大渡河龙头石水电公司档案管理办法(doc 72页).doc

大渡河龙头石水电开发有限责任公司大渡河龙头石水电开发有限责任公司 档档 案案 管管 理理 办办 法法 大渡河龙头石水电开发有限责任公司 二 00 五年八月 第一章第一章档案收集管理标准档案收集管理标准 1 第一条主题内容及适用范围 1 第二条引用标准 1 第三条管理职能 1 第四条收集范围 1 第五条收集方法 8 第六条收集要求 8 第二章第二章档案分类细则档案分类细则 9 第一条主题内容及适用范围 9 第二条引用标准及政策文件 9 第三条名词术语 10 第四条分类原则 10 第五条分类管理 10 第六条案卷编号 10 第七条保管期限 11 第八条案卷排列方法 12 第九条类目及类号设置 12 第三章第三章档案整理管理标准档案整理管理标准 12 第一条主题内容及运用范围 12 第二条引用标准 12 第三条名词术语 12 第四条档案整理工作的原则 12 第五条档案整理工作的内容 13 第六条整理工作的程序和要求 13 第四章第四章档案立卷归档制度档案立卷归档制度 15 第五章第五章档案保密工作管理标准档案保密工作管理标准 15 第一条主题内容及适用范围 15 第二条引用标准 16 第三条档案密级划分 16 第四条档案密级设定 16 第五条不同密级档案查看权限的设定 16 第六章第六章档案开发利用制度档案开发利用制度 16 第一条主题内容及适用范围 16 第二条档案利用的权限范围 17 第三条档案信息的开发 17 第四条档案利用及服务 17 第五条档案借阅流程 18 第七章第七章档案保管管理规定档案保管管理规定 18 第一条主题内容及适用范围 18 第二条档案保管工作的管理 19 第三条档案保管条件 19 第四条档案保管工作内容及要求 19 第八章第八章档案鉴定 销毁制度档案鉴定 销毁制度 20 第一条档案鉴定制度 20 第二条档案销毁制度 20 第九章第九章档案管理管理规定档案管理管理规定 21 附录附录 1 文书档案分类表文书档案分类表 23 附录附录 2 技术档案分类表技术档案分类表 24 附录附录 3 档案保管期限表档案保管期限表 44 附录附录 4 档案密级表档案密级表 53 大渡河龙头石水电开发有限责任公司大渡河龙头石水电开发有限责任公司 档案管理办法档案管理办法 为规范公司档案管理工作 为公司积累门类齐全的档案资料 更好地为公司各项工 作服务 根据 中华人民共和国档案法 及 档案工作条例 的规定 特制定本办法 第一章第一章档案收集管理标准档案收集管理标准 第一条主题内容及适用范围 本标准规定了档案收集工作的管理职能 收集范围 收集方法 收集要求 检查与 考核等 本标准适用于公司档案的收集工作 第二条引用标准 国档发 1987 7 号 国营企业档案管理暂行规定 国档发 1997 27 号 机关档案业务建设规定 国档发 1988 4 号 基本建设项目档案资料管理暂行规定 第三条管理职能 1 行政部 负责收集工程前期文件 工程建设管理文件以及声像档案 人事档案 实物档案和计算机软件等相关资料 2 工程管理部 负责收集整理在工作 活动中形成的工程技术档案及其他相关文件 资料 3 计划合同部 负责收集整理跟工程合同 工程计划 工程投资 工程进度 工程 统计等有关的文件资料 4 机电物资部 负责收集整理机电设备采购合同 出厂质量合格证明 设备装箱单 开箱记录 设备图纸使用说明 设备安装调试记录 负责收集整理跟工程有关的物资材 料 调研 组织 质量 管理等方面的文件资料 负责收集整理在工作 活动中形成的其他文 件资料 5 征地移民部 负责收集整理跟工程有关的征地移民文件资料 6 财务部 负责收集公司所有的会计档案 7 公司每一位员工都有收集档案材料的义务 第四条收集范围 1 本公司工作活动中形成的具有保存和利用价值的各种科技 文书文件材料 包括 收发电文 内部文件 会议记录 技术文件 图纸图表 出版物原稿 印模 照片 底 片 录音录像 实物及计算机软件等 2 收集的具体内容按归档及不归档范围的规定执行 3 归档及不归档范围 3 1文书文件归档范围 3 1 1 上级公司的文件材料 a 上级公司召开的需要贯彻执行的主要文件材料 b 上级公司颁发的属于本公司主管业务并要执行的文件 以及普发的 非本公 司主管业务但需要贯彻执行的法规文件 c 党和国家领导人 人民代表 上级公司领导等视察 检查本公司工作时的重 要指示 讲话 题词 照片和有特殊保存价值的录音 录像等材料 d 代上级公司草拟并被采用的文件的最后草稿和印本 e 上级公司转发本公司的文件 f 上级公司任免 奖惩 非本公司工作人员的文件普发供参阅文件材料 g 上级公司发来供工作参考的抄件 3 1 2 本公司的文件材料 a 本公司领导会议文件材料 本公司召开的工作会议 专业会议纪要 全套会 议 文件和各种声像材料 b 本公司颁发的各种正式文件的签发稿 印制稿 重要文件的修改稿 c 本公司的请示与上级公司的批复文件 d 本公司及其内部职能部门活动形成的的工作计划总结 报告 e 反映本公司业务活动和科学技术管理的专业文件材料 f 本公司检查下级公司工作 调查研究形成的重要文件材料 g 本公司或本公司汇总的统计报表和统计分析资料 含计算机盘片等 h 本公司形成的财务报表 凭证 帐簿 审计等文件材料 i 本公司工会和内部组织机构在工作活动中形成的主要文件材料 j 本公司形成的来访材料 领导的指示和本公司处理来访材料形成的记录 摘 要 单 调查处理报告 统计分析材料等 k 公司领导人公务活动形成的重要信件 电报电话记录 从外公司带回来的与 公 司有关的未经文件处理登记的文件材料 l 本公司及本公司批准的有关区域文件 解决山林 地界 水利纠纷 征用土地 移民搬迁以及基本建设工程施工 竣工 购置大中型设备的文件材料 本公司直接管理 的科研 生产 建设项目的科技文件材料 m 本公司成立 合并 撤销 更改名称 启用印章及其组织简则 人员编制等 文 件材料 n 本公司制订的工作条例 章程 制度等文件材料 o 本公司的大事记 年鉴 反映本公司重要活动事件的剪报 声像材料 荣誉 奖 励证书 有纪念意义和凭证性的实物和展览照片 录音 录像等文件材料 p 本公司 包括上报和下批 干部任免 包括备案调配 培训 专业技术职务 评 定 聘任 员工名册 报表 纪律检查 治安保卫以及职工的录用 调资 评残 抚恤 死亡等工作及干部奖惩等文件材料 q 本公司财产 物资 档案等的交接凭证 清册 r 本公司编印的情况反映 简报等刊物定稿和印本 编辑出版物的定稿 样本 s 本公司与有关公司单位签订的各种合同 协议书等文件 t 本公司与外国的条约 议定书 协定 合同 换文 正 副本 和公司外事 活动中形成的请示 报告 计划 考察总结 重要简报 会议纪要 记录 声像材料 有参考的资料 互赠礼品清单 工作来往文件等 u 各种普查工作形成的文件材料 3 1 3 同级公司和非隶属公司的文件材料 a 同级公司和非隶属公司颁发的非公司主管业务但需要执行的法规性文件 b 有关业务对本公司工作检查形成的重要文件 c 同级公司和非隶属公司与公司联系 协商工作的重要来往文件 3 1 4 下级公司的文件材料 a 下级公司送来的参阅的简报 情况反映 b 下级公司抄报备案的一般性文件材料 3 2科技文件归档范围 3 2 1 可行性研究 任务书 a 项目申请书及批复文件 b 可行性研究报告及审查意见 c 项目核准过程中的有关评估报告及审查意见 d 环境预测 调查报告 c 设计任务书 计划任务书 3 2 2 设计基础材料 a 工程地质 水文地质 勘察设计 勘察报告 地质图 勘察记录 化验试验 报告 重要土岩样及说明 b 地形 地貌 控制点 建筑物 构筑物及重要设备安装测量定位 观测记录 c 水文 气象 地震等其他设计基础材料 3 2 3 设计文件 a 招标设计文件 即招标书 b 技施工图设计 c 技术秘密材料 专利文件 d 设计计算书 e 关键技术试验 f 总体现划设计 g 设计评价 鉴定及审批 3 2 4 工程管理文件 a 征用土地批准文件及红线图 拆迁 补偿 协议书 b 承发包合同 协议书 招标 投标 租赁文件 c 施工执照 d 环保 消防 卫生等文件 水 暖 电气供应协议书 3 2 5 施工文件 a 土建文件 开工报告 工程技术要求 技术交底 图纸会审纪要 施工组织设计 施工方案 施工计划 施工技术措施 施工安全措施 施工工 艺 原材料及构件出厂证明 质量鉴定 建筑材料试验报告 设计变更 工程更改洽商单 材料代用核定 施工定位测量 地质勘测 土 岩试验报告 基础处理 基础工程施工图 施工记录 日记 大事记 隐蔽工程验收记录 工程记录及测试 沉陷 位移 变形观测记录 事故处理报告 分项 分部单位工程质量检查 评定 交工验收记录证明 施工总结 技术总结 竣工报告 竣工验收报告 b 设备及管线安装施工文件 开工报告 工程技术要求 技术交底 图纸会审纪要 施工组织设计 施工方案 施工计划 技术措施 设计变更 工程更改洽商单 材料零部件 设备代用审批 焊接试验记录 报告 施工检验 探伤 隐蔽工程检查验收记录 强度 密闭性试验报告 设备调试记录 施工安装记录 安装质量检查 评定 事故处理报告 系统调试 试验记录 管线清洗 通水 消毒记录 管线标高 位置 坡度测量记录 中间交工验收记录证明 工程质量评定 竣工报告 竣工验收报告 c 电气仪表安装施工文件 开工报告 工程技术要求 技术交底 图纸会审纪要 施工组织设计 施工方案 施工计划 技术措施 设计变更 工程更改洽商单 材料零部件 设备代用审批 调试 整定记录 性能测试和校核 施工安装记录 质量检查评定 事故处理报告 操作 联动试验 电气装置交接记录 中间交工验收记录 工程质量评定 竣工报告 竣工验收报告 3 2 6 竣工文件 a 项目竣工验收报告 b 全部竣工图 c 项目质量评审材料 d 工程现场声像材料 e 竣工验收会议决议文件 3 2 7 生产技术准备 试生产 a 技术准备计划 b 试生产管理 技术责任制 c 开停车方案 d 设备试车 验收 运转 维护记录 f 安全操作规程 事故分析报告 g 运行记录 h 技术培训材料 i 产品技术参数 性能 图纸 j 工业卫生 劳动保护材料 3 2 8 工艺 设备 a 工艺说明 规程 路线 试验 技术总结 b 产品检验 包装 工装图 检测记录 c 设备 材料出厂合格证 d 设备 材料装箱中 开箱记录 e 设备图纸 说明书 f 设备测绘 验收记录 g 设备安装调试 测定数据 性能鉴定 3 2 9 涉外文件 a 招投标文件 b 合同 合同附件 c 谈判协议或备忘录 d 谈判记录 e 谈判过程中外商提交的材料 f 出国考察及收集到的有关材料 g 国外各设计阶段文件 h 各设计阶段审查或咨询意见 i 技术问题来往函电 j 国外设备材料检验及设计联络 l 开箱检验记录 商检及索赔 m 国外设备 材料的防腐保护措施 n 外国技术人员现场提供的文件材料 3 2 10财务 器材管理 a 财务计划 年度计划 b 工程概算 预算 决算 c 主要材料消耗 器材管理 d 交付使用的固定资产 3 2 11其他资料 a 有关的国外技术标准 b 有关的专利说明 3 2 12科研项目 a 科研项目立项报告 任务书 批准书 b 协议书 委托书 合同 c 研究记录 图表 照片 d 试验记录 图表 照片 e 试验分析 计算 整理数据 f 试验装置及特殊设备图纸 工艺技术规范 说明书 g 试验装置操作规程 安全措施 事故分析 h 阶段报告科研报告 技术鉴定 i 成果申报 鉴定 审批及成果推广应用材料 j 考察报告 重要课题研究会议及专业会议文件 3 3不归档范围 3 3 1上级公司的文件 a 上级公司征求意见不能定稿的文件 3 3 2本公司的文件材料 a 重份文件 b 无参考利用价值的事务性 临时性文件 c 未经会议讨论 未经领导审阅 签发的不生效文件 电报稿 一般性文件的历 次 修改稿 重要法规性文件 定稿除外 铅印文件的各次校对稿 主要领导人亲 笔个性稿和负责人签字的最后定稿除外 d 从正式文件 电报上摘录的供工作参阅的非证明材料 e 无特殊保存价值的信封 一般表态 询问一般性问题 提出一般性建议或意见 的员工来信 f 公司内部互相抄送的文件材料 不应履行公文的行文 介绍信等 g 本公司负责人兼任外公司职务形成的与本公司无关的文件材料 h 为参考目的从各方面收集的文件材料 3 3 3下级公司的文件材料 a 下级公司送来的不应抄报或不必备案的文件材料 b 越级抄送的一般的 不需要办理的文件材料 第五条收集方法 1 文书档案按收发文字号收集 随时做好 账外 文件收集工作 2 科技档案采取参加工程项目验收 重要设备开箱 科研成果鉴定等方式收集 并 按年度收集产品类档案材料 3 会计档案按年度及形式 凭证 账簿 报表 收集 4 声像档案采取参加本公司的重要工作和活动的方式收集 5 实物档案以上级有关表彰决定的文件为依据收集 6 人事档案按员工姓名收集 7 计算机软件按开头项目收集 第六条收集要求 1 本公司的重要工作和活动须有档案收集部门的人员参加摄制或收集档案材料 同时 在有关记录 验收单 开箱单上注明档案材料收集情况 并签名 否则财经部门不 予办理有关结算手续 2 移交档案材料须填写移交清单一式二份 收集人员清点核实 经交接双方签名后各 存一份 接收人员以此为接收记录 3 收集的档案材料的制成材料必须符合长期保存的要求 3 1 纸张要求 文书档案使用本公司统一的文稿纸 打字纸 打印纸 复印纸 纸 张 大小用 A4 纸 科技档案使用 A 系统标准纸 特殊情况下纸张可以加长 严禁超 宽 严禁使用计算机压感纸编制档案材料 3 2 书写要求 编制档案材料必须使用蓝黑墨水 墨汁 或打印 印刷材料 严禁 使用圆珠笔 铅笔 复写纸等不利于长期保管的书写材料 4 档案材料的编制须符合有关质量要求 字迹清楚 工整 各种文件材料 工程文字 材料 票据 专门制作的竣工图及加盖竣工章的竣工图等 均需签字完毕 5 收集的档案材料应为原件 一般不收集复印人 6 收集的档案材料应不缺张页 正件附件 正本副本 请示与批复 转发文原件等齐 全完整 7 对收集到的不符合以上要求的档案材料 须责令用关单位重新编制或收集 8 收集的档案材料需按以上要求进行收集鉴定 确保收集材料的完整 准确 系统 归档率应达 98 以上 完整率应达 95 以上 9 收集的份数及时间规定如下 9 1 档案材料一般收集一份 其中重要的档案材料收集两份 9 2 每年 4 月底以前完成上年底会计档案及按年度归档的其它门类和载体 9 3 文书文件在办理完成后即可收集 科技档案 计算机软件应在项目工作结束后 两 个月内完成收集工作 9 4 声像档案在事件发生的同时摄制收集 第二章第二章档案分类细则档案分类细则 第一条主题内容及适用范围 本标准规定了公司档案的实体分类原则 分类管理 案卷编号 保管期限 案卷排 列方法 类目及类号的设置 检查与考核等 本标准适用于公司档案的实体分类 整理 排架 鉴定等工作 第二条引用标准及政策文件 国档发 1997 7 号 国营企业档案管理暂行规定 DA T22 2000 归档文件整理规则 财预字 1084 第 85 号 会计档案管理办法 能源办 1991 231 号 电力工业企业档案分类规则 第三条名词术语 类目是档案分类的基本单位 是构成档案分类表的主要成分 类号是类目的标识符号 用以表示类目在分类体系中的位置和排列顺序 第四条分类原则 1 档案分类坚持以一个立档单位的全部档案为分类对象的原则 2 档案分类以管理职能和档案内容及其形式特点为依据 保持档案之间的有机联系 的原则 3 档案分类须坚持便于科学管理与开发利用的原则 第五条分类管理 1 档案管理采用 年度 类别 保管期限 法分类管理 类别的划分详见附录 1 附 录 2 文书档案分至二级类目 科技档案分至四级类目 2 会计档案按 年度 形式 报表 帐簿 凭证 保管期限 分类 3 声像和实物档案按 年度 问题 分类 第六条案卷编号 1 文书档案的编号方法 文书档案的编号由年度 类别 案卷号组成 各号之间用 号隔开 年度应填 写本年度的四位全称 如 2005 类别由二级类目组成 案卷号由 001 999 标示 例如 2005 21 001 案卷号 类 别 经营管理综合 年度全称 2005 表示 2005 年度 2 科技档案档号的编号方法 2 1科技文字档案编号 科技文字档案的案卷编号由目录代号 分类号和案卷号组成 按三段数字编号 各 号之间用 号隔开 分别代表目录代号 分类号 案卷号 目录代号由四位数组成 其中前两位 01 代表大渡河龙头石水电站 后两位分机组代号 公共部分取 00 不同机组 分别取 01 02 03 04 分类号由四级类目组成 各级类目均使用 0 至 9 标识 案卷顺 序号采用 001 至 999 标识 例 水电工程文字档案档号 0100 8415 001 0100 8 4 1 5 001 案卷号 四级类目 防雷及接地系统 三级类目 电气一次系统 二级类目 电气及自动化 一级类目 基本建设 目录号 前二位 01 代表大渡河龙头 石水电站 后二位 02 表示 2 机组 2 2科技声像档案的案卷编号 科技声像档案的案卷编号由目录代号 分类号和案卷号组成 按三段数字编号 各号之间用 号隔开 分别代表目录代号 分类号 案卷号 目录代号由四位数组 成 其中前两位 01 代表大渡河龙头石水电站 后两位分机组代号 公共部分取 00 不同 机组分别取 01 02 03 04 分类号由三级类目组成 前二级类目均使用 0 至 9 标识 第三级类目采用 A 至 F 标识 其中 A 代表照片 B 代表录音带 C 代表录相带 D 代表磁盘 E 代表光盘 F 代表底片 案卷顺序号采用 001 至 999 标识 例如 0102 84A 01 案卷号 案卷顺序号 分类号 电气及自动化照片 目录代号 前二位 01 代表大渡河龙头石水电站 后 二位 02 表示 2 机组 3 会计档案的采用三段编号方法 2005 原始凭证 01 案卷号 分类号 年度代号 第七条保管期限 1 档案保管期限按规定分为定期 短期 长期 永久四种 其中 定期有 三年 五年 十五年 二十五年 短期为十五年 长期为五十年 永久为永远保存 2 各类档案的保管期限确定依据本办法附录 3 执行 3 确定档案保管期限坚持 就长不就短 的原则 第八条案卷排列方法 1 各门类 不同载体和全宗的档案分别排列 2 文书档案 会计档案 声像档案按年度 类别和保管期限 从小到大 顺序排列 3 科技档案按类目 从小到大 顺序 预留间隔的方式排列 4 人事档案按姓氏笔划为序 预留间隔的方式排列 5 实物档案按问题排列 6 声像档案按年度排列 第九条类目及类号设置 类目和类号设置依据于 电力工业企业档案分类规则水电厂企业档案分类表 编制 第三章第三章档案整理管理标准档案整理管理标准 第一条主题内容及运用范围 本标准规定了公司档案整理工作的原则 内容 程序 要求 检查与考核等 适用于 龙头石公司的档案整理工作 第二条引用标准 1 DA T22 2000 归档文件整理规则 2 GB T11822 89 科学技术档案案卷构成一般要求 3 财务 1984 第 85 号 会计档案管理办法 第三条名词术语 档案整理 通常指档案实体整理 是将零散的和需进一步条理化的文件或档案 进 行基本的分类 组合 排列 编目 组成有序的档案整体的工作过程 第四条档案整理工作的原则 1 持以全宗整理档案的原则 即将一个立档单位形成的全部材料进行整理 2 坚持档案材料的收集的单位负责整理的原则 3 整理档案必须保持文件之间的有机联系 否则将破坏文件体系的本来面貌和利用 价值 4 整理档案应充分利用原有的整理基础 不要轻易打乱 破坏以往整理和保存的历 史状况 5 整理档案必须坚持便于保管和利用的原则 第五条档案整理工作的内容 1 区别全宗 即将不同的立档单位形成的档案材料区别开 2 装订 即将归档文件按件装订 3 分类 即将全宗内的材料分别按有关分类方法和分类细则分门别类的分开 4 排列 将归档文件按规定顺序进行排列 5 编号 按照排列顺序和分类方案 对归档文件逐件编号 对科学档案进行分卷装 盒 卷内文件打印页号 对案卷编写档号 6 装盒 将归档文件按件号顺序装入档案盒 并填写档案盒封面盒脊及备考表项目 7 建立或补充全宗卷 第六条整理工作的程序和要求 1 区别全宗 1 1 全宗号的规定 公司全宗号由上级档案主管部门给定 公司所属立档单位的全宗 号按二位数字编号 由公司确定其全宗号 1 2 将收集到的档案材料按不同的立档单位分开 2 分类 在一个全宗内 下同 2 1 对收集来的材料进行清理 判定其保存价值 剔除无保存价值的材料和重份材料 2 2 对归档材料进行完整性审查 补充收集缺张页的材料和应归档和重份材料 2 3 按照本公司 档案分类细则 规定的分类方法 对照 分类表 逐份逐件对号分 类 分到每个相应类目中 3 立卷 3 1 将分到各类目中和不同保管期限的材料分别装入不同案卷 每一类或每一个问 题及不同保管期限分别装卷 不得混问题 混保管期限装入同一卷内 材料较 多的分装成若干卷 3 2 分装材料入卷时 不得拆件 必须保持其自然形成规律和材料间的有机联系 坚持密不可分的原则 3 3 涉及前后两年工作的一份材料 一般分入后一年的案卷中 为便查询 可复印 一分装入后一年的案卷中 4 排序 4 1 归档文件材料区别不同情况进行排列 密不可分的材料依序排列在一起 即批 示在前请求在后 正件在前 附件在后 印件在前 定稿在后 非拆讼案件的 结论性材料在前 依据材料在后 其它文件材料依其形成规律和特点排列 4 2 案卷排列按本公司 分类细则 的规定执行 5 编号 5 1 新立卷的卷内材料按排列顺序 凡有效张页均依次编写页号 页号从 1 开始编流 水号 科技档案正面编在右下角 背面编在左下角 文书档案编在右上角 5 2 向已有案卷中补充材料 应放在案卷最后 并按照排列按原有案卷中档案材料的 最后的一页页号依次编号 禁止在已有案卷的中间插入材料 确需插入的须重新 编页号 5 3 声像材料应在装具上或在声像材料的背脊上逐件编号 5 4 按照归档文件排列顺序 分保管期限 年度 问题编写件号 件号从 1 开始编流 水号 6 编目 6 1 文书档案按照归档文件件号顺序编制归档文件目录 编制方法 目录格式及填写 要求等按 DA T22 2000 的规定执行 6 2 科技档案按照卷内材料排列顺序逐卷逐件填写卷内目录 目录格式统一由档案室 印制 6 3 题名填写应为材料的全名 不得更改和简化 没有题名或虽有题名但无实质内容 的材料要重新拟写 缺责任者 日期的材料要考证清楚 填入有关项目 6 4 声像材料应用文字标出摄像或录音的对象 时间 地点 中心内容和责任者 7 填写案卷封皮 7 1 科技档案填写案卷题名 拟写题名要求文字简练 内容明了易懂 并置于卷内目 录之前 7 2 科技档案填写档号按 分类细则 的规定执行 案卷号按类目编通号 财务档案 的案卷号按形式编通号 8 填写案卷备考表 将卷内材料的情况说明填入备考表 有无情况说明 立卷人 检 查人须签章 并填写立卷日期 将备考表置于卷尾 9 填写案卷背脊 将案卷封皮的对应内容填写的案卷背脊人 10 装订 10 1档案材料在装订前要去掉金属物 对破损的材料要托裱 字迹扩散的应复印 与原件一并立卷 10 2文书档案按件装订 按件号顺序装入档案盒内 并按 DA T22 2000 规定填写 盒脊 会计档案装订成卷 采用三孔一线的方法装订 10 3科技档案不装订成卷 卷中文件应逐件用细线装订 单张材料不装订 但需 按琴键式折叠折成 A4 幅面大小 材料名称露外 同时卷内在每份材料的右下方 加盖档号章 并填写档号 10 4具体装订整理格式可参阅 大渡河龙头石水电开发限责任公司竣工资料移交 管理办法 的通知 11 编制检索工具 11 1检索工具的格式 由公司档案室统一印制 11 2文件档案必须编制归档文件目录 也可根据需要编制全引目录 科技档案必 须编制案卷目录 总目录和全引目录 11 3其它各门类和载体档案参照以上规定编制一种及以上目录 第四章第四章档案立卷归档制度档案立卷归档制度 为了及时收集公司的各类文件资料 防止重要文件资料遗失和遗漏 使其完整地归 入档案 根据国家颁布的档案收集整理的有关规定 特制定本制度 第一条凡是反映本公司动作过程 具有保存利用价值的文件 图纸 声像材料均为归 档范围 应移交公司档案室集中统一保管 第二条本公司立卷组织有行政部 工程技术部 计划合同部 财务部 机电物资部 第三条行政部对公司领导 办公室 人事等部门在工作中和外出公务活动中形成的文 书 实行集中统一立卷 各部门对每年办理完毕后的文书 应当注明办理情况 后 及时清理归类保管 并于每年底向档案室移交 第四条财务部负责对当年形成的会计档案整理立卷 第五条对本公司各部门应移交的档案 未按期齐全完整移交的 综合档案室有权督促 检查和验收 并按照 档案法 及公司档案管理办法的规定 给予相应处罚 第五章第五章档案保密工作管理标准档案保密工作管理标准 第一条主题内容及适用范围 1 本标准规定公司档案保密范围 密级 档案查看权限 2 本标准适用于公司档案的保密工作 第二条引用标准 1 中华人民共和国保密法 2 电力工业国家秘密及其密级具体范围的规定 第三条档案密级划分 公司档案密级定义为 档案企密 根据泄密可能对公司建设 生产经营等各方面利 益的损害分 I 级 II 级 III 级和 IV 级 第四条档案密级设定 1 企业密级 收文由资料管理员初设密级 由行政部主任确定密级 发文 传真 需 盖章 由发文部门负责人初设密级 由行政部主任确定密级 档案室根据所赋予的 密级进行保存 2 其他未赋予密级的档案资料 由档案管理员归档时根据公司相关保密规定及建设 生产经营实际情况以及档案密级表 详见附录 4 确定档案密级进行保存 3 档案责任者 根据公司业务性质和移交单位 公司档案归档时设定责任者 第五条不同密级档案查看权限的设定 1 流程转存的档案 流程经手人均为特权人 2 原则上档案密级与人员职级相对应 I 级 仅允许公司总经理查看 II 级 允 许公司领导级人员查看 III 级 允许所属部门负责人及以上人员查看 IV 级 允许部门内员工查看 未设 档案企密 级别的允许公司全体员工查看 3 允许跨部门设定查看权限级别 根据权限表确定 权限表明确每位员工对所有部门 的所属档案查看权限 4 无权查看的档案 可以通过档案查询申请办理临时查看申请手续 流程为向本部门 负责人提出申请 并由主管档案所属部门工作的主管领导批准 即可给予 7 天的电 子档案查看权限 纸质档案查阅申请程序相同 如需要借出原件或复印带出档案室 则需经过总经理批准 第六章第六章档案开发利用制度档案开发利用制度 第一条主题内容及适用范围 本制度规定了公司档案利用的权限范围 档案信息开发 档案利用服务以及档案的 借阅流程 第二条档案利用的权限范围 1 本公司档案采取 专业对口开放 的方式提供利用 即从事专业人员允许查阅本专 业的档案 原则上不允许查阅利用非本人所从事专业的档案 2 确因工作需要查阅非本人从事专业档案或超越密级权限档案的须经档案产生部门领 导或相关部门领导批准 3 公司档案一般不对社会开放 凡需查询利用须经公司领导批准 并按有关规定执行 第三条档案信息的开发 1 各级各类专业技术人员 管理人员和专职档案人员有利用本专业档案 开发档案信 息资源的义务 2 档案信息开发主要是利用档案进行二次整理 编制大事记 基础数据汇集 工程大 事记 工程概况 图集 文件汇编 组织机构改革 事故汇编等 3 在二次整理的基础上 对各类信息进行分析 比较研究后 综合加工编制新的信息 进行深层次的加工 形成各种专题报告 情报 论文等 第四条档案利用及服务 1 开展 档案利用优质服务 活动 做到调卷迅速 准确 服务态度好 查全率 查 准率达到 98 以上 2 公司拟采取网上全文搜索 利用 提供分发目录 电话调卷 开架阅览等多种服务 形式 2 1 科技档案采取分发目录形式开展服务 目录按专业对口分发到公司各部门 各部 门可根据具体情况下发 2 2 各类档案均可采用网上或电话调卷 但档案人员须详细了解调卷人的情况 并符 合查阅档案的有关规定 2 3 科技资料采取开架阅览方式 入出库严格作好记录 3 档案人员要通过参加生产 经营的有关会议 深入基层调查 了解档案利用的需求 主动提供档案信息服务 对新收集到科技档案资料应按规定复印发放有关单位 及 时发挥其作用 4 利用档案必须符合有关规定 自觉保护档案 在利用档案后 档案人员须认真检查 发现问题及时处理 4 1 利用档案严禁在档案实体上画 杠 改 以及作任何标记 确保档案的原貌和整 洁 4 2 利用档案严禁折 撕档案张页 未经允许不得抄录 复制档案 4 3 利用档案应妥善保管 不得遗失 第五条档案借阅流程 公司档案的借阅须履行借阅手续 具体程序见下图 档案管理员 归还确认 08 借阅申请人 借出确认 07 档案管理员 借出确认 06 总经理审批 04 所在部门 主管领导审核 03 借 阅 介质 本人所在部门 负责人审批 02 借阅人提交 档案借 阅 申请 01 借阅 复印纸质文档 是 是否超越权限 否 阅电子文档 按批准的查阅时间赋予 权限并按期收回 05 是 是否超越权限 阅纸质文档 否 主管该档案责任部门 工作的领导审批 04 主管该档案责任部门 工作的领导审批 04 第七章第七章档案保管管理规定档案保管管理规定 第一条主题内容及适用范围 本规定规定了公司档案保管工作的管理 保管条件 工作内容及要求 检查与考核 等 本标准适用于公司档案保管工作 第二条档案保管工作的管理 1 公司档案实行集中统一的方式保管 即公司文书档案 科技档案 会计档案 人事 档案 实物和声像档案等均实行集中保管 2 文书档案按规定在办理完后移交档案室保存 科技 人事 实物 声像档案随时形 成随时移交档案室保存 会计档案按年底 由财务部门保管一年后移交档案室保存 3 档案移交必须办理移交手续 由移交单位填写移交清单 经接人员核实验收 交接 双方签单后各存一份备查 4 集中保管的档案按不同门类的载体分库或分架保存 第三条档案保管条件 1 档案库房 1 1 档案库房建设须符合 档案馆建筑设计规范 1 2 库房面积应满足档案的需要 并有一定的余地 1 3 库房应有防火 防盗 防光 防有害气体 防潮 防温 防虫 防尘等设施 2 档案装具 2 1 档案柜质量须符合国家有关规定 数量应保证有满足 10 年以上档案增加的余地 2 2 案卷的外观质量符合国家要求 须采用国家档案行政部门监制的卷盒 3 档案保护 3 1 配备必要的档案保护设备 如 录音机 录像机 消毒设备 缝纫机 复印机 照相机等 每间库房应配备温湿度测试仪 灭火器 空调机 去湿机 通风设 施 3 2 配备现代化管理设备 如计算机 光盘设备等 第四条档案保管工作内容及要求 1 档案保管工作内容 1 1 根据接收的不同门类载体档案 按照 档案分类细则 规定的排列方法进行系 统排架 排架系统 科学 便于保管和提供利用 1 2 绘制案卷存放示意图 1 3 补充全宗卷 1 4 对移出 遗失的档案经公司经理 重要的 或分管领导批准后注销 1 5 每年 12 月底以前对库存档案进行核对 做到帐物相符 并做好记录 2 档案保管工作要求 2 1 各类纸质档案须经杀菌后方能入库 2 2 对破损或载体变质的档案进行修补和复制 2 3 对录音 录像等磁介质档案每半年播放一次 每年拷贝一次 2 4 每天应对档案库房的 八防 情况进行检查 做好记录 发现问题应及时反映 或处理 2 5 积极利用档案管理现代化设备 逐步将各门类的载体档案录入计算机 制作成 光盘提供利用 减少档案原件的利用频率 延长档案寿命 第八章第八章档案鉴定 销毁制度档案鉴定 销毁制度 档案的鉴定工作 就是根据档案鉴定标准 甄别和判定档案的价值 确定档案的保 管期限 剔除失去保存价值的档案加以销毁 正确地确定需要保存的档案 保护有价值 的档案 提高保存档案的质量 有利于档案的保管利用 为了使档案的鉴定和销毁工作 有组织 有监督地进行 特制定档案鉴定 销毁工作制度 第一条档案鉴定制度 1 确保档案正常归档 对保管期限已满的档案进行鉴定 销毁 2 由分管档案的领导 专业技术人员和档案人员组成鉴定小组 3 财会档案的鉴定 销毁程序和手续均按财政部和国家档案局制发的规定执行 4 鉴定工作结束后 要撰写鉴定工作总结 并将 档案销毁清册 及批准手续全部归入 全宗卷 妥善保管 第二条档案销毁制度 1 销毁档案的标准 1 1 保管时间标准 短期保管的档案 15 年期满 期满后经过认真复查 公司主管领导批准后即可销 毁 长期保管的档案 50 年期满 期满后经认真鉴定确认已无继续保存的必要时 经 公司主管领导批准即可销毁 1 2 档案内容 来源 形式标准 档案室对所管档案在坚持 期满鉴定销毁 的原则下 对原基础不好的案卷或保管 期限不明确的案卷 要再进行一次认真的鉴定 以档案的内容 来源 形式为标准 重新判定档案的价值 剔除无继续保存价值的档案 2 档案销毁的程序 2 1 档案销毁的具体工作由档案室承办 档案室对已保管期满 拟销毁档案提出存毁 的初步意见 并对拟销毁档案按类别造册登记 由专业技术人员和档案人员共同 鉴定档案 确定销毁或续存 分别送交档案形成部门领导进行初审 2 2 汇总初审意见 编造档案销毁清册 销毁清册是准备销毁案卷的登记簿 同时还 应该撰写一份销毁档案的书面报告 2 3 销毁清册连同销毁档案的书面报告送交公司主管领导审核 批准 2 4 经鉴定批准销毁的档案 必须送指定地点销毁 不准出卖或做它用 销毁档案时 应注意安全保密 必须派专人护送到指定地点 由两人 或两人以上 监督销毁 销毁后监销人需在销毁清册上签字盖章 注名销毁方式 时间 地点 并在销毁 清册上注明 已销毁 字样和销毁日期 经审查不准销毁的档案仍继续保存 并在 销毁清册上详细注明 2 5 档案销毁后 必须在相应的 案卷目录 档案总登记簿 和 案卷目录登记簿 上注明 已销毁 第九章第九章档案管理管理规定档案管理管理规定 第一条 为加强公司档案工作 促进档案工作为各项工作服务 根据 中华人民共和国档 案法 以下简称 档案法 和有关法律 法规 制定本规定 第二条 本规定所称的公司档案 是指公司在生产经营和管理活动中形成的对国家 社会 和公司有保存价值的各种形式的文件材料 第三条 公司应遵守 档案法 管理本公司档案 明确管理档案的部门或人员 提高职 工档案意识 确保档案完整 准确和安全 第四条 公司档案工作接受档案行政管理部门的监督和指导 第五条 公司负责档案工作的部门依法履行下列职责 1 贯彻执行 档案法 等有关法律 法规和方针政策 制定本公司文件材料归档和档 案保管 利用 鉴定 销毁 移交等有关规章制度 2 统筹规划并负责本公司档案的收集 整理 保管 鉴定 统计和提供利用工作 3 指导本公司各部门文件材料的形成 积累 整理和归档工作 4 监督 指导本公司所属机构的档案工作 第六条 公司档案工作人员应忠于职守 遵纪守法 具有相应的档案专业知识和业务能力 第七条 公司各部门负责归档文件材料的收集和整理 并定期交本公司档案部门集中管理 任何人不得拒绝归档 第八条 归档的文件材料应完整 准确 系统 文件书写的载体材料应能耐久保存 文 件材料整理符合规范 归档的电子文件 应有相应的纸质文件材料一并归档保存 第九条 公司根据有关规定 确定档案保管期限 划定档案密级 第十条 公司采取有效措施对档案进行安全保管 并切实加强对知识产权档案和涉及商业 秘密档案的管理 第十一条公司对保管期限已满的档案进行鉴定 对确无保存价值的档案登记造册 按 有关规定经公司法定代表人批准后进行监销 第十二条公司做好档案统计工作 公司认真做好对国家和社会有保存价值的档案的登 记工作 第十三条公司档案现代化应与公司信息化建设同步发展 不断提高档案管理水平 第十四条公司档案部门应积极做好档案的提供利用工作 努力开发档案信息资源 为 公司提供及时 有效的服务 第十五条公司必须为政府有关部门 司法部门依法执行公务提供真实 准确的档案 第十六条公司提供利用 公布档案 不得损害国家 社会和其他组织的利益 不得侵 犯他人的合法权益 第十七条公司应当建立档案工作责任追究制度 对不按规定归档而造成文件材料损失 的 或对档案进行涂改 抽换 伪造 盗窃 隐匿和擅自销毁而造成档案丢失或损 坏的直接责任者 依法进行处理 附录附录 1 文书档案分类表文书档案分类表 档案编号 归档内容档案编号 归档内容档案编号 归档内容 0 0 党群工作党群工作 2 2 经营管理经营管理 4 4 财务审计财务审计 01 党群工作综合 21 经营管理综合 41 财务审计综合 02 党务工作综合 22 计划统计 42 财务管理 03 组织工作 23 物资管理 43 会计帐务 04 纪检工作 24 用电营业 44 审计工作 05 宣传 统战工作 25 农村电网和农电管理 5 5 人事劳资人事劳资 06 工会工作 26 产品销售 51 人事劳资综合 07 共青团 青年工 作 27 多种经营与协作联营 52 机构编制 08 协会 学会工作 3 3 生产技术管理生产技术管理 53 人事管理 1 1 行政管理行政管理 31 生产技术管理综合 54 劳动管理 11 行政管理综合 32 规划基建管理 55 工资管理 12 行政事务 33 生产管理 56 教育培训 13 武装保卫 34 施工管理 14 监察 35 安全环保 15 医疗卫生 36 科技管理 16 后勤福利 37 质量管理 17 外事工作 38 标准计量 39 信息工作 附录附录 2 技术档案分类表技术档案分类表 档号档号归档范围 文件内容 归档范围 文件内容 8 8 基本建设基本建设 8080 综合文件材料综合文件材料 800800 凭证性文件凭证性文件 8000 项目建议书及批复 1 项目建议书 2 请示立项的有关文件 3 国家计委批准立项批文 4 其他有关文件 8001 可行性研究报告 1 可行性研究报告前 后文件资料 2 可行性研究报告文件及附图 3 水电顾问公司 水电建设咨询公司有关文件 4 项目评估书 上级批复 8002 设计任务书 计划任务书 8003 移民规划 1 省 规划院对移民的批示文件 函件 2 库区移民规划书 或文件 及上级批复文件 3 施工移民规划书 或文件 及上级批复文件 4 其他移民规划书 或文件 含移民区内生产 生活设施 公路新建 扩建 改建 新建高压电力线路等 8004 土地征用 1 征地移民规划设计书 含库区 施工区 及设计征地图 2 征地批准文件 3 征地及租用土地区域红线图及土地使用证 4 移民拆迁 补偿协议书 5 有关征地移民工作的会议纪要及工作文件 6 水库及电站区界桩图 8005 合同 协议 一 合同 1 勘测 设计 科研 咨询及技术服务合同 档号档号归档范围 文件内容 归档范围 文件内容 电站主体工程勘测 设计合同 电站各类科研合同 电站辅助工程 基础工程 临建工程勘测 设计合同 电站交通工程 设计合同 技术咨询及技术服务合同 2 工程施工合同 电站主体工程施工合同 电站辅助工程 基础工程 临建工程施工合同 电站交通工程施工合同 其他小型施工合同 3 设备采购合同 电站主体工程设备采购合同 电站辅助工程 临建工程设备采购合同 电站施工设备采购合同 4 监理工程师聘请合同 5 委托 代理 供应合同 6 其他合同 二 合同争议 索赔等相关文件资料 包括 水 暖 电 煤气供应协议书 三 招投标文件 各分标工程施工单位投标书及附件 各分标工程招投标计划及总结 各分标工程评标工作文件 机电及金结设备投标文件 机电及金结设备评标工作文件 其他招投标 含议标 文件 8006 施工执照 8007 环保 消防 卫生等文件 包括环保三同时 消防 卫生等审核文件 8008 来往函件 与设计 制造 施工 试验等单位的重要来往函件 1 电站与主要设计单位重要来往函件 2 电站与主要设备制造厂家重要来往函件 3 电站与主要施工单位重要来往函件 档号档号归档范围 文件内容 归档范围 文件内容 4 电站与主要科研单位 电力试验单位 其他设计单位重要来往函件 5 电站与主要监理单位重要来往函件 6 其他重要来往函件 8009 其他 801801 设计基础材料设计基础材料 8010 地质勘测 包括 工程地质 水文地质 勘察设计 勘察报告 地质图 勘察记录 化 验 试验报告 重要土 岩样及说明 决定方案的部分 施工期地质勘测报告应按工程项目分类 提交各单位工程 分部工程地质报 告及地质描述图 8011 测绘及地形图 包括 地形 地貌 控制点 建筑物 构筑物及重要设备安装测量定位 观 测记录 8012 水文 气象 地震资料 初设前专题报告 上报材料及批复 8013 水质 泥沙资料 水质分析试验包 泥沙测试分析报告 8014 交通 建材调查 1 交通情况调查报告及批复文件 2 建材调查报告 天然骨料 坝基开挖及地下工程开挖可用石渣料及渣场平 衡 水泥等材料的调查文件 8015 电力负荷调查 近期 远期电力负荷供应调查报告 电力规划 电站投入供电 范围等及上级批复文件 8016 经济调查 电站淹没对社会影响 地面拆迁 地下资源 电站建成后对工农业 经济影响及供电对象等调查报告及上级批复文件 8019 其他 802802 设计文件设计文件 8020 初步设计及批复 1 初步设计审查及批复文件 2 综合说明书及附图 3 水文 气象 4 工程地质及附图 5 水利功能和水库 6 工程总体布置 枢纽建筑物及附图 7 水力机械 电气 金属结构及附图 8 施工组织设计及附图 9 总概算及编制说明 档号档号归档范围 文件内容 归档范围 文件内容 10 初设阶段科研试验项目成果报告 8021 招标设计 1 招标设计文件 综合部分 2 招标书及招标图纸 含机电和金结设备订货技术条件 询价书 3 技术标准 技术规范 4 来往函件 5 修改概算及批复 6 设计计算书及关键技术试验 8022 施工图设计及批复 1 全部设计图纸 含设备清册及订货图 2 各分项工程施工技术要求 3 施工图设计阶段相关设计文件 4 施工图设计阶段科研全部设计通知单 5 施工图设计阶段科研试验项目超过报告 6 机电和金结技施设计大钢及审查会议纪要 8023 设计变更 8029 其他 803803 土建施工文件土建施工文件 8030 开工报告 工程技术要求等文件 开工报告 开工令 工程技术要求 技术交底 图纸会审纪要等 8031 施工方案 计划 措施 工艺 施工方案 施工计划 施工技术措施 施工安全措施 施工工艺 其内容 开挖 喷锚支护 锚索 钢筋砼 各类灌浆 缺陷处理 8032 原材料 构件证明书 试验报告 原材料及构件出厂证明 质量鉴定 建筑材料试验报告及监理工程师提供的原 料复查