供应商结算制度.doc

惠来益寿购物商场供应商结款规定一、 付款方式：（一）、预付款方式：1、此种方式只适用于合同中规定的以预付款方式结算的供应商，特殊情况下需要付厂家预付款时，必须由业务部按要求提交预付款申请单报批后付款。2、预付款的冲账时间一般在商品到达的半月内完成，即商品到达后发票送达，否则将影响财务核算及财务利润。3、行预付款的商品和供应商必须具备如下特征： A 、市场上畅销的品牌，同时在我公司销售排行的前20%的商品； B、节假日期间畅销，需特殊备货的商品；C、现款采购价格和其他付款方式相比有明显的优势，商品的销售毛利至少高出30%，且保证过季后商品不能积压。 （二）、按账期结款方式购销合同中约定、且市场销售较好的生产厂家、代销商，可执行按账期结算。分别为账期7天，账期15天、账期55天等。如账期7天就是供应商送货后7日内付款，其余类推。 （三）、按月销月结方式： 1、超市月结账期统一为月结55天。即在商品供应次月的5-15日对账，并提交发票及结算单，月结55天的付款期为对账当月（即送货到店的次月）的15-25日内付款 2、月结方式要求财务结算科参照供应商的销售和库存情况，按照送货单据号依次结款，通常供应商结款额=应付账款余额-库存商品余额，防止因已结清货款的商品节日过后或因季节的原因返厂使供应商的应付账款形成负数。 3、采购中心向财务资讯部提供供应商合同及付款条件明细，在无特殊理由的情况下，财务部保证按合同付款，但财务部有权查询此类供应商的库存和销售情况。如果出现库存异常或平均库存周期超过本类商品平均周转天数的情况，财务部应及时通知业务部并暂停支付货款，待问题解决后方可付款。 4、个分店因不掌握直配供应商的应付和库存情况，所以不经总部采配中心和财务部的同意和部长的签字不能直接打返厂单，否则容易造成供应商的欠款。 （四）、联营专柜供应商的结算：采配中心应向财务部及分店提供供应商付款方式及扣点明细，各分店根据供应商的账期及扣点上报结算科销售额，联营专柜会计根据账期及扣点予以复核，复核无误后生成专柜采购挂支单并上传，付款审批等同上。 （五）、分店自采结算方式1、同意结算分店自采结算（1）、内部核算分店的范围包括超市和药店（2）、内部核算分店自采商品的范围目前只限定在农副产品、生鲜制品和加工生产用辅料，不经总部采配中心的批准，各店不得随意扩大分店自采的采购范围（3）、由供应商送货的商品是将商品送到分店后，分店收货部和卖场共同验收并打印结算单据，结算单据由分店店长核对签字，由分店填写自采商品付款单，交总部财务部报批。（4）、由总部采配中心业务员为分店采购的商品是将商品送分店，分店验收后打印结算单，由收货部、卖场及分店店长签字后带回总部填写付款申请单，由总部财务部审核后报财务总监和总经理批准后付款。2、独立核算分店自采（1、）独立核算的分店采购范围除本地分店自采的范围外，还包括部分由当地供应商所经营的商品。（2）、分店在年初与供应商签订全年供货合同，合同的样本应与总部相同，合同中应注明结款方式和结款期限等条款，付款的方式参照总部的付款方式。（3）、当地产品或当地供应商代理的商品与总部直配和配送的商品相比，价格要有明显的优势。（4）、外地分店增加自采商品的品种，需经总部采配中心的同意，经部长和总监签字，否者财务部不能增加供应商及商品信息，分店应将自采商品的价格、毛利率、预计销售量及销售周转天数、收取的各种通用费用的复印件报总部财务部备案。（5）、总部采配中心应对分店的自采价格进行监督，发现进价高于总部进价的商品应进行纠正，同时应通知总部和分店财务暂时停止支付货款，待查明原因和改正后再进行支付。（6）、分店每季度向总部财务和业务上报分店自采商品销售及库存情况。分店自采商品销售、库存情况表XXXX店 年 月 日供应商编码供应商名称本期购进累计购进全年销售已销商品毛利率期末库存额备注合计二、付款流程（一）直配商品结算流程1、直配商品由总部业务部根据分店提交的要货单向供应商下采购订单，同时微机系统中自动生成订单序列号。2、分店在接到供应商送到的商品后，由接货验收员和卖场理货员二次验收，共同签字后，交分店录入员生成供应商结算单及商品入库单。3、供应商结算单生成后由分店收货部签字、加盖收货章交与送货人，送货的供应商应保管好手中的单据，丢失后不能再补打，特殊情况应由分店核对库存后出具证明。分店会计每天核对订单与入库数，确认无误后进行账务处理。4、供应商按规定时间到总部财务部对账，由负责结算的会计根据供应商的结账期及应付款数和供应商的库存数之差生成付款通知单。5、供应商根据付款通知单核对手中的结算单，核对无误后根据付款通知单和结算单送总部结算科。经核对审核后准备按账期付款。6、结算科将付款通知单按账期整理，付款前将待付款的供应商和库存金额标注在付款单上，不够付款条件的撤下。财务总监将付款单审核无误后报总经理审批。7、总经理批准后将付款单交给结算科，出纳员填写转账支票或其他形式付款单据。，送交银行付款。8、总部会计每月15日前将业务与财务进行对账，发现错误马上解决。对供应商应付款为负数的情况每月进行跟踪清理。（二）、独立核算分店自采结算流程1、卖场根据商品情况填写要货单，要货单必须经卖场经理和业务部签字，收货部根据要货单明细生成订单。2、收货程序要和直配商品一样，必须有收货部、卖场的签收单后生成结算单。3、供应商根据购销合同规定的时间到分店对账，分店根据对账结果调谐付款审批单和付款通知单（采购挂支单）。4、分店应在每月的5日前将分店自采商品明细表和付款计划报总部财务部，财务部将分店上报的分店自采商品付款审批表和各店以上报批准的自采商品明细及上季度填报的自采商品的跟踪考核明细相核对，确认无误后履行审批手续，经审核批准后方可付款。附表：分店自采商品付款审批表XXXX店 年 月 日供应商编码供应商名称付款金额应付账款余额供应商库存备注合计分店店长： 财务经理： 经手人：联营商付款审批表分店XXXX店 年 月 日供应商编码供应商名称付款金额供应商销售额供应商销售扣点备注合计分店店长： 财务经理： 经手人：5、对自采商品的付款及账务处理参照直配结算程序。（二）、非独立核算自采商品的付款1、分店自采商品的供应商或总部的业务员将自采商品送至各分店，各分店由收货部和卖场相关人员组织验收，验收后打出自采商品结算单并加盖收货专用章。2、自采商品的供应商按合同约定的时间到分店财务对账，分店核对无误后填写自采商品付款申请单交总部财务部履行审批手续，批准后方可付款。3、由总部生鲜部业务员代采的商品由总部业务员填写付款单，然后统一交财务部，经批准后付款。（三）、总部自采商品付款1、预付款的付款（1）、总部采配中心根据订货情况填写预付款申请单，经采购主管、采购总监审核签字，付款单应附带订货明细及库存情况。（2）、预付款生清单报财务部结算科审核、财务总监和总经理审批后付款（3）、商品入库后，经办人将入库单和发票（收据）附在一起到财务报账，财务结算科核对发票和入库是否一致，无误后做冲账处理。（4）、财务结算科应每月核对一次预付款的报销情况，对长期未能报账的预付款及时追缴，下发预付款催收单，单据格式如下：预付款催收单采配中心负责人：你部门下列人员经办的预付款业务至今没有报账，请协助及时催缴。经办人姓名采购单位付款日期账面余额备注如经办人超过一月不能报账，财务部