二、采购业务内部控制制度及控制流程

采购业务管理制度 第 1 页 共 4 页 东东莞市博世机莞市博世机电设备电设备有限公司有限公司 财务财务管理体系文件管理体系文件 编号 FM 2014 版号 1 0 生效日期 发放编号 采购业务管理制度 编制 日期 审核 日期 批准 日期 修订记录 修订日期修改原因及内容摘要修改人审核人批准人 为规范公司采购流程 有效降低采购成本 加强与生产 销 采购业务管理制度 第 2 页 共 4 页 售 财务的协同性 保证采购物资符合生产所需 杜绝超采泛采 特制订本制度 1 采购制度 1 1 企业采购涉及原材料及零配件采购 临时性物品采购 办 公文具用品采购 员工食堂用品采购 固定资产采购 1 2 一切采购均需按需采购 原材料的采购计划一般由生产 部门 仓储部门 财务部门 采购部门联签 临时采购一 般由需求部门提出 相关部门联签 办公文具及员工食堂 用品采购一般由行政后勤部门提出 由主管部门及相关 部门联签 固定资产的采购一般金额较大 纳入公司的中 长期计划 联签人员级别需高于前述联签人员 重大投资 一般由董事会决定 1 3 采购部门根据采购计划进行询价比 优质优价按计划采 购 因市场行情发生重大变化需要对采购计划作出加采 或减采调整时 一般需要特殊审批程序以确保及时有效 性 有效减少重大损失或者避免错失良机 1 4 采购价格因市场的不确定性及信息的不对称 有条件的 情况下应执行最高限价 并每日编制实际采购与计划采 购的比较表 分析数量及价格差异的具体原因 对不良情 况要及时纠正 以控制采购成本 每月再进行一次采购情 况总结 1 5 采购商品入库前必须经品检部门按产品要求全方位检查 采购业务管理制度 第 3 页 共 4 页 品检通过后填制产品合格确认单移交仓库仓管员点收入 库并妥善保存 快递收货应当场检查验收 确保合格符合 收货条件方可收货 杜绝因收货人员疏忽大意收到次品 或不符合要求产品而耽误生产的现像发生 1 6 对品检质量有差异或数量有差异但仍可接受使用的产品 应与供应商协商退货或折让 同意折让收货的必须经上 级主管部门审批后方能收货 需要退货处理的需填制退 货通知单 要分清入库暂收退货还是直接退货 直接退货 程序可简化 暂收退货的单据必须妥善保存备查 对折让 收货部份的折让金额单据需及时传递财务部门避免遗漏 或产生漏洞 1 7 采购部 仓库需及时将订单 合同及入库单等单据及时传 递到财务部门 财务部门需及时记录相关帐目 1 8 财务部需及时索取供应商对帐单及发票 并与应付帐款 明细表 预付帐款明细表核实 不符的需查明原因并纠正 1 9 采购部根据送货单及入库单 按照合同付款进度提出付 款申请 呈请相关部门审批 审批完成后交财务部安排付 款 1 10采购部 仓库 财务部等部门应定期组织对供应商进行评 估 并记录评估结果 不断优化供应商 提升采购质量 降低采购成本 采购业务管理制度 第 4 页 共 4 页 2物料采购流程 其他采购流程参照执行 采购经理总经理仓管员品检员 会同仓库 业务部 共同拟定月采购计 划 审批采购月计划 分解采购月计划为 周计划 采购人员根据计划 进行询比价 并提 供采购建议 确认采购订单 会 签采购合同 组织 进货 是否权限 内 总经理审签否 通知品检准备验货 仓库组织收货 填 写预先编号的入库 单 并及时登记台 帐 是否合格是 退货或交采购等部 门协议降价接收或 退货 否 退货 协议降价 财务部 仓库将入库单等单 据于次日下班前传 送到