我在区档案局保管利用科的实习报告(1)

1/5我在区档案局保管利用科的实习报告1一，实习单位简介我实习的单位是西安市长安区档案馆，它是集中管理全区档案的文化事业机构，负责接收、保管和提供利用进馆档案，并对全区档案工作进行监督和指导。馆内设办公室、监督指导科、保管利用科、区志办、执法科，隶属区委领导，业务上受西安市档案局指导。目前保管有不同历史时期长安党政机关、社会团体、企事业单位形成的各类文书档案、科技。档案、会计档案、实物档案、专门档案、特色档案、人员档案、重大活动档案等140个全宗约12万卷。这些档案分别放到四个档案库里，按全宗号排列，一个全宗内先按保管期限排列再按时间先后排列。长安区档案局的查档程序是填写登记表、出示证件检索、到库中取出相应的案卷、复印、盖章、收费、完成。二，主要工作我所在的科室是保管利用科，主要工作是1负责接收、征集全区党政机关、群众团体及有关组织和企事业单位的重要档案资料2负责馆藏档案资料的管理，确保档案资料的完整与安全3负责馆藏档案资料的查阅利用和综合分析工作2/54负责馆藏档案史料的管理、展览与陈列5负责全区档案资料目录中心的建立和管理工作6负责馆藏档案资料的编纂、研究、鉴定、公布与档案开放工作7负责馆藏档案资料的技术保护和抢救工作。我们两个实习生的主要工作就是接待来馆查询档案的群众，为其提供检索、查询、复印的服务。另外就是协助老师到单位接收档案，做些记录的工作。总的来说大部分时间还是和人打交道。三，实习过程中接触到的专业知识1，归档的过程按年份分开剔除没有保存价值的文件分成永久、长期、短期三个保存期限把每部分按重要程度排序盖归档章、编号按编好号的文件打印目录装盒上架2，挂靠档案因为某次重大活动或某事件临时成立的机构或组织在其活动过程中形成的档案不足以形成一个全宗而外挂到与之有关的某一全宗上称为挂靠档案。3，长安区档案馆从06年开始实行新标准，即开始以件为保管单位进行档案管理。4，本单位在保存档案的时候只需保存以本单位为主体或单一接收对象的文件，普发性的只需各单位知晓的文件则由发文机关保存，其他单位不予以保存。这样可以避3/5免文件的重复保存，可节约资源和空间，也有利于档案的有效保管利用。5，在档案部门工作要有起码的保密意识。比如，像婚姻档案、庄基地档案这种涉及到重大财产的档案不能随便查询，必须本人携带照片的证件来查，他人代查则必须持经过公证处公证的委托书方可。另外，打印出错、重复的纸张不能随意带出或丢弃，要撕碎以后交给专人处理来避免他们个人信息泄露。还有，利用者不得私自拍照，需经过工作人员同意。当然，更不允许利用者改动档案，破坏其原始性。6，长安区档案局在革委会期间的档案大部分没有明确的单位、部门划分，全部收到革委会全宗里面。7，档案的外借在实习期间碰到一些下放人员要借档案原件，在经过协商以后，把外借的档案先复印备份，然后用负责人的身份证押到档案局再借出去。8，人员档案和退伍军人档案的目录不是按时间、单位排列的，是按姓氏笔画排列。9，长安区档案局用的是世纪科怡的档案管理软件，是集录入、检索、管理为一体的软件，是规范档案管理、提高利用效率的有效方式。10，国家新政策的出台直接影响着档案馆的接待人数，比如，前段时间的“145号文”要为下方人员，名办教4/5师办医疗保险就需要档案馆很是忙碌一阵子了。11，档案馆和图书馆有很大的一个区别就是要收取费用，调档费为5元卷，复印费1元张，单身证明50元份，庄基地证明200元份。也是有工商局颁发的收费许可证，是合理的收费，收取的费用也不会留作档案馆的活动经费，要上交财政局。四，长安区档案馆的存在的一些问题及我的建议1，办公条件、设备落后天天卡纸的复印机，时而不出纸的彩印机，打开WORD都卡的电脑，需要技巧才能打开的库房门，断了重新焊好的摇摇晃晃的梯子，掉了门掉了摇手的密集架，只有八个座位和科室办公室一体的接待处2，电子化程度低且进程缓慢。目前，只有婚姻档案有电子目录，部分扫描可以直接打印庄基地的档案还在扫描过程中照片档案全部进行了扫描。这些大部分还是在申请AAA级档案馆的时候作为考核项目建设的。大部分还是要通过传统的手工检索，到库房取实体档案进行复印来提供服务。而且，因为当时在生成电子目录的时候雇佣人来打印