医院非政府采购管理制度

医院非政府采购管理制度一、总则（一）目的为加强医院非政府采购管理，规范采购行为，提高资金使用效益，保证采购质量，促进廉政建设，根据国家有关法律法规和医院实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于医院各部门使用财政性资金以外的资金进行的货物、工程和服务采购活动。（三）基本原则1.依法依规原则严格遵守国家法律法规和相关政策规定，确保采购活动合法合规。2.公开公平公正原则采购过程应公开透明，公平对待所有供应商，确保公正选择中标（成交）供应商。3.效益原则在保证采购质量的前提下，充分考虑采购成本，提高资金使用效益。4.诚信原则采购各方应诚实守信，履行各自的权利和义务。二、采购组织与职责（一）采购管理部门医院设立专门的采购管理部门，负责非政府采购活动的组织、协调和管理工作。其主要职责包括：1.制定和完善非政府采购管理制度、流程和操作规范。2.编制年度非政府采购预算，报医院审批后执行。3.组织采购项目的实施，包括采购文件编制、采购信息发布、供应商资格审查、开标评标、合同签订等。4.建立和管理供应商库，对供应商进行评价和考核。5.协调处理采购过程中的质疑和投诉。6.负责采购档案的整理、归档和保管。（二）需求部门需求部门负责提出采购需求，包括采购项目的名称、规格型号、数量、技术参数、质量要求、服务要求等，并对采购需求的合理性和准确性负责。其主要职责包括：1.根据医院业务发展需要，及时提出采购申请。2.参与采购文件的编制和评审工作，提供技术支持和专业意见。3.负责采购项目的验收工作，确保采购货物、工程和服务符合要求。4.配合采购管理部门处理采购过程中的相关事宜。（三）财务部门财务部门负责非政府采购资金的预算管理、支付审核和财务核算等工作。其主要职责包括：1.审核采购预算，确保资金安排合理。2.对采购合同进行审核，监督合同执行情况。3.按照合同约定办理资金支付手续，确保资金安全。4.定期对采购资金使用情况进行统计和分析。（四）审计部门审计部门负责对非政府采购活动进行审计监督，检查采购程序的合规性、采购资金的使用效益等。其主要职责包括：1.制定年度审计计划，对重点采购项目进行审计。2.审查采购文件、合同、验收报告等相关资料，核实采购活动的真实性、合法性和效益性。3.对采购过程中发现的问题提出审计意见和建议，督促整改落实。三、采购预算管理（一）预算编制1.需求部门应根据医院业务发展规划和实际工作需要，于每年[具体时间]前提出下一年度非政府采购预算申请，详细说明采购项目的名称、规格型号、数量、预算金额等内容。2.采购管理部门对需求部门提交的预算申请进行汇总、审核和平衡，结合医院资金状况，编制年度非政府采购预算草案，报医院审批。3.医院根据审批通过的预算草案，下达年度非政府采购预算指标，明确各部门的采购预算额度。（二）预算执行1.采购项目应严格按照预算执行，不得超预算采购。特殊情况确需调整预算的，需求部门应提出书面申请，说明调整原因和金额，经采购管理部门审核后，报医院审批。2.采购管理部门应定期对预算执行情况进行检查和分析，及时发现和解决预算执行过程中存在的问题。（三）预算调整1.在预算执行过程中，如遇下列情况之一的，可以申请预算调整：国家政策发生重大变化，导致采购项目必须调整的。因医院业务发展需要，新增采购项目或对原采购项目进行重大变更的。其他不可抗力因素导致预算无法执行的。2.预算调整申请应包括调整原因、调整内容、调整金额等详细信息，经采购管理部门审核后，报医院审批。四、采购方式及程序（一）采购方式1.公开招标公开招标是指采购人依法以招标公告的方式邀请不特定的供应商参加投标的采购方式。适用于采购金额较大、技术复杂、有较多潜在供应商的采购项目。2.邀请招标邀请招标是指采购人依法从符合相应资格条件的供应商中随机邀请三家以上供应商，并以投标邀请书的方式邀请其参加投标的采购方式。适用于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的项目，或者采用公开招标方式的费用占政府采购项目总价值的比例过大的项目。3.竞争性谈判竞争性谈判是指采购人通过与符合相应资格条件的不少于三家的供应商分别谈判，商定价格、条件和合同条款，最后从中确定成交供应商的采购方式。适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的项目，技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的项目，采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的项目，不能事先计算出价格总额的项目。4.单一来源采购单一来源采购是指采购人向唯一供应商进行采购的方式。适用于只能从唯一供应商处采购的项目，发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的项目，必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的项目。5.询价询价是指采购人向有关供应商发出询价单让其报价，在报价基础上进行比较并确定最优供应商的一种采购方式。适用于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。（二）采购程序1.采购申请需求部门根据实际工作需要，填写《非政府采购申请表》，详细说明采购项目的名称、规格型号、数量、技术参数、质量要求、服务要求、预算金额等内容，并经部门负责人签字确认后，提交采购管理部门。2.采购审批采购管理部门对需求部门提交的采购申请进行审核，重点审核采购项目的必要性、合规性、预算合理性等。审核通过后，报医院分管领导审批。重大采购项目需报医院院长办公会审议通过。3.采购实施公开招标、邀请招标采购项目采购管理部门编制招标文件，明确采购项目的技术规格、商务条款、评标标准等内容。招标文件应在医院官网或其他指定媒体上发布招标公告，邀请潜在供应商报名参加投标。采购管理部门对报名参加投标的供应商进行资格审查，确定符合资格条件的供应商名单。组织开标、评标会议，按照招标文件规定的评标标准进行评标，确定中标（成交）候选人。发布中标（成交）公告，向中标（成交）供应商发出中标（成交）通知书，并通知未中标（成交）供应商。竞争性谈判采购项目采购管理部门成立谈判小组，谈判小组由三人以上单数组成，其中专家人数不得少于成员总数的三分之二。谈判小组负责与供应商进行谈判，确定成交供应商。采购管理部门编制谈判文件，明确采购项目的技术规格、商务条款、谈判程序等内容。谈判文件应在医院官网或其他指定媒体上发布谈判公告，邀请符合资格条件的供应商报名参加谈判。采购管理部门对报名参加谈判的供应商进行资格审查，确定符合资格条件的供应商名单。谈判小组与供应商进行谈判，谈判过程中应记录谈判内容和结果。谈判结束后，谈判小组按照谈判文件规定的成交标准，确定成交供应商。采购管理部门向成交供应商发出成交通知书，并通知未成交供应商。单一来源采购项目采购管理部门填写《单一来源采购申请表》，详细说明采购项目的名称、规格型号、数量、技术参数、质量要求、服务要求、预算金额、单一来源采购理由等内容，并经部门负责人签字确认后，提交医院分管领导审批。重大采购项目需报医院院长办公会审议通过。医院分管领导或院长办公会审批通过后，采购管理部门与单一来源供应商进行协商，签订采购合同。询价采购项目采购管理部门成立询价小组，询价小组由三人以上单数组成，其中专家人数不得少于成员总数的三分之二。询价小组负责向供应商询价，确定成交供应商。采购管理部门编制询价文件，明确采购项目的技术规格、商务条款、询价程序等内容。询价文件应在医院官网或其他指定媒体上发布询价公告，邀请符合资格条件的供应商报名参加询价。采购管理部门对报名参加询价的供应商进行资格审查，确定符合资格条件的供应商名单。询价小组向供应商发出询价单，供应商按照询价单要求进行报价。询价小组对供应商的报价进行比较，确定成交供应商。采购管理部门向成交供应商发出成交通知书，并通知未成交供应商。4.合同签订采购管理部门根据中标（成交）通知书，与中标（成交）供应商签订采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，包括采购项目的名称、规格型号、数量、价格、交货时间、交货地点、质量要求、售后服务等内容。合同签订后，应报财务部门备案。5.采购验收采购项目完成后，需求部门应组织相关人员按照采购合同和验收标准进行验收。验收合格后，填写《非政府采购验收报告》，经需求部门负责人签字确认后，提交采购管理部门。采购管理部门对验收报告进行审核，审核通过后，办理相关付款手续。五、供应商管理（一）供应商准入1.采购管理部门建立供应商库，对供应商的基本信息、资质证书、业绩情况、信誉状况等进行登记和管理。2.供应商应具备以下条件：具有独立承担民事责任的能力。具有良好的商业信誉和健全的财务会计制度。具有履行合同所必需的设备和专业技术能力。有依法缴纳税收和社会保障资金的良好记录。参加政府采购活动前三年内，在经营活动中没有重大违法记录。法律、行政法规规定的其他条件。3.需求部门推荐供应商的，应填写《供应商推荐表》，详细说明推荐理由、供应商基本情况等内容，并经部门负责人签字确认后，提交采购管理部门。采购管理部门对推荐的供应商进行资格审查，符合条件的纳入供应商库。（二）供应商评价与考核1.采购管理部门定期对供应商的供货质量、交货期、售后服务等情况进行评价和考核。评价和考核结果作为供应商续库、淘汰的重要依据。2.评价和考核方式包括：定期问卷调查：采购管理部门定期向使用部门发放《供应商评价调查表》，了解供应商的供货质量、交货期、售后服务等情况。不定期抽查：采购管理部门不定期对供应商的供货情况进行抽查，检查供应商是否按照合同约定履行义务。投诉处理：对供应商的投诉进行调查处理，将处理结果作为供应商评价和考核的重要依据。3.采购管理部门根据评价和考核结果，对供应商进行分类管理：A类供应商：信誉良好，供货质量高，交货期及时，售后服务优质，优先选择合作。B类供应商：基本满足采购要求，但存在一些不足之处，加强管理和监督，逐步提高合作质量。C类供应商：存在较多问题，如供货质量不稳定、交货期延迟、售后服务不到位等，限制合作或淘汰。（三）供应商淘汰1.供应商出现下列情况之一的，采购管理部门应将其从供应商库中淘汰：提供虚假材料谋取中标（成交）的。采取不正当手段诋毁、排挤其他供应商的。与采购人、其他供应商或者采购代理机构恶意串通的。向采购人、采购代理机构行贿或者提供其他不正当利益的。在采购活动中拒绝有关部门监督检查或者提供虚假情况的。连续两次以上被评价为C类供应商的。其他严重违反法律法规和采购合同约定的行为。2.被淘汰的供应商一年内不得再次申请加入医院供应商库。六、采购档案管理（一）档案内容采购档案包括采购项目从申请到验收全过程的相关文件资料，主要包括：1.采购申请文件，如《非政府采购申请表》等。2.采购审批文件，如采购项目审批表、医院分管领导或院长办公会会议纪要等。3.采购文件，如招标文件、谈判文件、询价文件、单一来源采购申请及审批文件等。4.供应商资料，如供应商营业执照副本复印件、资质证书复印件、业绩证明材料等。5.投标（响应）文件，如投标函、报价表、技术规格偏离表、商务条款偏离表等。6.开标、评标、谈判、询价记录，如开标记录、评标报告、谈判记录、询价记录等。7.中标（成交）通知书。8.采购合同。9.验收报告，如《非政府采购验收报告》等。10.其他相关文件资料，如质疑答复、投诉处理决定书等。（二）档案整理与归档1.采购管理部门负责采购档案的整理和归档工作。采购项目完成后，应及时将相关文件资料进行收集、整理，按照档案管理要求进行分类、编号、装订。2.采购档案应一式两份，一份由采购管理部门保管，一份交财务部门备案。档案保管期限按照国家有关规定执行。（三）档案查阅与借阅1.医院内部人员因工作需要查阅采购档案的，应填写《采购档案查阅申请表》，经部门负责人签字同意后，到采购管理部门查阅。查阅档案时，应在指定地点进行，不得擅自将档案带出或复制。2.医院外部人员因特殊原因需要查阅采购档案的，应经医院分管领导批准，并办理相关查阅手续。查阅档案时，应有医院工作人员陪同，不得擅自摘抄、复制档案内容。3.因工作需要借阅采购档案的，应填写《采购档案借阅申请表》，经部门负责人和采购管理部门负责人签字同意后，方可借阅。借阅期限一般不得超过[具体期限]，借阅人应按时归还档案。归还时，采购管理部门应认真核对档案内容，确保档案完整无损。七、监督与检查（一）内部监督1.审计部门定期对非政府采购活