Time Management Tips Sharing (Final).doc

时间管理要诀和心得分享引言你们是否觉得每天的时间总是不够用，每天回到办公室就开始打仗，工作在压力中。但你们有否想过有一些公司总有这一类人：他们准时，从不会忘记要办的事；能够按事先计划的步骤，如期、甚至提早完成工作；事事办妥，轻轻松松；他们是否拥有一些异于常人的超能力？当然不是，而是懂得时间管理的竅门，使人做起事来特别得心应手，更能令自己成为上司眼中的出色员工。既然有人能够做到，为何我们不能呢？只要我们懂得撑握时间管理的竅门，有效地运用时间，这不单增加工作效率，更能改善我们的生活质素。时间掌握在我手，轻松完工话咁易！（一）个人管理我们每天都有可能面对这种困局：工作是很多的，但时间却是有限的，那我们如何善用有限和宝贵的时间呢？其实时间管理的关键和秘诀并不是管理时间而是个人管理。虽然我们不能控制时间长短，但如果我们能管理好自己，那就能管理好事情。每个人一天只有小时，为何有些人能充分利用和分配时间，把每件事按计划地做好，并顺利完成工作目标呢！其实时间管理的要诀在于你如何管理好自己，你对事件的反映态度和你是否愿意改变的心，而这些心得其实只是普通常识，但遗憾的是，我们并不经常这样做。在往后的时间，我会与大家一起分享自我管理时间的心得和提示。金句：J J J 管理好自己管理好事情！（二）管理办公桌要管理好自己，首先要管理好你的办公桌，请看看你的办公桌是否凌乱不堪？据统计，我们平均每天花上45分钟去寻找丢失的文件或不知文件放在那里，而凌乱的办公桌凌乱的头脑。因此，我们必须清理好办公桌： 1. 首先把办公桌上所有不需要的东西都清理掉；2. 然后，把与你目前手头工作无关的东西拿走； 3. 一项工作完成后，就把与之相关的所有文件放在文件夹里和存放在文件柜中；4. 把相关的文件收集在一起，归入档案，方便以后搜寻5. 尝试五常法：每天下班前，用3-5分钟的时间整理你的办公桌，使桌面整洁和干净；那么当你第二天上班看到整洁的桌面，就会感到份外清新，工作起来会更加起劲；另外，你们是否遇到类似的经验？一份文件可能在不同的时间重覆看过多次，那是因为你在第一次阅读时没有即时处理这份文件，请看处理文件的方法：1. 所有文件只处理一次，因此在阅读文件时，你要作出即时的判断如何处置它；2. 技巧：交给别人或使用它或弃掉它或发送出去；3. 如果拿不定主意，就干脆拋掉它金句：J J J 如管理好办公桌，就等于每天多了45分钟的时间（三）行动清单（To Do List）当你整理好自己的办公桌后，会发现做起事来特别得心应手，不需要浪费时间找寻堆积的文件样办物品。接着，就是养成一个习惯：1. 在下班前列出第二天的行动清单（To Do List），你可以利用一些环保纸列出第二天需要处理的工作，这可使自己做好心理准备明天要处理的公务；2. 又或者，在每天回到办公室，未开始手头上的工作之前，将行动清单清晰地写出来；3. 在工作前，先花一点时间看看这份清单，并把工作分门别类，分成数堆，再排缓急次序， 4. 把该做的事都放在桌上，以免遗漏；然后才开始一天的工作5. 行动清单样办如下：日期：2006年9月16日工作项目优先次序（以重要来衡量）1-5分完成1准备营业计划书52332415464721分代表不重要，5分代表十分重要金句：J J J 养成良好的习惯，每天列出行动清单，今天的事今天做。（四）重要紧急工作的处理方法今天，当你按照原先写下的行动清单工作时，你必定会遇到一些出乎预料的突发事件，而且每天随时都在发生，并影响你的行动计划；因此，每当你要做一项工作时，都问一问自己那项工作的重要性和紧急性，而不同程度有不同的处理方法。重要紧急性行动（处理方法）1重要及紧急立即做并亲自做2重要及非紧急以后再做3不重要及紧急寻求别人帮助（叫别人做）4不重要及非紧急现在不做有时在繁忙的工作中，我们往往会迷失方向，总是着手处理一些紧急的工作，但一些对业务影响深远的工作（即重要但非紧急）的却置诸不理，而到限期来临时，才忽忽或草草完成，影响工作质素。明天，我会继续与大家分享怎样确定优先要做的事。金句：J J J 我们首要的工作是防火（重要的工作）而不是救火（紧急的工作）（五）如何确定优先要做的事要紧记：1. 重要主要工作是那些能帮助你达到总目标的工作2. 而紧急工作并不能获得最高的回报，而且经常是未经计划的，但却比主要工作更享有优先权常见的错误：1. 不能区分重要工作和紧急工作2. 只做自己喜欢的事情：我们怎样确定优先要做的事？1. 通过工作性质，商定优先要做的事和期望达到的目标；2. 制定一星期的计划，然后再编写自己的每天行动清单；3. 按工作的重要性排列要完成和处理的次序；4. 以成果先行，哪项工作效益最大，便先行处理；5. 计划不要定得过细、过死，因事情未必如我们所愿而发生变化；6. 每天都需预留一些时间处理突发紧急的事情；金句：J J J J 计划总是会发生变化的，但如果缺乏计划，便注定会失败！（六）小休、反省和沉思当我们定立了工作计划及行动清单后，我们便会埋头苦干地应付每项工作，而忽略了一些给自己回气充电和反省的时间；因此在工作进行中，我们需要：1. 小休片刻：可将工作分阶段地进行，例如工作一两小时后，不妨喝杯茶，离开座位伸伸手脚，或去洗手间，之后即可再战江湖，这样可保证你的注意力更加集中，增加工作效率。2. 沉思：每天花片刻时间思索一下你的工作，可寻求出各种增进工作方法及满意的灵感，受益匪浅。3. 反省：反省及检讨工作进度，包括检讨先前已做好的规划，是否需要作出修改。有时，我们面对积压的工作时，只注重操作或不讲求工作素质，只知做、做、做，而不懂全心全意地去做，亦不懂在工作途中抽离，反省及检讨自己的进度，以致发生变数时，便出现无法自处、不懂解决的困局。金句：J J J 适当的小休和反省，能使工作更起劲和自在！（七）黄金时间在一天当中，总有一段时间工作效率和能力特别高，我们称之为黄金时间，这时我们精力最充沛、思维最敏捷。而每个人都有自己特定的黄金时间，有些可能是早上，有些可能是下午，秘诀就是认识到这一点：1. 在你头脑最清晰的时间从事那些需要精力、专心致志和思考的活动；2. 把最困难的事搁在工作效率最高的时候做；3. 例行公事应在精神较差的时候处理；4. 不要把精力充沛的黄金时间浪费在处理无关紧要的小事上。金句：J J J 认识自己的黄金时间，分配重要的工作在那段时间做。（八）学会说不我们一般的工作文化是面对上司的指令甚么也 say yes，不懂亦不敢 say no，过分的承诺令自己的工作堆积如山，当面前摆着一堆个人能力办不到的工作，想如期完成根本是天方夜谭。 要记住：学会说不：1. 每个人都有权利说不；2. 当你说不时，要解释给对方知道为什么不能接受这项工作；例如自己手头上已有很多任务要完成而且是重要及紧急的；3. 不妨与上司商讨一个较切实际的限期，使自己既能完成手上的工作，也能接受这项新任务；4. 千万不要为了应付上司而免强答应去做，到最后不单不能完成反而误了时间，影响了自己的诚信；5. 不要什么事也做 Yes man，到最后令工作积压太多，以至无法对付，更要不停地救火；6. 如上司被下属询问如何处理这项任务时，可以说你自己先试一试，若有问题再回来找我，千万不要说：把它留给我吧！；7. 如真的没有时间处理额外的工作，学会对一些次要的工作说不，而集中精力去处理重要的工作,或找他人协助处理。金句：J J J 在适当的时候说不，切勿来者不拒，影响工作质素和效率。（九）寻找别人的帮助（Ask for Help）下放我已在过去的分享当中，与大家谈过了怎样安排工作的先后次序，但很多时我们还是面对这样的困局，样样都Urgent，我做得那样呀？。首先，你应该先问一问自己，是否在工作编排或计划中出错，然后调节工作计划；其次，可以寻求别人的帮助。其实，我们除了学会说不外，也必须懂得在适当的时候Ask for help或下放工作。要记住：1. 一个人没有能力做完所有的工作，必须寻求队员的协助，发挥团队精神以达至部门的目标；2. 有时可能有其他人的技术比自己更好，更适合胜任这项任务，达到各施其职，各展所长；3. 作为上司，可将一些次要的工作下放给下属，使自己有更多时间从事更重要的工作；4. 如遇到一些不能推却的工作，可以向上司呈报有部分工作要稍迟处理的原委，留待日内在处理。金句：J J J 遇到紧急及次要的工作，可以寻找别人的帮助！（十）对付干扰很多时在工作中，我们免不了受到一些干扰，干扰可能来自你的上司、下属、同行员工、商业伙伴或电话等。当你受到干扰时，你可以：1. 问问自己什么更重要些，是干扰还是你正在做的事情？2. 看看你的行动清单，再次明确你应该做的事；如干扰你的是一件重要的事，你可即时更新行动清单，安排时间处理；3. 告诉他们你很忙，而一旦工作完成，你便会去帮他们；4. 学会说不；5. 安排一个能使你从容的时间，再与他们倾谈。金句：J J J 干扰会打断你的工作思路，但你可以对它们加以管理。（十一）做到有条不紊我已与大家分享了十个时间管理的心得，如果你们能融会贯通地应用在日常的工作和生活当中，必能做到有条不紊。怎样做到有条不紊：1. 制定一个每星期计划，使自己：a) 对主要任务有充足的起步时间b) 有一个全盘计划，以防你需要改变行动方案2. 把这个计划转化成每日行动清单a) 把工作分为重要和紧急，再分出轻重缓急；3. 一天中不断查看你的清单，有需要时可更新清单；4. 不要低估做事情所需要的时间，量力而为，估计自己究竟要用多久时间才能完成一份工作，以及是否需要其他人的帮忙；5. 切合实际a) 你一天只能做这么多事情，过分的承担反而打乱自己的阵脚6. 问一问为什么是我？别人能不能做 寻求别人的帮助；7. 将相关的工作列在一起或思想一下能不能与别的工作合并8. 每天致力于主要任务的完成a) 把精力集中在决定性的事情上，而不是整天忙于应急b) 我们的工作应是防火，而不是救火9. 要做的便马上去做，勿为自己找寻藉口以延迟进度。10. 为每项独立的工作预早定下完成时间，下决心如期进行及完成。金句：J J J 订定工作目标，分配工作次序，依计划行事；学习有效地用时间，而非花时间。总结一连十一篇的时间管理（应该是自我管理）心得已与大家分享完了，其实这些心得只不过是一些普通常识，在此提醒和唤起大家一些思维，但最终你们的得益有几多，是取决于你们是否作出实际行动。请紧记：1. 承认你永远不会有时间做你想做的所