上海市档案业务知识培训：《档案管理》考试范围-20140513

1 第一章第一章 档案档案 P1 23 一 单项选择题 1 档案是国家机构 社会组织或个人在社会活动中直接形成的有保存价值的各种形式的历史记录 P3 2 兼具原始性和记录性于一体的特点 成为档案区别于其他文献资料的独有特性和根本标志 单 多 P6 3 因为大多数兵马俑身上无文字 只能算是文物文物 不能当作档案 P9 4 国家档案全宗 又称国家全部档案 这是社会主义国家档案工作和档案学中的专业术语 P9 5 档案作用的范围逐渐扩展 一般而言 时间和作用范围成正比 P19 6 档案在形成之初的相当一段时间内 主要是对形成者本身有用 是为形成单位工作和生产活动 提供查考利用 判 单 P19 7 档案机密性的强弱与档案保存时间的长短成反比 判 单 P20 8 档案作用是由社会需要决定的 社会的需要在各个时期会不断发生变化 档案作用的侧重点也 随之转移 判 单 P21 二 多项选择题 1 档案一般来自几个方面 一是机关团体 部队 企业和事业单位单位等 二是个人个人 家庭 P3 2 文件转化为档案一般需要具备三个条件 必须是办理完毕的文件 必须是对日后具有一定 查考和保存价值的文件 必须是按照一定规律集中保存起来的文件 P4 5 3 档案的形态包括档案的载体形式和档案内容的记录方式 P6 4 从我国档案载体的发展来看 古代有龟甲兽骨 青铜钟鼎 竹木板片 金册铁券 缣帛 纸张 等 现代有胶片 磁带 磁盘等 P6 5 档案和图书 资料等都是知识的一种载体 都属于文献范畴 P6 6 档案分类方法档案分类方法有以下几种 四个 按形成时间划分 按内容性质划分 按形成领域 划分按载 体划分 多 P9 12 按形成时间划分 新中国成立前档案和新中国成立后档案 多 P10 革命历史档案是 1919 年 五四 运动到 1949 年中华人民共和国成立以前整个新民主主义革命 时期内 单 P10 按内容性质划分 文书档案 科技档案 各种专门档案 多 P11 专门档案也称 专业档案 如 人事档案 单 P11 按形成领域划分 私人档案和公务档案 多 P11 人们在私人生活中形成的 为个人所有的档案也可向有关档案馆寄存或出售 单 P11 公务档案必须按照国家规定 无条件地向国家档案馆移交 单 P12 按载体划分 纸制档案和非纸制档案 其中 非纸质档案又可以分为甲骨档案 金石档案 简牍档案 缣帛档案 胶磁档案等 多 P12 2 7 档案作用的性质 两个 一是凭证作用 二是参考作用 多 P15 档案的凭证作用 是档案不同于和优于其他各种资料的最基本的特点 单 P15 档案之所以有凭证作用 是由档案形成的特点和档案本身的特点所决定的 多 P15 8 对于内容不真实的档案采取什么方式处理 妥善处理 控制利用 备考表说明 多 P18 9 档案作用发挥的主要条件有四个方面 档案利用价值与社会实践 社会发展水平 社会 档案意识 档案管理水平 多 P21 23 档案的作用是通过人们在日常生活中反复利用而发挥出来的 单 P21 档案的作用发挥程度取决于人民的利用程度 单 P21 三 判断题 1 结绳和刻契还不是真正意义上的历史记录 P2 2 档案和图书在一定条件下可以相互转化 P7 3 档案侧重于事物的原始性和记录性的统一 P8 4 档案具有最权威的真实性 但不是说档案所记载的内容都是真实的 P18 5 档案对社会的作用 称为第二价值 P20 第二章第二章 档案工作档案工作 P24 51 一 单项选择题 1 档案工作的服务方向是档案工作政治性的集中表现 P29 2 便于社会各方面对于档案的利用 体现了档案工作的最终目的 P34 3 统一领导 分级管理是核心 P34 4 档案室是各机关统一保存和管理本机关各部门形成的档案的内部组织机构 P35 5 档案室是先期保存具有长久保存价值档案的过渡性机构 P35 6 综合档案室成为目前最普遍 数量最多的一种机关档案室形式 P37 7 联合档案室将同驻地的两个以上机关的档案室联合起来设立一个档案室 负责保存和管理这些机 关所形成的档案 P37 8 各级国家档案馆 是集中保存 管理各类档案的文化事业单位 P40 9 档案中介机构是介于档案行政管理部门 局 与社会之间的一种经营性社会组织 P49 10 在我国档案工作组织体系中 以档案室为基础 档案馆为主体 档案行政管理机构 局 为组 织中心 单 P51 11 上级档案行政管理机构对下级档案行政管理机构 各级档案行政管理机构对同级档案馆和档案 室 具有业务指导 监督和检查的关系 单 多 P51 12 同级机关档案室和档案馆之间 具有档案的交接关系 P51 二 多项选择题 3 1 档案价值的鉴定可以与档案收集和整理工作结合进行 P27 2 从档案工作各个环节的相互作用中 可以看出一条最基本的关系 前六个环节都是为档案提供利 用创造条件的 而后二个环节是直接发挥档案作用的工作 即整个档案工作的内容可以分为基础 工作和利用工作 P27 3 从档案工作的作用和特点来看 档案工作是一项服务性 政治性和管理性的工作 P28 4 档案工作的机要性由档案本身的特点和国家利益所决定的 P29 5 档案工作的基本原则是 档案工作实行统一领导 分级管理的原则 维护档案的完整与安全 便 于社会各方面的利用 P31 6 统一领导 分级管理 是档案工作的组织原则和管理体制 P31 7 档案的完整性具有两方面的要求 一是数量上的完整 二是档案质量上的完整 P33 8 维护档案的安全有两方面的要求 一是档案的实体安全 二是档案的信息安全 P33 9 我国设置了三大主要档案机构 档案室 档案馆和档案行政管理部门 P34 10 最近几年来 在我国出现了一批新型档案机构 其中较为突出的是 文件中心 档案寄存中心 和档案中介机构等 P46 三 判断题 1 档案工作的基本内容包括档案的收集 整理 鉴定 保管 统计 检索 利用 编研等八个环节 P24 2 现行机关对文件进行分类立卷时 往往结合档案价值的初步鉴定 P27 3 在具体工作中 不能片面追求基础工作的完备 在具备了一定的基础后就开展利用 并在利用的 过程中再对基础工作予以完善 通过利用工作来检验和促进基础工作 P27 4 维护档案的完整与安全是档案实体管理的原则 也是档案管理最基本的要求 P33 5 档案室是档案事业最广泛的基层组织 P35 6 机关档案工作是中国档案事业的重要特色 而机关档案室则是这种特色的组织保障 P35 7 档案室兼有对本系统和直属单位档案工作监督 指导和检查的职责 P36 8 档案馆与档案室同为直接管理档案的机构 P40 第三章第三章 档案收集工作档案收集工作 P52 74 一 单项选择题 1 档案收集工作是贯彻集中统一管理原则的具体措施 P53 2 丰富和优化馆 室 藏是档案收集工作首先必须树立的指导思想 P53 3 所谓全宗群是指历史上形成的 在时间 内容等方面具有密切联系的若干全宗 P56 4 文书部门或业务部门在向档案室移交档案时 应当根据案卷移交目录详细清点案卷 P59 5 对现行机关档案的接收是档案馆馆藏档案的主要来源 P63 6 属于中央级和省级 设区的市级国家档案馆接收范围的档案 立档单位应当自档案形成之日起满 4 20 年即向有关的国家档案馆移交 P65 7 属于县级国家档案馆接收范围的档案 立档单位应当自档案形成之日起满 10 年即向有关的县级 国家档案馆移交 P65 66 8 立档单位必须无条件地将应当进馆的档案定期向有关的国家档案馆移交 P66 二 多项选择题 1 档案收集工作的内容 从收集的手段上可以分为档案的接收和档案的征集两个方面 P52 2 归档是指各单位在工作活动中产生的文件材料处理完毕后 不得由承办部门或个人分散保存 必 须由文书部门或业务部门整理立卷 P56 3 归档制度包括 归档范围 归档时间 归档案卷质量要求和归档手续 P57 4 归档文件要进行基本的编目 要依次编定页号或件号 并逐件填写卷内文件目录和卷末备考表 编制案卷移交目录一式两份 P59 5 档案室应指导 协助文书部门或业务部门做好立卷归档前的准备工作 协助选择正确的立卷环 节 划定科学的立卷范围 协助编制立卷类目 P60 6 划定科学的立卷范围的目的是为了避免重复立卷和防止遗漏文件 P60 7 立卷类目通常是由文件立卷人员 机关档案室 文件承办人员和秘书部门共同拟制 P60 8 平时收集工作内容 零散文件的收集 账外 文件的收集 专门文件的收集 P61 9 档案馆馆藏的档案主要来自于四个方面 对现行机关档案的接收 对撤销机关档案的接收 对社会散存档案的征集 档案馆之间交接和交换档案 P63 64 10 中央级档案馆接收中央级需要永久保管的党政现行机关 团体及其所属企事业单位和撤销机关 的档案 接收和征集具有全国意义的各种历史档案 P64 11 省 直辖市 自治区 级档案馆接收本级机关及其所属企事业单位需要永久保管的现行机关和 撤销机关的档案 并接收和征集具有全省 市 自治区 意义的各种历史档案 P64 12 省辖市 州 盟 和县级档案馆接收本级机关及其所属企事业单位需要永久保管的现行机关和 撤销机关的档案 并接收和征集本地区的各种历史档案 P64 13 立档单位编制的组织沿革 全宗介绍 有关检索工具和与全宗相关的各种资料应随同档案一起 接收 P65 14 档案馆接收现行机关的档案 有两种方法 即逐年接收和定期接收 P65 三 判断题 1 简而言之 一个全宗的档案只能向一个档案馆移交 P56 2 归档制度是档案室收集工作的重要内容和最基础的工作 P57 3 文件归档时间是在文件形成后的第二年上半年 P58 4 对专业性较强或者需要保密的档案 立档单位经同级档案行政管理机构检查和同意 可以延长向 档案馆移交的期限 P66 5 重大活动在结束后一定时间内 在完成相关档案整理编目的基础上 应及时向有关档案馆移交 5 P67 第四章第四章 档案整理工作档案整理工作 P75 111 一 单项选择题 1 一般而言 充分利用原有整理基础主要包含三层含义 P79 在原有整理结果基本可用的情况下 维持原先整理状况不变 通过编制必要的检索工具来弥补其 中的缺陷 单 某些整理结果明显不合理 可在仔细研究的基础下 尽量在原来整理的体系内作局部调整 单 原有基础确实问题突出 严重影响了保管和利用 可以重新整理 但应当尽可能吸收或保留其中 的可取之处 包括原有的时间等标记 单 2 立档单位的发文和内部文件 文件的作者就是档案的形成者 单 P89 3 立档单位的收文 它的实际收受者就是档案的形成者 单 P89 4 立档单位和全宗历史考证 一般由档案室负责撰写 存入全宗卷 单 P91 5 跨越多个年度的情况 要以文件内容针对的年度为主 单 P93 二 多项选择题 1 档案整理工作的原则 档案整理工作应遵循保持文件之间的历史联系 充分利用原有基础 便于 档案的保管和利用的原则 多 P77 2 形式一般是指文件存在和表达的方式 如文种 载体材料及记录方式等 多 P78 3 衡量某一个人的档案能否成为个人全宗 一是该人是否名人 二是该人的档案是否完整 多 P83 4 属于基本职能的非根本性变化的是 立档单位名称的变更 职权范围的扩大或缩小 隶属关系的 改变 内部机构的调整 工作地点的变动等变化 以及由于某种原因暂时停止工作一段时间等 对全宗划分不产生影响 多 P85 5 全宗还可以分为独立全宗 联合全宗 全宗汇集和档案汇集 多 P86 6 联合全宗形成原因 1 工作联系紧密 2 难以分开 3 合署办公或职能联系紧密 4 文件混杂无 法区分 多 P87 7 档案汇集的形成原因 所属全宗不明的 或所属全宗不复存在的零散的档案汇集而成的一种全宗 补充形式 多 P88 8 立档单位与全宗历史考证 一般由 立档单位沿革 和 全宗状况 两部分组成 多 P90 9 问题分类法的适用范围 立档单位内部机构不稳定 各个机构混杂 档案数量较多 确实 有必要细分 多 P95 10 一般只将问题分类法运用于类目的第二级或第三级 只有在不便于按组织机构分类时 才可以 考虑在第一级选用问题分类法 多 P95 三 判断题 6 1 档案整理工作的一般程序 从整理环节和程序区分 其内容主要包括 区分全宗 全宗内档案分 类 立卷 案卷的排列和案卷目录的编制等步骤 多 P75 区分全宗 将文件按不同的形成机关 组织或个人分开 判断 全宗内档案的分类 把一个单位内的全部档案按其在来源 时间 内容和形式上的异同 分门别 类 判断 立卷 将归档文件按一定特征分门别类地组成档案的基本保管单位 案卷 判断 2 全宗内档案分类 案卷排列和编号以及编制案卷目录的工作 一般由各个立档单位的档案室承担 全宗划分和排列多由档案馆承担 单 判断 P76 3 全宗是指一个档案整体 而立档单位是指形成该全宗的单位或个人 判 P82 4 个人在从事各种公务活动中所形成的文件材料 一般不应收入人物全宗 而应当作为有关机关或 组织档案全宗的一个组成部分 判 P83 5 党派 政党 社团和宗教组织在各个历史时期和新中国成立前后 其宗旨和组织成分没有发生根 本变化 其档案应构成一个全宗 判 P84 6 如果该临时性机构存在时间较长 产生档案数量较多 档案内容比较重要 也可根据实际情况 构成独立全宗 判 P86 7 在同一个层次上 分类标准必须统一 不能出现两个以上不同的分类标准 判 P92 8 案卷目录号 必须对全宗内每一本案卷目录按一定的方法进行编号 判 P109 9 不装订的案卷 卷内文件必须单件装订编件号 判 P110 10 凡是有文字的页面就必须编页号 判 P110 第五章第五章 档案鉴定工作档案鉴定工作 P112 133 一 单项选择题 1 档案界通常所从事的档案鉴定 主要是指档案保存价值的鉴定 P112 2 社会利用需求是决定档案保存价值的主要因素 单 判 P114 3 档案内容是决定档案价值最重要的因素 单 P118 4 通用档案保管期限表 供全国各机关 团体 企事业单位鉴定档案使用 单 P123 5 机关档案保管期限表 只供本单位鉴定档案时使用 单 P124 6 保管期限是根据各类档案的保存价值确定的 单 P126 7 按国家档案局第 8 号令规定 文书档案的保管期限分为永久和定期两种 永久为 30 年以上 定 期一般分为 10 年 30 年 单 多 P127 8 档案保管期限的年限是从文件产生后的第二年开始算起 单 P127 9 各机关需要销毁的档案 须经机关领导审核批准后施行 单 P130 10 销毁 1949 年以前形成的档案 须经单位领导人或鉴定委员会审核 并同时报国家档案局批准后 方可施行 单 P130 11 对于要销毁的档案要指定两名以上专人实施监销 直至档案销毁为止 单 P130 7 12 一个案卷内存有不同保存价值的文件 则以其中最重要的文件价值来确定保管期限 单 P130 13 档案鉴定工作表现为三个阶段 单 P131 文件立卷归档的鉴定工作 第一次鉴定 初始鉴定 机关档案室的鉴定工作 即对档案的后续鉴定 后续鉴定尤其要做好移交进馆档案的质量监控 档案馆的鉴定工作 14 档案销毁的方式 可以送到指定造纸厂化成纸浆 这是销毁大批量纸质档案最为常用的一种方 式 单 P133 二 多项选择题 1 档案的保存价值是由档案自身的特点档案自身的特点和社会利用的需求社会利用的需求两个方面的因素决定的 多 P114 2 档案重复性有两种 多 P119 第一种是重复文件 可以通过各机关内部立卷分工等措施来解决 单 P119 第二种是文件内容重复 通过划定不同的保管期限来决定文件的取舍 单 P119 3 档案保管期限表 通用 专门 同系统机关 同类型机关 机关 后四种档案保管期限表所确定 的各类档案保管期限 只能与标准档案保管期限表中相应的保管期限持平或延长 不能任意缩短 多 P124 4 档案保管期限表 通常由顺序号 条款 保管期限 附注和说明等部分组成 其中条款和保管期 限是最基本的项目 多 5 机关的档案价值鉴定工作 应在机关分管负责人的领导下 由档案部门和有关业务部门的人员共 同组成鉴定小组 多 P129 6 直接鉴定法要求档案鉴定人员逐卷逐件逐页审查档案材料 多 P130 7 永久卷内混有少量的内容联系密切的仅需要长期保存的文件 可以不拆卷上升为永久 多 P130 131 永久卷内混有较多的长期文件 则应拆卷 将长期文件剔除 长期卷内混有较多的永久文件 则可不拆卷 整卷上升为永久保存 8 磁带 磁盘 光盘等为载体的档案 可以采用物理删除 格式化或焚烧等方式销毁 多 P133 第六章第六章 档案保管工作档案保管工作 P134 154 一 单项选择题 1 档案保管的具体任务包括两个方面 即档案保护技术工作和库房管理工作 单 P135 2 全宗内不同类型的档案 为了便于安全管理 可以将不同载体或规格的档案分别存放 但必须在 全宗主体位置放 参见卡 单 P150 二 多项选择题 1 外因是指不适宜的温湿度 光 空气污染及害虫 霉菌等有害生物 多 P135 2 档案保管的主要物质条件 档案库房 档案装具 档案包装材料 档案保管设备 多 P137 8 3 包装纸质档案的基本材料 卷皮 卷盒和包装纸 多 P140 4 库房管理制度 实现档案保管的制度化 规范化和标准化 多 P141 5 档案存放位置索引有两种编制方法 以全宗为单位的编制 以库房和装具为单位的编制 多 P151 6 要做好全宗卷文件材料的形成积累工作 必须将七个方面 收集 整理 鉴定 保管 统计 利 用 管理新技术的应用 的文件材料按照准确 齐全 规范的要求归入全宗卷 多 P153 7 档案收集 包括档案交接单 移交目录 接收和征集记录 档案来源和价值说明等 多 P153 8 档案整理 包括整理方案 分类方案 案卷目录说明 整理工作小结 多 P153 9 档案鉴定 包括鉴定小组成员名单 档案保管期限表 鉴定档案分析报告 销毁档案的请示与批 复 销毁档案的清册 多 P153 10 档案管理新技术的应用 包括缩微复制和计算机辅助管理等情况的文字说明材料 多 P153 11 卷内文件材料按 问题 时间 进行系统排列 全宗介绍 立档单位大事记在前 有关档案 收集 整理 鉴定 保管 统计 利用和现代化管理等方面的文件材料按顺序排列 多 P154 三 判断题 1 全宗卷是档案馆 室 在管理某一全宗过程中形成的 能够说明该全宗历史情况的各种文件材料 所组成的专门案卷 是在档案管理活动中形成的 档案 是管理全宗的档案 是档案的档案 判 P152 第七章第七章 档案统计工作档案统计工作 P155 176 一 单项选择题 1 收进登记簿是档案馆记载档案增长情况的一种登记形式 P159 2 利用者登记卡片是利用者第一次到档案馆办理有关利用手续时 由档案部门进行的初次登记 P165 3 阅览室入室登记簿是档案馆 室 统计档案利用人次的重要依据 P166 二 多项选择题 1 案卷目录是档案馆 室 基本和必备的检索工具 P158 2 档案登记的三种形式 档案登记的三种形式 以实登记的目录 卷内文件目录 案卷目录 总登记簿 以实登记的目录 卷内文件目录 案卷目录 总登记簿 档案馆 目档案馆 目 录本 全宗名册 案卷目录 录本 全宗名册 案卷目录 档案局 全宗卡片 报到表 档案局 全宗卡片 报到表 P158 三 判断题 1 借阅单是利用者和阅览室工作人员之间借阅 归还档案的交接凭证 P166 2 档案借出登记簿其作用与借阅单基本相同 P167 3 统计表报是最基本的 最经常的一种调查方式 统计表报往往带有专业性和强制性 P168 4 专门调查往往采用的是一次性调查形式 P168 9 第八章第八章 档案检索工作档案检索工作 P177 223 一 单项选择题 1 中国档案分类法 主要用于档案分类标引和组织档案分类目录 P181 2 中国档案主题词表 主要用于各级综合性档案馆 室 所藏档案的主题标引与主题检索 P182 3 我国制订并颁布了行业标准行业标准 档案著录规则档案著录规则 作为全国档案著录的规范性依据 档案著录的规范性依据 P183 4 档案著录规则档案著录规则 规定 规定 档案的著录项目有七项 题名与责任说明项 稿本与文种项 密 级与保管期限项 时间项 载体形态项 附注与提要项 排检与编号项 P183 184 5 以单份文件为对象著录一个条目时 著录文件形成时间 P190 6 以纸张为载体的档案一般不予著录 P191 7 文号目录的格式主要有两种 一种是号码对应表格式 主要适用于本单位发文 01 99 代表发文 号 另一种是条目格式 适用于外单位来文 P209 210 8 档案目录中心建设是现阶段实现档案信息化的主要标志和手段 P216 9 检索利用功能是目录中心的主要功能 P218 二 多项选择题 1 最好最常用的档案检索效率通常采用查全率和查准率两个指标来衡量和表示 P180 2 七项著录项目中正提名 责任者 时间 4 个号 分类号 档号 电子文档号 缩微号 2 个词 主题词或关键词 为主要著录项目 P184 3 按载体类型分 卡片式检索工具 书本式检索工具 缩微式检索工具 机读式检索工具 P201 4 按检索功能分 查找性检索工具 报道性检索工具 馆藏性检索工作 P201 202 5 查找性检索工具 其种类有 分类目录 主题目录 专题目录 全宗文件目录 人名目录 索引 地名目录 索引 文号目录等 P202 6 报道性检索工具 其种类有 全宗指南 专题指南 档案馆指南等 P202 7 馆藏性检索工作 其种类有 案卷目录 卷内文件目录等 P202 8 全引目录将案卷目录与文件目录合二为一 P202 9 全宗指南又称全宗介绍 通常分为三个部分 立档单位历史沿革 全宗简要历史及档案内容和成 分介绍 P212 10 档案目录中心基本功能 档案目录中心基本功能 录入汇集功能 检索利用功能 传输出版功能 协调管理功能 P217 三 判断题 1 机关团体责任者必须著录全称或不发生误解的通用简称 P188 2 目录是将若干个著录条目 按一定的规则编排组成的检索工具 P200 第九章第九章 档案利用和编研工作档案利用和编研工作 P224 268 一 单项选择题 10 1 熟悉家底 是指对馆 室 藏档案的成分 内容和数量以及存放的库架位置