量检查记录等。四是机电设备方面：主要缺少开箱检查记录、安装工序单元质量评定、调试运转记录、运转质量检测评定记录等。五是重要隐蔽工程：重要隐蔽单元工程质量等级签证表，联合小组核定意见中签名不全；灌浆或截渗工程，过程资料不齐全，原始数据、记录描述、灌浆或截渗或得效果检查等未作，或者没有