图书馆电子资源采购制度及规范.doc

华中农业大学图书馆电子资源采购程序为贯彻执行华中农业大学图书采购工作管理办法，结合电子资源采购工作的特点，制定本程序。一、电子资源采购人员组成成立跨部门电子资源订购小组，明确职责、任务和操作流程，使电子资源订购业务规范化。小组成员：主馆馆长，文献资源建设部、数字化部负责人、学科馆员工作方式：跨部门分散工作；运作特点：松散灵活。在实际订购过程中各部门负责人可以根据需要调动部门其他人员参与进来；其他部门负责人可根据需要由主管馆长指定临时加入到某个数据库的订购工作中来。二、任务分工：主管馆长担任组长，主要职责： 制定全馆电子资源建设方案； 与CALIS全国中心、CALIS农学中心、数据库公司等建立广泛联系，获取最新数据库动态； 全面组织、协调本馆电子资源订购流程； 数据库订购最终决策； 合同谈判和签署等；文献资源建设部：处理电子资源订购的主要业务流程，包括： 搜集、汇总最新电子资源的相关信息； 组织新资源的试用； 试用数据库的测试、调查和评估，并形成订购建议； 参与合同谈判； 订购事物（含订购回执、合同文件）的处理； 已购资源的续订工作等；数字化部 提供电子资源订购和试用所需要的技术支持，包括参与本地数据库的订购决策，相关软硬件的配置；本地试用数据库的技术支持； 光盘数据库和本地数据库的安装和维护； 数据库使用技术支持（IP段的变更通知、代理服务器的使用等） 提供已订购资源的使用培训讲座，并通过学科馆员向院系师生推送相应信息。三、电子资源建设总方案 在以印刷纸本文献为基础的现实条件下，有选择地购置学术价值较高的电子文献和镜像数据库，积极引进代表国内外先进水平的网上数据库和电子文献，建立馆藏印刷型文献、馆藏数字化文献和网上文献信息三位一体的文献资源体系，印刷纸本文献与数字化电子化文献资源各占50%。 全馆电子资源建设方案和采购原则由主管馆长和电子资源订购组成员共同制定，并报馆办公会议批准。 电子资源建设总体方案和采购原则基本不变，具体采购模式可以根据工作需要进行调整。四、电子资源订购原则1） 资源范畴：此处电子资源指各种光盘、镜像及网络数据库资源，包括全文电子期刊、电子图书，声像资源等。2） 基本原则：电子资源建设是全馆资源建设的重要组成部分，电子资源的主要服务对象、收藏重点、收藏目的、收藏特点等，都要与馆藏建设总原则相符。3） 所有电子资源的订购均由电子资源订购小组按照电子资源订购流程处理。4） 尽量订购网络数据库，或者网络光盘数据库，单机光盘数据库原则上不考虑订购。5） 所有新增数据库原则上要求先试用，所有增订数据库需要提交书面订购报告，所有撤订数据库需要有撤订报告，并经图书馆工作委员会审议。6） 外文数据库参加CALIS的全国集团采购方式，中文数据库优先考虑湖北省高校数图的集团采购方式，其次是单馆谈判的方式订购；8）备份原则：光盘数据库、本地镜像数据库本馆已经拥有实际馆藏；其他数据库原则上需要通过以下几种方式之一解决备份问题：纸本备份、光盘备份、购买永久使用权和集团备份等。五、电子资源采购模式 集团采购方式与单馆订购方式相结合 资源订购和资源服务紧密结合，融为一体 学科馆员参与六、一般电子资源订购流程1）新库订购流程 集团采购数据库的订购流程接收CALIS或湖北省数图数据库引进和试用通知提供试用数据库评价试用填写试用回执组织试用试用分析报告订 购不订购否是否是否是报学校、合同签署付款 单馆自购数据库的订购流程接收数据库商引试用通知提供试用试用填写试用回执试用分析报告订 购招标、合同签署不订购付款是否是否数据库评价否是2）老库续订流程 集团采购数据库的续订流程接收CALIS数据库续订通知填写续订回执使用分析报告订 购合同签署不订购付款是否 单馆自购数据库的续订流程接收数据库商续订通知填写续订回执使用分析报告订 购招标、合同签署不订购付款是否是七、操作细则1 资料搜集阶段 信息获取渠道：l 外文数据库：CALIS全国中心组团信息、数据库公司或代理公司的推介l 中文数据库：数据库公司推荐；读者推荐；兄弟图书馆购置情况 信息处理方式：l 不同来源的信息全部汇总至电子资源订购小组，由文献资源建设部牵头进行处理。l 文献资源建设部经过初步调查和筛选确定处理办法，即：进入试用阶段、暂缓试用、拒绝试用等；2数据库试用阶段1） 申请试用 试用方式：参与集团试用（全国、地区或省团）、单馆联系试用 试用时间：1个月6个月 试用内容：全部数据；部分数据； 实施部门：文献资源建设部2） 组织试用 试用时间的选择：3-5月，10-12月，避开寒暑假和开学放假时间； 试用准备工作：试用条件准备（软硬件设施）、试用资料准备； 试用的具体组织：试用宣传工作（主页、BBS、邮件通告、海报张贴、通知重点院系）；试用培训（公司人、馆员培训）； 实施部门：文献资源建设部、数字化部3） 试用反馈收集 试用统计数据搜集：公司提供；本馆统计 本馆统计方法：统计目的：全面了解读者使用我关电子资源的情况，包括访问频次、时段分布等。弥补某些数据库（主要为光盘数据库）不能提供使用统计的缺陷；采取相同的统计方法，可以进行不同数据库的横向对比统计项目：总点击次数、月点击次数、日平均点击次数、每日点击次数、每日点击IP统计，每日读者访问时间段统计等使用反馈信息的搜集：开拓多种反馈意见收集途径：EMAIL ALERT，学科馆员下院系调查、现场调查、个别访问、网上调查实施部门：文献资源建设部牵头，数字化部及其他部门学科馆员配合。统计软件和网络调查表由数字化部实现。4） 试用数据库评价l 评价方法：定性评价和定量评价相结合l 读者评价和学科馆员评价多采用定性评价等主观方法l 资源订购小组成员评价多采用定量方法，力求客观。例如：核心期刊收录数量和比例、重复馆藏的数量和比例、试用统计数据等l 评价原则：馆员评价和读者评价相结合馆员评价包括学科馆员、资源订购组成员的评价等；读者评价包括普通读者评价、特定读者评价读者评价和馆员评价各有侧重，前者关注内容和使用便利性，后者关注综合性能l 评价报告：信息服务中心收集、汇总各方面的反馈和评价结果，形成订购报告，包括以下内容：数据库基本情况：收录内容、收录年代等馆藏查重：与电子馆藏查重、与纸质馆藏查重等试用情况：统计数据、读者反馈价格情况其他参考因素：访问方式、配套设备、检索系统、备份政策等实施部门：文献资源建设部、数字化部配合3、 数据库订购阶段1） 形成订购决策l 电子资源订购小组审阅订购报告，并据此作出是否订购或者是否洽谈合同的建议，由上级领导作出最终决策；l 实施部门：主管馆长、馆办公会议2） 合同洽谈和处理l 集团采购数据库：根据要求处理合同（时间、份数等）；*注意：仔细阅读条款；核对价格，核对本馆相关信息；l 自购数据库合同谈判：访问方式、价格、备份、售后服务等为谈判重点合同条款：仔细审阅、注意权利义务内容，能明确的尽量明确；l 实施部门：主管馆长、文献资源建设部、数字化部参与3） 履行合同l 义务：按时付款；遵守知识产权的规定l 权利：关注公司履行合同情况，资源是否如合