成都市标准化所OA系统方案.doc

美康软件 成都市标准化所 OA 系统方案 1 36 需需 求求 分分 析析 美康软件 成都市标准化所 OA 系统方案 2 36 目目 录录 1前言前言 3 1 1目的 3 1 2背景 3 1 3OA 介绍 3 1 3 1什么是OA 3 1 3 2为什么要OA 5 1 3 3OA发展的阶段 6 1 3 4OA的发展趋势 8 1 4知识管理介绍 8 1 4 1什么是知识管理 9 1 4 2知识管理的目标 9 1 4 3知识管理的内容 10 1 4 4为什么需要知识管理 10 1 4 5知识管理的运作 10 1 4 6知识管理之未来 11 2标准化所标准化所 OA 系统设计目标系统设计目标 11 3技术方案技术方案 13 3 1开发技术 13 3 1 1J2EE介绍 13 3 1 2MVC模式介绍 15 3 2系统结构 16 3 3系统特点 17 4功能设计功能设计 19 4 1功能结构 19 4 2功能描述 19 4 2 1网络通讯 19 4 2 2公共信息 22 4 2 3个人事务 23 4 2 4综合办公 25 4 2 5辅助办公 32 4 2 6领导办公 33 4 2 7系统管理 33 4 2 8工作流引擎 34 5安全策略安全策略 40 5 1概述 40 5 2目标 40 5 3内容 40 美康软件 成都市标准化所 OA 系统方案 3 36 1 前言 1 1 目的目的 本文提供给成都市标准化所 便于进行 OA 系统需求分析时讨论参考 1 2 背景背景 信息化是当今世界经济和社会发展的大趋势 积极运用先进信息技术 推进政务信息化 建设 是适应国民经济和社会信息化发展的迫切要求 公文网上运转对于转变工作方式 转变工作作风 推进决策科学化 规范化和提高工作质量和效率 建立办事高效 运转协 调 行为规范的行政管理体制具有非常重要的意义 1 3 OA 介绍介绍 1 3 1 什么是 OA OA Office Automation 办公自动化是 70 年代中期发达国家为解决办公业务量急剧增 加对企业生产率产生巨大影响问题的背景下 发展起来的一门综合性技术 它的基本任务 是利用先进的科学技术 使人们借助各种设备解决对一部分办公业务的处理 达到提高生 产率 工作效率和质量 方便管理和决策的目的 OA 的知识领域覆盖了行为科学 管理科 学 社会学 系统工程学等学科 并且 OA 体现了多学科的相互交叉 相互渗透性 所以 OA 的应用是企业管理现代化的标志之一 但是多年来 OA 尚无一个确切的定义 人们对 OA 的看法和理解各有不同 我们认为 OA 本身就不是一个有确定界定的概念 它是一个过程 一种境界 它随技术的发展而发展 随人们办公方式和习惯以及管理思想的变化而变化 在技术发展过程中的每一个阶段 人 们给 OA 赋予了不同的内容和新的想象 技术与管理的进步给 OA 打下了每一步发展的历史 烙印 同时 不同行业 不同层次的人对 OA 的看法和理解也各有不同 也许正是 OA 这种 变化和发展的特点使之成为 30 多年来常新不衰的话题 现在有一种较普遍的偏见 认为 OA 仅仅是诸如公文流转 收发文管理 档案管理 会 议安排 文献检索 电子表格 电子邮件等等这些非结构化数据的处理和交换过程 面向 的用户群也只是机关办公室或企业的职能部门 文秘部门 其实 今天看来 OA 应有更丰 富的内容和层面 更广泛的用户群 以下是我们对 OA 在功能上以及所涉及的技术范畴的肤 浅理解 1 功能方面 功能方面 美康软件 成都市标准化所 OA 系统方案 4 36 广义面言 OA 应该是一个企业除了生产控制之外的一切信息处理与管理的集合 它面 向不同层次的使用者 便有不同的功能表现 1 对于高层领导而言 OA 是决策支持系统 DSS OA 运用科学的数学模型 结合企 业内部 外部的信息为条件 为企业领导提供决策参考和依据 2 对于中层管理者而言 OA 是信息管理系统 IMS OA 利用业务各环节提供的基础 数据 提炼出有用的管理 信息 把握业务进程 降低经营风险 提高经营效率 3 对于普通员工而言 OA 是事务 业务处理系统 OA 为办公室人员提供良好的办公 手段和环境 使之准确 高效 愉快地工作 2 技术范畴 技术范畴 OA 是计算机技术在办公业务中的合理应用 计算机技术是 OA 的前提 如果脱离计算 机技术面阔谈 OA 无异于痴人说梦 没有计算机技术 OA 便成无源之水 无本之木 计 算机对信息的存储与处理能力极大地改变了人们的办公方式 提高了工作效率 如 要建 立决策支持系统 则需要数据仓库 OLAP 等技术 要建立信息管理系统 则要有数据库 程序设计语言等技术 要建立事务 业务处理系统 则离不开数据库 设计良好的人机界 面和工作流控制 OLTP 等技术 OA 是利用通信技术来实现人与机器 机器与机器及人与人的交流 通信技术是 OA 的 基础 现代办公室不再是孤军奋战 而是一个团队的协同工作 团队中成员之间的协调 合作离不开通信技术 现代办公室也不再是闭门造车 企业需要与外界广泛的信息交流 这更离不开通信技术 没有通信技术的支持 OA 便成空中楼阁 OA 是科学的管理思想在先进的技术手段下的物化 科学的管理思想是实现 OA 的核心 计算机技术和通信技术仅仅是为实现 OA 打下了基础 提供了可能 要真正实现 OA 还需 物化人类思维中科学管理的内容 正如仅有优质的画笔 画板 颜料而没有达 芬奇 就不 会有蒙娜尼莎的微笑一样 不体现人类管理智慧 就不会有真正的 OA 如果有 也只是技 术的堆砌和摆设 由此而知 OA是计算机技术 通信技术与科学的管理思想完美结合的一种境界和理想是计算机技术 通信技术与科学的管理思想完美结合的一种境界和理想 具体的说 OA 是利用网络通讯基础及先进的网络应用平台 建设一个安全 可靠 开放 高 效的办公自动化 信息管理电子化系统 为管理部门提供现代化的日常办公条件及丰富的 综合信息服务 实现档案管理自动化和办公事务处理自动化 以提高办公效率和管理水平 实现企业各部门日常业务工作的规范化 电子化 标准化 增强档案部门文书档案 人事 档案 科技档案 财务档案等档案的可管理性 实现信息的在线查询 借阅 最终实现 美康软件 成都市标准化所 OA 系统方案 5 36 无纸 办公和辅助管理 1 3 2 为什么要 OA 人类文明进步和发展的原动力无非是人类求得自身解放的需要 OA 的出现和发展也正 是来源于这种需要的牵引 传统的办公方式极大地束缚了人的创造力和想象力 埋没了人 的智慧和潜能 使人们耗费了大量的时间和精力去手工处理那些繁杂 重复的工作 手工 处理的延时和差错 正是现代化管理中应该去除的弊端 用先进的 现代化的工具代替手 工作业 无疑是生产力发展的方向 OA 的核心内容是提高办公效率 提高团队的整体作战能力 及有效的提供应用信息与 素材 从而提高管理水平 是 向管理要效益 这句名言的典型具体表现 有一句话 人人 的一生中超过的一生中超过2 3的时间都是在等待的时间都是在等待 OA 系统的价值就体现在如何缩短等待时间 从而体 现生产成本控制的价值 OA 对传统办公方式的变革 正是适应了人们的普遍需求 也顺应了技术发展的潮流 自然成为业界追求的目标 今天 在各企业 各政府部门和事业单位推行 OA 尤有其非常大的重要性和必要性 OA 对于面向二十一世纪的中国企业的经营和管理比以往任何时候更显重要 信息社 会中 竞争取胜的法宝是信息 而 OA 所收集 处理 分析的对象正是 信息 中国企业 在管理手段与管理思想方面已经落后于发达国家企业 迫切需要通过推行 OA 来改善经营管 理手段 提高管理水平 增强企业竞争力 推行 OA 能给中国企业的经营者和管理者在行为方式和思维方式上带来革命性进步 在企业中做 IT 工作都深受一个共同的难题长期困扰 企业经营和管理方式太不规范 太不 严谨 缺乏全局观和系统观 人为因素太多 而且变化不定 这不仅为企业的经营和管理 带来盲目性 而且为推进信息管理设置了障碍 推行 OA 不仅是管理手段的改善 更重要 的是带来管理思想的进步 企业办公日益从过去的文秘型向自我服务型转变 OA 为用户提供的正是自我服务的 支持 这正说明了 OA 已成为一种潮流 一种趋势 一种更好的企业办公方式 很多中国企业早在 80 年代初就着手建立企业的管理信息系统 MIS 近 20 年过去 了 我们没有看到中国企业管理水平质的飞跃 其中 除了技术能力局限的原因外 还有 观念 认识方面的原因 过去做 MIS 更多地注重了对规范的 结构化的数据的管理 而 且走入了用先进的技术手段模拟手工操作的误区 模拟手工操作只有界面的友好程度 模 美康软件 成都市标准化所 OA 系统方案 6 36 拟的逼真程度的差别 不会有管理水平的提高 而 OA 所面向的对象是企业经营过程中所有 可能产生的数据 结构化与非结构化的 多媒体的等等 OA 所直指的目标是物化科学的管 理思想 所以今天所谈的 OA 较过去的 MIS 有更广泛 更深刻的意义 当然 过去的 MIS 也为我们今天的 OA 打下一个良好的基础 也就是说 OA 的确很重要 同时实现 OA 也并非 遥不可及 1 3 3 OA 发展的阶段 办公自动化的发展经历了个体工作自动化 工作流程自动化 以知识管理为核心紧密管 理与生产关系为特色的知识管理办公自动化三个阶段 第一代 个体工作自动化第一代 个体工作自动化 它以个人电脑和办公套件为主要特征 应用基于文件系统和关系型数据库系统 以结构 化数据为存储和处理对象 强调对数据的计算和统计能力 实现了数据统计和文档写作电 子化 完成了办公信息载体从原始纸介质向电子的飞跃 实现个体工作的自动化 在这个 阶段办公自动化主要是表现在传真机 复印机等个体办公工具的改良上 桌面办公自动化 软件文字处理表格处理软件如 MS Office 等等 在这个阶段个体办公效率得以提高 但是办 公室人员还是各自为阵 相互没有自动关联 从信息技术的发展来看 基于关系型数据库的第一代办公自动化系统存在着以下不足 PC 的负担过重 且价格偏高 由于缺乏公共的基础通信平台 不仅通用性差 可再用性低 而且没有通信和协同工作 的能力 不能建立统一的集成办公平台 系统自适应能力差 只能按开发时定的思路 流程和功能处理信息 信息管理只限于企业内部 没有或缺少外部信息来源 第二代 工作流程自动化第二代 工作流程自动化 随着局域网 广域网和因特网的高速发展 基础通信平台的使用 大大提高了通信和协 同工作的能力 办公自动化的内涵也发生了变化 第二代办公自动化系统具有以下特点 以网络为中心 以非结构化数据的信息流 或工作流 为主要存储和处理对象 有利于在企业内部建立通信基础平台 不仅提高了办公的效率 减少了扯皮和内耗 还 增强了系统的安全性 这一时期的办公自动化系统更多地承担了一个信息通道的责任 建立和完善各个职能部 门之间的沟通和信息共享机制 建立协同工作的环境 为办公提供一个自动化工具 在办 美康软件 成都市标准化所 OA 系统方案 7 36 公自动化覆盖到的办公机构内 所有员工都可以通过办公自动化系统 根据自己的权限 了解自己需要完成的工作 包括上级交办的事情 需要交给别人做的事情 需要与别人合 作的事情 自己需要的信息以及与别人共享的信息 也就是说 通过办公自动化系统 员 工能够对自己所要实施的任务和目标 知其然 与第一代相比 第二代办公自动化系统前进了一大步 但缺少的是对知识的管理 这与 知识经济的发展不相适应 第三代 以知识管理为核心 第三代 以知识管理为核心 1996 年 世界 经济合作与发展组织 Organization for Economic Cooperation and Development OECD 在 科学技术和产业展望 的报告中首先提出了 以知识为基础的 经济 概念 人们把它归纳为知识经济 Knowledge Economic 知识经济的建立和发展主 要指发展科学技术 教育以及创新 Innovation 应变能力 Responsiveness 生产率 Productivity 和技能素质 Competency 为主要内涵的知识管理 Knowledge Management 事实上 知识经济时代的办公已经不再是简单的文件处理和行政事务了 其 目的在于达到整个企业的最终目标 这就需要依靠先进的管理思想和方法 从这个意义上 说 办公实际上是一个管理的过程 由于电子商务时代的企业事务处理对象瞬息万变 这 就要求作为企业与机构日常业务处理基础平台的办公自动化系统 能够提供足够的灵活应 变和开放交互能力 在办公管理中 工作人员之间最基本的联系是沟通 协调和控制 这 些基本要求在以知识管理为核心的办公自动化系统中都将得到更好的满足 我们所说的知识管理 实际上是一种系统 是帮助企业发现知道什么 如何定位拥有专 门知识的人 如何传递这些知识 以及如何有效利用知识的系统 通过利用先进的协作技 术 能够在恰当的时间 将正确的知识传给正确的人 帮助企业提高整体业务水平 办公自动化系统的发展恰好与数据 信息和知识的演变同步 即由以数据为主要处理 内容的第一代办公自动化发展到以信息为主要处理内容的第二代办公自动化 再发展到以 知识为主要处理内容的第三代办公自动化 办公自动化的三个发展阶段中完成了两个飞跃 即由数据处理向信息处理的飞跃 由信息处理向知识处理的飞跃 在办公自动化系统的发 展中 使用办公自动化系统的人员范围逐步扩大 由企业行政人员扩展到企业的管理层 再扩展到企业的全体员工 另外 在运作机制上 也是从办公室的结构化数据处理到企业 内部和外部信息的处理 再到有用知识的处理 从简单的电子邮件 群件 到构建 Web 应 用等各种方式中获取 存储 提炼和再用知识 美康软件 成都市标准化所 OA 系统方案 8 36 第三代办公自动化系统可以这样概括 它仍是以网络 Internet Intranet Extranet 为中心 以数据 信息所提炼和组织的知识为主要处理内容的办公自动化系统 目前国内办公自动化产品及应用现状 1 目前国内办公自动化产品基本处于第二代办公自动化产品 实现的更多是通讯及 行政事务处理的自动化 2 目前国内办公自动化的应用情况大多也只是使用了邮件通讯 信息发布与共享等 简单功能 3 下一个阶段办公自动化朝第三个阶段延伸发展 将更强调知识管理 信息集成 1 3 4 OA 的发展趋势 随着国内经济建设的持续发展和知识经济模式的到来 企业正以一种前所未有的热情来 致力于企业内部管理素质与效率的提高工作 另一个方面 国家对电子政务的推广力度也 逐步加大 办公自动化作为其中的一个重要环节 也被要求更好更深入的解决问题 达到 更多目标 在这些新形势下 办公自动化系统迎来了新的挑战 首先 其应用背景由单纯地模拟手工办公环境的运用 向一个要求更高的电子化协同工 作环境转化 其环境必须为用户提供一个打破部门界限的网络互动式办公作业环境 第二 办公自动化的理念有了新的定义 由原先作为行政办公信息化服务的概念 逐步 扩大延伸到机关企业的各项业务管理环节 成为了机关企业运营信息化和数字化的一个重 要组成环节 第三 其外延部分得到了迅速的扩展 其中知识管理理念的渗透表现得尤为突出 不仅 要求现有的软件功能和表现能符合传统的 MIS 系统的要求 还要求具有更多的表现内涵 市场经济已经进入以知识为基础的知识经济时代 以数据 资料 信息 经验 创造力 等为表现形式的 知识 以及富有知识的 知识劳动者 成为新的竞争要素 如何对知识 进行有效的管理和利用 直接影响到企业的根本竞争力与长期发展潜力 传统的办公自动 化软件的核心业务是基于收发文等业务管理 辅以周边信息管理为基础建立的 然而这种 运作模式并不能适应现代企事业单位中对快速增长的大量业务及技术信息文档管理 广大 的机关企业对办公自动化的要求日益提高 迫切需要一个能充分利用网络优势 并可以管 理企业运作知识的软件平台 利用该平台快速建立自己的信息网络和网络办公系统 1 4 知识管理介绍知识管理介绍 90 年代中期以来 一种新的管理形式 知识管理开始出现并引起了人们的重视 几年来 美康软件 成都市标准化所 OA 系统方案 9 36 西方管理学界人士关于知识管理的研究文献与日俱增 一些国际大公司如 微软公司 本 田公司 道氏化学公司等纷纷开展知识管理实践 并取得了一定的成效 目前 知识管理 已经成为各部门行业的管理者 管理界学者 信息专家所讨论与研究的热门课题 1 4 1 什么是知识管理 对于一个机构而言 知识 Knowledge 是从相关信息 Information 中过滤 提炼及 加工而得到的有用 有价值资料 机构所拥有的知识大致可以分为两部分 即显性知识 explicit knowledge 和隐性知识 tacit knowledge 显性知识 指内容清晰明确 易于通过图文表述 便于整理 储存 编码以及传播的知 识资源 如经过滤及总结所获得的资讯情报 方法技能 原则原理 规律规则等 隐性知识 指在个人头脑或机构文化中隐含的 内容较为个人化 主观化和经验化 难 以用书面形式表述的知识资源 如经验 构思 洞察力 判断力 机构文化下的行为模式 等 部分隐性知识可以通过有效的归纳 整理和编码后转化为显性知识 作为一个新生事物 知识管理虽已经被学术界所接受 但目前尚未形成一个能为人们普 遍认可的定义 定义 1 知识管理是一种有目的的管理进程 它通过对信息管理和学习组织的合理实施 加强组织内部知识的运用 服务于组织的整体利益 定义 2 知识管理是一门将机构知识资源视为可管理的资产的管理科学 是由机构资产 资源的无形化和知识化所直接引致 并由机构经营及管理方法的复杂化和知识化所推动 进而对机构信息和知识资源进行系统化管理的科学 总之 知识管理的基础在于开发组织信息和利用人的知识 然后通过合理的管理流程为 组织利益提供服务 简单说呢 知识管理就是为企业实现显性知识和隐性知识共享寻找新 的途径 1 4 2 知识管理的目标 知识管理的任务是对企业的显性知识隐性知识进行处理 并把这些知识用一种适合于用 户及商业环境的方式表示出来 提供给企业员工分享 吸收 利用 知识管理的目标是运用集体的智慧 提高企业员工的应变与创新能力 从而是企业具有 更强的竞争力 知识管理的两个直接目标是知识共享与知识创新 个人的价值并不在于他 掌握了别人不懂的技术 而在于他能在多大程度上与别人共享并革新这一技术 只有在知 识充分共享的基础上 才能促使显性知识与隐性知识之间以及二者内部的转化与创新 从 美康软件 成都市标准化所 OA 系统方案 10 36 而形成一个良性发展的知识链 并最终将企业再造成一个具有竞争力的知识型组织 1 4 3 知识管理的内容 企业知识管理大致包括以下 6 个内容 知识管理的基础措施 是知识管理的支持部分 如数据库 知识库 多库协调系统 网 络等基本技术手段以及人与人之间的各种联系渠道等 企业业务流程的重组 其目的是使企业的知识资源更加合理地在知识链上形成畅通无阻 的知识流 让每一个员工在获取与业务有关知识的同时 都能为企业贡献自己的知识 经 验和专长 知识管理的方法 内容管理 文件管理 记录管理 通信管理等 知识的获取和检索 包括各种各样的软件应用工具 例如智能客体检索 多策略获取 多模式获取和检索 多方法多层次获取和检索 网络搜索工具等 知识的传递 如建立知识分布图 电子文档 光盘 DVD 及网上传输 打印等 知识的共享和评测 如建立一种良好的企业文化 激励员工参与知识共享 设立知识总 管 CKO 促进知识的转换 建立知识产生效益的评测条例等 如何进行知识管理是我们首 先要解决的理论和实际问题 1 4 4 为什么需要知识管理 随着知识经济时代的来临 企业将主要通过知识而不是金融资本或自然资源来获取竞争 优势 企业的知识将成为和人力 资金等并列的资源 并且成为企业最重要的资源 但这 并不意味着我们可以毫不费力的掌握知识 相反 掌握知识需要付出主观的努力 也就是 学习 企业现代化管理的目标是实现 知识管理 这有别于传统的 操作型管理 以往企 业在进行信息化建设时 主要是进行信息的搜集 每天 企业的员工通过文件 数据库 E mail 新闻等获得大量的数据 但却没有有效的工具将这些数据转化为知识并传递需要的领 导或员工 结果造成企业虽然拥有大量的信息 但当决策需要查找某些数据时 却如大海 捞针一般无从下手 知识管理 可以帮助组织发现存储在企业内部的所有信息 甚至是在 分级数据存储系统中 并且可以将这些信息传递给需要它们的人 进一步提高生产率 知识管理的任务是对企业的显性知识和隐性知识进行处理 并把这些知识以适当的方 式方式表示出来 提供给企业员工分享 吸收 利用 从而达到知识管理的目标 即运用 集体的智慧 提高企业员工的应变与创新能力 从而是企业具有更强的竞争力 美康软件 成都市标准化所 OA 系统方案 11 36 1 4 5 知识管理的运作 知识管理涉及四个运作过程 它们是知识集约过程 知识应用过程 知识交流过程和知 识创新过程 这四个过程不是相互独立的 而是相互关联的 知识创新是知识管理的目的 实现这一目的的关键在于隐形知识显性化和显性知识内部化 而知识集约促进隐形知识显 性化 知识运用和知识交流促进显性知识内部化 因此 知识集约 知识运用和知识交流 是实现知识创新所不可缺少的重要步骤 知识集约过程 指对现有的知识进行收集 整理 分类和管理的过程 它通常包含了隐 形知识显性化和显性知识综合化这两个模式的知识转化 同时 为了使知识集约更有效地 服务于知识运用和知识交流 知识配置可视化是不可缺少的重要步骤 在网络社会 企业 一般将知识地图存放在企业内部网络上 任何员工都可以随时阅览和检索 知识应用过程 指利用集约而成的显性知识去解决问题的过程 也是显性知识内化为员 工个人的隐性知识 导致员工隐形知识储备的扩展的过程 也就是上面提到的学习的过程 知识交流过程 指通过交流来扩展整体知识储备的过程 它有很多方式 例如人与面面 对面的直接交流 通过网络进行的交流 例如电子邮件 电视会议等 利用知识库 主要 是各种书籍 进行学习等 知识创新过程 指企业整体的知识储备扩大并由此产生出新概念 新思想 新体系的过 程 知识创新过程是前述三个过程相互作用的结果 当知识集约和知识应用成为日常业务 的一环 组织学习也成为企业文化之时 企业就具备了知识创新的条件 1 4 6 知识管理之未来 知识经济浪潮正已前所未有的速度改变着几乎每一个产业 知识作为一种生产因素已经 广泛渗入到各个传统行业 以新技术 新知识为依托的知识型企业正在不断产生与发展 知识管理是建立知识型企业的重要手段 它区别于以往线性的管理方式 以跳跃式不确定 的 量子化 模式来管理企业 在新的环境里 企业将把重点放在核心能力上 并与其他 专门知识的供应者进行合作 竞争者之间的合作将成为常事 跨学科 跨地域的协作小组 也将变的更加普遍 逐级汇报的等级制度也将被淘汰 作为知识管理的一个直接后果 合作 性竞争将日益发展起来 总之 知识管理作为一种新型的管理模式与方法 是适应知识经济时代管理实践发展 的必然结果 在各行业知识化日益明显的今天 知识管理将很快成为一个热门的前沿课题 美康软件 成都市标准化所 OA 系统方案 12 36 其前景无疑是美好的 2 标准化所 OA 系统设计目标 依据成都市标准化所的业务及办公的特点 我们可以把标准化所的信息网划分为两大类 应用 一类是传统的事务处理系统应用 第二类是网络化工作流应用 这两类应用可紧密 集成 我们认为成都市标准化所构建的信息网需采用标准的开放协议 以实现信息集成和 信息服务 是对传统的办公自动化应用概念的拓广和延伸 采用基于电子邮件 关系型数据库和开放的 J2EE 平台的 OA 系统 可以帮助标准化所 实现对信息的采集和存储 对各种信息的处理和传递 以及整理加工后的信息的发布和共 享 其地域范围可以涵盖组织内部的各个环节以至组织外 其信息内容将包括组织内部的 各种信息资源 结合 OA 系统和信息化的发展趋势 成都市标准化所 OA 系统的总体目的是 能够将所中的各类人员和各种业务系统有机地联系在一起 同时进一步拓展共享资源的人 员 包括外部企业及社会公众 从而形成一个集成的办公平台 让所有工作人员能够利用 平台实现协同工作和知识管理 具体主要包括以下几个方面 通信平台利用网络更方便的传递信息 摆脱时间空间限制 建立标准化所范围内的电子 邮件系统和即时通讯系统 使所内部通信与信息交流快捷流畅 并且可与 Internet 邮件互通 1 建立信息发布和交互平台建立信息发布和交互平台 为标准化所的信息发布 交流提供一个有效的场所 使标准化所的规章制度 新闻简报 技术交流 公告事项及时传播 使标准化所员工能及时感知所的发展动态 2 实现工作流转自动化实现工作流转自动化 以工作流方式实现收发文件管理和各种日常业务自动流转 将所传统垂直化领导模式转 化为基于项目或任务的 扁平式管理 模式 使普通员工与管理层之间的距离在物理空间 上缩小的同时 心理距离也将逐渐缩小 提高标准化所团队化协作能力 最大限度地释放 人的创造力 3 建立公文流转平台建立公文流转平台 改变了企业传统纸质公文办公模式 企业内外部的收发文 呈批件 文件管理 档案管 理 报表传递 会议通知等均采用电子起草 传阅 审批 会签 签发 归档等电子化流 转方式 真正实现无纸化办公 4 实现个人辅助办公平台实现个人辅助办公平台 美康软件 成都市标准化所 OA 系统方案 13 36 日常办公平台 改变传统的集中办公室的办公方式 扩大了办公区域 实现一些日常办 公事务的自动化管理 减轻办公人员工作压力 提供个人工作助手 提高个人工作效率 5 建立知识管理平台建立知识管理平台 分类收集信息 整理信息 系统性地利用企业积累的信息资源 专家技能 改进企业的 创新能力 快速响应能力 提高生产效率和员工的技能素质 6 逐步整合其它业务系统逐步整合其它业务系统 建立一个统一的 集成的工作平台 信息集成平台 现代企业中已存在的 MIS 系统 ERP 系统 财务系统等存储着企业一些经营管理业务数据 对企业的经营运作起着关键性 作用 但它们都是相对独立的 静态的 OA 系统具备数据接口功能 能把企业原有的业务 系统数据集成到工作流系统中 使企业员工能有效获取处理信息 提高企业整体反应速度 3 技术方案 3 1 开发技术开发技术 目前开发 OA 系统的开发技术比较多 有 Domino 基于 Exchange 的 Net 和 J2EE 等多 种体系结构和开发平台 从可靠性 稳定性 扩展性等考虑 并且考虑到 OA 系统是一个大 型的跨职能体系的业务系统 因此整个 OA 系统的开发采用以下技术手段 1 基于基于 J2EEJ2EE 体系架构 体系架构 2 采用面向对象分析方法和采用面向对象分析方法和 UMLUML 统一建模语言 来进行设计 统一建模语言 来进行设计 3 采用基于组件和采用基于组件和 MVCMVC 的设计模式来构建软件结构 的设计模式来构建软件结构 4 基于电子邮件进行相互通讯 基于电子邮件进行相互通讯 5 利用关系数据库进行数据存储 利用关系数据库进行数据存储 为了使得客户端免安装和易于维护 本系统采用基于浏览器方式的 B S 结构进行开发 应用服务器采用 IBM WebSphere 5 0 数据库系统可以使用 MS SQL Server 2000 Oracle 8i Oracle 9i 等 使用 Java 语言开发服务器端 Java Bean EJB JSP 开发表示层逻辑 客户端 全部以 HTML 实现显示 JavaScript 处理复杂的交互操作 3 1 1 J2EE 介绍 J2EE Java2 Enterprise Edition 是 Sun 公司为开发和部署企业级应用定义的一系列标准 J2EE 为搭建要求具有可伸缩性 灵活性 易维护性的重要业务系统提供了良好的机制 美康软件 成都市标准化所 OA 系统方案 14 36 J2EE 是一种利用 Java 2 平台来简化企业解决方案的开发 部署和管理相关的复杂问题 的体系结构 J2EE 技术的基础就是核心 Java 平台或 Java 2 平台的标准版 J2EE 不仅巩固 了标准版中的许多优点 例如 编写一次 随处运行 的特性 方便存取数据库的 JDBC API CORBA 技术以及能够在 Internet 应用中保护数据的安全模式等等 同时还提供了对 EJB Enterprise JavaBeans Java Servlets API JSP Java Server Pages 以及 XML 技术的 全面支持 J2EE 体系结构提供中间层集成框架用来满足无需太多费用而又需要高可用性 高可靠 性以及可扩展性的应用的需求 通过提供统一的开发平台 J2EE 降低了开发多层应用的费 用和复杂性 同时提供对现有应用程序集成强有力支持 完全支持 Enterprise JavaBeans 有 良好的向导支持打包和部署应用 添加目录支持 增强了安全机制 提高了性能 以下为 J2EE 结构图 J2EE 结构图 它具有以下特点 1 加快了企业级应用的开发 J2EE 是一个基于标准化的 模块化的 可重用的组件技术的开发框架 它的一系列 API 自动处理了一些应用 使程序员把精力集中在业务逻辑上 从而加快项目的开发 2 跨平台部署 J2EE 提供了一个简单统一的平台 程序员不用考虑何种应用服务器 基于 J2EE 开发出 的应用系统可以部署到任何服务平台上 美康软件 成都市标准化所 OA 系统方案 15 36 3 便于与企业已有的异构系统集成 J2EE 应用统一的命名技术 它的与数据库的可存取及与 CORBA 的互操作性 可与企 业已有的异构系统集成 4 高伸缩性 应用 J2EE 开发的应用系统很轻便 可伸缩 通过一系列完整的企业级中间件服务 它 可以支持操作成百万的事务处理 以及成千上万的不同用户的并发性请求 5 高安全性 J2EE 被设计成一个高安全的模型 很容易配置 并提供了一系列的存取控制 Access Control 3 1 2 MVC 模式介绍 如果开发一个企业级应用 只需要一种客户端的话 那么一切都非常容易解决 但真实 情况是 我们必须面对运行在各种设备上客户端 象 PDA WAP 浏览器以及运行在桌面上 的浏览器 我们不得不开发不同的应用程序来处理来自不同客户端的请求 数据访问与现 实将混淆在一起 可能会出现重复的数据访问 导致整个开发和维护周期没有必要的延长 Model View Controller MVC 开发模式被证明是有效的处理方法之一 它可以分离数据 访问和数据表现 采用该模式可以开发一个有伸缩性的 便于扩展的控制器 来维护整个 流程 MVC 模式结构如下图 美康软件 成都市标准化所 OA 系统方案 16 36 MVC 模式具有如下优点 MVC 结构适用于那些多用户的 可扩展的 可维护的 具有很高交互性的系统 MVC 可以很好的表达用户的交互和系统模式 很方便的用多个视图来显示多套数据 是系统很方便的支持其他新的客户端类 型 代码重复达到最低 易于维护 由于分离了模式中的流控制和数据表现 可以分清开发者的责任 另外 也可 以加快产品推向市场的时间 MVC 模式可以被映射到多层企业级的 J2EE 应用上 所有的企业数据以及商业逻辑可以作为模式 视图可以通过模式访问数据 并根据客户端的要求来显示数据 视图必须保证 当模式改变的时候 数据显示也必须同时改变 控制器用来结合模式和视图 把客户端来的请求转换成模式能够理解并执行的 请求 并且根据请求以及执行结果来决定下一次显示那一个视图 美康软件 成都市标准化所 OA 系统方案 17 36 根据以上的逻辑 你可以象这样建立一个应用 应用的商业逻辑由 MVC 中的模式也就是 EJB 来表现 模式必须处理由控制器传 递过来的对数据的访问请求 多个页面组成了 MVC 中的视图 这些视图必须随模式一起更新 控制器是一系列接收用户动作的对象 他们把用户的请求转换成模式可理解的 请求 并决定显示那一个页面当模式处理完请求后 3 2 系统结构系统结构 基于以上技术分析 本系统采用 J2EE 体系架构 采用 java xml 等技术开发 在 Java 应用服务器中运行 集成了 web 服务器和邮件服务器 系统结构图如下所示 本系统可运 行于 Linux Windows 等多种操作系统平台 兼容 Oracle SQLServer 等多种关系数据库 系统整个体系结构和应用架构如下图 业务模块 扩展模块 工作流通讯平台信息发布共享平台知识管理 基础模块 部门岗位管理 用户管理权限管理 日志记录 参数设置等 基础软件 数据库 WEB Server App Server 邮件服务器 操作系统 windows linux 其他 系统结构图 美康软件 成都市标准化所 OA 系统方案 18 36 防火墙 OA服务器 1台或多台 多台工作站 远程访问 多台工作站 应用架构图 3 3 系统特点系统特点 1 1 平台化平台化 集成 web server servlet jsp engine 集成功能完善 性能可靠的跨平台电子邮件系统 无 需另购邮件服务器 不依赖 Domino Exchange 等软件 2 2 兼容性兼容性 对硬件要求低 对软件依赖低少 可运行于 Windows Linux 等多种系统环境下 兼容 Oracle SqlserverSqlServer 等多种关系数据库 3 3 配置灵活配置灵活 完善实用的部门岗位设计 支持多层次部门关系 支持一人多岗设置 严格完善的权限 与用户组管理 管理员可定义每个用户在各个模块的各种权限 4 4 工作流引擎工作流引擎 完全自主知识产权的工作流引擎 可解决多路分支 选择分支 汇聚等复杂流程 执行 者可以指定为具体人 部门或者部门负责人或者某岗位 工作流引擎不仅应用于公文流转 还应用到了日常办公等各类业务 5 5 公文流转公文流转 支持 WEB 方式自定义表单 支持在浏览器上修改 Word Excel 文档 实现痕迹保留 美康软件 成都市标准化所 OA 系统方案 19 36 数字签名 电子印章等 6 6 知识管理知识管理 知识管理将是未来决定竞争力的重要因素 锐翔办公自动化已全面引入知识管理思想 不仅可以分类整理单位的公共资料显性信息 更可通过工作日志 知识中心等模块挖掘员 工掌握的各类技术技巧 隐性知识 实现知识的更快更深入的积累知识 利于长远发展 7 7 安全性安全性 严格的权限控制 未授权人员无法做相应操作 支持 SSH 对在网络上传输的信息加密 防止信息被截获泄密 强大的日志功能 记录用户的各种重要操作 记录系统的异常信息 8 8 先进的开发技术先进的开发技术 采用 java j2ee xml 技术开发 java 是业界领先的开发技术 国内外大量的大中型应用 系统采用 java 开发 运行在关键部门 服务于关键业务 采用数据库连接池 通过 JDBC 技术访问数据库 满足频繁访问需求 MVC 方式的三层结构设计 保证系统灵活高效 多 处采用缓存技术 提高系统整体性能 9 9 良好的良好的扩展性扩展性 结合工作流引擎 采用自定义表单 流程的方式可以很容易开发新的业务流转模块 依 托系统提供的基础软件和基础模块 企业可在此平台开发其他应用系统 如项目管理 客 户关系管理系统 进销存 人力资源系统等 整合挖掘企业内的其他系统资源 实现企业 信息门户 政府机关单位可以实现与其他机关互连 为全面实现电子政务夯实基础 9 9 易用性易用性 完全 B S 结构 用户用浏览器访问系统 无需安装客户端 方便支持远程访问 界面简 洁友好 使用简单 便于培训 易于实施 任务推到桌面 引导用户完成操作 4 功能设计 4 1 功能结构功能结构 根据标准化的业务需求和 OA 系统的具体特点及功能要求 整个 OA 系统功能初步设计 包含网络通讯 公共信息 个人事务 综合办公 辅助办公 领导办公 系统管理 工作 流几大部分 各部分又包含不同的功能模块 整个系统功能结构如下图 美康软件 成都市标准化所 OA 系统方案 20 36 成成都都市市标标准准化化所所O OA A系系统统 网网络络通通讯讯公公共共信信息息个个人人事事务务综综合合办办公公辅辅助助办办公公领领导导办办公公系系统统管管理理 工工作作流流 引引擎擎 电电子子邮邮件件 信信息息发发布布 网网上上论论坛坛 知知识识管管理理 全全文文检检索索 待待办办事事宜宜 今今日日提提醒醒 日日程程管管理理 我我的的文文档档 工工作作日日志志 业业绩绩总总结结 个个人人留留言言 个个人人设设置置 协协同同工工作作 公公文文流流转转 档档案案管管理理 会会议议管管理理 人人事事管管理理 考考勤勤管管理理 车车辆辆管管理理 内内部部动动态态 查查阅阅报报告告 工工作作审审批批 工工作作授授权权 任任务务下下达达专专项项工工作作 组组织织机机构构 设设置置 权权限限管管理理 系系统统维维护护 模模块块 参参数数设设置置 日日志志管管理理 组组织织机机构构 建建模模 流流程程定定制制 表表单单定定制制 报报表表定定制制 统统计计报报告告 工工作作流流引引 擎擎 规规章章制制度度 通通讯讯录录 网网上上调调查查 即即时时通通讯讯 政政策策法法规规 办办公公用用品品 管管理理 业业务务接接口口 文文档档中中心心 目目标标管管理理 票票据据管管理理 4 2 功能描述功能描述 T 4 2 1 网络通讯 此系列模块功能提供一系列通讯模块 包括电子邮件和即时通讯 为用户建立一个方便 快捷 多维度的信息传送 相互交流的工具 为协同办公提供方便 各功能模块具体描述 如下 4 2 1 1电子邮件 电子邮件系统是一套功能全面完整的小型电子邮件服务器系统 它不需要第三方的邮件 服务器 只要进行简单的配置便可独立运行 特别适合于政府部门和企事业单位内部使用 电子邮件分为内部邮件和外部邮件两种不同类型 内部邮件主要用于 OA 系统内部用户之间 的相互通讯和工作提示 OA 系统各功能模块有新的工作任务 信息等时通过设置 都可以 用发邮件的方式进行提醒 点击该邮件直接进入相关功能模块作 外部邮件主要用于与 Internet 用户之间的邮件传递与交换 整个邮件系统基于 Web 方式设计 并与信息管理平台 完美地集成在一起 用户只要能够登录内部信息系统 就可以使用 Web 浏览器在任何时间 美康软件 成都市标准化所 OA 系统方案 21 36 任何地点访问他们的邮箱 由于采用了标准的 Internet 邮件协议 电子邮件系统不仅在内部用户之间实现了邮件收 发功能 而且还能够实现内部用户与 Internet 用户之间的邮件传递与交换 统一标准的访问 入口大大方便了内部用户的使用 主要功能主要功能 新邮件 收件箱 草稿箱 发件箱 待发邮箱 垃圾箱 服务器配置 邮件 小精灵 邮件查找和文件夹等 4 2 1 2网上论坛 BBS 论坛系统是互联网一种极为常见的互动交流服务 相当于非正式的会议场所 用于 向人们提供开放性的分类专题讨论区服务 在这里组织成员可分享意见和想法 大家可以 在此发表自己的某些观感 交流某些技术 经验乃至人生的感悟与忧欢 正如真正的会议 一样 组织的每一个成员都可聆听他人的发言 并发表自己的意见 同时 参加讨论者可 以在任何方便的时候参与讨论 用户可以简便地浏览主题及其他人撰写的答复 也可以新 建自己的主题以及针对其他人的意见进行答复 但是 与会议不同的是 与会者不需同一 时刻在同一房间就能共享信息 人们完全可以在他们方便的时候选择感兴趣的话题参与讨 论 完全不受时间和空间的限制 作为一种小型的 BBS 论坛系统 我们将 BBS 讨论组这种喜闻乐见 被大家广泛接受的 交流形式引入到了系统内部 旨在为政府或企业内部职工提供一种网上交流的渠道和手段 可在此讨论工作生活中的各类问题 促进解决问题 加强人员沟通 根据需要可以发起并 创建某方面的议题 其他人可在此进行自由的谈论和发言 包括进行咨询 解答和收集意 见等 论坛可设置多个论坛区 论坛区下面可设置多个版面 用户可在各版面提出话题参与讨 论 论坛区和版面由论坛管理员管理 每个版面可由管理员设置版主 负责对该版文章的 管理 主要功能 主要功能 新建主题 发布帖子 查看并回复帖子 后台管理 对论坛 版面 帖子进 行新增 修改 删除 归档等全面管理 等 4 2 1 3信息发布 信息发布平台是一个供各个业务部门发布 共享 交换信息的平台 这些信息可以是日 常业务流程中产生的 例如各种收文 通知 通告 通报等 也可以是有关部门专门编写 的各种内部刊物 参考 报告等 信息发布平台提供了信息的上传 审核 发布 维护功 美康软件 成都市标准化所 OA 系统方案 22 36 能 并允许根据用户的角色和权限分配不同的功能和内容访问权限 有信息模板定义 分类信息浏览 信息维护 全文检索功能 有了这个模块 用户可以 按照自己的需要定制内 外部网站 对内 外发布各类信息 可设置多个栏目 供某个部 门使用或者全体人员使用 授权人员可在相应栏目发布管理文章 信息发布是可以指定部 分人或全部人员可见 每个栏目按发送 有收 已发分类组织 便于查找和管理 可发布各种公共信息如公告 通知 启事 新闻 领导讲话 大事记等 主要功能主要功能 信息查看 信息查找 信息发布 模板定义 分类维护 回收归档等 4 2 1 4网上调查 在政府机关和企事业单位中 广泛存在着领导与员工沟通少 决策与实际情况脱节的现 象 网上调查提供一种新的快捷的调查方式 实现信息交流与领导正确决策的目的 授权 人员把需要调查的内容提出来 设置选项 用户登录后即可投票 并可发表意见评论 可 同时进行多项调查 可采用记名或匿名方式 结果以图形形象显示 主要功能主要功能 增加调查项 删除调查项 投票 调查统计 查询调查结果等 4 2 1 5即时通讯 可以即时感知用户的当前状态和他的留言说明 可使用在线短信功能进行实时交流和留 言 以 WEB 方式向在线用户和非在线用户发送消息 在线用户会在瞬间收到提示 不在线 用户在登录时会得到提示 能够添加用户讨论组 可让任何人加入进来 也可邀请相关人 员加入 比如 仅限于本部门 科室内等 主要功能主要功能 在线状态 发送信息 接受回复信息 暂时离线 离线时可输入去向 估计 时间 联系方法等 查看离线人员去向 交流信息保存等 4 2 1 6通讯录 此通讯录集成了个人通讯录 公共通讯录 单位内部通讯录三部分 既可独立使用 又 可被电子邮件 工作流等模块调用 普通用户可在个人通讯录添加通讯信息 授权用户可 在公共通讯录添加人员通讯信息 内部通讯录则保存使用本系统的所有用户通讯信息 在 相应的通讯录中均可实现对联系组和联系人的分类管理 主要功能主要功能 新增 修改 删除 查找 分组分类维护等 4 2 2 公共信息 网络化的协同办公环境为人们高效率地工作提供了必要的条件 由于网络化办公以电子 化信息 网络化传输 自动化处理和数据库存储为主要特征 人们能否透过系统快速方便 美康软件 成