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文档简介
档案管理 档案是人类社会实践活动的历史记录,是人类社会发展的文明产物。随着社会的发展和人们社会活动的日益扩大,档案的内容和种类也日益丰富。档案在人类历史进程中越来越发挥出巨大的作用。案例:2002年,欧盟打火机制造商联合会向欧盟委员会提出反倾销申诉,指控中国生产的一次性燃气打火机在欧洲市场上倾销。当年6月27日,欧盟宣布对产自中国的打火机进行反倾销立案。得知此消息后,浙江温州、宁波等地的打火机生产企业在有关部门和行业协会的组织下准备应诉,并向欧盟申请市场经济地地位和提出“产业无损害抗辩”。应诉中的关键环节是提供公司生产、内销、外销、财务等各方面的材料和原始单据,以及经营过程中的合同、协议、企业章程、董事会决议记录等,更重要的是还要提供近三年来的财务报表和审计报告等一套完整的档案材料。由于这些应诉企业平时注重生产、销售和经营管理等方面档案的收集和管理工作,因此,所需要的档案齐全、证据充足。于是,经过应诉企业、代理律师等长达15个月的工作,2003年9月,在针对中国产品的众多反倾销调查案中,一次性打火机生产企业的应诉取得了胜利,成为中国企业反倾销应诉史上的标志性事件。简析:上述案例告诉我们:企业在生产和经营活动中形成的各种档案具有重要的作用。有时,档案是否完整甚至关系到企业能否生存和发展,并且,在一个单位仅有档案是不够的,有效的档案管理工作才是档案充分发挥作用的前提。绪论第一节 档案的起源与演变一、起源诸说:档案是人类社会活动的产物,是人们社会实践活动的历史记录。许多历史事实表明,档案是人类社会发展到一定阶段的文明产物,并非是随人类的出现就同时出现的一种社会现象和物质实体。在漫长的原始社会,人类是靠简单的语言和动作表达思想,凭记忆贮存信息。然而,语言、动作的传达受到时间和空间的极大限制,记忆也难免有遗忘和失真。所以,人们创造了“结绳记事”和“刻木为契”等方法来贮存和备用信息和知识。所谓“结绳记事”,就是在绳子上打上不同的结子,以结绳大小、多寡、位置的不同、以及涂上不同的颜色,来记录表示不同的意义。所谓“刻木为契”,就是在木(或竹子、骨)片上刻上各种记号,用来表示不同的意义和作用。这些结绳和刻契起着记录、备忘、凭证和守信的作用,具有档案的意义和作用,从这个意义上说,结绳和刻契是档案的前身或最原始的档案。随着社会生产的发展,人们的交往日益扩大;文字的发明,为档案的产生提供了社会条件。人们在社会实践中使用文字记录,并且将这些文字记录保存起来便形成了档案。档案起源于何时?档案产生的历史背景怎样?历来众说纷纭。中外档案学家和有关学者,关于档案起源有诸多不同观点,归纳起来大致有三种:1、认为文字是产生档案的必要条件。 他们认为,自从人类发明了文字,就开始用文字记录社会活动,并将这些记录保存下来,成为档案。文字是人类在长期的生产和生活实践中,出于记事和传递、贮存信息的需要在群体的基础上逐渐形成和完善的。在文字起源的传说中,有些总是将仓颉造字和保存文书记录联系在一起。现在一般认为,尚书是上古历代文书的汇编。尚书保存了有关虞、夏特别是商周的重要史料,它是迄今我国最古的历史文件汇编和部分追述古代事迹著作的文集,也是重要的文书档案。2、认为文字的产生和国家的出现是产生档案缺一不可的条件。从原始社会向奴隶社会过渡阶段,随着金属冶炼业的兴起,于是出现了铜器,并促进了社会的进一步分工和产生了劳动交换,进而出现并形成了国家。随着社会生产的发展和社会生活的日益扩大,特别是在进行国家管理的过程中,需要比较系统的文书来记录、传递各种信息和知识。这些文字记录,被比较系统地保存起来,形成了数量可观的古代国家王朝档案。 3、认为原始记事的方法形成的记录就是档案。如“结绳记事”、“刻木为契”,当然与此相似的还有编贝或结珠记事,即把各色的贝壳磨成扁圆形的小珠或直接用穿孔的贝壳按各种习惯的方式穿在绳子或树皮之类的纤维上,编成各式的花纹,记载不同的事情。 而不同的国家,亦有不同的说法,下面就古代中国、古埃及、古代幼发拉底河和底格里斯河流域地区的情况,作一简单介绍。(一) 中国古代档案及其起源1起源: 中国古代文字的产生和运用,为产生文字记录的档案提供了重要的条件。 关于中国文字的起源,最为流行的传说是黄帝时期的仓颉造字。所以,仓颉可能是古代,特别是黄帝族整理文字和保存文书的代表人物的象征。2中国古代档案: 仰韶文化属于新石器时代晚期,在陕西临潼姜寨等不少的仰韶文化遗址中,曾发现100多个约40多种刻在陶器上的符号,且遗址分布的范围达3万平方公里之广。由此可以说明,仰韶文化遗址的刻划符号,是原始先民在比较广泛的地区里和较长的时期内,比较普遍使用的带有某些规范性的记事符号。这些刻划,就是古代的档案。这也可认为是中国古代档案起源大致的时期,距今已有5000多年。 陕西省考古工作者于20世纪80年代在西安市西郊斗门乡花园村发掘了一个原始社会遗址,内有一批原始先民刻写的甲骨文,现已清理出一批单体字。这些属于龙山文化时代晚期的文字记录就是古代档案,距今有4500年到5000年。 山东大汶口文化中发现的刻在陶樽上的文字符号,大约出现于公元前3000年左右。有关专家认为,大汶口文化已经是有文字可考的文明时代,那一时期的文字记录,当然也是古代档案。 随着时代的变迁,国家的形成,在进行国家管理中,需要比较有条理、有系统的文书记录和传递各种信息。这些文书记录被比较有系统的保存下来,就形成了古代王朝档案。河南安阳小屯村殷墟发现的甲骨文(商代),是迄今我国发现的最早的较为系统的文字和古代档案。(因刻写在龟骨和兽骨上,所以被称为甲骨文)中国有近4000年的文字可考史,主要是以这些甲骨档案为最早的信证。(二) 外国古代档案及其起源1、古埃及: 约公元前3000年前后,就发明了文字。现藏于意大利西西里巴勒摩博物馆的巴勒摩石碑,碑文上载有前王朝至古王国第五王朝(前4000年前2420年)各法老的名字,进行远征等活动及尼罗河水位的标记。它是现存的埃及最古老的历史记录。 在埃及发掘出公元前1300年前后的古埃及档案库时,曾获得大约400块泥板档案。泥板档案是保存下来的两河流域、古埃及等地当时使用的泥板文件。(用粘土制成泥板,以削尖的棍棒刻写文字,然后晒干。重要文件需长期保存的,以微火烘干。)除了泥板档案,还有纸草档案(古埃及特产),记载有前2000年前后埃及天文学、数学和医学等方面的知识。2、幼发拉底河和底格里斯河流域: 两河流域最古的文献(约前4000年),是供奉祀神费用的农场的文件。两河流域同样也有泥板档案,保存于巴黎卢浮宫博物馆(前2300年前后) 还有石刻档案,古巴比伦王国第六代国王汉谟拉比,于前十八世纪颁布的汉谟拉比法典,是两河流域阶级社会第一部最完备的成文法典。(原文刻在一个玄武岩石柱上,所以称石刻档案,至今仍保存的较为完整。二、中国档案的演变: 按档案存在形式的不同,档案可分为口碑档案、文物档案、文献档案。口碑档案是指出现文字以前,人们通过言传身教留下的传说、故事、轶闻等。文物档案亦称实物档案,其载体为历史文物,例如甲骨档案、金石档案、简牍档案、贝叶档案等。文献档案主要指以纸张为载体的文献。下面择要介绍档案演变中的几种档案。1、甲骨档案:甲骨,是龟甲和兽骨的总称,是古人用来占卜的工具和材料,也是一种书写材料。殷商时期,帝王们崇尚迷信,无论打仗、出巡,畜牧、农耕,还是发生了灾害、疾病,都要在神庙用龟甲或兽骨占卜吉凶。然后将占卜的时间、占卜人的姓名、所问事项、以及事后结果,都刻在甲骨上,并且集中存放在宗庙内保存起来,以备日后稽查,这就是甲骨档案。 甲骨档案,主要集中于商代、殷商时期。从现存的甲骨文的遗迹来看,商代的甲骨档案已发展到了相当可观的程度,记载着商代政治、军事、经济、社会生活等方面的情况,是我国最珍贵的古代文字档案,也是研究商代历史的珍贵史料。 周代的甲骨文也陆续有所出土,刻制的文字与殷商甲骨文相似,只是出土数量已显著减少。因为随着历史的发展,用甲骨占卜的习俗发生了很大变化,而作为这种活动记录的甲骨档案也渐渐退出了历史舞台。所以现今所见的周代的文字记录,以金文为多。2、金石档案:商代后期,出现在青铜器上的刻字铸字,一般称为金文。因为多是刻铸在金属钟鼎彝器上的一种铭文,所以叫做钟鼎文,古人称铜为金,所以又常称钟鼎文为金文。青铜器是当时极受珍视的器具,特别是其中的礼器,更是贵族的传家宝,统治阶级权利的象征,成为“重器”,必须长期地保存下来,不能失掉。由于当时的统治阶级极为珍视青铜器,凡有重要的文书需长期保存,或有重大事件需记载下来的,就铸一件器物,并且把文书或事件铸刻在上面,保存并且传承给后代。所以,青铜器上的铭文多是记载着重大的政治、军事活动,重要的法律、诉讼、契约、策命、赏赐等。 有铭文的青铜器始于商代,但数量较少,金文字数也不多,最初只是供人作物件使用,还不具备档案的性质;到了周代,由于各方面的发展(奴隶制发展、疆土扩大、国家权力加强、科学文化等发展),使周代的许多钟鼎彝器中作为记事和凭信的金文具有了档案性质,所以在档案学上称为金文档案狭义上的金石档案。 金石档案随着青铜铭鼎的进化经历了一个兴衰的过程。其鼎盛时期在西周。东周以后,由于其他记录材料的使用,社会信息的增加,钟鼎文一般已不适应,便逐渐衰微。 而从广义上来讲,金石除了包括金属铭器,还包括石刻。据有关资料记载,石刻在东周以后逐渐增多。最著名的是东周初年的10块“石鼓文”,是我国现存最早的较有系统内容的石刻文字记录。秦汉以后,这种石刻碑碣大量出现,石刻档案进入盛行阶段。3、简牍档案: 金石档案虽坚固耐久,但其载体较笨重,制造铭刻也较费工,且不便于传递。所以,自商周至东晋时期,多用竹片和木版撰写文书与保存档案,通常称“简策”、“简牍”、“简书”档案。采用简牍这种形式,则取材和书写都较容易,编连篇幅也较灵活。在十多个世纪的岁月里,发挥了重要的历史作用。 在出土的简牍档案中,有我国最早的通缉令(广陵王大姐的婢女私逃民间,后有要案牵连,丞相发令全国通缉);我国最早的官民经济诉讼案卷简册,完整地提供了汉代刑狱诉讼的宝贵资料。 30年代在西北居延(今内蒙古自治区境内)发现了“居严汉简”,而96年出土的“长沙吴简”则被称为继殷虚甲骨、居延汉简、敦煌遗书和清朝大内档案之后我国近代史料的第五大发现。4、缣帛(bo)档案: 随着生产力的提高,秦汉以后,在简牍仍然大量使用的同时,一些贵重文书用丝织的缣帛书写的逐渐多起来。缣帛是一种以较精致的丝绸为文书和存档的材料,既轻便柔韧、又剪裁灵活,传递和保管也都较方便。缣帛为秦汉以后舆图档案(地图)的产生与发展提供了良好的载体条件。 汉墓中发现的较多的帛书中,就有我国迄今所见的最早的舆图档案,也是世界上迄今发现的最早的地图。5、纸质档案: 我国古代档案是不断进化的。汉代造纸术的发明,使文书、档案和其他文献载体、记录方式,逐渐发生了大变革。从汉到晋数百年间,处于简、帛、纸并用的过度时期,之后便逐渐改用纸张撰写文书和保存档案,成了“纸质档案”。由于纸的价格低廉、质地轻软、易于书写等优点,使文书档案和其他文献的载体、记录方式逐渐发生了空前的大变革。我国至今保存着1200多年前的唐代纸质档案,上面保存着官府某些活动记录的原始墨迹。由于用纸书写文件和办理文书多是在案几上进行的,所以人们称纸为“文书”、“文案”、“案卷”等等。汉代多用“文书”一词,一直沿用至今。总之,纸张的发明对人类文化和文书档案的发展都具有重要的意义。近几百年来,科学技术的发展,档案的载体、形式日益增多,还出现了音像档案、电子档案等等。总结:从我国档案及其名称的演变可以看出我国的档案文化源远流长。 周代青铜器制造技术的成熟,奴隶制的发展疆土的扩大及国家权力的加强,是许多青铜钟鼎有了档案的性质;我国具有代表性的铁质钟鼎文档案,约始于冶铁业发展和成文法公布的春秋时期;秦汉以后,石刻碑碣的大量出现与金属工具的普遍使用及其他社会背景直接相关;纺织业的发达使之有可能成为书写材料而有了缣帛档案;造纸术的发明使我国拥有最早的纸质档案;摄影、录音、录象技术的发明和进步造就了各种类型的音像档案;电子文件更是现代信息技术的结晶。档案的每一次变化,都是人类社会的一次进步。第二节 档案的定义及特点一、对档案的定义: “档案”一词作为文字材料,最早见诸于清代。据现存的清代档案康熙19年(1680年)的起居注册记载,当时王朝断案是重视以档案为根据的。从语言学上讲“档案”的词意很贴切,据康熙字典解释,“档”是“横木筐档”,就是木架的横格;据说文解字释义,“案”就是小桌子一类的东西。将“档”“案”二字联用并由此引申,就是放入筐架存贮起来的文字案卷,这种叫法既有外在的形象性,又有内在的意义,一直沿用至尽。现在档案的定义有许多种,各有各的表述与看法。这里仅举出国内外的几个代表性的定义,作简单介绍。1 国外:十九世纪末,荷兰档案学家缪勒等人在档案的整理与编目手册中是这样定义的:“某一行政机关或其某一官员正式收到或产生的并指定由该机关或该官员保管的文件、图样和印刷品的总和”。这一定义指出了档案的两方面含义,一是档案的两个正式来源;二是指出了保管档案的官员或机关应是正式指定的。19世纪20年代,英国的瞻金森所著的档案管理手册是这样定义的:“某一管理或行政事务进行过程中所拟就或所使用,构成该一事务过程组成部分,事后为该一事务负责人或其合法继承者自行保管,以备不时查考的各种文件。”这一定义强调了四方面的涵义:一是档案是在处理事务过程中直接产生的文件;二是强调了保管者必须是原形成单位或原单位人;三是指出了“文件”是构成档案的概念;四是指出档案能起备查考的历史文件作用。苏联大百科全书认为:“档案是机关、个人、家族在活动中形成的文件材料的总和。”这一定义的突出特点是将档案概念外延范围扩大到个人和家庭的文件材料。19世纪70年代末,在法国公布的法兰西共和国档案法中指出:“任何自然人和法人、任何国家机关和组织、任何私人机构和部门,在自身活动中产生或收到的文件整体,不管其形成日期、形式和制成材料,都是档案。”这一定义一是突出了档案的来源,概念外延更加广泛;二是指出档案的形式、载体的广泛性和多样性。 从以上国外的几个档案定义来看,但几乎都包括了档案定义的三个构成要素:第一,指明了档案的来源及形成者;第二,指明了档案具有查考价值;第三,指明了档案的载体和形式是多样性的。2 我国:我国对档案的定义也有一个不断探讨、研究、发展的过程,具有代表性的有以下几条:1937年何鲁成所著的档案管理与整理中写道:“档案者乃已办理完毕归档后汇集编制留待参考之文书。”并进一步指出:“惟需长期保存而留待参考者方可作为档案,其中包括机关内所收入及发出之公的意思表示之文件和附件。”这一定义突出了三个方面的内涵:一是指出了档案需是办理完毕的文书;二是档案有长期保存的参考价值;三是档案保存需汇集成册。1954年党的第一次全国档案工作会议提出的档案概念是:“机关工作中所形成的文书材料(包括收文、收电、发文底稿、发电底稿、内部使用的文件以及电话记录、会议记录、出版物原稿、簿册、图表、照片录音等),反映着人民革命斗争,党的建设和国家建设的真实情况,均应作为档案保存。”这一概念一是突出了档案的来源;二是规定了档案的内容和保存条件;三是指出了档案的形式和载体。1996年7月5日全国人大常委会八届二十次会议修订的中华人民共和国档案法给档案下的定义是:“本法所称的档案,是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。”这一定义包含了以下四方面的含义:(一)档案来源于机关、社会组织和个人,是其自身在社会活动中形成的。这里包括了三个档案的来源:一是来源于官方性质的国家机关;二是来源于民间或半官方的各种社会组织和社会团体;三是社会中的个人。这三个档案的来源和形成都是形成者的特定社会实践活动的结果。(二)档案是保存起来的有查考价值的文字材料。这是形成档案的重要条件,也是形成档案的范围。首先,指明了档案的前身是文字材料,而且是办理完毕的文字材料才能作为档案保存,这也是档案形成的基本条件。所谓办理完毕有三种情况:一是文件内容中的有关事项已经办理完毕;二是文件内容的有关事项需较长时间办理才能完成,但是文件本身只要经过了签收、传阅、研究、贯彻执行的过程也算办理完毕;三是那些知照性的或法规性的文件内容不需要具体办理的,只要经过登记、收发、传阅等文书处理过程后就算办理完毕。当然具体问题还需具体分析。其次,保存起来的档案有一定的查考和研究价值。所谓查考价值,其目的主要在于公务需要,还有一部分档案保存的目的是为了科学研究和其他方面的需要。最后,保存归档需按照一定的规律和程序集中起来保存。所谓按照程序集中保存,就是将办理完毕的文件经过归档转化为档案的程序。这是档案自身特点和规律的要求与反映,归档就是文件转化为档案的集中和积累,既是文件转化为档案的程序和条件,也是文件区别于档案的一般标志和界限。(三)档案的形式和载体是丰富多样的。档案是社会发展的历史产物,其形态也反映着各个历史阶段的特点状况。从载体上看,有甲骨、金石、竹木、缣(jian )帛、纸张、胶片、磁带、磁盘和光盘等等;从记录的方法上看,有手写、刀刻、印刷、摄影、录音和数字化等;从媒介形式上看,有文字、图象、声音等。(四)档案是人们社会活动的原始记录。档案是在社会活动中直接产生的,记录着人们当时活动的真实内容,具有不可重复性,是从记录那些活动的文字材料转化而来的,不是另行编写的,不是随意收集的,总之,档案是历史的原始记录,反映了历史的真迹。这也是档案区别于图书的特性。二、档案的特点 1、社会性(社会实践性)。档案是人们在社会活动中形成的,其内容就是对社会实践活动的内容、过程及结论的原始记录。2、历史性。档案是过去已经形成的,而不是正在形成或尚未形成的,所以,这种以往社会实践的原始记录,就可以把过去带到现在和未来,所谓“让过去告诉现在”,“让历史告诉未来”。也因而,人们往往将档案看作是一种历史文化遗产。3。确定性。档案所记录的内容是清清楚楚、明明白白的。4、 原始记录性档案的本质特性。档案,是人们在社会实践中直接形成的原始性信息记录,对以往社会实践具有直接的原始记录作用。档案学界一般认为:“原始记录性”是档案的本质特性。第三节 档案的作用一、档案的价值与作用: 档案是历史的原始记录,是人类社会历史延续的历史凭证,真实地反映着人类在生产、科学、文化和社会的各个领域的活动。它记述着人们改造客观世界和主观世界的实践活动的过程。在这一过程中,人们需要查考过去的工作和生产情况,研究事物的发展规律,继承已有的成果。因此,档案就具备了查考利用的价值与作用。 在档案学中,档案的价值和作用经常被作为基本等同的概念理解和使用。但事实上,从严格的科学意义上看,他们既有联系又有区别。区别:1、两者的含义不同:档案的价值,是指档案对国家、社会组织或个人的有用性;而档案的作用,则是指档案对人们所从事的社会实践活动的影响。2、价值是抽象的,是从总体上、一般意义上表示档案的有益性、有用性,而“作用”则是从具体的、个别的意义上表示档案的有益性、有用性。两者的联系:档案的价值关系在社会活动中的具体体现,就是档案的作用。二、档案的基本价值: 一般说来,档案的价值具体包括在历史的凭证价值和参考价值两大基本价值方面。1、档案的历史凭证价值 : 档案是原始记录,是历史的真凭实据,因而在法律上具有凭证作用 。档案的凭证作用是由档案的形成规律和自身特点所决定的。从档案的形成规律上看,它首先是人类各种实践活动的记载物,是一种客观存在,是当时、当地、当事人活动记录的文字材料,是未经任何人改动的原稿和原本。因此,档案的证据作用就是档案具有的历史陈迹的结果。其次,从档案记录保存的历史陈迹上看,这些文字材料保留着形成者当时留下的历史真迹,例如文件上的签字、印鉴,以及手稿、照片、录音、录象等。因此,只要有人类实践活动的发生,就会有档案的产生;只要有人类活动记录的各种文字载体和材料的存在,就会有档案的保存和传承。总之,档案是人类社会活动留下的原始记录,是确凿的证据,它可以作为人们见证历史的正凭实据,成为人们分辨事实、查证疑案、处理问题的依据。在经营、管理或维护权益的活动中,档案是单位不可或缺的凭证。案例:市化工研究院的一项科研成果未经授权被某个公司使用。为此,该化工研究院将这个公司的侵权行为告上法庭。法院和有关专业主管根据科研档案,认定该项科研成果是市化工研究院研制成功的,该单位拥有此项发明的所有权;被告公司由于提供不出科研过程的档案材料,没有该发明所有权的可靠根据,因而必须负侵权责任,并赔偿原告经济损失。2、档案的参考价值:档案不仅记录了历史过程和事实,而且也记录了人们从事各种活动的意图、思想、数据、成果、得失等。它可以为人们查考以往情况、总结经验教训、研究事物发展规律、从事发明创造、进行宣传教育等提供广泛而可靠的参考。参考价值是一切文献资料所具有的,然而档案的参考价值与图书资料比较起来,有其自身的特点。第一,反映历史的可靠性和原始性。档案是直接由文字材料转化而来的,是原稿、手迹、原件,总之是当时形成的记录,属于第一手资料。由于档案的原始性,受到学者、专家的高度重视,被公认为最可靠、最真实的“未掺水的资料。”第二,档案是进行公务活动和生产活动所必需的依据,是不可或缺的参考资料。由于档案反映历史的可靠性和原始性,所以人们把档案称作真实的历史记录。档案所记述的信息内容有真实的,也有不真实或不完全真实的。但是,即使档案的内容有虚假的成分或者完全违背事实,它还是反映了形成者的意图,留下了当事人行为的真实痕迹。仅此而言,档案仍不失为原始的真实记录,依然具有保存利用价值。因为无论档案内容真实与否,它都是历史过程的一部分。我们要坚持辩证唯物主义和历史唯物主义的观点,从正反两方面去研究和使用它,既不能任意改动勾画,更不能随意销毁,人为地造成历史的空白。总之,在提供利用档案时,应谨慎从事,不能在档案上进行“改造”,只能进行必要的考证或说明。案例:20世纪90年代,北京市地铁总公司为了扩大地铁的运输能力,准备增加客车数量。但是如果购买新车,每节车厢都在120万元以上,费用昂贵。经权衡,地铁总公司决定对20世纪70年代购置的电动客车进行技术改造。地铁总公司的档案部门由于完好地保存了将要改造的电动客车的全部档案资料,因而为技术部门迅速、有效地进行设计改造提供了可靠的信息。经过3年多的努力,地铁总公司技术部门编制出1100多张设计图纸,完成了42辆车的改造任务,每车节约资金98万元,42辆车共节约资金4116万元。三、档案的基本作用:1、机关工作的参考凭据。无论国家机关、社会团体、民间组织,在开展工作或进行业务活动的过程中,都离不开有关文字材料。这些文字材料在形成档案的过程中,记录下来了公务活动的全部信息内容。一方面,它是开展公务活动不可缺少的辅助工具,是处理业务和履行职能的手段,同时也反映并记录着机关工作的真实状况和成果;另一方面,档案可以为机关继续开展工作进行决策
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