APP365物流软件第三方说明文档.doc

APP365第三方系统简易说明书基本流程完成基础设置网点、员工、客户、服务商、司机、车辆等录入订单、进行调度派车操作调度可以在录单时完成，也可以录完单后进行操作客服人员跟进录入跟踪、签收信息；进行回单操作；异常件登记等收款、付款确认审核调整运单的费用；针对收款、付款进行核销等财务操作查询、统计分析查询公司运营情况，统计相关的业务、财务信息，进行利润分析，客户分析物流公司在使用系统的时候，根据公司员工不同角色进行不同的分工，管理。不同的角色掌握的功能和重点掌握的功能有所区别，从而使公司管理正规有序角色角色描述重点掌握功能录单员运单的录入运单录入、网上下单审核调度员安排调度、提货外发、送货仓储提货、配载发货、外包发出、异地送货、车辆跟踪、设备跟踪客服运单跟踪、跟踪信息录入，异常件录入及处理、回单管理运单跟踪，回单、异常件维护、异常件处理、客服功能、查询功能财务财务数据的来源，运费审核、运费录入、日常收支录入、费用结算、统计查询财务功能管理层全局监控、统计分析经营分析管理员完善设置基础资料维护设置基础资料、维护设置、工具功能（网店、员工、服务商、权限、系统参数）基础设置基础资料网点 公司的网点信息：网点信息将会在公司的网站上显示。包含网点名称、联系人、联系方式、经营范围等信息。 设置网点机构的编辑主要是增加公司的网点，即在系统中增加分公司，便于指定公司的员工在不同的网点操作； 上级机构不填则表示该网店直属总公司，如填写则是填写的下属公司； 步骤：基础资料网点填写完整保存。员工 公司的员工信息。公司员工的登陆名必须为填写的QQ号，填写完职员的信息保存后，系统会将初始密码发送至用户的QQ邮箱以及手机。用户可以在登陆的时候修改密码。 步骤：基础资料员工新增填写完整保存 在【任职状态】栏中，填写“在职”，如果员工以后因为原因不在公司上班，则可在此选填“离职”，把员工的状态填写成离职后，员工的用户名就不能登录进系统里面。 用户名第一次登陆系统，密码是由系统发送的初始密码。如要改变登录的密码，则需要回到系统登录的界面，点击【忘记密码或重置密码】，按照提示操作即可。或可参考公司的主页，按顺序点击：支持产品问答APP365物流系统，用户怎样重设密码? 设备号和SIM卡号是物流公司在安排车辆和员工派取件或跟踪时，填写的设备号码。 指定机构：是指定的员工可以在一个地方，通过设置指定的机构的方式，查看多个网点和进行多个网点的操作。比如说现在员工登陆网点是深圳，在管理员给员工指定访问上海网点之后，登陆员工就可以在网页右上角登录人位置切换到上海，进行上海网点的操作。 步骤：基础资料员工选择员工指定机构选择机构保存客户 第三方物流公司的客户资料相对专线物流公司的客户资料对比要稳定。在系统里面可以管理公司的客户，对客户进行分级、进行维护等。 第三方物流公司对客户资料的维护录入一般是业务员录入自己客户的资料，所以在录入客户资料的时候，必须要选填业务员的名字，不能手工输入； 步骤：基础资料客户新增客户填写客户资料保存 客户的资料可以修改，一个客户可以增加多个联系人和增加多个装卸货地点。 删除客户，目前系统不提供客户删除功能。但是系统可以针对客户进行合并。详见实用工具文档【客户合并】章节。客户会员 客户会员就是物流公司给客户在系统中开通账户，物流公司的客户可以用自己的账号登陆，进行网上自行下单、查看下单的状况、发货管理、打印标签、统计历史发货情况。 给客户开通的会员后，客户登陆系统的账号就是在开通会员是填写的QQ号码，密码则会由系统发送到QQ邮箱中。客户也可以自己更改密码，更改密码的方法和员工更改密码的步骤一样； 开通客户会员的方法请参考公司网站主页，点击步骤：支持产品问答如何给客户开通客户开通会员系统。 会员客户登录系统显示的界面，会员客户只能管理自己的收发货的情况，同时会员客户还可以在系统中管理会员自己与其他客户的收发货记录。收发货单位 收发货单位值的是物流公司客户的收发货单位，同一个客户可以有多个收发货单位。列如公司的厂家客户A同时拥有多个仓库发货，这时该客户就拥有多个发货单位； 客户的收发货单位在列表框中可以新增、修改、删除收发货单位的装卸货地点和联系人；服务商 物流公司的服务商也就是公司的中转外包专线公司，在填写服务商的资料的时候可以给服务商进行分级等操作。包含专线公司，保险公司等。系统可以针对专线公司进行管理以及【运价】的维护。 填写服务商资料的时候，还可以填写关联与同样使用app365物流软件的服务商或专线公司，填写关联公司的联系人QQ后，当把货物外包给服务商时，系统会在关联的服务商系统中生成货物的运单，生成的记录在服务商app365物流软件货运专业版中的【中转给我的运单】列表里面。 维护服务商的运价的步骤：基础资料服务商在列表中点击报价条目填写完整保存；司机 公司的司机：包含司机员工以及外请司机。外请司机是指临时外请的司机，自有司机就是公司的员工；填写司机信息的时候可以上传指定司机的车辆图片信息车型 车型是物流公司为了服务客户，在提货或配载的时候，根据客户的货物来确定物流公司所确定需要的车型大小，维护车型是为了物流公司方便及时准确调度。车辆 车辆信息包含司机信息和车的信息，也可以在基础资料里面单独维护司机的信息，单独维护司机的信息是针对公司自有车辆的时候进行维护，外请车辆或合同车辆一般都是维护车辆信息即可； 公司的车辆包含公司自有车辆及外请、加盟及挂靠公司的车辆，在填写车辆信息时，注明车辆性质即可； 完整填写车辆信息还需将车辆的资料图片上传到资料中，如车辆行驶证，车辆照片或司机驾驶证图片上传。 司机信息在车辆信息中包含一部分，如需完整填写，则在司机信息中完善； 在车辆列表中可以查看已维护的车辆状态。运价 公司的运价信息：运价包括：公司的对外统一报价；针对某个客户的报价；某个专线公司给我的报价； 服务商的报价条目也会在公司运价报价条目列表中生成相应的记录； 在运价条目列表中，单击鼠标左键可以编辑修改相应的信息。 运价维护页面分为两部分：运价总体信息和运价条目信息。运价信息是对运价的总体描述，运价可以是针对所有客户的报价，也可以是针对某个客户或者某个服务商的报价。 服务商的报价只是在系统内部可以查询。因为服务商的报价不是对外的。财务设置会计科目 会计科目：财务系统的标准科目。系统提供的标准的会计科目，用户只需要引入预设科目即可 会计科目新增：进入会计科目页面，点击“新增科目”按钮，或者选中上级科目之后点击“新增下级”按钮； 在系统弹出的科目维护框中录入新增的科目信息。注意点：系统不允许增加顶级的会计科目，用户新增的科目必须指定上级科目；科目的编码必须唯一，不能使用系统已经存在的编码，录入完成之后，点击“保存”按钮保存即可； 会计科目可以删除，进入会计科目页面，选中需要删除的会计科目，但系统预设的会计科目不允许删除 科目可以预设，进入会计科目页面，点击“引入预设项目”即可，已经引入的会计科目不会重复引入。计费项目计费项目物流公司可以新增需要的计费项目，也可以把系统里面已有的引入到你所需要的模块中，对已经引入的计费项目进行修改。计费字段定义 计费字段的定义可以根据物流公司的需要，在项目组中的每一个项目下面进行增加和删除计费字段； 已有的计费字段可以进行修改在运单录入界面显示的序号以及项目的分组。系统设置系统设置包含设置和系统工具，系统管理员根据公司的需求对系统进行管理设置，也相当于系统管理员在系统中管理公司级员工的一个权限。设置 设置中包含系统设置、应用设置和网站维护，在设置中比较重要的设置是权限设置、系统参数、设备配置及网站维护的功能； 权限设置是系统管理员管理员工的权限； 系统参数是系统管理员设置系统的工具； 设备配置是设置连接系统的打印运单和打印标签的打印机及打印模板设置； 网站维护是系统管理员设置，维护与物流系统相关网站，及网站的内容更新，发布；权限设置 权限设置是系统管理员管理员工的权限，这是公司在系统中管理员工的唯一权利，系统管理员根据员工不同的角色分配不同的访问系统的权限，从而在系统中给员工不同的分工； 步骤：设置权限设置选择授权对象选择授予权限保存。 在角色编辑中，一次可以选择多个员工进行授权； 在分配到该角色用户框中，只需将可用用户添加到已选用户，即可进行角色授权了。删除按相反的方法。 在授权的时候，只需根据公司分配的角色任务，勾选访问内容，然后点击保存即可。个人信息个人信息显示是当前登录人的信息。公司信息公司信息显示的是当前登录网点公司信息。系统参数 系统参数设置是系统管理员管理系统的设置，系统管理员根据公司的情况，在系统中进行更改设置。 运单和标签模板可以进行选择系统中的模板，关于模板的设计，将在【工具】中的【模板管理】进行讲解； 保险费率根据物流公司的规定填写。 厂商委托单格式可以选择三种，这只针对第三方物流系统的运单； 步骤：设置系统参数选择保存。登录认证登录认证是公司控制系统电脑登录权限，系统在电脑登录的时候，必须申请，经过公司同意后才能登录系统。设备配置 设备配置主要选择打印运单和标签的打印机和打印的模板。 安装打印插件。谷歌浏览器本身是不支持其他的插件，需要安装打印插件才能进行打印机的连接。刚注册系统打开运单录入界面，系统会提示“未安装打印插件”的提示； 安装步骤：点击安装插件打开系统下载的365文件，然后最小化点击浏览器的工具栏将鼠标移至工具位置弹出子菜单点击扩展程序打开将下载的365文件拖到扩展程序里面点击添加安装之后刷新即可。 或打开公司主页：支持产品问答怎样安装打印插件； 已安装打印插件的电脑则不需要第二次安装。网站维护网站设置 网站设置是系统管理员管理，设置公司的网站，所填写的内容，物流公司在使用app365物流软件后，软件公司会赠送一个二级域名的网站给物流公司，物流公司则根据自己公司需求设置网站。如果物流公司有自己的一级域名的网站，可接入软件公司的服务器，和物流软件系统整合在一起，网站的后台设置同样是系统设置里面的网站设置； 公司名称和电话号码，公司邮箱既是公司网站显示的内容，也是物流公司打印在运单上面的内容； 网站的模板以自己选择； 公司的logo可以自己添加物流公司的logo，操作方法：打开网站设置，在公司logo位置在电脑上面选择logo文件添加，设置高和宽，保存即可； 首页的业务介绍物流公司都可以自己编辑发布； 优化网站的关键字词填写上后，进行优化网站，提高公司网站的知名度； 网站首页的幻灯片可以自己添加和更换。栏目管理 栏目管理是设置网站发布的内容，修改发表内容的访问效果； 可以更改、增加及删除网站栏目的内容；内容管理网站发布内容的功能，点击网页界面左边的栏目，在列表框中对应栏目已发表的内容，新发表内容，点击新增，编辑内容发布即可；订单托运单录入 录入订单信息内容包含：订单基本信息、运输要求、货物信息、服务信息、应收客户运费； 第三方物流软件的运单录入，在录入配载信息时，采用了三种方式，物流公司可以根据公司需求进行调整。具体的操作：设置系统参数厂商委托单格式； 如果此时提货或外发信息已经确定，也可以直接指定该单的提货或外发信息及费用。录入运单是如果指定了提货或外发信息，则不需要再进行调度派车操作；第三方物流系统运单录入需注意的事项： 运单号需手工输入，不能自动生成； 客户则填写发货公司（个人），客户及收发货单位可以自己填写，也可以在已经维护的资料中查找，如在基础资料中维护了【收发货单位】，在录入的时候，就可以直接查找填写； 发货单位可为客户本公司，也可是客户下属的公司或个人。如客户A公司，他的下属有A1、A2、A3三个仓库或分公司，A公司是物流公司的客户，那么A公司发货的时候，可能是从A1、A2、A3仓库或分公司提货发出，所以，物流公司填写运单的时候，则在客户填写A公司，发货单位填写A1、A2或A3； 针对发货单位，相对应的收货单位也是可以在【收发货单位】资料中维护有的，直接查找选择即可。具体的操作如：在基础资料的收发货单位中维护的A1对应的收货单位为B公司（个人），填写完发货单位为A1了之后，在收货单位出直接查找，就会带出收货单位B信息； 客户单号指的是客户在发货的时候，客户给收货方的货物单号； 客户费用中包含了发货运单的全部费用，费用的结算的对象由系统根据结算的方式自动生成运单费用的结算对象； 配载的信息指的是将货物从起运地直接配载到运单的目的地，如果第三方物流公司需要通过服务商进行外包到运单的目的地，则需要进行中转外包的操作； 在系统参数设置里面的【厂商委托单格式】可以选择多种运单配载的样式，下面的是【运费】+【提货】|+【外发】格式。这种方式主要是要将运单中转外包给服务商来完成把运单配载到目的地。 在系统参数设置里面的【厂商委托单格式】选择的多栏货物运单配载样式。这种方式主要体现多栏货物管理的需求。托运单处理 列表显示历史托运单记录。用户可以根据托运单的信息进行调度； 在运单处理的界面的功能有【提货】【配载发货】【外包发出】【异地送货】和【运单删除】。 运单处理过程中，都有和运单相关发生的费用以及结算方式和对象，在结算的时候生产的结算记录在财务的【收支明细账】中查询。 运单删除只有是运单的状态为【新建】的时候才能删除。 提货时根据发货公司的要求，公司安排车辆进行提货调度，如果在运单已选用有提货的样式，在需要进行提货调度时，就直接在运单录入时进行提货调度； 配载发货是把货物直接配载到运单的目的地，在第三方物流公司中，配载发货基本都是进行包车直送或公司派车直送，如果是给自己合作的专线公司，则叫做中转外包； 在运单录入的界面已选择配载发货的样式，则在运单录入的时候直接进行配载发货。 外包发出也就是物流公司将货物中转外包给其他专线公司，由专线公司将货物运到货物的目的地； 填写外发信息的时候，必须要填写服务商的中转外发单号，外发单号也就是货物从专线公司到运单目的地的单号。 异地送货是当第三方物流公司的服务商或配载车辆将货物运送到运单的目的地后，服务商或配载车辆不能（不愿意）将货物进行送货上门服务，这时第三方物流公司需要将已到达的货物给找其他公司进行送货上门服务。在系统里面就叫做异地送货。 异地送货的第二种情况是：第三方物流公司将货物通过服务商放在服务商的目的仓库或通过配载发货将货物放在合作公司的仓库，进行分批次送货或一批货物送往不同的地方。客户(网上)订单 客户订单是物流公司的客户通过物流公司的网站，在网上进行下单，提交给物流公司的定单 ； 客户自主从网上的下单后，用户可以对网上下单进行审核，审核之后将成为正式的运单。 数据来源为：公司网站客户下单；客户会员系统网上下单。 “网上营业厅”是在APP365为公司生成的网站中提供的，默认通过注册时提供的二级域名进行访问，如：；公司也可以自己注册域名，APP365免费提供“将域名与网站进行绑定”的服务。 客户在网上下单后提交给物流公司，物流公司必须在网上下单列表中进行审核，补充运单填写信息的完成度； 未审核的运单类型为客户下单，已审核的运单类型为正式运单，正式运单将会在运单列表中显示；跟踪运单跟踪 运单跟踪即跟踪运单的运行状况。第三方物流公司在货物的配载主要采用中转外包的方式，所以运单的运行状况需要物流公司的客服人员在系统后台进行更新。这也是第三方物流公司服务客户的重要部分； 运单跟踪的主要功能包括：登记运单的跟踪信息；进行签收操作；登记运单异常信息；给客户发送短信；导出客户跟踪记录。 系统将根据要求到货时间、签收时间将运单分颜色显示。1) “签收时间”大于“预计到货时间”，运单将显示为红色。即为延迟到货2) 预计到货时间为今天，运单将显示为绿色。提醒客服人员注意跟进3) 其他情况正常显示 运单的跟踪信息可以新增、修改和删除，在跟踪信息列表中的【内部信息】，选择“否”则表示跟踪信息可以在物流公司的网站的跟踪信息中显示，如选择“是”则表示跟踪信息只是内部信息，在物流公司网站的跟踪信息中不会显示； 客户的运单的跟踪记录可以引出Excel表格； 运单的外发费用详情在跟踪信息中可以进行查看。 客户签收，必须要货物到达运单的目的地之后，收货客户自行提货或送货上门都需要进行签收的操作。 问题件的登记是货物在运送的过程中有损坏等异常情况的时候，登记以便于物流公司及时的进行处理问题。 在对话框中提示有跟踪记录是否为公开，登记异常件，运单的状态会同时更新为异常。异常件的处理具体在下一章节【异常件】中讲解。车辆跟踪 跟踪车辆的实时运行轨迹。此功能需结合GPS设备使用。 跟踪车辆的实时位置信息。回放车辆的运行轨迹、跟踪车辆的历史运行情况 设置需要跟踪的车辆1) 进入车辆维护页面(基础资料-车辆)，找到需要跟踪的车辆点击“修改”连接，进入车辆修改页面2) 在车辆信息区域“设备号”字段填入GPS设备号(IMEI号)，设置完成之后点击“保存”按钮保存即可3) 车辆“设备号”字段不为空时，车辆将会在车辆GPS跟踪页面的可跟踪车辆列表上显示 定位车辆的实时位置1) 进入车辆GPS跟踪页面，在可跟踪车辆列表中选中需要跟踪的车辆。地图上会显示该车辆的最新位置点2) 如需跟踪车辆的实时位置，勾选“60秒自动刷新”复选框即可。系统将会每隔60秒更新一次车辆的位置信息3) 如需手动刷新车辆最新位置，点击“刷新位置”按钮即可4) 如需查看某个点的位置信息，点击地图上的位置点，在页面下方的实时数据页签将会显示当前点的位置相关信息 回放车辆的某段时间内的运动轨迹1) 进入车辆GPS跟踪页面，选中需要跟踪的车辆，地图上将会显示该车辆的最近一次的位置2) 将跟踪时间设置为需要跟踪的时间段，点击地图上位置点图标，在系统弹出层中点击“轨迹回放”连接或者点击“轨迹回放”按钮，回放车辆在该时间段的运行轨迹设备跟踪 跟踪某个GPS设备的运行轨迹。此功能需结合GPS设备使用。 跟踪设备的GPS位置信息。根据GPS设备号或者SIM卡号查询设备的GPS信息 查询设备GPS信息1) 进入设备GPS跟踪页面，在查询区域输入设备号或者SIM卡号，点击“查询”按钮查询设备GPS信息2) 左侧列表上方将会显示最新的GPS信息，下方将会显示查询到和该设备有关的车辆和小件员信息3) 地图上将会显示查询到的最新位置信息点 回放设备的运行轨迹1) 进入设备GPS跟踪页面2) 在查询区域输入设备号或者SIM卡号，设置GPS时间为需要跟踪的时间段，点击“轨迹回放”按钮回放设备的运行轨迹回单回单返厂前一般会有一个上传回单图片的做法，以便作为以后的凭证回单收回 回单收回是：客户回单收回至公司时操作。目的是标记客户回单已经收回，及登记回单的跟踪信息； 运单签收之后，才允许进行回单收回操作； 回单收回后进行的是回单返厂的操作。 当回单签收返回操作后，运单的信息就不在回单收回的列表中，运单的状态为“已签收”。回单返厂 回单返厂是将回单返回给厂家（公司），在回单返厂操作同时可上传/管理相关的回单图片； 取消返厂是对已返厂的回单因为原因进行取消返厂的操作； 回单收回之后，才能进行回单返厂的相关操作。回单查询 查询回单的相关情况以及相关的回单图片信息，查询时可选用不同的条件进行查询。财务财务模块中，运单所有的加补费用可以在运单费用录入界面录入加补费用，日常收支可以对公司的所有账目进行手工录入，收支明细账中查看公司所发生的全部费用情况。运单费用录入 录入以及审核运单相关的费用。与运单相关的所有费用都可以在【运单费用录入】中进行费用录入、修改和删除。1) 费用录入是录入与运单相关的，在系统中没有发生的费用；2) 与运单相关的费用已在系统中记录的刻在列表中进行修改； 运单费用组成为：应收客户运费、包车费用、外发费用、保险费用、异地费用、其他费用； 费用类型分为：正常费用，加补费用两种类型； 在录入运单的加补费用的时候，必须要在费用类型中选择【加补费用】； 运单的详细费用（收入和支出）在费用列表中体现和查看； 审核后运单的费用信息将不允许修改，状态则变为【已审核】； 费用反审核是对已审核的运单需要进行费用的修改，将运单费用的状态改为未审核的状态； 在费用的条件查询框中可以选择不停的条件进行查找。 运费录入，同一种费用类型只运行存在一条记录，意思就是运单的一项费用只能是同一个结算对象。异地，其他费用除外。利润明细表利润明细表这个功能是针对管理层的，主要就是统计分析每个单/客户的毛利情况。是用于分析用的，方便公司决策哪个客户给公司带来的利润最高，安排后续的服务跟进力度。 统计显示运单的费用详细情况以及毛利率。 在利润明细表中的条件查询框中可以查询统计公司的某个客户在某个时间段内的毛利以及毛利率。日常收支 日常收支是公司财务录入公司所有的收入或支出费用。 日常收支可以录入公司所有发生的费用，运单费用录入是录入所有与运单相关的费用。 新增收入（支出）可以新增公司的所有费用，如新增的费用与运单（车辆）相关，则在费用录入界面填写相应的运单号（车牌号）；收款结算收款结算是针对所有公司需要结算的收入进行结算 收款结算针对运单所有需要结算的项目进行结算； 结算运单应收客户的费用信息以及导出客户对账单； 结算费用详情列表中显示了运单费用的结算对象。 收款结算可以根据收款的实际情况进行分开不同的收款科目结算，分开结算时，需填写结算的金额，在备注里注明结算的科目； 已结算的运单，在条件查询框中，状态选择已结清进行查询结算情况。付款结算付款结算是结算所有公司需要结算的付款记录 结算应付的费用信息以及导出外发对账单； 如结算某个订单的应付外发费用，导出该服务商的外发对账单； 运单根据不同的结算对象生成相应的结算记录。外发回扣核销 结算应收运费和外发费用之间的差额； 当订单付款方式为到付、提付时。物流公司只需要和外发公司结算应收运费和外发费用之间的差额。比如：物流公司应收运单运费为1000元，运单的外发成本为800元，这时物流公司只需和外发的服务商要结算物流公司的利润200元即可，也就是应收运单的费用减去外发成本。系统会自动产生2条收付款记录。一条是收客户1000元，另一条为付外发公司800元。收支明细账 收支明细账就是公司的流水账。包含：日常收支登记的费用；收款、付款、外发回扣核销的记录。 此处可以统计公司的实时现金/银行余额信息； 收支明细账可以查看公司所有产生费用的记录。收款查询 可以选用不同的条件查询公司的收款情况。 在所有的查询功能中都可以根据不同的条件进行查询。付款查询查询公司的付款情况应收应付查询查询公司的应收应付情况。这里算是一个比较重要的功能，财务可以在这里总体看一看那些钱已经收了，那