谈怎样做好办公室工作.doc

谈如何做好办公室工作办公室的职能，一般可概括为“参与政务、管理事务、搞好服务”。办公室工作简称“三办”即办事、办文和办会。如何做好“三办”，笔者认为，要坚持平时工作时，少说多干、干了再说，严格做到“不张扬、不浮夸”； 遇有疑难和重大问题时，说了再干、按说的干（即先请示汇报，后严格按照领导指示办理），确保做到“不武断、不擅专”；对待保密事项，只干不说，切实做到“秘而不宣”；进行宣传和总结时，怎样干就怎样说，真正做到“实事求是”。举办会议时，该考虑到的问题必须考虑到，领导没有想到的您要设法先想到,做到“谋划在前”。总之，办公室在坚持搞好政务、事务两方面服务为中心的前提下，辩证地处理好“八大”关系，方能做好办公室工作。 一、正确处理文与会的关系，以文为媒，以会为要。办文、办会是办公室参与政务的主要工作形式。其中，办文是经常性的，办会是阶段性的。几乎所有的政务性工作都是始于文件止于文件；有部分重要的、事关全局。如今，市食品药品监督管理局开展的“抓学习、促先进、促监管”主题实践活动。在“抓学习、促先进、促监管”主题实践活动中，办公室应该既是创建主体，又是督促主体；既要抓好创建活动的各项工作，又要带头学习、学出成效。为此，在工作与学习之间的矛盾也就会较之以前更加凸显。笔者认为，要解决好这日益突出的“工学矛盾”，首先要树立“善于在工作中学习”的理念。其次，要掌握“善于将学习成果转化为工作成效”的技巧。办公室工作人员如果统筹学学得好，那么安排工作就会更加井井有条；如果计算机技术学得好，那么用起OA办公软件来就会更加得心应手。总之，如果办公室工作人员学习搞得好，那么，信息肯定更灵、眼界肯定更宽、思维肯定更活，相应地，办法也就肯定更多，谋也就肯定更对“点”，工作也就肯定更易入“化境”。 二、正确处理上与下的关系，敬上而不畏，亲下而不媚。办公室是行政机关联系上下、沟通左右的枢纽部门。办公室工作人员处在这个枢纽中心，也就必须做好“承上启下”的工作。那么，“敬上而不畏，亲下而不媚”就应该成为每位办公室工作人员的行为准则。由于领导同志大多“眼界宽、境界高，阅历丰、能力强”，办公室工作人员与领导同志相处时间一长、接触次数一多，敬佩之情也就会由然而生。但也有少数同志由此而生的却是“畏惧之心”，认为自己学浅识寡，与领导同志差距甚远，因而怕在领导前面说话、办事，一副畏首畏尾的样。显然，这种畏惧，只会束缚自己的手脚，妨碍才能的正常发挥，影响与领导的有效沟通和交流，最终成为一只“盲从的羔羊”。在原则问题上，除了要不畏上、不唯上之外，还应该做到不媚下。在办公室待得时间长的同志，一般在待人接物方面都能注意自己的一言一行，力求做到上下左右都“平衡”。作为垂直管理的食品药品监管系统，办公室工作人员在接待下级单位来人时，更应该想方设法让其有亲如一家的感觉。但是，在处理重大的、原则性问题时，也应适当地注意“内外有别、上下有别”，因为尽管是垂直管理，可毕竟不是一个单位一个“家”，毕竟在组织关系上有领导和隶属之分。 三、正确处理谋与断的关系，多谋为善，少断为佳。现代行政决策理论要求“谋与断相对分离”。但时至21世纪的今天，有不少办公室仍然是“司令部”、“指挥部”和“参谋部”的统一体，在处理不少事情时，仍然是“谋”与“断”兼做。笔者认为，不管单位“领导者”（不仅指领导个人，还包含领导集体）对办公室是否“放权”，办公室工作人员都要时时处处定好“位”，把好“度”。多做出点子、想办法的事，决策的事情应由“领导者”按程序办理；多做协调、联络的事，指挥和命令的事项应以“领导者”名义促动。只有当一些不必要的外界因素妨碍了“领导者”正常办理公务时，办公室才应该“当断就断”，毅然、果敢地解决和阻止这些麻烦因素的存在。 四、正确处理前与后的关系，处事*前，论功居后。办公室工作人员常常需要“捎前把后”。此处的“前”与“后”，属于时间范畴，指的是上班提前、下班推后。除此之外，办公室工作人员还应更多地关注哲学范畴上的“前与后”，在参与政务、管理事务的过程中准确、恰当地处理好这一对矛盾统一关系。笔者认为，“处事*前、论功居后”是处理好这对矛盾统一关系的总体原则。所谓“处事*前”，首先要求办公室工作人员要想在领导者需求之前。比如说，领导在谋划事情时，办公室工作人员应将搜集、整理好的相关信息提前呈报给领导，以供决策参考用；领导出席大型会议前，办公室工作人员应将涉及会议的文件、议程、讲话稿提供给领导。其次，要求办公室工作人员要干在同事工作之前。比如说，办公室督促其它科室完成的事项，办公室自己要先出色地完成；在个别科室需要单位其它科室给予协作的事项，办公室应该首先带头配合，营造齐心协力的干事氛围。所谓“论功居后”，首先要求办公室工作人员要有甘居“领导者”幕后的心态。其次，要求办公室工作人员还要有甘当“业务科室”配角的心态。因为这是工作的需要和分工的不同，并不是业务科室的同志要篡夺你的“劳动果实”。 五、正确处理方与圆的关系，持方守正，忌圆过甚。所谓“方”，指的是做人的正气、做事的原则；所谓“圆”，指的是做人的艺术、做事的技巧。人们常说，过方或过圆，都有偏颇，一个人只有方圆相济，才能最大限度地发挥自己的潜能，实现人生的价值。笔者认为，此话深中马克思主义辩证法则之的，所表述的含义，其实就是“原则性与灵活性的辩证统一”。仅就“原则性”和“灵活性”而言，笔者认为，办公室工作人员要以 “原则性”为主，做人、做事都要持方守正，适当讲究“灵活性”即可，切忌过“圆”，甚而沦为“圆滑”。因为，办公室工作人员如果做人过于讲究“圆”，八面玲珑，做“和事佬”、“老好人”，那就必然不敢面对困难和矛盾，只会转移困难、上交矛盾，结果只能“令同事心寒，让领导心烦”；如果做事过于讲究“圆”，四平八稳，只“守摊子”、“看铺子”，那就必然不敢有所创新，只会墨守成规、因循守旧，结果只能“让事业受困，使工作受挫”。 六、正确处理思与行的关系，勤思方能敏行，敏行须在思后。 清代学者唐甄说过：“为政贵在行”。他所说的“行”，就是我们现在常说的“落实”。在各级行政机关中，办公室就是一个抓落实的部门，督促检查是办公室工作的重要组成部分。要抓好落实，提高督促检查的效果，光*“蛮喊”、“硬催”显然是不够的，应该讲究点技巧与艺术，这就需要办公室工作人员勤于思考、善于总结、巧于创新。办公室只有创新督促检查的方式方法，使其它部门乐于抓落实，整个机关的行政效能就会大幅提高。这就是“勤思方能敏行”的应有之义了。思想是行动的先导。我国古代先贤再三告诫：三思而后行。因此，作为办公室工作人员个体而言，为政、办事，不能光凭一腔热情，而应该在考虑周全、筹划妥当之后再去付诸行动。这就是所谓的“敏行须在思后”。否则的话，就有可能好事办糟、喜事办砸。 七、正确处理扬与弃的关系，扬即继承，弃为创新。正确处理继承与创新的关系，对于食品药品监管系统办公部门而言，首先要善于继承。因为食品药品监管系统是个新组建的机构，其职能曾分散在卫生、医药、药检、经贸委等多个部门之中。这些部门在各自的职能范围内，各司其职、各负其责，共同为保障人民群众的饮食用药安全做出贡献。这些部门多年来从事食品药品监督和管理工作中积累的宝贵经验，显然是值得食品药品监管系统办公部门继承和借鉴的。其次，食品药品监管系统办公部门在继承借鉴的基础上，更应注重创新，因为毕竟现在是一个机关履行了以前多个部门的职能，职责任务更重了，而监管人员却相对减少了，这就要求食品药品监管系统的办公室要善于统筹兼顾，科学制订工作计划和方案，合理进行内部职能分工，并不断创新食品药品监管方式和内部管理模式，从而最大化地提高行政效率。此外，随着时代的发展进步，办公室的各项业务工作要求和技术也在不断地更新换代。比如说，网络通讯技术的进步，机关办公要求无纸化等。可以说，如果办公室工作人员不及时更新知识技能，不经常创新工作方法，那么行政效率肯定不能适应时代的要求。 八、正确处理说与干的关系，在说中协调，在干中推动。说即表达，干即做事。说与干的关系，说到底是一个明确思路与埋头苦干的关系，是一个务虚与务实的关系。对一个机关而言，一个正确的思路定下来之后，需要办公室工作人员去传达、去部署、去协调。无论是传达、部署，还是协调，都要求办公室工作人员要善于“说”，在准确表达中求得全体干部职工的准确理解和高度认同。同时，办公室还应该是一个机关的“战斗堡垒”。如果办公室工作人员在工作中“光说不练”，肯定就会令同事生厌，不但无法协调工作，甚至会让整个机关滋长“坐而论道”的空谈之风。因此，办公室工作人员