审计监察简报第三期(总第九期).docx

2013年第3期 审计监察简报 本 期 导 读第一部分：本期法律服务及重点提醒内容。第二部分：本期工程审计存在的共性问题及重点提醒内容。第三部分：本期财务审计存在的共性问题及重点提醒内容。第四部分：本期制度学习内容及部分制度导读重点。 第一部分：本期法律服务及重点提醒内容本期法律服务（一）-9-12月人事监察中发现的共性问题：（一）员工入职、离职手续方面：针对部分公司员工离职，存在不辞而别现象。各子公司人事行政主管部门应及时通知员工限期返岗或办理离职手续，公司在掌握确切证据证明该员工不来上班后，以EMS特快专递形式给员工发出解除劳动合同通知书。（二）员工培训方面：部分公司以OA的方式进行公司制度学习，但未形成书面学习记录现象。各子公司对发布范围为集团全体员工的公共制度，应保证每一名员工的参与，并有书面签字，如考勤制度等，以避免产生法律纠纷时缺少证据。培训的主导组织部门为公司人事行政主管部门，也可结合公司的实际，以及文件下发对口业务部门，无论由哪个部门组织，人事行政部都需积极参与，并要求所涉及人员签字确认培训。本期法律服务（二）-9-12月法务发现的共性问题：部分子公司合同签订不规范，存在合同留空白部分、手写部分较多、直接在复写纸、复印件合同文本盖章现象。以上现象均存在法律风险，要求各子公司在签订合同（指公司全部对内对外合同）时，一定要注意合同的严谨性，不留空白部分、合同在签订之前确定合同内容并形成电子文档，减少正文内容手写部分。部分子公司对合同签订的严谨性认识不足，存在单方涂改合同内容但未由合同各方确认的现象。单方涂改合同在法律上是无真实效力的，且涂改合同行为本无法律效力。故要求各子公司今后工作中，要避免此类问题的发生，如有修改，经合同各方盖章确认，以避免对合同理解有偏差。部分公司存在使用无效批文、批文过期、未标注药品批号等不合规药品现象，被监管部门发现并被处罚。此类问题属违法、违规行为，各公司须引起高度重视。对于不合法合规的药品应及时销毁处理，减少因此导致的行政处罚风险及生物资产损失。本期法律服务（三）-9-12月企业常用法律摘要：1、中华人民共和国侵权责任法第五十三条机动车驾驶人发生交通事故后逃逸，该机动车参加强制保险的，由保险公司在机动车强制保险责任限额范围内予以赔偿；机动车不明或者该机动车未参加强制保险，需要支付被侵权人人身伤亡的抢救、丧葬等费用的，由道路交通事故社会救助基金垫付。道路交通事故社会救助基金垫付后，其管理机构有权向交通事故责任人追偿。2、中华人民共和国农村土地承包法第二十条耕地的承包期为三十年。草地的承包期为三十年至五十年。林地的承包期为三十年至七十年；特殊林木的林地承包期，经国务院林业行政主管部门批准可以延长。第三十三条土地承包经营权流转应当遵循以下原则： （一）平等协商、自愿、有偿，任何组织和个人不得强迫或者阻碍承包方进行土地承包经营权流转； （二）不得改变土地所有权的性质和土地的农业用途； （三）流转的期限不得超过承包期的剩余期限； （四）受让方须有农业经营能力； （五）在同等条件下，本集体经济组织成员享有优先权。3、中华人民共和国农产品质量安全法第二十一条对可能影响农产品质量安全的农药、兽药、饲料和饲料添加剂、肥料、兽医器械，依照有关法律、行政法规的规定实行许可制度。国务院农业行政主管部门和省、自治区、直辖市人民政府农业行政主管部门应当定期对可能危及农产品质量安全的农药、兽药、饲料和饲料添加剂、肥料等农业投入品进行监督抽查，并公布抽查结果。4、畜禽规模养殖污染防治条例（2013年11月11日颁布，自2014年1月1日起施行）第十三条 畜禽养殖场、养殖小区应当根据养殖规模和污染防治需要，建设相应的畜禽粪便、污水与雨水分流设施，畜禽粪便、污水的贮存设施，粪污厌氧消化和堆沤、有机肥加工、制取沼气、沼渣沼液分离和输送、污水处理、畜禽尸体处理等综合利用和无害化处理设施。已经委托他人对畜禽养殖废弃物代为综合利用和无害化处理的，可以不自行建设综合利用和无害化处理设施。未建设污染防治配套设施、自行建设的配套设施不合格，或者未委托他人对畜禽养殖废弃物进行综合利用和无害化处理的，畜禽养殖场、养殖小区不得投入生产或者使用。畜禽养殖场、养殖小区自行建设污染防治配套设施的，应当确保其正常运行。本期法务提醒内容： 关于合同审核，各子公司应严格按照，特总管字2013年34号文件关于规范合同审核流程的通知和德康管字2013年140号文件关于规范合同审核的规定两个文件的相关规定和流程执行（请务必认真学习文件）。对使用对方版本合同、新增、修改现有先行合同模板的合同应及时按照总部文件要求进行审核备案。 第二部分：本期工程审计存在的共性问题工程结算审计中发现的部分共性问题：（一）施工过程中，筹建组人员应加强施工过程资料的管理控制，特别是部分在建工程原地貌抄测、工程质量、材料报审、原材料复检报告、砼的强度报告、各种施工方案和影像记录等资料，这些资料不只是审计结算的重要依据，且还是保证工程施工质量的凭证。施工方普遍无专业的资料员，甚至无专门的资料员，导致工程资料不成体系，影响结算。总部驻现场监理对工程档案完整性、真实性、重要性没有正确的认识，更没有严格把关，致使已完成的工程档案没有与实体工程同步进行和同步检验，不能真实反映工程实际情况。要求筹建组人员严格按照集团特总管字【2013】56号关于规范工程竣工验收并对验收结果进行管理的办法和德康管字【2013】136号关于规范工程竣工验收并对验收结果进行管理的办法进行施工资料要求管理。凡文件下发之后，仍有不按以上两文件要求执行的公司或个人，将按制度规定的相关处罚办法执行。（二）设计变更和技术核定上的问题： 现场变更的工程需未及时按OA流程审批。9-12月份我们在对部分工程点检、结算审核时，发现筹建公司仍存在先施工后上报现象，出现施工单位漫天要价、总部预算处下发的预算控制价难以执行，导致到结算审核时现场变更项目仍无签订补充协议的现象，最后成为遗留问题，致使结算审核工作难以开展。要求集团筹建公司在申请结算办理之前，在竣工验收项目涉及工程变更、工程量增减的内容，均经总部预算并按集团要求签订补充协议之后，再申请竣工验收和结算审计。（三）施工现场存在有共性的问题：竣工验收项目未严格按集团要求组织公司中干集体进行工程质量和工程量的验收，部分公司甚至只有筹建负责人在验收记录上签字。 对竣工验收时发现的问题不够全面，甚至有对部分质量问题视而不见的现象；对已发现的质量问题责任界定不准确、需整改的内容督促不到位。要求子公司在结算审计办理之前，须督促施工单位把要整改的内容整改到位，以审计结算定案的时间节点为界，定案后才开始计算质保期。要避免在结算审计定案前能够发现和整改完成的问题和项目，拖延成要质量保证金支付整改的项目（重点避免新发现质量问题时，预留质保金不足已完成整改的情况）。（四）签订标准合同文本中，在合同中约定项目工期时，分公司和施工单位未按合同约定工期完成合同文本中约定的工作内容，又无工程进度延期资料记录。要求如有工程延期，施工单位需及时按要求填报工程延期申请。（五）工程点检中发现的共性问题：现场施工用电和施工机械存在很大的安全隐患，会造成较大的安全事故。筹建组员应加大施工现场的临时用电的规范、施工机械的使用规范和吊装过程中的安全防护，吊装作业时在吊装半径内应做好安全防护和专人指挥，施工机械要专人操作、要持证上岗并且要做好维修和使用记录；部分在建工程钢结构防锈处理和焊接质量极差的现象。筹建组员应加强钢结构焊接质量和防锈处理的检查力度，钢结构的焊接质量和防锈处理直接影响使用安全以及使用年限；内外墙抹灰严重开裂的现象。筹建组员应加强对内外墙抹灰施工时的检查力度，内外墙抹灰开裂引起的原因有：（1）抹灰墙面在抹灰时没有浇水湿润，导致吸水过快产生裂缝；（2）没有安装规范要求的工序施工，本身需要两次成活的而很多才用一次成活；（3）初凝后没有做养护；（4）不同材料的墙体交接的位置没有加网；施工现场的质量、安全进度和成本控制管理较差的现象。筹建人员应加大施工过程中的质量、进度、成本和安全的控制，过程的质量和安全控制主要是细节的控制、过程的进度控制是尽可能将进度提前、过程中的成本控制是把合同约定的内容按实完成，没有做的要做好记录为结算做好依据；本期工程审计提醒内容：1、各筹建公司严禁现场签证。 2、各筹建公司须要求施工单位上报进场人员、机构设置以及质量管理体系。2、各筹建公司应组织成员学习特总管字【2013】56关于规范工程竣工验收并对验收结果进行管理的办法和特总管字【2013】37号 进度款支付制度。3、各筹建公司应组织成员学习【2013】33号关于签订工程质量及廉洁承诺书及制作工程监理工作证和项目建设现场廉洁公示牌的通知4、各筹建公司要注意先已进入冬季施工要求施工单位做好防盗、防火措施和提高安全意识，临近春节要求施工单位做好民工工资的保障，以免给集团造成不良影响。 第三部分：本期财务审计存在的共性问题及重点提醒内容饲料板块本期发现的部分共性问题：（一）原料采购管理环节：原料采购过程中“水分”超标，是扣重还是扣价，部分公司实际执行标准不同，对“投入产出比结果”造成一定影响。在本轮第四季度内控审计检查中，发现部分公司原料采购水分超标时，直接从原料货款中扣除，降低了原料采购的实际单价，未扣减入库数量。根据集团原料收货标准，原料采购涉及水分超标，一律扣重。如果扣价不扣重，则会导致投入产出比偏低。，实务操作中，可先将毛重减皮重后的重量先填制入库单，待化验单开具后根据超标重量以红字冲减入库数量，确保投入产出比准确计算，指标统一。 原料借调过程中存在的问题：部分公司原料借调未按特财函字（2013）7号文件要求报总部采购部长及集团内务分管领导批准，子公司之间私自借调、归还。借入借出原料明细未附在凭证附件后，且附件未注明原料借入、借出数量、时间及相关单位。现声明各公司原料借调必须按特财函字（2013）7号文件要求经上报总部并经批准后方可进行，另外原料借调本身就存在增值税涉税风险，相应的附件就更不能附于凭证号面。（二）综合管理环节：员工离职补偿问题。通过本轮检查发现部分公司私自支付员工离职补偿，未向总部人办资源部和集团内务分管领导报批，自行计算并发放离职补偿，且以上支付的离职补偿有员工主动辞职的，也有子公司主动要求解除劳动合同的。现予以声明员工主动离职一律无离职补偿,特殊情况需支付离职补偿应报集团人力资源部和内务分管领导批准，如今后审计再有发现擅自支付离职补偿无报批情况,将会加重处罚该类事件。食堂管理中存在的问题。部分公司未按照集团201254号关于修订四川特驱投资（集团）有限公司食堂管理办法文件规定控制亏损额，全年亏损额超过5%的规定限额。超限额违规补贴食堂，除此之外还有以下一些违规补贴情况：有定期以公司名义补贴食堂亏损的；有按每餐每位员工1-2元补贴食堂的；有安排员工中午吃免费餐的；有按每人每月70元标准补贴食堂的；有半年度或年底直接以公司补贴食堂亏损；有直接由公司承担食堂水电气费用、变相补贴食堂的等等情况。现要求各公司立即加强整改，存在以上情况的公司应由内务厂长牵头组织生产部、财务部以及具体负责食堂管理人员拿出整改方案措施来确保食堂不再持续亏损经营。有违规补贴情况的应立即停止发放员工就餐补贴和违规补贴食堂费用，如遇粮价、菜价大幅上涨导致阶段亏损要按特总管字201254号通知要求通过流程上报总部批准。在今后的审计过程中如再有此类情况将对有关责任人员进行相应处罚。（三）存货管理环节：从本轮审计中发现目前存货管理中，筒仓玉米管理是各公司薄弱环节，部分公司长期不盘点或盘点流于形式，导致筒仓玉米帐实严重不符。公司负责人、财务负责人要对资产的增值、保值起到监督作用，账实不符的最主要原因为不能正确有效的做到及时盘点。各公司应注意，在筒仓玉米管理过程中注意从以下几方面加强内控管理：筒仓玉米必须定期盘点，每三个月至少盘点一次，筒仓要定期空仓以利于盘点，各公司负责人为第一责任人，不得以影响生产为借口不予以盘点。膨化玉米要按集团下发文件要求，按相应比例下账计消耗。玉米水分超标要统一扣重，不再扣价。审计法务部、财务点检将把筒仓物资盘点纳入常规检查项目，如再发现筒仓玉米长期不盘点、人为调节玉米出库数据或重大账实不符的情况，将对相关责任人重罚。养殖板块近期发现的部分共性问题：（一）土地租赁及付款方面：部分公司未取得相应的集体土地所有权证和农村集体土地承包经营权证复印资料、未取得村委会或村民小组决议或者虽有决议签字捺印不全、未取得村民出具的收款委托书、未取得村委会或村民小组将租金下发村民的发放明细和签字手续或者虽有明细但签字捺印不全。另有个别公司土地租金未直接支付给村委会，而是支付给当地镇政府或村长（村民小组组长）个人。公司应严格按照德康集团201239号、德康管字2013125号两个文件要求执行，确有困难的应及时按集团文件要求向总部报告。（二）工程质保金方面：部分公司的平场工程合同没有约定质保金，支付工程结算款时未留质保金。对于在建工程，各筹建公司均应在工程合同中约定质保金比例，在支付工程结算款时扣除质保金，以保证今后发生工程质量问题时能得到及时处理。（三）帐务管理方面：某公司在审计盘点现金时，账上现金余额为160,455.14元，实际现金余额29,000元，现金账实相差131,455.14元。公司在支付费用未取得发票时，应由经办人打借款单入账，及时取得合规发票后再核销经办人借款，严禁白条入账，保证现金账实相符。（四）租赁机械费支付方面：部分公司支付租赁机械租赁费、油费，无租赁合同、无工程量清单等。要求公司在租赁机械时必须签订租赁合同、严格验收工程量，在结算机械租赁费时应将合同和工程量清单附于结算单后。（五）支付养户补贴方面：部分公司给养户核定利润，结算代养费时，根据核定利润倒推养殖补贴。公司必须加强养殖户的理念引导，让养殖户清楚：要赚钱就必须服从公司的技术指导和管理指导，努力提高养殖成绩，而不是和公司讨价还价，争取各种补贴。公司财务部必须维护公司利益，要求公司人员不能给予养户利润承诺，不能按给养户的核定利润给予额外的补贴。特殊情况给予养户的任何额外补贴必须上报总部审批。（六）养户交死鸡数量的问题：部分公司在养户交死回鸡的管理上存在明显漏洞。养户实际交回的死鸡与应该交回的死鸡在数量上有较大差异，存在养户盗卖鸡的重大嫌疑。公司需加大对养户的管理，对存在实际交回的死鸡与应该交回的死鸡在数量上有较大差异的养户，应对其进行专项调查，如属相关管理人员监